Éléments à prendre en compte pour la définition : limites des revenus et des retenues
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des limites des revenus et des retenues. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
Bien qu’il soit possible d’utiliser des limites de revenus et de retenues dans Payroll for France, celles-ci sont peu utilisées en France.
De quoi s’agit-il?
Les limites permettent de définir quand Workday arrête le traitement des revenus et des retenues en fonction d’une valeur maximale que vous pouvez configurer.
Avantages pour l’entreprise
Les limites :
- Facilitent la conformité aux exigences réglementaires en provoquant l’arrêt automatique des cotisations, comme les retenues pour la retraite ou l’épargne santé.
- Réduisent l’effort manuel nécessaire pour ajuster la paie nette des travailleurs en fonction de ces exigences, en vous permettant de configurer les limites applicables à l’employeur et aux employés.
- Offrent un meilleur contrôle et une plus grande flexibilité puisqu’elles peuvent s’appliquer à une ou plusieurs composantes de la paie.
Cas d’utilisation
Vous pouvez configurer des limites pour des composantes de la paie, comme :
- Les dons de bienfaisance (CAN, R.-U., É.-U.).
- Les montants combinés des cotisations de l’employeur et de l’employé.
- Cotisations à un compte de gestion santé flexible (CAN, É.-U.).
- Paiements de cotisation au compte d’épargne santé (compte d’épargne santé) (É.-U.).
- Les remboursements de prêts.
- Cotisations à un régime de retraite, comme un régime 401(k) (É.-U.) et un REER (CAN).
- Les remboursements des frais de transport.
Vous pouvez également configurer des limites sur les calculs associés, telles que :
- Une limite de salaire de 415 pour les comptes de retraite (É.-U.).
- Pour les revenus de taxe/impôt et non imposables (R.-U.).
- pour le maximum des gains annuels ouvrant droit à pension (CAN).
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels types de revenus et de retenues devez-vous limiter? | Pour Payroll for Canada, UK et les États-Unis, Workday fournit des limites législatives dans les tables d’impôt que vous pouvez utiliser lors de la configuration des revenus et des retenues. Exemples :
Vous pouvez également utiliser ces calculs pour établir vos propres limites, par exemple pour traiter les cotisations de contrepartie de l’employeur pour les comptes de retraite. Les composantes de la paie inactives et les paiements manuels ne contribuent pas aux limites. Les limites des composantes de la paie fondées sur le poste s’appliquent à chaque poste. |
Combien de revenus ou de retenues souhaitez-vous limiter? | Vous pouvez configurer des limites qui prennent en compte un ou plusieurs revenus en utilisant des cumuls de paie.
Par exemple, vous pouvez établir des limites sur une retenue de régime de retraite en tenant compte des éléments suivants :
Vous pouvez également configurer des limites sur les calculs associés, par exemple pour définir les limites de salaire. |
À quelles périodes souhaitez-vous appliquer des limites? | Les limites s’appliquent toujours à une période de solde, comme le cumul annuel. Vous pouvez utiliser les périodes de soldes prédéfinies par Workday ou créer les vôtres pour définir des limites sur des périodes de paie données. Exemple : vous pouvez utiliser une période de solde pour l’année en cours en fonction des dates de paiement des limites prévues par la loi qui sont réinitialisées chaque année d’imposition.
Lorsque vous utilisez la période actuelle comme période de solde, Workday applique tous les montants à la limite de la période. Exemple : vous configurez une limite par période sur un revenu. Les différences de la paie rétroactive d’un travailleur sont traitées dans la paie actuelle pour le même revenu. Workday applique à la fois le revenu rétroactif et le revenu actuel à la limite. |
Pour qui souhaitez-vous appliquer des limites? | Lorsque vous configurez des limites, elles s’appliquent à tous les travailleurs admissibles au revenu, à la retenue ou au calcul associé. Vous pouvez définir des remplacements pour les travailleurs et les composantes de la paie pour :
Exemple : vous embauchez un travailleur en milieu d’année et souhaitez comptabiliser ce qu’il a déjà cotisé à son compte de retraite dans son emploi précédent. Vous pouvez configurer un remplacement pour ce travailleur pour ignorer la limite appliquée à tous les autres travailleurs et utiliser plutôt une retenue pour mémoire. Si vous configurez plusieurs limites pour les composantes de la paie, Workday applique le remplacement à toutes les limites. Exemple : vous configurez une limite annuelle de report facultatif et une limite de cotisation annuelle dans le cas d’une retenue de retraite d’un employé. Lorsque vous définissez une limite de remplacement pour un travailleur qui a cette retenue, Workday remplace les deux limites de calcul associés. |
Utilisez-vous Benefits? | Vous pouvez configurer certaines limites dans Benefits ou Workday Payroll, selon votre mise en œuvre des régimes d’avantages sociaux :
|
Recommandations
- Utilisez les calculs prédéfinis par Workday comme limites avant de créer les vôtres, car Workday met à jour les montants réglementaires prédéfinis, par exemple pour :
- Les périodes de soldes.
- Limites du régime de retraite (CAN, R.-U., É.-U.).
- Utilisez les tables de consultation pour stocker et mettre à jour les limites afin de réduire les mises à jour manuelles.
- Configurez une nouvelle date d’effet lorsque vous mettez à jour les limites dans les composantes de la paie, car les limites sont propres à des périodes. Si vous n’ajoutez pas de nouvelle date d’effet, Workday applique la limite à la période de paie actuelle. Exemple : la période de paie actuelle est décembre et vous souhaitez configurer une limite à compter de l’année prochaine. Lorsque vous n’ajoutez pas de nouvelle date d’effet et traitez la paie pour décembre, Workday applique la limite au mois de décembre.
- Créez des calculs sur les composantes de la paie au lieu d’utiliser des limites afin que Workday fasse une évaluation distincte pour les résultats en cycle, hors cycle et rétroactifs dans la période actuelle.
Exigences
Dans Payroll for Canada and the US, mappez les revenus et les retenues aux régimes et à d’autres sources, comme les régimes de rémunération ou d’avantages sociaux, ou aux totaux du suivi des heures. Si vous avez plusieurs régimes d’avantages sociaux comportant des limites différentes, ne mappez pas les régimes à la même retenue. Le mappage d’un régime à une retenue distincte assure des calculs de limites précis. Vérifiez l’exactitude de vos calculs réglementaires, car Workday ne fournit pas toutes les limites réglementaires. Exemples :
- Dans Payroll for Canada, Workday fournit des limites pour les régimes de retraite REER, mais ne fournit pas de limites pour les dons autres qu’en espèces que les travailleurs peuvent recevoir au cours d’une année.
- Dans Payroll for the US, Workday fournit des limites pour les régimes de retraite 401 000, mais ne fournit pas de limites pour les transits par l’IRS.
Dans Payroll for the UK, mappez les revenus et les retenues à des régimes ou à d’autres sources pour la valeur calculée de la composante de la paie, comme les régimes de rémunération ou d’avantages sociaux.
Limites
Workday ne prend pas en charge tous les types de données sur les travailleurs dans les calculs personnalisés de la paie. Vous ne pouvez donc pas configurer de limites fondées sur ces types. Exemple : vous ne pouvez pas configurer de limites en fonction des types d’adhésions syndicales.
Dans Payroll for Canada, lorsque des sociétés fusionnent ou font des acquisitions, Workday ne reporte pas les montants contribuant aux limites réglementaires. Vous pouvez entrer ces montants manuellement.
Dans Payroll for the US, Workday ne fournit pas de calculs de limites pour les cotisations au compte d’épargne santé qui sont calculées au prorata pour un passage en milieu d’année de la garantie familiale à la garantie unique. Vous pouvez configurer des remplacements de limites liées à la paie pour tenir compte du calcul au prorata.
Configuration du locataire
Dans Payroll for the US, vous pouvez accéder à la tâche
Modifier la configuration du locataire - HCM
pour inclure des options supplémentaires liées aux cibles de garantie de compte d’épargne santé. Vous pouvez ensuite sélectionner la limite de famille ou d’employé comme limite de l’IRS pour ces cibles supplémentaires.Il n’y a aucune incidence sur Payroll for Australia, Canada, France ou UK.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific)
| Permet aux utilisateurs de créer et de modifier des composantes de la paie et d’accéder aux rapports pour passer en revue les éléments suivants :
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Set Up: Payroll (Taxes View)
| Permet aux utilisateurs d’afficher les données d’impôt prédéfinies par Workday, notamment :
|
Worker Data: Payroll (Limit Overrides)
| Permet aux utilisateurs d’afficher et de mettre à jour les remplacements de limites liées à la paie pour les travailleurs. |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Toutes les périodes de soldes
| Permet d’afficher les soldes prédéfinis par Workday que vous pouvez utiliser pour créer des limites. |
Tous les calculs
| Permet d’afficher les calculs que vous pouvez utiliser avant de créer des limites personnalisées. |
Toutes les retenues
| Permet d’afficher les limites configurées pour chaque retenue. |
Tous les revenus
| Permet d’afficher les limites configurées pour chaque revenu. |
Tous les cumuls de paie
| Permet d’afficher les limites configurées pour chaque cumul de paie. |
Tous les calculs associés des composantes de la paie
| Permet d’afficher les limites configurées pour chaque calcul associé de la composante de la paie. |
Toutes les données d’impôt de la paie
| Dans Payroll for Canada et the US :
Permet d’afficher les limites réglementaires de salaire et de paiement prédéfinies par Workday. |
Toutes les données des ordonnances de saisie sur salaire
| Permet d’afficher les règles de calcul prédéfinies par Workday pour le calcul des ordonnances de saisie, incluant ce qui suit :
|
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour charger ou récupérer en masse des remplacements de limites :
- Get Payroll Limit Overrides
- Put Payroll Limit Override
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avantages sociaux | Vous pouvez mapper les régimes d’avantages sociaux aux composantes de la paie, ce qui permet de configurer les limites des composantes de la paie mappées. Workday transfère uniquement l’information de Benefits à Payroll, et non l’inverse.
Coordonnez-vous avec votre service des avantages sociaux pour assurer le respect des limites et éviter les cotisations excessives. |
Historique de la paie | Lorsque vous exécutez la tâche Exécuter le calcul de la paie de l’historique , Workday calcule les montants brut et net et contourne les limites. |
Calculs de la paie rétroactive | Vous pouvez limiter les calculs de paie rétroactive en fonction des éléments suivants :
Lorsque vous calculez la paie pour une période cible, Workday inclut les différences de paie rétroactive dans la retenue ou le revenu actuel. Lorsque les différences dépassent une limite que vous avez configurée pour les composantes de la paie, Workday réduit la différence totale de paie rétroactive pour les périodes recalculées à cette limite. Lorsque vous interrompez les résultats de la paie rétroactive, Workday applique tout de même ces résultats aux limites que vous recalculez pour les périodes antérieures dans la paie rétroactive, y compris les résultats des calculs de la loi américaine sur les normes d'emploi (Fair Labor Standards Act) pour Payroll for the US. Vous pouvez créer des composantes de la paie pour mémoire pour compenser les résultats que vous souhaitez interrompre afin de résoudre les incohérences entre les résultats de la paie rétroactive et ceux de la paie. Lorsque vous interrompez les résultats de la paie rétroactive, Workday les applique tout de même aux limites que vous recalculez pour les périodes antérieures dans les calculs de la paie rétroactive. Vous pouvez créer des composantes de la paie pour mémoire pour compenser les résultats que vous souhaitez interrompre afin de corriger les écarts entre les résultats de la paie rétroactive et ceux de la paie. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.