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Dernière mise à jour : 2025-03-14
Étapes : définir les dépenses prépayées pour factures de fournisseurs

Étapes : définir les dépenses prépayées pour factures de fournisseurs

  • Configurez les processus de gestion dans le domaine fonctionnel Suppliers :
    • Événement d’amortissement de dépenses prépayées
      .
    • Événement lié à un calendrier d’amortissement de dépenses prépayées
       pour le type d’amortissement
      prépayéCalendrier
       .
    • Réception
       dans le domaine fonctionnel Procurement.
      Incluez l’étape d’action
      Créer une facture de fournisseur à partir d’une réception
       pour amortir après le règlement et le paiement de réceptions.
  • Définissez la règle d’inscription comptable
    Dépenses prépayées
     .
  • Définissez les sources d’écritures et les transactions, les règles d’inscription comptable et les exigences supplémentaires en matière de comptabilité d’engagements.
Pour vous procurer des biens et services dans des périodes comptables antérieures aux périodes pendant lesquelles les dépenses sont amorties, vous pouvez définir l’une des trois spécifications prépayées suivantes sur les factures ou les bons de commande :
  • Manuel : disponible pour la sélection sur les bons de commande et les factures. Lorsque vous créez une facture avec le type d’amortissement des dépenses prépayées, vous ne pouvez l’amortir qu’après avoir payé la facture. Une fois la facture payée, accédez aux actions connexes de la facture de fournisseur et sélectionnez
    Facture de fournisseur
    Créer l’amortissement de dépenses prépayées
    . Sélectionnez la date comptable pour créer une transaction opérationnelle afin de comptabiliser l’amortissement.
  • Réception : disponible uniquement pour la sélection sur les bons de commande et les factures de bons de commande. Pour amortir les réceptions, vous devez entrer la facture avant d’enregistrer la réception. Workday amortit le montant de chaque encaissement enregistré. Exemple : si vous recevez une facture de 1 000,00 $ en deux reçus de 500,00 $ chacun, Workday amortira 500,00 $ chaque fois que vous enregistrerez l’encaissement.
  • Calendrier : disponible pour la sélection sur les bons de commande et les factures. Voir : Créer des calendriers d’amortissement pour des bons de commande prépayés.
  1. Sélectionnez :
    1. Montant prépayé
       sur les lignes de bons de commande.
    2. Un
      type d’amortissement des dépenses prépayées
       dans l’onglet Détails
      des montants prépayés
       de :
      • Manuel
      • Réception
      • Planification
    Lorsque vous précisez des informations sur le prépaiement dans des bons de commande, les détails sont automatiquement chargés sur les factures de fournisseurs et les reçus.
  2. Lorsque vous créez un calendrier d’amortissement pour les bons de commande prépayés, les détails sont persistants dans le calendrier d’amortissement de factures de fournisseurs prépayées.
  3. Vous pouvez également créer une facture de fournisseur sans bon de commande. Voir : Créer une facture de fournisseur sans bon de commande.
  4. (Facultatif) À partir du menu des actions connexes d’une facture de fournisseur, accédez à la tâche
    Changer le type d’amortissement de dépenses prépayées
     .
    Vous pouvez modifier le type d’amortissement des dépenses prépayées sur les factures de fournisseurs avant de créer des amortissements. Les factures doivent être :
    • Prépayées
    • Non liées à un ajustement comptable
    Sécurité : domaine
    Process: Supplier Invoice – Prepayments
  6. Utilisez un ajustement comptable pour reclasser les factures de fournisseurs en factures prépayées. Vous pouvez amortir manuellement des versements de prépaiement ou créer des calendriers d’amortissement pour les lignes de transaction d’ajustement comptable de prépaiement.
Workday enregistre la comptabilité opérationnelle dans les comptes de grand livre que vous définissez dans la règle d’inscription comptable
Dépenses prépayées
 . La nouvelle comptabilité crédite le compte utilisé par la règle d’inscription
Dépenses prépayées
 et débite le compte utilisé dans la règle d’inscription propre
au compte de dépenses
 .
Votre organisation paie à l’avance les factures de fournisseurs :
  • Pour un événement annuel qui précède la période comptable de l’événement, puis amortit la dépense lorsque l’événement se produit.
  • Pour un contrat d’assurance annuel pour recevoir un escompte de fournisseur, puis l’amortit mensuellement sur12 mois, plutôt que de tout comptabiliser en janvier.
  • En vertu d’un calendrier récurrent pour un contrat de location que vous payez chaque trimestre et que vous amortissez mensuellement.
  • Dans l’onglet
    Détails des montants prépayés
      :
    • Affichez les données comptables dans la facture de fournisseur prépayée.
    • Afficher des bons de commande prépayés et des calendriers de factures de fournisseurs à chaque type de document commercial.
  • Affichez les versements associés à des factures de fournisseurs prépayées et la comptabilité à partir de calendriers de factures de fournisseur prépayées.