Créer des bons de commande
- Créez des catégories de dépenses pour les bons de commande. Voir Créer des catégories de dépenses.
- Pour chaque fournisseur, précisez l’option de délivrancedes bons de commande dans la tâcheCréer un fournisseur.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un bon de commandeet la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Procurement.
- Sécurité :domaine Process: Purchase Order - Create/Editdans le domaine fonctionnel Procurement.
Vous pouvez créer des bons de commande à délivrer aux fournisseurs.
Pour faire le suivi des bons de commande par types de bons de commande, créez des types de bons de commande dans la tâche
Mettre à jour des types de bons de commande
.- Accédez à la tâcheCréer un bon de commande.
- Pour la sectionRécapitulatif, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Connexion aux fins de passation de commandeSélectionnez un site de fournisseur en particulier où délivrer des bons de commande. Workday alimente automatiquement les options de la tâcheModifier des connexions aux fins de passation de commandeet les champs ci-dessous en fonction des connexions aux fins de passation de commande plutôt qu’en fonction du fournisseur :- Courriel par défaut pour la délivrance de bons de commande
- Option de délivrance des bons de commande
- Mode d’expédition
- Modalités d’expédition
Montant du fretAutres fraisVous pouvez charger automatiquement ces prix du produit au marché dans les lignes à partir de l’en-tête du document. Ajoutez une catégorie de dépenses admissible à une affectation du fret et d’autres frais à au moins une ligne, comme cela a été défini dans la tâcheMettre à jour des catégories de dépenses.Exemple : vous achetez un appareil quelconque. Vous disposez d’une ligne pour l’appareil lui-même et d’une autre pour son installation.Accusé de réception prévuLorsque vous configurez le fournisseur de façon à obtenir automatiquement des accusés de réception de bons de commande, vous pouvez décocher cette case pour les bons de commande individuels. - Pour la sectionModalités et taxes/impôts, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Modalités de paiementType de paiement par défautAutomatiquement rempli à partir des sections Valeurs par défaut des bons de commande et Valeurs par défaut de paiement de la tâcheCréer un calendrier de bons de commande lié à un contrat de fournisseur.Date d'échéanceSélectionnez la date d’échéance pour l’exécution d’une commande.Modalités d’expéditionModes d'expéditionInstructions d’expéditionWorkday affiche l’information sur l’expédition en fonction des paramètres définis dans la tâcheMettre à jour l’information sur l’expédition. Workday sélectionne la source de l’information sur l’expédition dans l’ordre de priorité suivant :- Connexion aux fins de passation de commande
- Fournisseur
- Société
- Locataire
Vous pouvez préciser un mode d’expédition lorsque vous délivrez des bons de commande avec EDI 850 pour faciliter les commandes urgentes. Utilisez le champCode EDIpour préciser un mode d’expédition à votre fournisseur dans le cadre de transactions EDI 850.Contrat de fournisseurSélectionnez un contrat de fournisseur auquel associer le bon de commande.Lorsqu’une demande d’approvisionnement précise un contrat de fournisseur et que son sourçage se fait par ce bon de commande, l’information sur le contrat de fournisseur est automatiquement indiquée dans le bon de commande.Le contrat de fournisseur par défauts’affiche si vous cochez la case Activerla consolidation des demandes d’approvisionnement pour l’ensemble des contrats de fournisseurspendant la configuration du locataire.Option relative aux taxes par défautWorkday charge automatiquement cette valeur à partir du profil de fournisseur. Si le profil du fournisseur ne comporte pas d’option relative aux taxes ou pour remplacer celui-ci, sélectionnez une option relative aux taxes.Workday charge automatiquement l’option relative aux taxes dans la ligne à partir de l’en-tête, mais vous pouvez la remplacer au niveau de la ligne.Code de taxe par défautEst chargé automatiquement depuis le fournisseur. Si vous ne payez pas de code de taxe/$ par défaut ou que vous voulez le faire changer, consultez un code de taxe/impôt obligatoire.Le code de taxe/impôt de l'en-tête s'affiche automatiquement dans les lignes du document d'approvisionnement, que vous pouvez remplacer. - Pour la sectionCoordonnées, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Option de délivranceSi vous n’avez pas précisé d’option de délivrance, Workday indique automatiquement l’optionImpression, qui nécessite une disposition pour impression. - Pour l’ongletLignes de biens, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Assujettissement aux taxesAutomatiquement rempli à partir de la règle de traitement fiscal propre à l’article en fonction de l’adresse de destination, d’abord par article d’achat, puis par catégorie de dépenses.Code de taxe/impôtSi l’article est taxable ou imposable, le code provient automatiquement ducode de taxe/impôt par défautdans l’en-tête; vous pouvez remplacer ce code.Si vous l’avez configuré dans la tâcheCréer une règle de traitement fiscal des taxes sur les transactions propre à un pays, Workday l’indique automatiquement ici.Recouvrement de taxesWorkday charge automatiquement le pourcentage de taxe recouvrable dans la ligne de transaction en fonction de l’assujettissement aux taxes et du code de taxe/impôt. Vous pouvez remplacer cette sélection. Lorsque vous précisez le recouvrement de taxes, Workday applique le pourcentage de taxe recouvrable et le mode d’affectation au montant de taxe/impôt pour les taux de taxe/impôt liés au code de taxe/impôt.Utilisez la tâcheMettre à jour des recouvrements de taxespour préciser le recouvrement de taxes pour plusieurs taux de taxe/impôt liés à chaque code de taxe/impôt.Option relative aux taxesSélectionnezCalculer la taxe autocotiséelorsque les fournisseurs ou les bénéficiaires ne facturent pas les taxes. Sinon, sélectionnezCalculer les taxes à payer au fournisseurlorsqu’un fournisseur ou un bénéficiaire facture des taxes. L’option relative aux taxes que vous sélectionnez s’applique à certains documents que Workday génère à partir du bon de commande.Aucuns frais associésWorkday affiche le champAucuns frais associéssur :- Les lignes de bon de commande créées à partir des lignes de demande d’approvisionnement marquées de la mention Aucuns frais.
- Les ordres de modification pour les bons de commande qui sont associés à une ligne de biens marquée de la mention Aucuns frais.
Aucuns fraisn’est pas valide pour les bons de commande autonomes, car vous pouvez uniquement sélectionner le champ dans la demande d’approvisionnement.LivraisonLe champ Type de livraisonest alimenté automatiquement lorsque vous activez les articles en stock dans la catégorie de dépenses.Entrez le type de livraison :- Réapprovisionnement des stockspour ranger des biens dans un lieu de gestion des stocks.
- Réapprovisionnement Par Levellors du réapprovisionnement d’un emplacement Par Level.
N’entrez pas detype de livraisonsi les biens sont envoyés directement à un utilisateur.L’option Type de livraisona une incidence sur la comptabilité du bon de commande et sur la possibilité de faire le suivi de l’article dans Inventory.Lors du sourçage de demandes d’approvisionnement, lavaleur du champ Type de livraisonest automatiquement alimentée en fonction du type de demande d’approvisionnement que vous avez configuré dans la tâcheMettre à jour des types de demandes d’approvisionnement.Au moment de la création de nouveaux bons de commande, la valeurdu champ Type de livraisonest automatiquementRéapprovisionnement des stocks.Pour les articles juste-à-temps, la date d’échéance sur le bon de commande provient du délai d’approvisionnement JAT indiqué dans le catalogue de fournisseur.PrépayéesCochez la case Montantprépayépour indiquer que le montant de la ligne en question est prépayé.Workday coche automatiquement la case Comporteune ou des lignes de montant prépayédans l’onglet Détailsdes montants prépayéset remplit les factures de fournisseurs connexes avec les détails des montants prépayés provenant du bon de commande.Les catégories de dépenses pour les lignes de montant prépayé doivent être :- Sans suivi.
- Avec suivi à l’aide du traitement comptableCharge.
Lorsque la taxe n’est pas affectée dans une ligne de montant prépayé, elle ne sera pas incluse dans la comptabilité des montants prépayés des factures associées. À la place, elle utilise la règle d’inscription comptableTaxe sur les transactions.Contact destinataireSi la ligne de bon de commande provient d’une demande d’approvisionnement, Workday charge le contact destinataire de la ligne de demande d’approvisionnement correspondante.Les contacts destinataires dans les en-têtes de bons de commande proviennent des lignes de demande d’approvisionnement lorsque vous créez un bon de commande à partir d’une demande d’approvisionnement, car vous ne pouvez pas indiquer de contact destinataire dans l’en-tête de la demande d’approvisionnement.Livrer àL’emplacement de livraison est :- Un emplacement Par Level pour les demandes d’approvisionnement de type réapprovisionnement Par Level.
- Un lieu de gestion des stocks ou un emplacement de stockage pour les demandes d’approvisionnement de type réapprovisionnement des stocks.
- Tout emplacement, pour les demandes d’approvisionnement autres que celles de réapprovisionnement.
Lorsque vous activez la fonction multisociété, si letype de livraisonestRéapprovisionnement des stocks, la valeurLivrerà doit correspondre à la société de gestion des stocks et à la société indiquée dans la ligne de bon commande appropriée.Contrat de fournisseurS’affiche si vous avez activé la consolidation des demandes d’approvisionnement pour l’ensemble des contrats de fournisseurs pendant la configuration du locataire.Identifiants d’articlesIl s’agit d’autres identifiants pour l’article de catalogue, l’article de catalogue externe ou l’article d’achat.Lorsque vous configurez des bons de commande avec des identifiants d’articles principaux dans la tâcheMettre à jour les options d’affichage de types d’identifiants d’articles, Workday affiche jusqu’à trois identifiants d’articles. Vous pouvez sélectionner les articles restants qui ne sont pas marqués comme identifiants d’articles principaux dans la colonneIdentifiants d’articles supplémentaires.EmplacementSi vous enregistrez ces articles et faites leur suivi en tant qu’actifs de l’entreprise, sélectionnez l’emplacement de stockage et d’utilisation de ces articles.WorktagsUtilisez des worktags comme mots clés pour classer et rechercher plus facilement des transactions. Configurez les types de worktags dans la tâcheMettre à jour l’utilisation de worktags. Quand vous comprenez un type de worktag qui comporte des worktags connexes, Workday facture automatiquement les valeurs des worktags connexes pour les transactions.Vous activez Quand la mise en équilibre par worktag partielle dans la tâcheMettre à jour la configuration de la mise en équilibre par worktag, Workday équilibre les lignes d’écriture au moyen de worktags de mise en équilibre Les lignes d’écriture :- Héritent des worktags de mise en équilibre facultatifs en fonction des types de worktag sélectionnés.
- Génèrent les montants à payer et à recevoir à partir des écritures pour équilibrer les transactions.
- Pour indiquer que le montant d’un bon de commande est prépayé, accédez à l’ongletDétails des montants prépayés.Lorsque vous sélectionnez un type d’amortissement des dépenses prépayées, tenez compte des éléments suivants :
Option Description ManuelSélectionnez cette option pour procéder manuellement à l’amortissement des dépenses prépayées à une date future.(Facultatif) Entrez ladate d’amortissement prévueà des fins de suivi et de production de rapports.Vous pouvez utiliser ladate d’amortissement prévuepour la production de rapports et la création d’alertes personnalisées, mais Workday ne fait pas de validations avec cette date.Effectuez le règlement des paiements manuels de type d’amortissement des dépenses prépayées et payez-les avant de pouvoir amortir les dépenses.RéceptionSélectionnez cette option pour amortir les dépenses prépayées une fois le processus de gestionRéceptionterminé pour les éléments suivants :- Les bons de commande.
- Factures de fournisseurs générées à partir de bons de commande ou de contrats de fournisseurs.
PlanificationDéfinissez un calendrier d’amortissement des dépenses prépayées une fois le bon de commande approuvé. - (Facultatif) Remplissez l’ongletPièces jointespour ajouter des fichiers au bon de commande.Sélectionnez les catégories de pièces jointes afin de préciser le type de document. Vous pouvez définir une étape du processus de gestion pour acheminer les bons de commande avec une catégorie de pièces jointes précise à un autre approbateur.Cochez la caseExternepour inclure la pièce jointe au document commercial au format PDF que vous envoyez à votre fournisseur. Si vous ne sélectionnez pas cette option, la pièce jointe ne sera disponible que pour les travailleurs de votre organisation.
Workday lance les processus de gestion suivants lorsque vous soumettez des bons de commande :
- Événement lié à un bon de commande
- Événement de délivrance de bons de commande.
- Si vous utilisez l’option de délivranceVersion XML - Automatisé, le processus de gestionÉvénement de délivrance de bons de commande XMLdélivre automatiquement des bons de commande en version XML. Vous ne délivrez pas de bons de commande dans Workday.
- Si vous avez défini les détails des montants prépayés du bon de commande, ils s’ajoutent automatiquement aux factures de fournisseurs prépayées, que vous pouvez modifier si nécessaire.
- Lorsque vous affichez la transaction :
- Lesdétails de la ligneaffichent la répartition comptable de tous les frais de coûts qui sont payés d'avance aux lignes et aumontant bruttotal. Workday utilise le montant brut pour les éléments suivants :
- Débit de la comptabilité des dépenses.
- Frais payés par le payeur pour les réceptions.
- Vérification du budget des transactions de dépenses.
- Coût d’acquisition par défaut lors de l’enregistrement des actifs.
- L'ongletTaxe/Taxed'affiche le pourcentage élevé et la répartition des taxes de revenus et non remboursables en fonction des éléments suivants :
- Assujettissement aux taxes.
- Code de taxe/impôt.
- Montant taxable/imposable.
- Dans le rapportAfficher un bon de commande, Workday affiche :
- Les quantités commandées, réceptionnées et facturées dans l’ongletLignes de biens.
- Les montants commandés, reçus et facturés dans l’ongletLignes de services.
- Pour les quantités et les montants déjà facturés, Workday inclut des valeurs relatives aux ajustements de facture.
- Lorsque la vérification liée à la carte d’approvisionnement ou les lignes de contrat de fournisseur renvoient à des lignes de bon de commande, ces dernières s’affichent dans la colonneLignes du document commercial.
- Si la demande d’approvisionnement inclut des pièces jointes externes, ces dernières sont accessibles pour les fournisseurs :
- Lorsque vous délivrez des bons de commande au format PDF à l’aide de l’option de délivrance par courriel.
- À partir de la vue du bon de commande dans le portail fournisseur.
- Sélectionnezl’option Version imprimabledans le menu des actions connexes du bon de commande pour afficher une version imprimable avec le statutApprouvéouDélivré, quelle que soit l’option de délivrance que vous avez utilisée.
- Vous pouvez créer un calendrier d’amortissement de dépenses prépayées pour un bon de commande s’il comporte des lignes de montant prépayé et un amortissement de typeCalendrier.
- Si le bon de commande comprend des pièces jointes externes, celles-ci sont accessibles aux fournisseurs :
- Lorsque vous délivrez des bons de commande au format PDF à l’aide de l’option de délivrance par courriel.
- À partir de la vue du bon de commande dans le portail fournisseur.