Étapes : créer des contrats de fournisseurs

Administrator Guide

Créez des contrats de fournisseurs pour des biens et des services, ce qui vous permet de profiter des escomptes des fournisseurs et de vous assurer que :

Le total lié aux lignes de facture de fournisseur ne dépasse pas le montant total au contrat du fournisseur.

Les dates des bons de commande et des factures de fournisseurs se situent dans l’intervalle de dates indiqué au contrat.

Accédez à la tâche

Mettre à jour des types de contrats de fournisseurs

Ajoutez des rangées pour chaque type de contrat de fournisseur et sélectionnez les options dont vous avez besoin. Sélectionnez soit Factures inscrites au calendrier
, soit Factures manuelles
. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Factures inscrites au calendrier	Crée des factures pour les versements inscrits au calendrier. Sélectionnez cette option lorsque les lignes de contrat de fournisseur incluent des catégories de dépenses avec l’option de suivi des actifs incorporels .
Bons de commande inscrits au calendrier	Crée des bons de commande liés à des versements inscrits au calendrier pour des lignes de biens provenant de contrats de fournisseurs. Vous ne pouvez pas créer de types de contrats de fournisseurs avec des bons de commande inscrits au calendrier pour des lignes de services ou des lignes de services liés à un projet. Workday répartit les bons de commande inscrits au calendrier par quantité .
Factures manuelles	Crée des factures manuelles à associer à des contrats de fournisseurs. Les factures manuelles vous permettent de générer : Des factures liées à des bons de commande. Des factures liées à aucun bon de commande.
Bons de commande manuels	Crée des bons de commande manuels à associer à des contrats de fournisseurs.
Autoriser les catalogues	Associe les contrats aux contrats de fournisseurs.
Autoriser les réceptions en vertu de lignes de contrat	Associe des réceptions à des lignes de contrat. Pour les types de contrats comprenant l’option Autoriser les réceptions en vertu de lignes de contrat , Workday enregistre les actifs de l’entreprise et tous les plans d’amortissement connexes. Sélectionnez cette option lorsque les lignes de contrat de fournisseur incluent des catégories de dépenses avec l’option de suivi des actifs incorporels .
Créer des obligations	Créez des obligations pour la comptabilité d’engagements dans les factures de fournisseurs associées à des contrats de fournisseurs.
Multifournisseur	Ajoute un onglet Fournisseurs au contrat de fournisseur, vous permettant de : Définissez des fournisseurs pour exécuter le contrat. Ouvrir le contrat à tout fournisseur qui répond à vos critères. Le champ Pourcentage de majoration dans l’onglet Fournisseurs du contrat de fournisseur vous permet de définir des majorations ou des escomptes contractuels. Pour la majoration de prix, entrez des valeurs positives. Pour des prix avec escompte, entrez des valeurs négatives. Workday applique le pourcentage de majoration uniquement aux articles de catalogue et de fournisseur sur les contrats de fournisseurs.
Modalités de renouvellement	Renouvelle automatiquement les contrats de fournisseurs et les lignes de contrat au moyen des modalités de renouvellement que vous et votre fournisseur avez établies dans le contrat. Vous ne pouvez pas activer les catalogues pour les contrats de fournisseurs ayant des modalités de renouvellement.
Mise en consignation	Ajoute le champ Quantité en consignation aux lignes de biens du contrat de fournisseur.
Multiparticipant	Met à jour un contrat partagé entre plusieurs sociétés. Vous pouvez ajouter des sociétés comme participants au contrat de fournisseur dans l’onglet Participants au contrat . Vous pouvez ensuite utiliser le contrat dans le cadre de transactions d’approvisionnement pour ces sociétés. Vous pouvez utiliser le champ Référence du contrat de l’organisme de groupement d’achats (GPO) pour mettre à jour les numéros de référence des contrats de groupement d’achats.
Contrat de location-financement	Applique les réceptions et crée : Une comptabilisation de charges Des calendriers de factures de fournisseurs Des versements associés à des factures de fournisseurs pour des actifs loués.
Contrat de location simple	Crée : Une comptabilisation de charges Des calendriers de factures de fournisseurs Des versements associés à des factures de fournisseurs pour des contrats de location simple.
Contrat de location simple à court terme	Crée une comptabilisation de charges, des calendriers de factures de fournisseurs et des versements liés aux factures de fournisseurs pour des contrats de location simple. Vous pouvez utiliser ce type de contrat de location pour les contrats de location simple dont la durée est inférieure ou égale à 12 mois.
Paiement variable	Crée des contrats de fournisseurs de type contrat de location avec des montants de paiements qui varient tout au long de la durée du contrat.
Autoriser une retenue de garantie	Saisit les montants de retenue de garantie dans les contrats de fournisseurs et les bons de commande, et en fait le suivi.

Sécurité : domaine Set Up: Supplier Contracts
dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.

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Créer un contrat de fournisseur

Vous pouvez enregistrer le contrat de fournisseur au statut

Brouillon

avant de le soumettre.

Pour chaque section, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Référence de contrat	Précisez le numéro de contrat utilisé par votre fournisseur, le cas échéant.
Bloqué	Empêche les utilisateurs de créer des bons de commande ou des factures pour ce contrat.
Connexion aux fins de passation de commande par défaut	Charge la connexion aux fins de passation de commande et l’information d’expédition connexe dans les bons de commande lorsque vous sélectionnez le contrat de fournisseur. Vous pouvez effectuer une sélection dans l’invite lorsque vous définissez des connexions aux fins de passation de commande de fournisseur à l’aide de la tâche Modifier des connexions aux fins de passation de commande .
Montant total du contrat	Entrez un montant égal ou supérieur au : Montant total des lignes pour les contrats de fournisseurs. Montant total des paiements locatifs pour les contrats de fournisseurs de type contrat de location.
Type de paiement de remplacement	Remplace le paramètre par défaut et crée un nouveau type de paiement quand vous précisez des types de paiements supplémentaires dans la définition du fournisseur. Ce champ s’applique uniquement aux types de contrats qui incluent des factures inscrites au calendrier ou des bons de commande inscrits au calendrier.
Catalogue	Lorsque vous sélectionnez un contrat avec catalogue comme type de contrat , vous pouvez lier plusieurs catalogues au catalogue du fournisseur.
Participants au contrat	Cet onglet s’affiche lorsque vous sélectionnez un contrat de fournisseur autorisant plusieurs participants à partir de l’invite Type de contrat . Dans cet onglet, ajoutez : Les sociétés qui participent à l’accord contractuel. La société dans l’en-tête pour faire de cette société une participante au contrat.
Prix contractuels de l'article de fournisseur	Cet onglet s’affiche lorsque vous configurez des options avancées liées aux prix pour le contrat de fournisseur sur des articles d’achat.

Pour ajouter un contrat pouvant être utilisé par plusieurs fournisseurs, sélectionnez un type de contrat de fournisseur pour lequel l’option Multifournisseur
est activée.

Sécurité : configurez le processus de gestion Événement lié à un contrat de fournisseur
et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.

(Facultatif) Ajoutez des pièces jointes et sélectionnez des catégories de pièces jointes pour préciser le type de document.

Vous pouvez utiliser l’onglet Pièces jointes
pour ajouter des pièces jointes et préciser des catégories de pièces jointes.

(Facultatif) Pour apporter des ajouts, des changements ou des corrections aux contrats approuvés :

Activez les calendriers et les versements liés à un contrat de fournisseur pour les tâches suivantes :

Créer un calendrier de factures de fournisseurs lié à un contrat de fournisseur

Créer un calendrier de bons de commande lié à un contrat de fournisseur

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Créer une modification de contrat de fournisseur

et mettez à jour le contrat.

Sécurité : configurez le processus de gestion Événement de modification de contrat de fournisseur
et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.

Workday achemine le nouveau contrat de fournisseur ou le contrat mis à jour aux fins d’approbation.

Le contrat de fournisseur entre le stade du processus de gestion

Approbation en cours

Vous pouvez afficher chaque version du contrat dans l’onglet

Modifications

Créez des catalogues de fournisseurs et chargez des articles.

Les utilisateurs peuvent définir des contrats de fournisseurs au statut

Approuvé

Refusé

dans leurs Mes tâches en sélectionnant

Approuver

Refuser