Éléments à prendre en compte pour la définition : historique de la paie

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de l’historique de la paie. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

L’historique de la paie est un enregistrement des paiements effectués à vos employés avant que vous ne commenciez à utiliser Workday Payroll. Vous chargez ces données dans Workday pour établir les soldes d’ouverture des employés.

Avantages pour l’entreprise

L’historique de la paie améliore la précision des calculs de la paie en vous permettant d’inclure les détails de paie précédents de vos employés. Vous pouvez utiliser l’historique de la paie pour intégrer des données issues de sources externes et ainsi rendre vos calculs de paie plus flexibles.

Cas d’utilisation

Pour garantir l’exactitude des calculs de la paie, vous pouvez charger les données de la paie historiques à partir de systèmes externes ou d’anciens systèmes. Exemple : vous commencez à utiliser Workday Payroll à la moitié de l’exercice, vous avez donc besoin de l’historique de la paie pour rapprocher l’année d’imposition en cours.

Le chargement des données vous permet d’inclure l’historique de la paie dans les calculs depuis le début de l’année. Pour le Canada, le Royaume-Uni et les États-Unis, Workday vous permet également d’inclure des calculs depuis le début du trimestre.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Combien de fois voulez-vous charger l’historique de la paie?	Workday vous recommande de charger l’historique au moins deux fois. Par exemple, dans une zone de test, puis dans votre zone de production dans Workday. Assurez-vous de pouvoir répéter le chargement avec les mêmes paramètres et données chaque fois pour éviter les erreurs. Chargez l’historique à la période de paie finale dans votre ancien système de paie.
Je commencerai à utiliser le traitement de la paie au début d’une nouvelle année d’imposition, dois-je charger un historique?	Oui, si vous avez des éléments de paie qui ne s’inscrivent pas dans une seule année d’imposition. Voici certains exemples : Les ordonnances judiciaires ou de saisie avec solde restant dû. Les soldes de prêts aux employés et remboursements d’abonnements de transport.
Avez-vous des employés avec plusieurs enregistrements historiques dans la même société?	Workday vous recommande de récapituler les données d’un employé, à partir de sa dernière période d’emploi, pour que le changement s’effectue correctement. Au lieu des totaux pour chaque exécution de la paie, fournissez les valeurs additionnées. Pour Payroll for the UK uniquement, lorsqu’un employé a plusieurs périodes d’emploi, vous devez charger l’historique récapitulé pour chaque période d’emploi. Par exemple. Pour un employé qui a été embauché, dont l’emploi a pris fin et réembauché, chargez deux périodes de l’historique. Chaque période d’emploi a son propre identifiant de paie et son propre montant de la paie depuis le début de l’année.
Pour quelles périodes de paie avez-vous besoin de charger l’historique?	Workday ne vous empêche pas de charger plusieurs périodes. Toutefois, pour éviter les éventuels écarts ou remplacements dans les données, il est recommandé de charger et de calculer l’historique dans l’ordre de la séquence des périodes. Pour Payroll for the US uniquement, Workday vous recommande de charger l’historique de la paie pour l’année d’imposition en cours uniquement. Pour les trimestres finalisés, chargez l’historique par trimestre. Si vous avez des trimestres partiels, chargez l’historique par période de paie. Pour Payroll for Canada, France, and the UK, en raison du temps et des efforts potentiels pour extraire, charger et rapprocher l’historique de la paie, Workday vous recommande de charger un enregistrement d’historique par période d’emploi. Chaque enregistrement inclut les valeurs de cumul annuel couvrant les périodes fiscales de cette période d’emploi, au lieu de charger les enregistrements d’historique pour chaque période de paie de l’année d’imposition.
Dans Payroll for Australia, traitez-vous des calculs de la paie qui nécessitent que l’historique de la paie d’un travailleur soit calculé avec précision?	Chargez le cumul des montants depuis le début de l’exercice des travailleurs pour : Salaires imposables PAYG. PAYG et STSL réguliers retenus. Les salaires imposables et la valeur PAYG retenues sous forme de primes, de commissions ou de paie rétroactive liées à un exercice précédent pour lequel la valeur PAYG a été calculée à l’aide du calendrier ATO 5 - Méthode B(il) Salaires imposables et et PAYG retenus sur tout paiement rétroactif appliqué à des périodes précises de l’année d’imposition actuelle en utilisant le calendrier 5 - Méthode B(i) pour les paiements rétroactifs appliqués à des périodes précises de l’année d’imposition actuelle. Si vous ne chargez pas l’historique de la paie depuis le début de l’exercice complet, pensez à utiliser les revenus pour mémoire pour charger les montants depuis le début de l’exercice, afin d’éviter toute incidence sur les déclarations STP.
Dans Payroll for Australia, comment vous assurerez-vous que les chiffres cumulés depuis le début de l’exercice transférés ne génèrent pas de rapports STP en double?	En raison du temps et des efforts potentiels pour extraire, charger et rapprocher l’historique de la paie et pour mapper les anciens éléments de la paie par rapport à la catégorie dans Workday, Workday vous recommande de charger uniquement les éléments liés à la paie non déclarants qui sont nécessaires pour prendre en charge les calculs qui dépendent de l’historique de la paie . Si vous décidez de charger l’historique des éléments à déclarer STP : Créez un événement de paie à 0 $ dans votre système de paie précédent avant de commencer à générer la production de rapports dans Workday. Chargez l’historique de tous les éléments de paie à déclarer et rapprochez-les avant votre première production de rapports STP, même dans Workday.

Recommandations

Pour améliorer la performance et réduire le nombre de vérifications devant être effectuées après le chargement des données, Workday vous recommande de charger uniquement les données historiques requises pour les calculs et la génération de rapports de la paie en cours.

Pour garantir la disponibilité des données historiques qui affectent la paie actuelle, Workday recommande de charger l’historique des paiements de la paie avant d’exécuter votre premier calcul de paie. Exemple : remboursements de prêts aux employés pour des prêts ayant des soldes restants dus.

Lors du chargement de l’historique à la suite d’une acquisition :

Dans Payroll for Australia, Canada, France et aux États-Unis, créez un groupe de paie distinct pour les employés payés par l’organisation acquise. Ce groupe de paie vous permet de séparer les employés à des fins d’audit jusqu’à ce que toutes les données de leur historique soient correctement chargées dans Workday. Après avoir chargé leur historique de paie, transférez-les dans le groupe de paie auquel ils appartiennent dans la nouvelle organisation.

Pour Payroll for the UK uniquement, lors du chargement de l’historique à la suite d’une acquisition, utilisez l’aperçu de votre bac à sable pour tester et rapprocher l’historique de la paie. Après avoir vérifié que toutes les données ont été chargées correctement, reproduisez vos actions dans votre locataire de production Workday.

Pour éviter les erreurs ou les omissions dans les rapports de rapprochement de groupes de paie, chargez l’historique de la paie avant d’enregistrer la fin d’emploi ou l’absence des employés.

Après avoir chargé les données de votre historique, vérifiez les dossiers des employés pour vous assurer que leur date de fin de la période est postérieure à leur date d’embauche.

Après le chargement, vérifiez les employés pour vous assurer qu’ils sont dans le locataire. Exemple : comparez les noms/identifiants à leur numéro d’employé à l’aide d’un rapport du locataire.

Exigences

Avant d’exécuter votre premier calcul de la paie dans Workday :

Pour Payroll for the US uniquement, si vous commencez au milieu du trimestre ou du milieu de l’année, chargez l’historique des paiements à partir de votre système de paie externe ou de votre ancien système.

Pour Payroll for Canada, France et the UK, si vous commencez en milieu d’année, chargez l’historique des paiements à partir de votre système de paie externe ou de votre ancien système.

Vous devez affecter un identifiant Workday, tel qu’un numéro d’employé, à chaque identifiant de paie externe ou ancien identifiant que vous chargez, pour pouvoir exécuter un paiement de l’historique pour l’employé.

Limites

Vous pouvez ajouter ou corriger l’historique de la paie en tout temps. Toutefois, l’ajout ou la modification des résultats de l’historique d’un employé peut affecter les calculs et les résultats qui utilisent les soldes de l’historique.

Dans Payroll for Australia, la modification des résultats de l’historique d’un employé peut entraîner des rapports STP incorrects.

Une fois que vous avez finalisé l’historique de la paie, vous pouvez modifier manuellement l’historique finalisé par employé. Si vous devez corriger les données de plusieurs employés après avoir chargé l’historique, vous pouvez charger un fichier d’historique des corrections. Le fichier de corrections contient les différences entre le fichier d’historique de la paie original et finalisé et les valeurs correctes à conserver dans Workday.

Avant de modifier l’historique de la paie pour un employé, à l’aide de la tâche Exécuter

un paiement de l’historique pour un travailleur

Dans Payroll for Australia, affectez un groupe de paie pour l’Australie avant de charger un identifiant de paie et d’exécuter le paiement de l’historique.

Dans Payroll for the UK, affectez un groupe de paie pour le Royaume-Uni avant de charger un identifiant de paie et d'exécuter le paiement de l'historique.

Configuration du locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Pay Calculation (History): Ad Hoc Actions dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet d’enregistrer ou de corriger l’historique de la paie pour un employé.
Process: Load, Calculate, Cancel, Complete History dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet de charger en masse l’historique de la paie des employés.
Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll.	Permet à Payroll for the UK uniquement, de charger l’historique pour : Les indemnités de jour férié. L’inscription automatique aux régimes de retraite. L’indemnité de maladie prévue par la loi.

Processus de gestion

Aucune incidence.

Production de rapports

Exécutez le

rapport sur le traitement de calcul de la paie

pour traiter les paiements de l'historique. Vous pouvez utiliser les facettes de la recherche pour filtrer et appliquer les actions en masse suivantes pour les résultats de paiement de l’historique sélectionnés dans le rapport :

Annuler

Finalisé

Recalculer

Intégrations

Vous pouvez utiliser ces services Web pour téléverser et récupérer en masse l’historique de la paie des employés :

Get_Payroll_History_Payments

Import_Payroll_History_Payment

Put_Payroll_History_Payment

Pour Payroll for the UK uniquement, vous pouvez également utiliser les services Web suivants :

Get_Payroll_Holiday_Pay_History

Get_Payroll_SSP_History

Get_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History

Import_Payroll_Holiday_Pay_History

Put_Payroll_SSP_History

Put_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History

Connexions et interactions

Payroll est connecté à plusieurs autres domaines dans Workday. Selon les parties de Workday que vous utilisez, vérifiez ou définissez les données dans différents domaines lorsque vous chargez l’historique de la paie.

Interaction	Éléments à prendre en compte
Absence	Révisez : Les types d’absences pour garantir que des indicateurs sont définis pour prendre en charge le traitement de la paie. Les types d’absences pour garantir qu’ils répondent à toutes les exigences de traitement de la paie.
Régimes d'avantages sociaux	Pour permettre à Workday de traiter les cotisations et les paiements grâce au traitement de la paie, faites correspondre tous les régimes d’avantages sociaux existants aux revenus et aux retenues de la paie. Vérifiez les règles d’inscription qui contrôlent les dates de début et de fin des retenues afin qu’elles se synchronisent avec le traitement de la paie.
Rémunération	Vérifiez votre liste d’éléments de rémunération pour vous assurer qu’ils sont mappés aux revenus. Assurez-vous qu’il existe des éléments et des régimes de rémunération pour tous les revenus qui doivent être traités par la rémunération plutôt que par les données entrantes de la paie.
Gestion du capital humain	Révisez les processus de gestion HCM pour déterminer si des étapes du traitement de la paie doivent être : Ajoutées. Par exemple, l’affectation à un groupe de paie, les impôts et les choix de paiement. Supprimées. Par exemple, le traitement de l’interface de paie.
Suivi des heures	Associez les marqueurs de calcul des heures aux revenus ou aux retenues pour utiliser les blocs d’heures approuvés comme données entrantes lors du paiement des employés.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Concept : choix du chargement de l’historique de la paie

Étapes : charger l’historique de la paie par lot