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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-12-27
Créer des lots Accounting Center à partir de systèmes source

Créer des lots Accounting Center à partir de systèmes source

Configurez les processus de gestion suivants :
  • Accounting Center Batch Initiation Event
    .
    Incluez le traitement principal de lancement du lot Accounting Center en tant que lot ou tâche dans la définition du processus de gestion.
  • Événement d'enrichissement Accounting Center
    .
    Incluez le traitement principal d'enrichissement Accounting Center en tant que lot ou tâche dans la définition du processus de gestion.
  • Événement de comptabilité détaillée Accounting Center
    .
    Incluez le traitement principal de comptabilité détaillée Accounting Center en tant que lot ou tâche dans la définition du processus de gestion.
  • Événement de synthèse Accounting Center
    .
    Incluez le traitement principal de synthèse Accounting Center en tant que lot ou tâche dans la définition du processus de gestion.
    Si vous avez besoin d'une approbation préalable pour les écritures de synthèse avant de les imputer au livre, configurez une ou plusieurs étapes de révision supplémentaires dans le processus de gestion Événement de synthèse Accounting Center. Voir Approuver les écritures de lots Accounting Center.
Sécurité : domaine
Process: Accounting Center
 dans le domaine fonctionnel Accounting Center.
Selon les sources, vous pouvez créer les deux types de lot suivants dans Accounting Center :
Vous créez un lot Source principale pour traiter un jeu de transactions source pour :
  1. Enrichir les données.
  2. Générer une comptabilité détaillée.
  3. Générer une comptabilité récapitulative.
  1. (Facultatif) Autorisez l'accès au domaine
    Process: Accounting Center
     via un groupe de sécurité Rôles - système source limité.
    Lorsque vous autorisez un utilisateur à accéder à un domaine via un groupe de sécurité limité, Workday limite l'accès à chaque source comptable en fonction du rôle de l'utilisateur.
  2. (Facultatif) Ajoutez le groupe de sécurité Rôles - système source à la règle de sécurité
    Événement de synthèse Accounting Center
    .
    Lorsque vous autorisez un utilisateur à accéder à un processus de gestion via un groupe de sécurité par rôle limité, Workday limite l'accès à chaque source comptable en fonction du rôle de l'utilisateur.
  3. Lancer un lot Accounting Center
    Lorsque vous lancez un lot, il :
    • Associe WPA_Row_ID et WPA_Load_ID sur chaque ligne ingérée du système source à :
      • AC_Transaction_ID
      • AC_Batch
      • AC_Batch_Run
    • Crée une table de mappages persistante.
    Avant de lancer un lot, assurez-vous qu'il contient au moins une transaction.
    1. Accédez à la tâche
      Lancer un lot Accounting Center
      .
    2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
      Champ
      Description
      Source comptable
      Sélectionnez la source comptable pour laquelle vous voulez lancer un nouveau lot.
      Phase de lancement
      Workday renseigne automatiquement le champ
      Batch Initiation
      .
      Options de traitement
      Workday renseigne automatiquement le champ
      Lancer un lot
      .
      Confirmer
      Cochez la case
    3. Cliquez sur
      OK
      , puis sur
      Terminé
      .
      Workday :
      • Lance le processus de gestion
        Accounting Center Batch Initiation Event
        .
      • Lance automatiquement la phase Enrichissement 1 afin d'enrichir les données pour la comptabilité détaillée et récapitulative.
    4. Sur la page
      Lancer un lot Accounting Center
      , cliquez sur le lot.
      Workday affiche la page
      Afficher le lot Accounting Center
      .
    5. Cliquez sur
      Actualiser
      .
    6. Dans l'onglet
      Vue en cours par phase
      , vérifiez que la phase Batch Initiation a le statut
      En cours
      .
    7. Cliquez sur l'onglet
      Afficher pour toutes les exécutions
       et vérifiez que l'événement d'exécution de la phase Batch Initiation a le statut d'exécution
      Traitement principal en cours
      .
    8. Actualisez la page pour confirmer que le statut de l'exécution de l'événement d'exécution de la phase Batch Initiation est
      Terminé
      .
      Une fois la phase Batch Initiation du lot terminée, Workday lance automatiquement la phase Enrichissement 1.
      La table d'entrée de la phase Enrichissement est différente de la table de sortie de la phase Lancement.
  4. Créer des données enrichies
    Lorsque vous enrichissez les données, vous préparez la source de données pour la comptabilité détaillée et récapitulative.
    1. Sur la page
      Afficher le lot Accounting Center
      , sélectionnez l'onglet
      Vue en cours par phase
       et vérifiez que la phase Enrichissement a le statut
      En cours
      .
    2. Cliquez sur l'onglet
      Afficher pour toutes les exécutions
       et vérifiez que la phase Enrichissement a le statut d'exécution
      Traitement principal en cours
      .
    3. Actualisez la page pour confirmer que le Statut de l'exécution de la phase Enrichissement est
      Terminé
      .
      Si aucune erreur ne s'est produite, mais que vous souhaitez quand même réexécuter le traitement :
      • Cliquez sur
        Exécuter
        .
      • Pour
        Options de traitement
        , sélectionnez
        Rollback to Selected Stage and Reprocess
        .
      • Pour
        Sélectionner une phase
        , sélectionnez
        Enrichissement
        .
      • Ne cochez pas la case
        Inclure les transactions ignorées
        .
      • Cliquez sur
        OK
        .
      Workday restaure les transactions à leur état de la phase Enrichissement et les traite à nouveau.
      Si des erreurs se produisent lors de l'exécution, un bouton
      Afficher les erreurs
       apparaît pour la phase dans l'onglet
      Afficher pour toutes les exécutions
      .
    4. Cliquez sur
      Afficher les erreurs
       pour consulter les erreurs. Voir Afficher, résoudre et retraiter les erreurs.
      Avant d'exécuter la comptabilité détaillée, assurez-vous d'avoir résolu ou ignoré toutes les erreurs de la phase Enrichissement 1.
  5. Créer une comptabilité détaillée
    Vous pouvez générer une comptabilité détaillée pour les rapports financiers, opérationnels et managériaux.
    1. (Facultatif) Créer des validations personnalisées, voir Concept : validations personnalisées pour la comptabilité détaillée.
    2. Accédez au rapport
      Rechercher des lots Accounting Center
       .
    3. Sur la page
      Rechercher des lots Accounting Center
       , pour
      le Type de lot
      , sélectionnez
      Source principale
      .
    4. Cliquez sur le lot pour lequel vous souhaitez créer une comptabilité détaillée.
    5. Sur la page
      Afficher le lot Accounting Center
      , sélectionnez l'onglet
      Vue en cours par phase
      .
    6. Pour la phase
      Comptabilité détaillée
      , cliquez sur
      Exécuter
      .
      Workday affiche la page
      Exécuter l'événement Accounting Center
      .
    7. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
      Champ
      Description
      Source comptable
      Phase
      Lot
      Workday renseigne automatiquement les champs suivants :
      • Source comptable
      • Phase
      • Détail du Lot
      Options de traitement
      Sélectionnez
      Run Unprocessed Transactions
       pour que Workday crée une comptabilité détaillée des transactions non traitées.
    8. Cliquez sur
      OK
      , puis sur
      Terminé
      .
      Le traitement lance un
      Événement de comptabilité détaillée Accounting Center
      .
    9. Dans l'onglet
      Vue en cours par phase
      , vérifiez que la phase Comptabilité détaillée a le statut
      En cours
      .
    10. Cliquez sur l'onglet
      Afficher pour toutes les exécutions
       et vérifiez que la phase Comptabilité détaillée a le statut d'exécution
      Traitement principal en cours
      .
    11. Actualisez la page pour confirmer que le Statut de l'exécution de la phase Comptabilité détaillée est
      Terminé
      .
      Si aucune erreur ne s'est produite, mais que vous souhaitez quand même réexécuter le traitement :
      • Cliquez sur
        Exécuter
        .
      • Pour
        Options de traitement
        , sélectionnez
        Rollback to Selected Stage and Reprocess
        .
      • Pour
        Sélectionner une phase
        , sélectionnez
        Comptabilité détaillée
        .
      • Ne cochez pas la case
        Inclure les transactions ignorées
        .
      • Cliquez sur
        OK
        .
      Workday restaure les transactions à leur état de la phase Comptabilité détaillée et les traite à nouveau.
      Si des erreurs se produisent lors de l'exécution, un bouton
      Afficher les erreurs
       apparaît pour la phase dans l'onglet
      Afficher pour toutes les exécutions
      .
    12. Cliquez sur
      Afficher les erreurs
       pour consulter les erreurs. Voir Afficher, résoudre et retraiter les erreurs.
      Avant d'exécuter la phase Synthèse, assurez-vous d'avoir résolu ou ignoré toutes les erreurs de la phase Comptabilité détaillée.
  6. Créer une comptabilité récapitulative
    Vous pouvez générer une comptabilité récapitulative pour agréger les résultats comptables détaillés.
    Les écritures récapitulatives ne feront pas l'objet d'un contrôle budgétaire et seront imputées même si elles entraînent un dépassement du budget.
    1. Sur la page
      Afficher le lot Accounting Center
      , sélectionnez l'onglet
      Vue en cours par phase
      .
    2. Pour la phase
      Synthèse
      , cliquez sur
      Exécuter
      .
      Workday affiche la page
      Exécuter l'événement Accounting Center
      .
    3. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
      Champ
      Description
      Source comptable
      Phase
      Lot
      Workday renseigne automatiquement les champs suivants :
      • Source comptable
      • Phase
      • Détail du Lot
      Options de traitement
      Sélectionnez
      Run Unprocessed Transactions
       pour que Workday crée une comptabilité récapitulative des transactions non traitées.
    4. Cliquez sur
      OK
      , puis sur
      Terminé
      .
      Le traitement lance l'
      Événement de synthèse Accounting Center
      .
      Le traitement de synthèse échouera si l'écriture récapitulative dépasse la limite de 2 millions de lignes. Workday vous recommande de mettre à jour votre configuration ou les données ingérées afin que le regroupement génère moins de lignes d'écritures.
    5. Dans l'onglet
      Vue en cours par phase
      , vérifiez que la phase Synthèse a le statut
      En cours
      .
    6. Cliquez sur l'onglet
      Afficher pour toutes les exécutions
       et vérifiez que la phase Synthèse a le statut d'exécution
      Traitement principal en cours
      .
    7. Actualisez la page pour confirmer que le Statut de l'exécution de la phase Synthèse est
      Terminé
      .
      Si des erreurs se produisent lors de l'exécution, un bouton
      Afficher les erreurs
       apparaît pour la phase.
    8. Résolvez, corrigez et retraitez les erreurs. Voir Afficher, résoudre et retraiter les erreurs.
      Avant d'être autorisé à afficher la comptabilité récapitulative, assurez-vous d'avoir résolu toutes les erreurs de la phase Synthèse.
  7. Afficher les écritures récapitulatives du lot
    1. Dans le menu des actions associées du lot, sélectionnez
      Lot Accounting CenterAfficher
      les écritures récapitulatives Accounting Center
      .
    2. Cliquez sur l'écriture pour laquelle vous voulez afficher la comptabilité récapitulative.
    3. Pour revenir au lot Accounting Center, sélectionnez
      Écriture comptableAfficher
      le lot Accounting Center
      dans le menu des actions associées de l'écriture.
    Pour réviser toutes les écritures récapitulatives associées à la source comptable, voir Afficher les écritures récapitulatives.