Créer des fournisseurs
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un fournisseuret la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Suppliers.
- Créez des groupes et des catégories de fournisseurs pour faciliter leur recherche et aux fins de production de rapports.
- Définissez les modalités de paiement par défaut et les types de paiements.
- Configurez les domainesSet Up: SupplieretSet Up: Supplier Notesdans le domaine fonctionnel Suppliers.
Créez des fournisseurs pour l’approvisionnement en biens et services pour votre organisation. Fournissez des détails pour gérer les relations de fournisseurs, les modalités de paiement et la production de rapports.
- Accédez à la tâcheCréer un fournisseur.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Nom du fournisseurSi vous sélectionnez une valeur dans l’inviteCréer un fournisseur à partir d’une entité commerciale, Workday charge automatiquement le champNom du fournisseur.Nom écrit phonétiquementEnregistre la prononciation correcte dunom du fournisseuret les détails suivants dans l’ongletCompte bancaire de règlement:- Nom de la banque écrit phonétiquement
- Nom de la succursale écrit phonétiquement
- Nom associé au compte écrit phonétiquement
S'affiche lorsque :- Vous activez les noms écrits phonétiquement dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Internationalisation.
- Les utilisateurs sélectionnent les paramètres régionaux et la langue d'affichage dans leurs préférences.
La langue privilégiée du pays associé au compte bancaire doit correspondre à la langue activée dans la configuration du locataire.Créer un fournisseur à partir d'une entité commercialeCréez un fournisseur à partir d’une entité commerciale existante.Workday charge automatiquement les champsNom du fournisseuretID de fournisseuren fonction de l’entité commerciale que vous sélectionnez. Une fois que vous avez sélectionné une entité commerciale, vous ne pouvez plus la changer.Numéro DUNSSi celui-ci est disponible, entrez le numéro DUNS (data option according system) du fournisseur.Si vous utilisez des cartes d’approvisionnement, il est possible d’utiliser des numéros DUNS pour votre intégration de cartes de crédit pour chercher des fournisseurs dans les fichiers de transactions.Catégorie de fournisseursSélectionnez une catégorie de fournisseurs.Les catégories de fournisseurs servent à classer les fournisseurs à des fins de production de rapports et de négociation des prix.Groupe de fournisseursSélectionnez un groupe de fournisseurs.Les groupes de fournisseurs servent à organiser les fournisseurs à des fins de production de rapports et de négociation des prix.Lien vers le documentCe champ s’affiche lorsque vous définissez une adresse URI valide, notamment :- Un emplacement de ressource uniforme (URL)
- Une ligne vide pour permettre aux utilisateurs d’entrer des valeurs sans restrictions dans ce champ.
le lien vers le document du fournisseurdans l’inviteType de lien URI du fournisseur externede la tâcheMaintain External Link Validation.Workday valide le lien pour garantir qu’il comporte un URI valide défini par votre administrateur de la sécurité. Ce processus offre une sécurité supplémentaire pour éviter le contenu malveillant dans les liens externes.Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'adresse URL de cet emplacement. Une fois la transaction incluse, Workday affiche l'URL sous la forme d'un lien hypertexte vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d’approuver la transaction.Modalités de paiement par défautPrécisez les modalités de paiement sur lesquelles vous vous êtes entendu avec votre fournisseur.Type de paiementSélectionnez un ou plusieurs types de paiements pour ce fournisseur.Si vous sélectionnez un type de paiement électronique, entrez des renseignements dans l’ongletCompte bancaire de règlement. Voir Concept : méthodes de paiement électronique .Type de paiement par défautSi vous sélectionnezCarte de crédit, vous pouvez sélectionner la carte de crédit d’un travailleur dans l’inviteCarte de crédit.Type de référence par défautSi votre type de référence nécessite un paiement par facture, vous pouvez définirdes paiements distincts seulement.Carte de créditSi votre organisation utilise des cartes d’approvisionnement, sélectionnez la carte d’un travailleur à titre de carte de crédit par défaut que le fournisseur peut utiliser pour les bons de commande et les contrats de fournisseur.Devise par défautSélectionnez une devise par défaut à charger dans les transactions avec ce fournisseur. Lorsque vous créez des transactions, vous pouvez remplacer cette devise par n’importe quelle devise acceptée pour le fournisseur.Lorsque vous ne sélectionnez aucune option dans cette invite, Workday charge la devise par défaut du locataire dans les transactions, même si le fournisseur n’accepte pas la devise par défaut du locataire.Segment de sécurité lié à des fournisseursSi votre entreprise nécessite une sécurité segmentée et que ce fournisseur n’appartient pas à un segment de sécurité en raison de sa catégorie ou de son groupe du fournisseur, créez un segment de sécurité lié à des fournisseurs. - Pour la sectionDétails du fournisseur, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Limité aux sociétésIndiquez les sociétés ou les hiérarchies de entreprise à associer au fournisseur.L’inviteFournisseurdes transactions pour lesquelles vous pouvez sélectionner un fournisseur affiche uniquement les fournisseurs associés à la entreprise ou à la hiérarchie de entreprise sélectionnée.Nº de compte de clientEnregistrez le numéro de compte que le fournisseur utilise pour désigner votre entreprise.Date du certificat d'assurancePour créer des rapports pour des fournisseurs avec une assurance qui est en retard ou qui doit être renouvelée, réglez la date du certificat d’assurance du fournisseur. - Pour la sectionDétails du paiement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Exclure de l'escompte sur les factures de fournisseursAffiche les frais exclus du calcul pour l’escompte sur la facture du fournisseur. Vous pouvez configurer le champ dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Lorsque vous créez des factures avec des modalités de paiement avec escompte, vous pouvez afficher le montant avec escompte reflété dans la colonneEscompte appliquédans :- La tâcheCréer un lot de règlement.
- Le rapportAfficher un paiement à un fournisseur.
Remplacer les exclusions d'escompte sur les factures de fournisseursSélectionnez une option pour changer la définition au niveau du locataire et configurer des options de calcul d’escompte uniques pour le fournisseur.Paiements distincts seulementCrée des paiements distincts pour chaque facture de fournisseur. Si cette case n’est pas cochée, le règlement Workday consolide les factures en un seul paiement.Aucun paiement pendant les mises à jour de compte bancaireSélectionnez cette option pour exclure les factures de fournisseurs des lots de règlement si :- Un processus de gestionÉvénement de changement lié à un fournisseurest en progression pour ce fournisseur;
- Vous avez sélectionné l’optionCompte bancaire de règlementdans la tâcheCréer un changement lié à un fournisseur.
Système d'intégration des versementsPour effectuer des versements de façon électronique, sélectionnez le système d’intégration qui les génère.Objet de paiement par défaut du pays d'origineObjet de paiement par défaut du pays de réceptionS’affichent lorsque vous activez les codes d’objet de paiement.Sélectionnez des codes d’objet de paiement par défaut que Workday doit charger dans les factures de fournisseurs et les ajustements de factures. Voir Concept : codes d’objet de paiement . - Pour la sectionNote par défaut pour les paiements au fournisseur, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Texte par défautEntrez le texte de la note pour les paiements par chèque à ce fournisseur.Utiliser la référence du fournisseurLes numéros de référence du fournisseur figurant sur les factures de fournisseur s’impriment dans le champNotedu chèque.Utiliser la note de factureLa valeur que vous entrez lorsque vous créez des factures de fournisseurs s’imprime dans le champNotedu chèque. Si plusieurs factures comportent des notes, Workday les concatène sur le chèque.Utiliser la note de connexion de fournisseurSi vous souhaitez configurer plusieurs connexions de fournisseurs aux fins de versements, sélectionnez cette option pour utiliser les notes de paiement que vous définissez dans les connexions aux fins de versement. - Dans la sectionHiérarchie de fournisseurs, utilisez l’inviteEnfants proposéspour définir une relation de fournisseur parent-enfant pour faciliter la déclaration des dépenses.
- Pour ces onglets, tenez compte des éléments suivants :CoordonnéesDans le champUtiliser pour, précisez les transactions qui postuler à ces adresses :
- Facturation
- Versement
- Expédition
- Approvisionnement
- SélectionnezDéclaration fiscalepour utiliser une adresse différente pour les déclarations à l’IRS. Si vous n’utilisez pas votre adresse de déclaration fiscale, Workday utilise l’adresse principale du fournisseur.
- Cochez la casePrincipalà côté d’uneadresse de courrielpour délivrer les bons de commande à une adresse de courriel précise.
Compte bancaire de règlementAjoutez un ou plusieurs comptes bancaires de règlement pour les paiements électroniques aux fournisseurs.Workday achemine les paiements aux fournisseurs au compte bancaire de règlement approprié par type de paiement et devise. Sélectionnez :- Types de paiements pour limiter le compte pour ces types de paiements uniquement.
- Devises acceptées pour limiter le compte à ces devises uniquement pour le règlement de paiements électroniques sans connexion aux fins de versement.
Sélectionnez la case à cocherPour connexions de fournisseur seulementpour :- Créer plusieurs comptes bancaires avec les mêmes combinaisons de types de paiements et de devises acceptées.
- Activer toute combinaison de types de paiements acceptés et de comptes bancaires de règlement.
Cliquez surComptes bancaires intermédiairespour associer les comptes bancaires de règlement qui nécessitent des intermédiaires vers des comptes bancaires intermédiaires.Information fiscale- Précisez letype de formulaire d’administration fiscaledu fournisseur :
- 1042-Spour un étranger non résident assujetti aux retenues sur le revenu des É.-U.
- 1099 MISCpour déclarer les revenus divers à l’IRS.
- TDSpour déterminer les impôts déduits à la source pour les fournisseurs non résidents.
- Sélectionnez unedate du document fiscalà remarque lorsque vous avez reçu le document fiscal. Vous pouvez utiliser les dates des documents fiscaux dans :
- Des processus de gestion pour acheminer les fournisseurs aux fins de révision et d’approbation.
- Des rapports personnalisés pour repérer les anciens documents qui doivent être mis à jour.
- Produire le formulaire 1099 MISC avec le parentPour les types de formulaires TIN 1099, consolidez la production de rapports 1099 MISC pour les fournisseurs parents et enfants. Assurez-vous de retirer les entrées des champsType de numéro d’identification du contribuableetNº ID fiscale.Pour déterminer si le contribuable nécessite un rapport 1099 MISC, faites la somme de tous les paiements pour sa détermination de bénéficiaire. Workday vous permet de consolider la production du rapport 1099 dans une structure parent-enfant.L’IRS exige que tous les paiements pour une détermination de bénéficiaire particulière soient regroupés.
- Code de taxe/impôt par défautLorsque vous sélectionnez un fournisseur, Workday remplit automatiquement le code de taxe/impôt par défaut dans l’en-tête de la facture du fournisseur.
- Code de retenue d'impôt par défautLorsque vous sélectionnez un fournisseur, Workday charge automatiquement le code de retenue d’impôt dans l’en-tête de la facture du fournisseur.
- FATCASélectionnez cette option pour activer la case à cocher de exigence de déclaration FATCA dans le formulaire 1099 MISC. Cette configuration prend en charge les exigences de déclaration FATCA de certaines institutions financières étrangères.
Précisez les numéros d’identification fiscale pour ce fournisseur.Activez la définition de politique de sécurité pour le domaine Set Up: Supplier Settlement Bank dans Workday pour afficher le numéro ID fiscale (taxe sur les transactions) d’un fournisseur.- Type de numéro d'identification fiscaleSélectionnez un type de ID fiscale applicable au pays.
- Nº d'identificationPour déposer une déclaration auprès de l’IRS, entrez le numéro d’identification fiscale du fournisseur.
- Nº d'identification fiscale (taxe sur les transactions)Sélectionnez le ID fiscale (taxe sur les transactions) utilisé pour enregistrer la taxe associée à la transaction pour le pays en question.
- Nº d'identification fiscale principalSélectionnez le numéro ID fiscale lorsque vous gérez différents identifiants pour un fournisseur.
Précisez les statuts au regard des taxes/impôts pour ce fournisseur.- Statut au regard des taxes sur les transactionsSélectionnez le statut au regard des taxes sur les transactions pour le pays en question.
- Statut au regard des retenues d'impôtSélectionnez le statut au regard des retenues d’impôt pour le pays en question.
Autres nomsPour utiliser un autre nom dans les fichiers et les documents, entrez un nom différent de celui du fournisseur dans le champNom. Sélectionnez ensuite le type d’utilisation de cet autre nom dans l’inviteUtilisation de l’autre nom.Pour utiliser plusieurs autres noms pour un même fournisseur dans les connexions de fournisseur, sélectionnez l’une des valeurs suivantes : L’optionAutre connexion de fournisseurdans l’invite Utilisation de l’autre nom.Dans une connexion de fournisseur, l’utilisation de l’option Autre connexion de fournisseur remplace les utilisations du nom sur l’avis de versement et du bénéficiaire du versement. Workday ignore l’utilisation de l’option Autre connexion de fournisseur lorsque vous ne l’utilisez pas pour une connexion de fournisseur particulière.Exemples :- Identifiez les travailleurs auxiliaire avec le même nom en incluant leur emplacement entre parenthèses. Pour imprimer le nom légal sur les formulaires 1099 MISC, entrez le nom légal dans le champ Autre nom. Sélectionnez ensuite1099 MISC Recipientdans l’invite Utilisation de l’autre nom.
- Le nom du fournisseur est trop long pour être imprimé sur un chèque. Pour imprimer un nom plus court, entrez un autre nom plus court. Sélectionnez ensuiteBénéficiaire du versementetDestinataire de paiement 1dans l’invite Utilisation de l’autre nom.
Options d'approvisionnementOptions de facturation- Établir des factures pour le compte d'autres fournisseursSélectionnez cette option pour indiquer que ce fournisseur peut établir des factures pour le compte d’autres fournisseurs.
- Permettre les changements de l'information fiscale dans le portail fournisseurSélectionnez cette option pour permettre aux fournisseurs de changer l’information fiscale de facturation dans le portail fournisseur. Ensuite, les fournisseurs qui créent des factures à partir de bons de commande peuvent changer les champs suivants :
- Option relative aux taxes
- Montant des taxes
- Assujettissement aux taxes
- Recouvrement de taxes
- Article d'approvisionnement par défautSélectionnez cette option pour permettre aux fournisseurs de changer l’information fiscale de facturation dans le portail fournisseur. Ensuite, les fournisseurs qui créent des factures à partir de bons de commande peuvent changer les champs suivants :
- Description de l'article/l'élément
- Catégorie de dépenses
- Information fiscale
- Unité de mesure
- Coût unitaire
- Worktags connexes
- Catégorie de dépenses par défautVous pouvez sélectionner une catégorie de dépenses par défaut pour les transactions d’un fournisseur.
Options générales- Activer le numéro d'emplacement international (code GLN)Sélectionnez cette option pour indiquer que ce fournisseur peut utiliser les numéros d’emplacement internationaux (codes GLN). Les fournisseurs utilisent les codes GLN pour les différentes destinations d’expédition sur les documents d’approvisionnement. Les fournisseurs envoient ensuite ces documents par échange de données informatisé (EDI) et sous forme de bons de commande imprimés.
Options liées aux bons de commande- Option de délivrance
- EDI/XML: au moment de délivrer des bons de commande, Workday achemine une version EDI ou XML à votre fournisseur et au réseau de ce dernier.
- Versions EDI/XML automatisées: lorsque vous délivrez des bons de commande, Workday génère une version EDI ou XML du bon de commande. Workday l’achemine ensuite au fournisseur lorsque l’administrateur approuve le bon de commande.
- Courriel: lorsque vous indiquez un courriel principal, vous pouvez délivrer un bon de commande en format PDF. Cette option nécessite une disposition pour impression du bon de commande. Si vous n’indiquez pas d’option de délivrance, Workday utilise l’option Impression.
- Impression :sélectionnez cette option pour délivrer des bons de commande imprimés. Cette option nécessite une disposition pour impression du bon de commande. Si vous n’indiquez pas d’option de délivrance, Workday utilise l’option Impression.
- Portail fournisseur: sélectionnez cette option pour délivrer des bons de commande uniquement dans le portail fournisseur.
- Courriel par défaut pour la délivrance de bons de commandeSélectionnez une ou plusieurs adresses de courriel que vous pouvez définir par défaut au moment de délivrer des bons de commande aux fournisseurs par courriel. Vous pouvez uniquement sélectionner des adresses de courriel si vous sélectionnez Approvisionnement dans l’invite Utiliser pour, dans l’onglet Coordonnées.
- Lien vers le site Web du fournisseur (multifournisseur) pour la délivrance de bons de commandeSi vous sélectionnezVersion XMLouVersion XML - Automatisé, sélectionnez le lien multifournisseur privilégié à utiliser lors de la délivrance de bons de commande pour le fournisseur. Vous pouvez également utiliser la tâcheMettre à jour des liens vers les sites Web de fournisseurspour inclure ce fournisseur à titre de multifournisseur.
- Désactiver les ordres de modificationSélectionnez cette option si le fournisseur n’accepte pas les ordres de modification.
- Option de délivrance des ordres de modificationSélectionnez cette option si l’option de délivrance des ordres de modification est différente de l’option de délivrance par défaut.
- Modalités d’expéditionetMode d’expéditionDéfinissez ces valeurs pour le fournisseur.
- Activer la substituation d'articles d'accusé de réception de bon de commandeSélectionnez cette option pour activer la substituation d'articles automatisée pour ce fournisseur à partir d'un accusé de réception de bon de commande. Si vous sélectionnez cette option, les substitutions d'articles admissibles provenant de ce fournisseur seront traitées. Si vous ne sélectionnez pas cette option, Workday empêchera la création d'ordres de modification pour les substitutions d'articles provenant de ce fournisseur. Pour créer un ordre de modification à partir d'un accusé de réception de bon de commande, vous devez exécuter ou planifier des mises à jour automatiques à partir de la tâchePlanifier des mises à jour automatiques à partir d'accusés de réception de bons de commande.
- Accusé de réception prévuSélectionnez cette option lorsque vous prévoyez que les fournisseurs envoient des accusés de réception de bons de commande lorsque vous délivrez des bons de commande. Cette configuration est importante lorsque vous utilisez les intégrations EDI 850 et EDI 855. Lorsque vous cochez cette case, Workday définit le segment ISA14 à1lorsque vous délivrez des fichiers EDI 850 au fournisseur. Ainsi, le fournisseur est avisé que vous vous attendez à recevoir un accusé de réception.
Options liées aux avis préalables d'expédition- Activer les avis préalables d'expéditionSélectionnez cette option pour activer les avis préalables d’expédition pour ce fournisseur.
- Échéance de l'avis préalable d'expédition en joursAu moment d’activer les avis préalables d’expédition, entrez le nombre de jours pour indiquer les moments auxquels l’acheteur peut s’attendre à recevoir des avis d’expédition de la part du fournisseur.
Délai d'approvisionnementIndiquez une valeur pour le nombre de jours entre ladate du documentdu bon de commande et la date de livraison prévue.- Workday utilise ledélai d’approvisionnementplusla date du documentpour calculer ladate d’échéancesur le bon de commande.
- Lorsqu’il existe plusieurs délais recommandation , Workday sélectionne le délai recommandation en fonction de ceux-ci, par ordre de priorité. Délai d'approvisionnement précisé le :
- L’article de fournisseur ou l’article de catalogue.
- Le fournisseur.
- Le locataire.
Remarque : Lorsqu’aucune date d’échéance n’est indiquée dans les lignes de biens, Workday utilise ladate d’échéance indiquée dans l’en-têtedes bons de commande pour insérer les lignes de biens correspondantes.Worktags connexesPour charger les worktags connexes dans les lignes des factures de fournisseurs non liées à des bons de commande, sélectionnez les valeurs applicables desworktags autoriséset des invitesde worktags par défaut.Vous pouvez définir des types de worktags pour les fournisseurs dans le rapportMettre à jour l’utilisation de worktags connexes.ClassificationsPour associer ce fournisseur à des codes de classification de l’approvisionnement, sélectionnez des catégories de dépenses et des hiérarchies.Ajoutez les classifications de votre fournisseur pour vous conformer aux exigences fédérales, de l’État ou des gouvernements locaux.Options liées aux travailleurs auxiliairesSi le fournisseur saisit des notes de frais dans Workday pour un travailleur auxiliaire ayant été embauché, sélectionnezNe pas rembourser les notes de frais des travailleurs auxiliaires.Lorsque vous ne remboursez pas les notes de frais des travailleurs auxiliaire , vous pouvez créer des factures manuelles pour rembourser leurs frais.Pièces jointesJoignez les pièces justificatives pour le fournisseur.Workday prend en charge les types de fichiers répertoriés dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Systèmepour les pièces jointes aux documents commerciaux.RemarquesIncluez les remarques du fournisseur. Workday enregistre lapersonnequi saisit les remarques et les datesde création.
Vous pouvez utiliser les fournisseurs dans les documents d’approvisionnement et pour les transactions suivant l’approbation.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de changement lié à un fournisseur.
- Définissez le statut du fournisseur .
- Créez des raisons pour les changements de statut de fournisseur.
- Pour mettre à jour des fournisseurs approuvés, accédez à la tâcheCréer un changement lié à un fournisseurdans le menu des actions connexes d’un fournisseur.
- Si votre fournisseur utilise des catalogues, créez ces derniers.
- Créez des bons de commande et des contrats de fournisseurs.
- Pour afficher la liste des rapports fournis par Workday et leurs descriptions, accédez au rapportWorkday Standard Reportset sélectionnezComptes de fournisseurs.
- (Facultatif) Accédez au rapportRechercher des fournisseurs en doublepour détecter et afficher les doublons potentiels d’enregistrements de fournisseurs.
- (Facultatif) Créez des rapports personnalisés à l’aide des champs personnalisés.
- (Facultatif) Configurez les catégories de pièce jointe pour les dépenses pour les objets de fournisseur.
- Pour limiter l’accès à l’information fiscale du fournisseur, configurez le domaineView: Supplier Tax Informationdans le domaine fonctionnel Suppliers.