Créer une source comptable
- Vous devez avoir créé une table d'ingestion.
- Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel Accounting Center :
- Set Up: Accounting Source – Create.
- Process: Accounting Center.
Vous pouvez créer une source comptable à partir de la table d'ingestion afin de créer des tables et des jeux de données pour les quatre phases suivantes :
- Lancement
- Enrichissement (3 phases maximum)
- Comptabilité détaillée
- Synthèse
L'accès à une source comptable est déterminé par le système source. Lorsque vous créez une source comptable et sélectionnez un système source, Workday limite l'accès à la source comptable en fonction du rôle utilisateur limité dans le système source.
- (Facultatif) Autorisez l'accès au domaineProcess: Accounting Centervia un groupe de sécurité Rôles - système source limité.Lorsque vous autorisez un utilisateur à accéder à un domaine via un groupe de sécurité limité, Workday limite l'accès à chaque source comptable en fonction du rôle de l'utilisateur.
- (Facultatif) Créez une tâche de modification des données.Voir Créer une tâche de modification des données.
- Accédez à la tâcheCréer une source comptable.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :ChampDescriptionNomSaisissez un nom pour la source comptable.Aucun caractère spécial. Uniquement des lettres, des chiffres et des espaces.Système source(Facultatif) Créez ou sélectionnez un Système source.Lorsque vous accordez à un utilisateur un accès au domaine via un groupe de sécurité limité, Workday limite l'accès à chaque source comptable en fonction du rôle de l'utilisateur.Les utilisateurs non limités continueront d'avoir accès à toutes les sources comptables.Étapes d'enrichissementSélectionnez le nombre d'étapes d'enrichissement que vous souhaitez utiliser pour la source comptable. Une fois la source comptable créée, vous ne pouvez plus modifier le nombre d'étapes d'enrichissement.Le nombre d'étapes d'enrichissement que vous sélectionnez dépend des éléments suivants :
- Le type et la complexité des transformations d'enrichissement et des validations.
- Vos besoins en matière de traitement de données.
Les sources comptables qui utilisent une phase de validation faisant référence au résultat d'une phase de mappage des valeurs doivent inclure cette même phase de validation dans une étape d'enrichissement ultérieure. Exemple : lorsque vous créez deux étapes d'enrichissement, créez la phase Validation dans la dernière étape d'enrichissement.Workday vous recommande de créer des étapes d'enrichissement distinctes :- Pour les enrichissements complexes, de sorte que Workday puisse conserver les données à chaque étape séparément, à des fins de diagnostic.
- Pour les données persistantes que vous pouvez utiliser à des fins de :
- Reporting.
- Exportation vers d'autres systèmes.
- Traitement en aval. Exemple : calcul des produits constatés d'avance.
Workday vous recommande également de configurer les phases de mappage avant de développer vos données. Les phases mappées configurées réduisent le nombre de lignes requises pour le mappage.Source d'ingestionSélectionnez la table d'ingestion des transactions que vous souhaitez utiliser à des fins de comptabilité.Pour la source d'ingestion, vous pouvez uniquement sélectionner une table Prism et non un jeu de données dérivé.Lorsque vous créez une table Prism pour une source comptable, vous pouvez ajouter deux colonnes avec les noms exacts Source_WPA_LoadID et Source_WPA_RowID pour suivre les sources d'ingestion WPA_LoadID et WPA_RowID. La valeur de ces champs est automatiquement renseignée dans la table Batch Mapping pour référence lorsque vous lancez un lot Accounting Center.Vous ne pouvez pas utiliser une source de données pour plusieurs sources comptables.Tâche de modification des données(Facultatif) Sélectionnez une tâche de modification des données pour charger automatiquement les données transformées depuis le jeu de données dérivé dans la table de la source d'ingestion lors du traitement d'un lot Accounting Center.Si vous ne sélectionnez pas la tâche, vous devez compléter manuellement la table de la source d'ingestion avec de nouvelles données. - Cliquez surOK.
- Pour actualiser la page, cliquez sur l'icône en forme de loupe.Workday affiche le rapportAfficher une source comptable.
- Pour terminer le traitement, actualisez le rapport.
- Dans le menu des actions associées de la source comptable, sélectionnez .
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :ChampDescriptionDate d'effetIndiquez un champ de date pour configurer la source comptable.La valeur Date d'effet de chaque transaction :
- Détermine la version de la source comptable utilisée par Workday lors de l'exécution.Dans la configuration de la source comptable, la date d'effet la plus ancienne doit être antérieure aux valeurs Date d'effet des données entrantes.
Vous pouvez créer plusieurs versions d'une configuration de source comptable avec des dates d'effet différentes.Sélectionnez une colonne de date dans votre source de données enrichies pour déterminer la configuration définie par date d'effet que Workday doit appliquer aux transactions enrichies pour générer la comptabilité.Exemple : vous disposez de deux instantanés d'une configuration de source comptable :• Instantané en date du 10/01/2019• Instantané en date du 15/01/2019Si la valeur de la colonne Date d'effet est le 17/01/2019 pour une transaction, Workday applique la configuration datée du 15/01/2019 à la transaction enrichie.Lorsque vous importez une valeur NULL du système source, la valeur Date d'effet de la source comptable pour le traitement de la comptabilité détaillée utilise la date du jour. Workday utilisera cette date du jour pour rechercher l'instantané de la source comptable.Identifiant du groupement de transactionsLorsque vous développez un enregistrement par transaction en plusieurs enregistrements par transaction dans la phase Enrichissement, Workday recommande d'utiliser l'identifiant du groupement de transactions comme identifiant unique pour chaque ligne des données ingérées.Si vous laissez ce champ vide, Workday traite chaque ligne enrichie de votre source de données comme une unité de travail. Si vous indiquez un critère de groupement, Workday crée une unité de travail avec plusieurs lignes partageant la même valeur d'Identifiant de groupement de transactions.Exemple : sélectionnez Numéro de police si vous souhaitez importer plusieurs montants de prime pour un numéro de police spécifique comme transaction unique dans la comptabilité détaillée. Cela aura un impact sur le nombre de transactions dans l'exécution du lot, tandis que chaque ligne sera comptabilisée dans le nombre d'enregistrements.Activer la fonction multideviseSélectionnez cette option pour activer les champs de votre source comptable pour la configuration multidevise.Interrompre la publication des jeux de données en erreur(Facultatif) Pour les sources comptables existantes, cochez la case pour interrompre la publication des jeux de données en erreur et permettre à Workday d'interroger directement les tables Prism. Nous vous recommandons de cocher cette case afin de finaliser vos lots plus rapidement.Les jeux de données en erreur existants n'incluront plus les erreurs générées dans les futurs lots.Pour les nouvelles sources comptables que vous créez, Workday ne crée pas de jeux de données en erreur pour les champs Enrichissement et Comptabilité détaillée.(Facultatif)Configurer les champs d'ingestion pour modificationSi vous souhaitez utiliser la modification en ligne dans le Gestionnaire des erreurs, indiquez un maximum de 10 champs d'ingestion que vous souhaitez sélectionner pour modification.Le champ affiche uniquement les colonnes de la table d'ingestion. - Cliquez surOK, puis surTerminé.
- Dans le menu des actions associées de la source comptable, sélectionnez et vérifiez que la source comptable crée des jeux de données et des tables pour chaque phase.
Modifiez une source comptable pour définir des règles relatives aux en-têtes et aux lignes d'en-tête des écritures.