Définir les modalités de renouvellement des contrats de fournisseurs
Créez des types de contrats de fournisseurs avec les options suivantes :
- Période de renouvellement
- (Facultatif)Factures inscrites au calendrierouBons de commande inscrits au calendrier
Sécurité : domaine
Process: Supplier Contracts
dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.Définissez les modalités de renouvellement afin de renouveler automatiquement les contrats de fournisseurs et les lignes de contrat.
- Accédez à la tâcheMettre à jour des types de contrats de fournisseurspour activer les modalités de renouvellement associées à votre type de contrat.
- Accédez à la tâcheCréer/Modifier un contrat de fournisseurouCréer/Modifier une modification de contrat de fournisseur.
- Indiquezles modalités de renouvellementdu contrat :
Option Description Renouveler automatiquementSélectionnez cette option pour définir les modalités de renouvellement automatique du contrat.Cette option active les champsPériode de renouvellementetFréquence de la période de renouvellement.Envoyer une notification d'expirationSélectionnez cette option pour informer les spécialistes en contrats de fournisseurs lorsque les contrats viennent à échéance bientôt.Workday répertorie uniquement les contrats de fournisseurs dont l’optionEnvoyer une notification d’expiration aété cochée dans les notifications de contrats de fournisseurs.Période de préavisIndiquez unepériode de préavisen jours ou en mois (jusqu’à 3 chiffres). Si vous n’entrez pas de valeur, Workday conserve la période par défaut « zéro » et envoie des notifications à laDate limite de non-renouvellement.Workday calcule ladate limite de non-renouvellementen fonction de la période de préavis que vous définissez. Ladate limite de non-renouvellementsert de ligne directrice pour vous aider à renégocier un contrat ou à annuler son renouvellement.Unité de temps de la période de préavisIndiquez l'unité de temps de la période de préavis enjoursouen mois. Workday envoie des notifications aux moments suivants :- À la date calculée selon la valeur indiquée dans le champPériode de préavis, et
- À la date de fin dela ligne ou du contrat de fournisseur.
Unité de temps de la période de renouvellementEntrez l’unité de temps de la période de renouvellement enmoisouen années.Sélectionnez une fréquence de la période de renouvellement compatible avec la facture de fournisseur ou le calendrier de bons de commande.Voici un exemple des modalités de renouvellement d’une facture de fournisseur ou d’un calendrier de bons de commande :Option Description MoisMensuelAnnéesAnnuel - Indiquez les options de renouvellement propres à chaque ligne de bien :
Option Description Ne pas renouveler automatiquementCochez cette case pour empêcher le renouvellement automatique de cette ligne au renouvellement du contrat.Montant du renouvellementEntrez le montant total relatif à la ligne de renouvellement du contrat.Quantité du renouvellementEntrez la quantité relative à la ligne de renouvellement du contrat.
Une fois les contrats de fournisseurs et les lignes applicables approuvés, Workday les renouvelle dans les modifications relatives au renouvellement de contrat.
- Accédez à la tâchePlanifier une notification d’expiration de contrats de fournisseurspour envoyer des notifications aux spécialistes en contrats de fournisseurs au sujet de contrats venant à échéance.
- Accédez à la tâchePlanifier le renouvellement de contrats de fournisseurspour automatiser les renouvellements de contrats.