Créer des fournisseurs
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un fournisseuret la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Suppliers.
- Créez des groupes et des catégories de fournisseurs pour faciliter leur recherche et aux fins de production de rapports.
- Définissez des modalités de paiement par défaut et des types de paiements.
- Configurez les domainesSet Up: SupplieretSet Up: Supplier Notesdans le domaine fonctionnel Suppliers.
Créez des fournisseurs pour l’approvisionnement en biens et services pour votre organisation. Fournissez des détails pour gérer les relations de fournisseurs, les modalités de paiement et les rapports.
- Accédez à la tâcheCréer un fournisseur.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Nom du fournisseurSi vous sélectionnez une valeur dans l’inviteCréer un fournisseur à partir d’une entité commerciale, Workday charge automatiquement le champNom du fournisseur.Nom écrit phonétiquementEnregistre la prononciation correcte dunom du fournisseuret les détails suivants dans l’ongletCompte bancaire de règlement:- Nom de la banque écrit phonétiquement
- Nom de la succursale écrit phonétiquement
- Nom associé au compte écrit phonétiquement
S'affiche lorsque :- Vous activez les noms écrits phonétiquement dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Internationalisation.
- Les utilisateurs sélectionnent les paramètres régionaux et la langue d'affichage dans leurs préférences.
La langue privilégiée du pays du compte bancaire doit correspondre à la langue activée dans la configuration du locataire.Créer un fournisseur à partir d’une entité commercialeCréez un fournisseur à partir d’une entité commerciale existante.Workday remplit automatiquement les champsNom du fournisseuretIdentifiant de fournisseuren fonction de l’entité commerciale que vous sélectionnez. Vous ne pouvez plus modifier l’entité commerciale une fois que vous l’avez sélectionnée.Numéro DUNSSi celui-ci est accessible, entrez le numéro DUNS (data universal numbering system) du fournisseur.Si vous utilisez des cartes d’approvisionnement, votre intégration de cartes de crédit peut utiliser des numéros DUNS pour chercher des fournisseurs dans les fichiers de transactions.Catégorie de fournisseursSélectionnez une catégorie de fournisseurs.Les catégories de fournisseurs classent les fournisseurs à des fins de production de rapports et de négociation des prix.Groupe de fournisseursSélectionnez un groupe de fournisseurs.Les groupes de fournisseurs servent à organiser les fournisseurs à des fins de production de rapports et de négociation des prix.Lien vers le documentCe champ s’affiche lorsque vous définissez une adresse URI valide, notamment :- Une adresse URL (Uniform Resource Locator)
- Une ligne vide pour permettre aux utilisateurs d’entrer des valeurs sans restrictions dans ce champ.
le lien vers le document du fournisseurdans l’inviteType de lien URI du fournisseur externede la tâcheMaintain External Link Validation.Workday valide le lien pour s’assurer qu’il dispose d’un URI valide défini par votre administrateur de la sécurité. Ce processus offre une sécurité supplémentaire pour éviter le contenu malveillant dans les liens externes.Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'adresse URL de cet emplacement. Une fois la transaction incluse, Workday affiche l'URL sous la forme d'un lien hypertexte vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d’approuver la transaction.Modalités de paiement par défautPrécisez les modalités de paiement sur lesquelles vous vous êtes entendu avec votre fournisseur.Type de paiementSélectionnez un ou plusieurs types de paiements pour ce fournisseur.Si vous sélectionnez un type de paiement électronique, entrez des valeurs dans l’ongletCompte bancaire de règlement. Voir Concept : modes de paiement électronique.Type de paiement par défautSi vous sélectionnezCarte de crédit, vous pouvez sélectionner la carte de crédit d’un travailleur dans l’inviteCarte de crédit.Type de référence par défautSi votre type de référence nécessite un paiement par facture, vous pouvez définirdes paiements distincts seulement.Carte de créditSi votre organisation utilise des cartes d’approvisionnement, sélectionnez la carte d’un travailleur à titre de carte de crédit par défaut que le fournisseur peut utiliser pour les bons de commande et les contrats de fournisseur.Devise par défautSélectionnez une devise par défaut à charger dans les transactions avec ce fournisseur. Quand vous créez des transactions, vous pouvez remplacer cette devise par n’importe quelle devise acceptée pour le fournisseur.Lorsque vous ne sélectionnez aucune option à partir de cette invite, Workday charge la devise par défaut du locataire dans les transactions, même lorsque le fournisseur n’accepte pas la devise par défaut du locataire.Segment de sécurité lié à des fournisseursSi votre entreprise nécessite une sécurité segmentée et que ce fournisseur n’appartient pas à un segment de sécurité en raison de sa catégorie ou de son groupe de fournisseurs, créez un segment de sécurité lié à des fournisseurs. - Pour la sectionDétails du fournisseur, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Limité aux sociétésPrécisez les sociétés ou les hiérarchies de sociétés à associer au fournisseur.L’inviteFournisseurpour les transactions pour lesquelles vous pouvez sélectionner un fournisseur n’affiche que les fournisseurs associés à la société ou à la hiérarchie de sociétés sélectionnée.Nº de compte de clientEnregistrez le numéro de compte que le fournisseur utilise pour désigner votre société.Date du certificat d'assurancePour créer des rapports pour des fournisseurs avec une assurance qui est en retard ou qui doit être renouvelée, réglez la date du certificat d’assurance du fournisseur. - Pour la sectionDétails du paiement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Exclure de l'escompte sur les factures de fournisseursAffiche les frais exclus du calcul pour l’escompte sur la facture du fournisseur. Vous pouvez configurer le champ dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Lorsque vous créez des factures avec des modalités de paiement avec escompte, vous pouvez afficher le montant avec escompte reflété dans la colonneEscompte appliquédans :- La tâcheCréer un lot de règlement.
- Le rapportAfficher un paiement à un fournisseur.
Remplacer les exclusions d’escompte sur les factures de fournisseursSélectionnez une option pour changer la définition au niveau du locataire et configurer des options de calcul d’escompte uniques pour le fournisseur.Paiements distincts seulementCrée des paiements distincts pour chaque facture de fournisseur. Si cette case n’est pas cochée, le règlement Workday consolide les factures en un seul paiement.Aucun paiement pendant les mises à jour de compte bancaireSélectionnez cette option pour exclure les factures de fournisseurs des lots de règlement si :- Un processus de gestionÉvénement de changement lié à un fournisseurest en cours pour ce fournisseur, et
- Vous avez sélectionné l’optionCompte bancaire de règlementdans la tâcheCréer un changement lié à un fournisseur.
Système d’intégration des versementsPour effectuer des versements de façon électronique, sélectionnez le système d’intégration qui les génère. - Pour la sectionNote par défaut pour les paiements au fournisseur, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Texte par défautEntrez le texte de la note pour les paiements par chèque à ce fournisseur.Utiliser la référence du fournisseurLes numéros de référence du fournisseur figurant sur les factures de fournisseur s’impriment dans le champNotedu chèque.Utiliser la note de factureLa valeur que vous entrez lorsque vous créez des factures de fournisseurs s’imprime dans le champNotedu chèque. Si plusieurs factures comportent des notes, Workday les concatène sur le chèque.Utiliser la note de connexion de fournisseurSi vous souhaitez configurer plusieurs connexions de fournisseurs aux fins de versements, sélectionnez cette option pour utiliser les notes de paiement que vous définissez dans les connexions aux fins de versement. - Dans la sectionHiérarchie de fournisseurs, utilisez l’inviteEnfants proposéspour définir une relation de fournisseur parent-enfant pour faciliter la déclaration des dépenses.
- Pour ces onglets, tenez compte des éléments suivants :CoordonnéesDans le champUtilisation pour, précisez les transactions qui s’appliquent à ces adresses :
- Facturation
- Versement
- Expédition
- Approvisionnement
- SélectionnezDéclaration fiscalepour utiliser une adresse différente pour les déclarations à l’IRS. Si vous n’utilisez pas votre adresse de déclaration fiscale, Workday utilise l’adresse principale du fournisseur.
- Sélectionnez la case à cocherPrincipalà côté d’uncourrielpour délivrer les bons de commande à une adresse de courriel en particulier.
Compte bancaire de règlementAjoutez des détails pour les paiements électroniques aux fournisseurs, tels que :- SERVICE ACH
- Prélèvement automatique
- Dépôt direct
- Transfert bancaire
Cochez la casePour connexions de fournisseur seulementpour :- Créer plusieurs comptes bancaires avec les mêmes types de paiements.
- Activer toute combinaison de types de paiements acceptés et de comptes bancaires de règlement.
Cliquez surComptes bancaires intermédiairespour associer les comptes bancaires de règlement qui nécessitent des intermédiaires vers des comptes bancaires intermédiaires.Information fiscale- Précisez letype de formulaire d’administration fiscaledu fournisseur :
- 1042-Spour un étranger non résident assujetti aux retenues sur le revenu des É.-U.
- 1099 MISCpour déclarer les revenus divers à l’IRS.
- TDSpour déterminer les impôts déduits à la source pour les fournisseurs non résidents.
- Sélectionnez unedate du document fiscalpour indiquer le jour où vous avez reçu le document fiscal. Vous pouvez utiliser les dates des documents fiscaux dans :
- Des processus de gestion pour acheminer les fournisseurs aux fins de révision et d’approbation.
- Des rapports personnalisés pour repérer les anciens documents qui doivent être mis à jour.
- Produire le formulaire 1099 MISC avec le parentPour le type de numéro d’identification du contribuable (TIN), consolidez les formulaires 1099 MISC pour les fournisseurs parents et enfants. Assurez-vous de retirer des entrées dans les champsType de numéro d’identification fiscaleetNº d’identification fiscale.Pour déterminer si le contribuable nécessite un rapport 1099 MISC, faites la somme de tous les paiements pour sa détermination de bénéficiaire. Workday vous permet de consolider la production du rapport 1099 dans une structure parent-enfant.L’IRS exige que tous les paiements liés à une identification de bénéficiaire particulière soient agrégés.
- Code de taxe/impôt par défautLorsque vous sélectionnez un fournisseur, Workday charge automatiquement le code de taxe/impôt par défaut dans l’en-tête de la facture du fournisseur.
- Code de retenue d'impôt par défautLorsque vous sélectionnez un fournisseur, Workday charge automatiquement le code de retenue d’impôt dans l’en-tête de la facture du fournisseur.
- FATCASélectionnez cette option pour activer la case à cocher de l’Exigence de déclaration FATCA dans le formulaire 1099 MISC. Cette configuration prend en charge les exigences de déclaration FATCA de certaines institutions financières étrangères.
Précisez les numéros d’identification fiscale pour ce fournisseur.Activez la définition de politique de sécurité pour le domaine Set Up: Supplier Settlement Bank dans Workday pour afficher le numéro d’identification fiscale (taxe sur les transactions) d’un fournisseur.- Type de numéro d'identification fiscaleSélectionnez un type de numéro d’identification fiscale applicable au pays.
- Nº d'identificationPour déposer une déclaration auprès de l’IRS, entrez le numéro d’identification fiscale du fournisseur.
- Nº d'identification fiscale (taxe sur les transactions)Sélectionnez le numéro d’identification fiscale (taxe sur les transactions) utilisé pour enregistrer la taxe associée à la transaction pour le pays en question.
- Nº d'identification fiscale principalSélectionnez le numéro d’identification fiscale lorsque vous gérez plusieurs numéros d’identification pour un fournisseur.
Indiquez les statuts au regard des taxes/impôts pour ce fournisseur.- Statut au regard des taxes sur les transactionsSélectionnez le statut au regard des taxes sur les transactions pour le pays en question.
- Statut au regard des retenues d'impôtSélectionnez le statut au regard des retenues d’impôt pour le pays en question.
Autres nomsPour utiliser un autre nom dans les documents et les fichiers, entrez un nom différent de celui du fournisseur dans le champNom. Sélectionnez ensuite le type d’utilisation de cet autre nom dans l’inviteUtilisation de l’autre nom.Pour utiliser plusieurs autres noms pour un même fournisseur dans les connexions de fournisseur, sélectionnez L’optionAutre connexion de fournisseurdans l’invite Utilisation de l’autre nom.Dans une connexion de fournisseur, l’utilisation de l’option Autre connexion de fournisseur remplace l’utilisation du nom de l’avis aux fins de versement et du bénéficiaire du versement. Workday ignore l’utilisation de l’option Autre connexion de fournisseur lorsque vous ne l’utilisez pas pour une connexion de fournisseur particulière.Exemples :- Identifiez les travailleurs auxiliaires avec le même nom en incluant leur emplacement entre parenthèses. Pour imprimer le nom légal sur les formulaires 1099 MISC, entrez le nom légal dans le champ Autre nom. Sélectionnez ensuite1099 MISC Recipientdans l’invite Utilisation de l’autre nom.
- Le nom du fournisseur est trop long pour être imprimé sur un chèque. Pour imprimer un nom plus court, entrez un autre nom plus court. Sélectionnez ensuiteBénéficiaire du versementetVersement au destinataire 1du versement dans l’invite Utilisation de l’autre nom.
Options d'approvisionnementOptions de facturation- Établir des factures pour le compte d'autres fournisseursSélectionnez cette option pour indiquer que ce fournisseur peut facturer pour le compte de tous les fournisseurs.
- Permettre les changements de l'information fiscale dans le portail fournisseurSélectionnez cette option pour permettre aux fournisseurs de changer l’information fiscale de facturation dans le portail fournisseur. Ensuite, les fournisseurs qui créent des factures à partir de bons de commande peuvent changer les champs suivants :
- Option relative aux taxes
- Montant des taxes
- Assujettissement aux taxes
- Recouvrement de taxes
- Article d'approvisionnement par défautSélectionnez cette option pour permettre aux fournisseurs de changer l’information fiscale de facturation dans le portail fournisseur. Ensuite, les fournisseurs qui créent des factures à partir de bons de commande peuvent changer les champs suivants :
- Item Description
- Catégorie de dépenses
- Information fiscale
- Unité de mesure
- Coût unitaire
- Worktags connexes
- Catégorie de dépenses par défautVous pouvez sélectionner une catégorie de dépenses par défaut pour les transactions d’un fournisseur.
Options générales- Activer le numéro d’emplacement international (code GLN)Sélectionnez cette option pour indiquer que ce fournisseur peut utiliser les numéros d’emplacement internationaux (codes GLN). Les fournisseurs utilisent les codes GLN pour les différentes destinations d’expédition sur les documents d’approvisionnement. Les fournisseurs envoient ensuite ces documents par échange de données informatisé (EDI) et sous forme de bons de commande imprimés.
Options liées aux bons de commande- Option de délivrance
- EDI/XML: au moment de délivrer des bons de commande, Workday achemine une version EDI ou XML à votre fournisseur et au réseau de fournisseurs.
- Versions EDI/XML automatisées: lorsque vous délivrez des bons de commande, Workday génère une version EDI ou XML du bon de commande. Workday l’achemine ensuite au fournisseur lorsque l’administrateur approuve le bon de commande.
- Courriel: lorsque vous indiquez un courriel principal, vous pouvez délivrer un bon de commande en format PDF. Cette option nécessite une disposition pour impression du bon de commande. Si vous n’indiquez pas d’option de délivrance, Workday utilise l’option Impression.
- Impression :sélectionnez cette option pour délivrer des bons de commande imprimés. Cette option nécessite une disposition pour impression du bon de commande. Si vous n’indiquez pas d’option de délivrance, Workday utilise l’option Impression.
- Portail fournisseurSélectionnez cette option pour délivrer des bons de commande dans le portail fournisseur uniquement.
- Courriel par défaut pour la délivrance de bons de commandeSélectionnez une ou plusieurs adresses de courriel que vous pouvez définir comme adresses par défaut lorsque vous délivrez des bons de commande aux fournisseurs par courriel. Vous pouvez sélectionner uniquement des adresses de courriel si vous sélectionnez Approvisionnement dans l’invite Utilisation pour de l’onglet Coordonnées.
- Lien vers le site Web du fournisseur multifournisseur pour la délivrance de bons de commandeSi vous sélectionnezVersion XMLouVersion XML - Automatisé, sélectionnez le lien multifournisseur privilégié à utiliser lors de la délivrance de bons de commande pour le fournisseur. Vous pouvez également utiliser la tâcheMettre à jour des liens de fournisseurspour inclure ce fournisseur à titre de multifournisseur.
- Désactiver les ordres de modificationSélectionnez cette option si le fournisseur n’accepte pas les ordres de modification.
- Option de délivrance des ordres de modificationSélectionnez cette option si l’option de délivrance des ordres de modification est différente de l’option de délivrance par défaut.
- Modalités d’expéditionetMode d’expéditionDéfinissez ces valeurs pour le fournisseur.
- Activer le remplacement d’articles par rapport à un bon de commandeSélectionnez cette option pour activer le remplacement automatisé d’articles pour ce fournisseur à partir d’un accusé de réception de bon de commande. Lorsque vous sélectionnez cette option, les remplacements d’articles admissibles de ce fournisseur seront traités. Si vous ne sélectionnez pas cette option, Workday empêchera la création d’ordres de modification pour les remplacements d’articles de ce fournisseur. Pour créer un ordre de modification à partir d’un accusé de réception de bon de commande, vous devez l’exécuter ou le planifier au moyen de latâche Planifier des mises à jour automatiques à partir d’accusés de réception de bons de commande.
- Accusé de réception prévuSélectionnez cette option lorsque vous prévoyez que les fournisseurs envoient des accusés de réception de bons de commande lorsque vous délivrez des bons de commande. Cette configuration est importante quand vous utilisez les intégrations EDI 850 et EDI 855. Lorsque vous cochez cette case, Workday définit le segment ISA14 à1lorsque vous délivrez des fichiers EDI 850 au fournisseur. Ainsi, le fournisseur est avisé que vous vous attendez à recevoir un accusé de réception.
Options liées aux avis préalables d’expédition- Activer les avis préalables d'expéditionSélectionnez cette option pour activer les avis préalables d’expédition pour ce fournisseur.
- Échéance de l’avis préalable d’expédition (en jours)Au moment d’activer les avis préalables d’expédition, entrez le nombre de jours pour indiquer les moments auxquels l’acheteur peut s’attendre à recevoir des avis d’expédition de la part du fournisseur.
Délai d'approvisionnementIndiquez une valeur pour le nombre de jours entre ladate du documentdans le bon de commande et la date de livraison prévue.- Workday utilise ledélai d’approvisionnementplusla date du documentpour calculer ladate d’échéancesur le bon de commande.
- Lorsqu’il y a plusieurs délais d’approvisionnement, Workday sélectionne le délai d’approvisionnement en fonction de ceux-ci, par ordre de priorité. Délai d’approvisionnement précisé le :
- L’article de fournisseur ou l’article de catalogue.
- Le fournisseur.
- Le locataire.
Remarque : Lorsqu’aucune date d’échéance n’est indiquée dans les lignes de biens, Workday utilise ladate d’échéance indiquée dans l’en-têtedans les bons de commande pour remplir les lignes de biens correspondantes.Worktags connexesPour charger les worktags connexes dans les lignes des factures de fournisseurs non liées à des bons de commande, sélectionnez les valeurs applicables desworktags autoriséset des invitesde worktags par défaut.Vous pouvez définir des types de worktags pour les fournisseurs dans le rapportMettre à jour l’utilisation de worktags connexes.ClassificationsPour associer ce fournisseur aux codes de classification de l’approvisionnement, sélectionnez les catégories de dépenses et les hiérarchies.Aux fins de conformité aux exigences fédérales, provinciales et locales, ajoutez les classifications de votre fournisseur.Options liées aux travailleurs auxiliairesSi le fournisseur saisit des notes de frais dans Workday pour un travailleur auxiliaire ayant été embauché, sélectionnezNe pas rembourser les notes de frais des travailleurs auxiliaires.Lorsque vous ne remboursez pas les notes de frais des travailleurs auxiliaires, vous pouvez créer des factures manuelles pour rembourser leurs frais.Pièces jointesJoignez les pièces justificatives pour le fournisseur.Workday prend en charge les types de fichiers répertoriés dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Systèmepour les documents commerciaux joints.NotesIncluez les remarques du fournisseur. Workday enregistre lapersonnequi saisit les remarquesde même que les dates de création.
Vous pouvez utiliser les fournisseurs dans les documents d’approvisionnement et pour les transactions suivant l’approbation.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de changement lié à un fournisseur.
- Définissez le statut du fournisseur.
- Créez des motifs pour les changements de statut de fournisseur.
- Pour mettre à jour des fournisseurs approuvés, accédez à la tâcheCréer un changement lié à un fournisseurdans le menu des actions connexes d’un fournisseur.
- Si votre fournisseur utilise des catalogues, créez ces derniers.
- Créez des bons de commande et des contrats de fournisseurs.
- Pour afficher la liste des rapports fournis par Workday ainsi que leurs descriptions, accédez au rapportWorkday Standard Reportset sélectionnezComptes de fournisseurs.
- (Facultatif) Accédez au rapportRechercher des fournisseurs en doublepour détecter et afficher les doublons potentiels d’enregistrements de fournisseurs.
- (Facultatif) Créez des rapports personnalisés à l’aide de champs personnalisés.
- Pour limiter l’accès à l’information fiscale du fournisseur, configurez le domaineView: Supplier Tax Informationdans le domaine fonctionnel Suppliers.