Éléments à prendre en compte pour la définition : paie des travailleurs absents

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la paie des travailleurs absents. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Vous pouvez traiter la paie des travailleurs absents en définissant :

Quels types d’absences ont une incidence sur leur paie.

Quels revenus payer pendant leur absence.

Quelles retenues calculer et mettre en arriérés pendant leur absence.

Quand payer les revenus.

Le traitement des paiements des travailleurs absents inclut également les calculs de conformité associés et la préparation des déclarations réglementaires.

Avantages pour l’entreprise

Workday Payroll s’intègre parfaitement à Workday Absence Management pour vous permettre de traiter le paiement des travailleurs absents en fonction des données d’absence entrées par vos partenaires RH.

Workday vous aide également à satisfaire aux exigences propres à votre pays en :

Calculant des impôts sur les paiements.

Rationalisant la préparation des rapports dans un seul système.

Cas d’utilisation

Vous pouvez traiter le paiement des travailleurs absents pour :

Des retenues d’avantages sociaux et de retraite.

Un deuil.

Différences de revenus en raison d’absences prévues par la loi (FRA, R.-U.).

Emplois multiples (CAN, É.-U.).

Une absence parentale ou familiale.

Une paie partielle pour un congé sabbatique.

Une invalidité de courte durée.

Congé de maladie (CAN, R.-U., É.-U.).

Vous pouvez également traiter la paie des travailleurs qui passent d’un type d’absence à un autre, par exemple d’un congé parental payé à un congé parental non payé.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quels revenus ou retenues devez-vous traiter pour les travailleurs absents?	Pour les travailleurs absents dont l’absence a une incidence sur la paie, Workday applique des critères d’admissibilité pour traiter automatiquement : Les composantes de la paie, telles que les différences de paie rétroactive ou les données entrantes uniques de la paie. Vous pouvez spécifier d’autres composantes de la paie à calculer en fonction des types d’absences et de travailleurs à l’aide de l’onglet Inactif (en cycle, remplacement sur demande) de votre catégorie d’exécution. Des paiements uniques et des primes de Workday Compensation sans configuration supplémentaire dans l’onglet Inactif (en cycle, remplacement sur demande) . Dans Payroll for Canada and the US, pour les travailleurs ayant plusieurs emplois et plusieurs types d’absences : Workday traite les composantes de la paie pour l’union des types d’absences fondées sur le poste et fondées sur le travailleur. Workday traite les composantes de la paie du type d’absence de l’emploi principal, que l’absence soit fondée sur le poste ou sur le travailleur.
Quelles périodes d’emploi voulez-vous que les primes couvrent pour les travailleurs absents? (É.-U.)	Vous pouvez configurer les primes FLSA (Fair Labor Standards Act) pour : Affectez la prime aux périodes inactives et demandez à Workday de réduire la prime totale en fonction des périodes où les travailleurs sont absents. Ignorent les périodes inactives et répartissent la prime totale sur les périodes actives au cours des dates de couverture. Les périodes actives peuvent couvrir plusieurs périodes de paie. Affectez la prime totale sur toutes les périodes FLSA dans la fenêtre de garantie. Affectez la prime totale sur les périodes FLSA actives et les périodes FLSA inactives comportant des heures FLSA.
Avez-vous besoin de traiter les absences de reclassement? (FRA)	Vous pouvez configurer Workday pour traiter les absences de reclassement et : Payer les revenus appropriés à chaque phase de l’absence, comme la période de préavis ou la période juridique. Exonérez les indemnités de reclassement des cotisations sociales pour la période juridique et les assujettissez à la CGS/CRDS sur le revenu de remplacement.
Quels types d’absences traitez-vous? (AUS, FRA, UK)	Pour Payroll for Australia, vous pouvez créer des types d’absences pour les paiements d’absences prévues par la loi. Assurez-vous de fournir tous les renseignements requis pour le type d’absence. Dans Payroll for France, vous pouvez déclarer les types d’absences dans la DSN en mappant les types d’absences de Workday à ceux qui sont déclarés dans la DSN. Pour Payroll for the UK, vous pouvez créer des types d’absences pour les paiements d’absences légales. Assurez-vous de fournir tous les renseignements requis pour le type d’absence. Exemples : La date d’échéance prévue de l’indemnité de maternité réglementaire (Statutory Maternity Pay) ou de l’indemnité de paternité réglementaire (SPP) pour calculer les taux de rémunération. La date prévue d’accouchement ou la semaine de travail pour déterminer la semaine admissible au congé payé. Workday calcule les paiements réglementaires en fonction des semaines entières finalisées au cours de la période de paie. Workday ne paie pas de semaine partielle tant que cette semaine n’est pas finalisée au cours d’une période de paie suivante.
Quelles sont les exigences de déclaration pour les travailleurs absents? (AUS, CAN, R.-U.)	Afin de répondre aux exigences en matière de production de rapports dans Payroll for Australia, utilisez la tâche View STP Reporting Categories pour mapper les composantes de la paie de chacun de vos types d’absences à la catégorie Single Touch Payroll (STP) correspondante. Dans Payroll for Canada, Workday alimente les données du relevé d’emploi (RE) des travailleurs : En absence, après avoir soumis le processus de gestion Demander une absence . Avec une rémunération assurable pour au moins une période de paie. Vous pouvez créer un relevé d’emploi pour ces travailleurs en utilisant la tâche Créer des données de relevé d’emploi pour des événements . Pour Payroll for the UK, afin de répondre aux exigences juridiques en matière de déclaration des données de paie et des cotisations à la National Insurance (NI), vous pouvez : Préparez la soumission de paiement complet pour l’information sur les heures réelles (FPS). Soumettez vos déclarations RTI directement à HMRC via le service en ligne HMRC RTI. Lorsque les travailleurs demandent une absence ou reviennent d’une absence en milieu de période, Workday génère une soumission de données RTI FPS par sous-période créée pour l’absence. Dans ce cas, accédez à la tâche Run UK RTI FPS pour lancer une intégration RTI FPS pour chaque soumission, par ordre croissant. Attendre que chaque soumission soit acceptée avant d'envoyer la suivante.
Comment voulez-vous gérer les fiches de paie et les chèques des travailleurs absents? (CAN, R.-U., É.-U.)	Dans Payroll for Canada and the US, vous pouvez configurer le nombre de chèques à fournir aux travailleurs absents lorsque : Ils le demandent ou reviennent d’une absence au milieu d’une période. L’absence est fondée sur le travailleur. Vous pouvez sélectionner Composante de la paie comme type de calcul au prorata pour la catégorie d’événements à l’origine du calcul au prorata de la paie Brut au net pour des absences avec remplacement à l’échelle du locataire dans le rapport Maintain Payroll Proration Override . Ce paramètre vous permet de générer un chèque pour toute la période de paie. Vous ne pouvez pas revenir au calcul au prorata du brut au net après avoir activé le calcul au prorata des composantes de la paie et finalisé la paie. Dans Payroll for the UK, vous pouvez envoyer des versions papier des formulaires P60 aux travailleurs absents qui choisissent de recevoir des copies papier de leurs fiches de paie.

Recommandations

Pour optimiser la performance, Workday vous recommande de configurer :

Les catégories d’exécutions en utilisant le statut du traitement de la paie le plus précis pour repérer les travailleurs à traiter. Exemple : utilisez l’option Absent avec des données entrantes uniques de la paie
plutôt que Absent
avec le critère de sélection

Payroll Input (Onetime) Exists for Pay Component

Les composantes de la paie avec des critères d’admissibilité afin que les calculs soient exécutés seulement pour les travailleurs admissibles. Exemple : configurer l’indemnité d’invalidité ou le congé parental uniquement pour les travailleurs admissibles.

Pour éviter les calculs et les rapports inexacts, chargez l’historique de la paie avant de mettre les travailleurs en absence. Dans Payroll for the UK, chargez également les montants de taxes depuis le début de l’année pour chaque type de taxe/impôt.

Dans Payroll for the UK, configurez l’indemnité de maladie prévue par la loi (Statutory Sick Pay) comme des congés plutôt que des absences afin d’entrer des taux de rémunération différents pour chaque période d’absence. Créez uniquement un type d’absence pour les indemnités de maladie prévues par la loi afin de gérer les congés de maladie de longue durée, qui nécessitent également une configuration de congés pour les congés de maladie de courte durée.

Exigences

Pour Payroll for Canada, France, the UK et les États-Unis, configurez les types d’absences dans Workday Absence Management pour qu’ils aient une incidence sur la paie.

Dans Payroll for Australia, configurez les types de paiements d’absences pour chaque type d’absence dans la gestion de Workday Absence.

Configurez les catégories d’exécution en :

Incluant les statuts des travailleurs absents lors du traitement des paiements en cycle ou hors cycle. Exemple : Absent avec des données entrantes uniques de la paie
.

Sélectionnant les composantes de la paie à calculer pour ces travailleurs. Exemple : indemnité d’invalidité (CAN, FRA, R.-U.).

Sélectionnant les composantes de la paie à calculer pour ces travailleurs. Exemple : indemnité d’invalidité ou 401 000 (É.-U.).

Sélectionnant les composantes de la paie à calculer pour ce travailleur. Exemple : congé parental (AUS).

Sélectionnant des statuts précis avant de payer des travailleurs qui ont des emplois multiples. Exemple : vous mettez fin à leurs emplois supplémentaires et leur emploi principal reste actif (CAN, É.-U.).

Pour appliquer le calcul au prorata des composantes de la paie à un revenu pour les travailleurs absents, définissez le revenu comme étant fondé sur un poste lorsque vous utilisez une absence fondée sur un poste.

Limites

Vous ne pouvez pas faire référence directement aux champs de rapport associés à l’objet de gestion Événement de demande d’absence dans les calculs de Workday Payroll, comme le motif d’absence.

Le système de paie pour le Canada ne prend pas en charge la fonctionnalité de relevé d’emploi avec les absences en cascade.

Pour Payroll for Canada, tous les types d’absences déclenchent des relevés d’emploi, y compris ceux sans incidence sur la paie activés dans Workday Absence Management. Exemple : absence payée.

Au Royaume-Uni, la paie ne prend pas en charge les types d’absences en cascade associés à des paiements réglementaires.

Dans Payroll for France, Workday considère les travailleurs en congé thérapeutique comme étant toujours actifs. Pour garantir la précision des calculs et des rapports de la DSN, configurez ce type d’absence en utilisant une combinaison des éléments suivants :

Un type d’absence sans incidence sur la paie à utiliser lors de l’entrée du travailleur en congé thérapeutique à temps partiel.

Un régime de congés pour représenter le temps réel où le travailleur n’est pas au travail en raison de l’absence.

Configuration du locataire

Dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Paie

, vous pouvez désactiver le traitement des composantes de la paie avec différences de paie rétroactive pour les travailleurs absents dans le cadre de la catégorie d’exécution. Workday utilise ensuite la configuration des composantes de la paie de l’onglet

Inactif (en cycle, remplacement sur demande)

de la catégorie d’exécution lors du traitement des événements de la paie rétroactive.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: P60 (Reports) - UK et Process: P60 (Run) - UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll.	Permet de créer des formulaires P60, y compris des versions papier, pour les travailleurs absents.
Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll.	Permet de configurer les impôts locaux et de l’État, par exemple pour les nouvelles absences pour raisons médicales.
Set Up: Payroll - FRA dans le domaine fonctionnel FRA Payroll.	Vous permet de mapper les absences de Workday Absence Management aux valeurs de rubrique requises pour les rapports de la DSN.
Set Up: Payroll (ROE) - CAN dans le domaine fonctionnel CAN Payroll.	Vous permet de mapper les codes de raison de Service Canada aux types d’événements pour l’enregistrement des absences.
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Vous permet de configurer des composantes de la paie telles que les revenus et retenues à calculer pour les travailleurs absents.
Set Up: Payroll (Reporting) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Vous permet de configurer les options de production de rapports liées à l’impression des fiches de paie.
Set Up: Settlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.	Vous permet de configurer les options de règlement liées à l’impression des fiches de paie.
Set Up: Tenant Setup - Payroll dans le domaine fonctionnel System.	Vous permet de configurer des paramètres dans l’ensemble du locataire.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Établir l’affectation des coûts	Configurez-le en tant que sous-processus du processus de gestion Demander une absence pour établir l’affectation des coûts des postes auxquels sont affectés des travailleurs absents. Vous ne pouvez pas utiliser ce sous-processus pour établir l’affectation des coûts des travailleurs absents. Ajoutez une condition d’étape au processus de gestion Demander une absence pour omettre l’affectation des coûts des absences fondées sur le travailleur. Sinon, les demandes d’absences fondées sur le travailleur interrompront le processus de gestion et vous devrez les annuler.
Demander une absence Demander un retour après absence	Configurez une étape À faire dans le processus de gestion Demander une absence pour permettre aux travailleurs de changer leurs options d’impression. Exemple : les travailleurs peuvent choisir de recevoir des copies imprimées de leurs fiches de paie ou de leurs formulaires de fin d’année lorsqu’ils sont absents.

Éléments à prendre en compte

Établir l’affectation des coûts

Configurez-le en tant que sous-processus du processus de gestion Demander une absence
pour établir l’affectation des coûts des postes auxquels sont affectés des travailleurs absents.

Vous ne pouvez pas utiliser ce sous-processus pour établir l’affectation des coûts des travailleurs absents. Ajoutez une condition d’étape au processus de gestion Demander une absence
pour omettre l’affectation des coûts des absences fondées sur le travailleur. Sinon, les demandes d’absences fondées sur le travailleur interrompront le processus de gestion et vous devrez les annuler.

Demander une absence

Demander un retour après absence

Configurez une étape À faire
dans le processus de gestion Demander une absence
pour permettre aux travailleurs de changer leurs options d’impression. Exemple : les travailleurs peuvent choisir de recevoir des copies imprimées de leurs fiches de paie ou de leurs formulaires de fin d’année lorsqu’ils sont absents.

Production de rapports

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Tous les résultats de la paie bloquant les changements à l’option de calcul au prorata du locataire (CAN, R.-U., É.-U.)	Utilisez-le pour repérer et finaliser les résultats de la paie en cours ou de la paie rétroactive avant d’activer le calcul au prorata des composantes de la paie dans le rapport Maintain Payroll Proration Override .
Tenant Analyzer	Utilisez-le pour vérifier la configuration de vos catégories d’exécution par rapport aux recommandations de Workday pour les travailleurs absents afin d’optimiser la performance.
Travailleurs absents	Utilisez-le pour repérer les travailleurs absents et vérifier que leurs paiements continus existants s’appliquent toujours pendant l’absence.
Travailleurs rentrant après une absence	Utilisez-le pour repérer les travailleurs rentrés après une absence et vérifier que vous avez correctement configuré la paie pour eux.

Intégrations

Aucune incidence.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Gestion des absences	Workday Payroll traite les types d’absences configurés dans Workday Absence Management pour lesquels l’incidence sur la paie est activée. Lorsque vous configurez des absences en cascade, assurez-vous que les périodes d’absence ne se chevauchent pas.
Arriérés	Vous pouvez récupérer les arriérés pour les composantes de la paie traitées pour les travailleurs absents. Vous pouvez également réduire le solde d’arriérés avec des données entrantes de la paie, par exemple lorsque les travailleurs paient les retenues à l’aide de chèques personnels. Configurez les catégories d’exécution de façon à ce que les travailleurs absents aient un résultat de la paie que Workday peut utiliser pour suivre les arriérés.
Composantes de la paie	Workday applique les critères d’admissibilité des composantes de la paie lors du traitement des paiements des travailleurs absents. Lorsque les travailleurs s’absentent en milieu de période, Workday crée plusieurs sous-périodes, et vous pouvez configurer : Le calcul au prorata des composantes de la paie, qui donne un résultat du brut au net incluant des valeurs de la composante de la paie distinctes pour chaque sous-période. Un calcul au prorata du brut au net, qui donne des montants du brut au net distincts pour chaque sous-période.
Données entrantes de la paie	Vous pouvez utiliser des données entrantes de la paie pour remplacer le salaire de base des travailleurs absents. Exemple : configurez des données entrantes de la paie pour payer un montant réduit pendant la période d’absence au lieu d’utiliser un calcul au prorata.
Calculs de la paie rétroactive	Vous pouvez traiter : Des événements de la paie rétroactive pris en charge que vous entrez alors que le travailleur est absent pour la période actuelle. Des demandes d’absence ou de retours rétroactifs. Le calcul de la paie rétroactive ne prend pas en charge plusieurs retours après absence dans un même événement d’absence. Pour gérer ou corriger les retours de travailleurs comportant plusieurs types d’absences, utilisez un événement distinct pour chaque type d’absence.
Catégories d’exécution	Dans Payroll for Australia, France, and the UK, les catégories d’exécution déterminent les composantes de la paie et les travailleurs à traiter aux dates de début des sous-périodes. Les travailleurs ont un statut inactif lorsqu’ils sont en absence, avec une incidence sur la paie pendant toute la période de paie. Workday applique la configuration définie dans l'onglet Inactif (en cycle, remplacement sur demande) pour traiter les travailleurs inactifs . Dans Payroll for Canada and the US, les catégories d’exécution et l’admissibilité déterminent les composantes de la paie et les travailleurs à traiter aux dates de début des sous-périodes. Les travailleurs ayant un seul emploi ont un statut inactif lorsqu’ils sont en absence, avec une incidence sur la paie pendant toute la période de paie. Lorsqu’ils occupent plusieurs emplois, Workday les considère comme inactifs lorsqu’ils sont : En absence fondée sur le travailleur dans le groupe de paie traité. En absence fondée sur le poste pour chaque emploi du groupe de paie traité. Workday applique la configuration définie dans l’onglet Inactif (en cycle, remplacement sur demande) de la catégorie d’exécution pour traiter les travailleurs inactifs. Pour tous les pays, lorsque les travailleurs sont absents sans que l’incidence sur la paie ne soit activée, Workday Payroll les considère comme actifs et ignore ces éléments de la catégorie d’exécution : La configuration définie dans l’onglet Inactif (en cycle, remplacement sur demande) . Toute configuration que vous définissez pour les différents statuts Absent dans les onglets Général et Hors cycle (supplémentaire sur demande, manuel) .
Configuration des taxes (É.-U.)	Workday fournit des mises à jour liées à la conformité que vous pouvez utiliser pour calculer la paie des travailleurs absents. Certaines configurations prédéfinies exigent que vous l’activiez pour la société. Exemple : pour utiliser un nouveau congé médical de l’État, configurez-le dans la section Autre de la tâche Modifier les déclarations fiscales locales et d’État d’une société .
Time Tracking	Les travailleurs peuvent entrer et soumettre leurs heures au moyen de Workday Time Tracking pendant leur absence. Vous pouvez également créer une validation des heures pour empêcher la soumission.
Taux de syndicat (É.-U.)	Workday vous permet de définir les taux d’imposition pour les syndicats et de remplacer les administrations fiscales par défaut pour les congés payés pour raisons familiales et médicales. Vous pouvez entrer un taux unique dans l’onglet Taux de syndicat de la tâche Modifier les déclarations fiscales locales et d’État d’une société .

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Setup Considerations: Leave of Absence

Concept : considérations supplémentaires pour les États et les territoires (États-Unis)

Désigner les personnes à traiter dans les catégories d’exécution

Éléments à prendre en compte pour la définition : calcul au prorata de la paie

Étapes : définir l’indemnité de maladie prévue par la loi (R.-U.)

Étapes : définir la production de rapports DSN (FRA)

Étapes : définir les absences de reclassement (FRA)

Étapes : déclarer un congé thérapeutique à temps partiel dans les DSN (FRA)

Éléments à prendre en compte pour la définition : déclaration du relevé d’emploi

Étapes : traiter les soumissions de paiements complets avec information en temps réel (R.-U.)

Reference: Edit Tenant Setup - Payroll