Ajouter ou mettre à jour des lignes de biens et de services dans des contrats de fournisseurs
- Ajoutez des renseignements à l’en-tête du contrat de fournisseur.
- Sélectionnez un type de contrat de fournisseur qui n’inclut pasde bons de commande inscrits au calendrierlorsque votre contrat de fournisseur inclut des lignes de services.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un contrat de fournisseuret la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
Ajoutez de nouvelles lignes de biens et de services aux contrats de fournisseurs ou mettez à jour les lignes existantes pour y ajouter de l’information supplémentaire.
- Accédez à la tâcheCréer/Modifier un contrat de fournisseur.
- Pour les ongletsLignes de biensetLignes de services, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Nº de lignePrécisez unnuméro de ligne. Vous pouvez entrer jusqu’à cinq caractères alphanumériques.Les numéros de ligne s’affichent dans la colonneLignes du document commercialpour les versements associés à des bons de commande et à des factures de fournisseurs.Société pour les factures(Facultatif) Remplacez la société indiquée dans l’en-tête du contrat de fournisseur si la société liée à la facture pour cette ligne est différente.BloquéSélectionnez cette option pour empêcher le traitement de bons de commande, de factures de fournisseurs et de réceptions en fonction de la ligne.Workday calcule les lignesmarquées comme Bloquépour les englober dans lemontant total des lignes indiquédans l’en-tête du contrat.Si vous entrez des lignes de biens pour des contrats de location,l’option Bloquén’est pas disponible.Élément(Facultatif) Sélectionnez ou créez un article pour chacune des lignes du contrat.Workday affiche automatiquement lacatégorie de dépensesde l’article que vous sélectionnez.Catégorie de dépenseLa catégorie de dépenses associe les articles aux règles d’inscription comptable correspondantes et fournit des détails pour les factures et les bons de commande.Si vous ne faites pas le suivi d’articles et de coûts unitaires en particulier, vous pouvez préciser une catégorie de dépenses sans sélectionner d’article. Exemple : vous sélectionnez ServicetraiteurdansCatégorie de dépenseset entrez5 000 $dans lechamp Montant total.Assujettissement aux taxes(Facultatif) Sélectionnez le code d’assujettissement aux taxes à associer à l’article/élémentouà la catégorie de dépenses.Définissez les codes d’assujettissement aux taxes à l’aide de la tâcheMettre à jour l’assujettissement aux taxes.Code de taxe/impôtSi l’article est taxable, sélectionnez un code de taxe/impôt afin de calculer la taxe de vente. Définissez les codes de taxe/impôt à l’aide de la tâcheMettre à jour des codes de taxe sur les transactions.QuantitéPour les lignes de biens, entrez le nombre d’unités à acheter et à réceptionner selon la ligne de contrat.Si lacatégorie de dépensesinclut la valeur par défaut de catégorie de dépenses correspondant à des actifsincorporels, Workday indique une valeur de1.Unité de mesurePour les lignes de biens, sélectionnez uneunité de mesure, commeEachouCase.Coût unitairePour les lignes de biens, sélectionnez uncoût unitairepour l’unité de mesure indiquée.Montant totalPour les lignes de biens, Workday multiplie laquantitépar lecoût unitaire.Pour les lignes de services, entrez lemontant total.Risque de départCochezla case Retenue de garantiepour indiquer que cette ligne fait l’objet d’une retenue de garantie, puis précisez unpourcentage à retenirà l’ongletModalités de retenue de garantie.RenouvellementSi vous avez configuré ce contrat pour qu’il se renouvelle automatiquement, précisez :- Cochez la case Ne pas renouveler automatiquementafin d’exclure une ligne du renouvellement automatique du contrat.
- Entrez lemontant du renouvellementtotal pour la ligne du contrat à renouveler.
- Pour les lignes de biens, entrez laquantité du renouvellementpour la ligne du contrat à renouveler.
Si l’optionModalités de renouvellementn’est pas définie dans le type de contrat de fournisseur, les options de renouvellement ne sont pas accessibles pour les lignes de contrat.Vous ne pouvez pas renouveler les contrats de location.DatesEntrez unedate de débutouune date de finsi elle diffère de la date de début ou de fin indiquée dans l’en-tête du contrat.Afin de permettre le renouvellement des lignes pour le contrat de fournisseur à renouveler, entrez une date de fin dans la ligne. Si vous n’entrez pas de date de fin, Workday omet la ligne du contrat à renouveler, même si vous ajoutez la date de fin dans l’en-tête du contrat.Les catégories de dépenses avec la valeur par défaut de catégorie de dépenses correspondant à des actifsincorporelsexigent des dates de début et de fin.Pour les contrats de location, Workday utilise les dates de début et de fin que vous avez entrées dans l’en-tête du contrat.Date de mise en serviceEntrez une date de mise en service de l’actif, sauf si vous entrez des lignes de biens pour un contrat de location.- Date définie :
- Date de début de la ligne de contrat
- Date de signature du contrat
- Date de début du contrat
- Date de réception
- PréciserSélectionnez une date dans le calendrier.
- Aucune de ces optionsAutomatiquement rempli lorsque la catégorie de dépenses n’inclut pas la valeur par défaut de catégorie de dépenses correspondant à des actifsincorporels.
Pour les contrats de location, Workday utilise ladate de débutque vous avez entrée dans l’en-tête du contrat.Note explicativeCréez des notes relatives aux lignes pour qu’elles s’affichent sur les lignes de bons de commande et de factures.Emplacement et worktagsPrécisez l’informationsur les worktagsetl’emplacementpermettant de faire le suivi des détails, de créer des données comptables et de produire des rapports.
- Les lignes de contrat précisent l’assujettissement aux taxes que vous définissez avec les attributsNon recouvrableetAffecter les taxes non recouvrables. Exemple : Workday calcule et affiche lemontant des taxes des lignesetle montant brutaprès que vous avez enregistré ou soumis le contrat de fournisseur. Pour les factures de fournisseurs, Workday définit l’option relative aux taxes àCalculer les taxes à payer au fournisseur, puis calcule les taxes à la ligne.
- Une fois le traitement de renouvellement de contrats terminé, Workday utilise :
- Le montant du renouvellementcomme montant total dans la ligne du contrat renouvelé.
- Laquantité du renouvellementcomme quantité dans la ligne de bien du contrat renouvelé.
- Une fois que vous avez approuvé les contrats de location, vous pouvez créer un calendrier de factures de fournisseurs.
- (Facultatif)Soumettezle contrat de fournisseur pour qu’il soit acheminé et traité selon les paramètres définis dans le processus de gestionÉvénement lié à un contrat de fournisseur.
- Créez des calendriers de versements en vertu de contrats.
- (Facultatif) Créez des bons de commande à partir d’un contrat de fournisseur.
- Pour les types de contrats de fournisseurs qui incluentdes factures manuelles, accédez à la tâcheConsole d’une facture de fournisseurafin de sélectionner des lignes de contrat relatives aux factures de fournisseurs.
- Si vous mettez en correspondance des factures de fournisseurs avec des contrats de fournisseurs, vous devez créer la facture à partir de la console d’une facture de fournisseur.
- Retirez le statutBloquédes lignes de contrat de fournisseur approuvées pour lesquelles aucune transaction n’a été générée avec l’une des options disponibles suivantes :
- La tâcheModification de contrat de fournisseur.
- Action connexeDébloquer des lignes de contrat.
- L’action connexeChanger.