Éléments à prendre en compte pour la définition : calcul au prorata de la paie
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation du calcul au prorata de la paie. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
En réponse à certains événements en milieu de période, Workday divise une période de paie en sous-périodes avec des calculs de paie distincts avant et après l’événement. Exemple : changements de rémunération.
Pour d’autres événements en milieu de période, Workday crée une sous-période afin de refléter avec précision la portion de la période de paie pendant laquelle le travailleur travaillait pour vous. Exemple : embauche, fin d’emploi.
Lors de la création de plusieurs périodes de paie, Workday peut appliquer :
- Le calcul au prorata des composantes de la paie, qui donne un résultat du brut au net incluant des valeurs de la composante de la paie distinctes pour chaque sous-période.
- Un calcul au prorata du brut au net, qui donne des montants du brut au net distincts pour chaque sous-période.
Payroll for Ireland prend uniquement en charge le calcul au prorata des composantes de la paie.
Vous pouvez définir :
- Comment Workday calcule les valeurs de la composante de la paie pour chaque sous-période.
- Dans certains cas, si Workday utilise un calcul au prorata du brut au net ou des composantes de la paie.
Avantages pour l’entreprise
Le calcul au prorata de la paie facilite le paiement exact des travailleurs, car il tient compte des changements de la paie en cours de période lorsqu’ils se produisent.
La configuration de la façon dont Workday calcule les montants de la paie pour chaque sous-période vous offre la possibilité d’adapter vos calculs à différents scénarios.
Cas d’utilisation
Vous pouvez calculer les revenus et retenues au prorata pour tenir compte des événements en milieu de période suivants :
- Changements de choix liés aux impôts AGIRC-ARCCO (FRA).
- Transferts d’entreprise ou de groupe de paie.
- Les changements de rémunération.
- Changements apportés à l’équivalent temps plein ou au temps de travail (FRA).
- Embauches ou fins d’emploi.
- Changements liés à l’emploi.
- Changements des heures de travail prévues par semaine (AUS).
- Changements apportés aux conventions collectives (AUS).
- Absences.
- Changements apportés au statut d’aide à la résidence des conjoints de militaires (É.-U.).
- Changements de l’État d’emploi principal (É.-U.).
- Changements de l’État pour les employés ayant des affectations d’impôts pour plusieurs juridictions de travail continu (États-Unis).
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels montants de revenu et de retenue voulez-vous calculer au prorata?
| Pour chaque revenu et retenue, vous pouvez soit :
Si vous ne sélectionnez pas de méthode de calcul au prorata, Workday traite la composante de la paie en totalité pour chaque sous-période où le paiement s’applique. Lorsque vous décidez de calculer au prorata une composante de la paie, vérifiez si les données entrantes du calcul reflètent déjà la sous-période. Dans Payroll for Australia, vous pouvez également utiliser des calculs associés et des calculs de remplacement pour définir des règles de calcul au prorata qui correspondent à vos exigences. |
Pour les composantes de la paie calculées au prorata, comment voulez-vous calculer les montants au prorata?
| Vous pouvez configurer Workday pour calculer au prorata les montants en fonction des éléments suivants :
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Voulez-vous des paiements distincts pour une absence? | Par défaut, Workday utilise un calcul au prorata du brut au net pour gérer les sous-périodes des absences entrées dans Workday Absence Management, créant ainsi un paiement et une fiche de paie distincts pour chaque sous-période.
Vous pouvez configurer Workday Payroll pour utiliser le calcul au prorata des composantes de la paie pour les absences, ce qui donne un paiement et une fiche de paie pour toute la période. Dans Payroll for Australia, Workday recommande d’utiliser les calculs prédéfinis par Workday pour effectuer des paiements lorsque les travailleurs sont en absence. Paie pour l’Irlande :
|
Quand voulez-vous qu’un changement de rémunération en milieu de période prenne effet?
| Workday applique les changements de rémunération en milieu de période entrés dans Workday Compensation à toute la période de paie durant laquelle le changement a lieu.
Pour refléter le changement de rémunération en milieu de période, vous pouvez configurer Workday Payroll pour appliquer un calcul au prorata des composantes de la paie aux changements de rémunération. |
Vos employés occupent-ils plusieurs emplois (CAN, É.-U.)?
| Lorsque vous configurez des emplois multiples, Workday gère les changements de groupe de paie ou de société avec un calcul au prorata des composantes de la paie.
Lorsque les travailleurs occupant plusieurs emplois changent leur groupe de paie ou leur société, Workday calcule au prorata les composantes de la paie fondées sur le poste, et non sur le travailleur. |
Utilisez-vous les heures de jour férié dans votre calcul? | Lorsque vous créez un calcul qui utilise les heures de jour férié des calendriers des jours fériés comme données entrantes, Workday recommande d’utiliser les calculs de valeurs d’instances prédéfinis par Workday. Exemple : Travailleur : Heures de jour férié (du calendrier des jours fériés) pour le travailleur pendant la sous-période
|
Quels calculs associés voulez-vous calculer au prorata?
| Workday recommande ce qui suit :
Pour éviter le calcul au prorata en double, Workday ne calcule pas directement au prorata le montant d’une composante de la paie lorsque le revenu contient un calcul associé de la composante de la paie pour lequel une méthode de calcul au prorata est sélectionnée. Workday applique cette règle que vous utilisiez ou non le calcul associé de la composante de la paie dans le calcul de la composante de la paie. Lorsque vous sélectionnez une méthode de calcul au prorata différente de la méthode de calcul au prorata des composantes de la paie, Workday utilise la méthode de calcul au prorata des composantes de la paie. |
Utilisez-vous FLSA pour payer une prime aux travailleurs en absence (É.-U.)?
| Sélectionnez la règle Affectation de prime FLSA pour tous les jours de couverture lorsque vous configurez le revenu de prime. Workday calcule ensuite les montants des primes pour les travailleurs admissibles au FLSA en absence de nouveau en fonction de votre configuration.
|
Voulez-vous calculer au prorata les changements en milieu de période pour les choix liés aux impôts ETP/ Temps de travail ou ARRCO-AGIRC (FRA)? | Vous pouvez configurer un remplacement de calcul au prorata de la paie pour calculer au prorata les changements en milieu de période pour les choix liés à l’ETP/au temps de travail ou ARRCO-AGIRC. Vous pouvez accéder à la tâche Maintain Payroll Proration Override pour choisir d’utiliser ces fonctions. Workday ne les active pas par défaut.Un changement rétroactif dans les choix liés aux impôts ETP/temps de travail ou ARRCO-AGIRC ne déclenche pas de calcul rétroactif. Lorsque la paie rétroactive est déclenchée par un autre événement, les modifications des choix liés aux impôts sur le temps de travail ou l’équivalent temps de travail ou ARRCO-AGIRC sont incluses dans le calcul. |
Comment Workday applique-t-il une composante de la paie référencée lorsque la composante de la paie principale est soumise au calcul au prorata des composantes de la paie? | Lorsqu’une composante de la paie principale fait référence à une autre composante de la paie (exemple : le salaire de base fait référence à l’indemnité de jour férié), vous devez cocher la case Cibler une sous-période unique pour une composante de la paie calculée au prorata dans la tâche Create Pay Component Group ou dans la tâche Create Pay Accumulation . Lorsque vous cochez cette case, la composante de la paie référencée (exemple : indemnité de jour férié) cible une seule sous-période de la composante de la paie principale calculée au prorata.
Pour éviter toute incidence négative sur les calculs de la paie rétroactive, vous devez :
Si des cumuls de paie ou des groupes de composantes de la paie sont imbriqués, vous devez activer chaque niveau afin de cibler une sous-période avec précision. Lorsque la sous-période ou la date de fin de la composante de la paie de référence ne tombe pas dans une sous-période de la composante de la paie principale, Workday applique la composante de la paie de référence à la première sous-période de la composante de la paie principale. Voir Concept : calcul au prorata des composantes de la paie Pour les travailleurs FLSA, Workday vous recommande d’activer Sous-période unique cible pour une composante de composante de la paie calculée au prorata uniquement lorsque les heures sont calculées au prorata.Il est recommandé que les données entrantes de la paie ciblent la réduction sur la sous-période FLSA appropriée. Sinon, la réduction peut entrer dans la mauvaise sous-période et avoir une incidence sur votre calcul des heures supplémentaires FLSA (au niveau indiqué, excédentaire ou insuffisant), car elle réduit le salaire de la mauvaise semaine. |
Recommandations
Workday recommande d’activer le calcul au prorata des composantes de la paie pour les absences lorsque le calcul au prorata du brut au net donne une paie brute négative.
Exigences
Aucune incidence.
Limites
Limite | Détails | |
|---|---|---|
Les changements effectués en milieu de période n’entraînent pas tous un calcul au prorata. |
Workday ne crée pas plusieurs sous-périodes pour les changements en milieu de période apportés aux éléments suivants :
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Changements à la province d’emploi (CAN). | Lorsque vous apportez un changement en milieu de période à la fois à la province d’emploi d’un employé et à la société ou au groupe de paie, Workday calcule au prorata la paie en plusieurs résultats du brut au net. Toutefois, pour toutes les sous-périodes, Workday traite la province d’emploi à compter de la fin de la période de paie.
| |
Changements du groupe de paie. | Les critères d’admissibilité des travailleurs utilisés pour traiter une composante de la paie une seule fois par période de paie ne s’appliquent pas aux sous-périodes créées par des changements du groupe de paie.
Workday recommande de changer le groupe de paie avant d’ouvrir une période de paie lorsque la case Aucune de ces options est cochée en tant que méthode de calcul au prorata pour des composantes de la paie. | |
Fins d’emploi en milieu de période. | Lorsque la fin d’emploi d’un travailleur survient en milieu de période et qu’il n’y a pas de date de fin de la rémunération, Workday génère une seule sous-période, se terminant à la date de fin d’emploi.
Lorsque l’emploi d’un travailleur prend fin en milieu de période et qu’il y a une date de fin de la rémunération dans cette même période et avant la date de fin de la période, Workday génère deux sous-périodes dans la période de la fin d’emploi. Lorsque la date jusqu’à laquelle il faut rémunérer le travailleur est identique ou postérieure à la date de fin de la période complète, Workday génère une sous-période postérieure à la date de fin d’emploi. Exemple : l’emploi d’un travailleur avec une paie mensuelle prend fin le 15 mars. La date de fin de rémunération du travailleur est le 20 mars. Workday crée deux sous-périodes pour ses résultats de la paie de mars : du 1er au 15 mars et du 16 au 20 mars. | |
Transferts en milieu de période (IRL). | Workday calcule au prorata les semaines assurables d’assurance sociale de la paie (PRSI) lorsque vous mutez des travailleurs en milieu de période. Lorsque vous transférez des travailleurs d’une fréquence de paie mensuelle à une fréquence de paie hebdomadaire en milieu de période, le travailleur reçoit une semaine assurable supplémentaire, que vous pouvez ajuster manuellement. | |
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent sélectionner la méthode de calcul au prorata pour un revenu ou une retenue.
|
Domaine Set Up: Calculations - Generic dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Set Up: Time Off (Calculations - Generic) dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave. | Les utilisateurs ayant accès à l’un ou l’autre de ces domaines peuvent sélectionner la méthode de calcul au prorata pour un calcul associé.
|
Set Up: Tenant Setup - Payroll dans le domaine fonctionnel System. | Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent activer le calcul au prorata des composantes de la paie pour les absences.
|
Processus de gestion
Certains processus de gestion ayant lieu en milieu de période génèrent plusieurs sous-périodes. Voir Référence : modifications effectuées en milieu de période entraînant un calcul au prorata.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tous les résultats de la paie bloquant les changements à l’option de calcul au prorata du locataire
| Permet de désigner et de finaliser les résultats de la paie ou de la paie rétroactive en cours avant d’activer le calcul au prorata des composantes de la paie en absence. |
Maintain Payroll Proration Override
| Permet de gérer les paramètres de calcul au prorata de la paie dans votre locataire. Pour un pays donné, vous pouvez :
L'utilisateur doit appartenir à un des groupes de sécurité suivants
:
|
Calcul au prorata - Changements de données pour un groupe de travailleurs
| Permet d’identifier les travailleurs avec des résultats de la paie calculés au prorata. |
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport
Proration Changes for Workers for Period and Pay Run Group WS param
pour créer des rapports personnalisés sur les données entrantes de la paie.
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Gestion des absences | Workday crée plusieurs sous-périodes pour répondre aux absences en milieu de période.
Les paramètres de calcul au prorata des composantes de la paie n’ont aucune incidence sur le calcul au prorata des soldes ou des cumuls dans Absence Management. Lorsque vous créez des calculs avec le nombre d’unités de congés comme données entrantes, Workday recommande de récupérer le nombre d’unités de congés directement à partir des calculs associés de la composante des absences. Workday vous recommande de ne pas utiliser d’autres calculs associés de la composante de la paie dans la définition du revenu ou de la retenue. Exemple : lorsque vous réduisez le salaire d’un travailleur par montants pour les congés payés, utilisez les calculs associés de la composante des absences plutôt que les calculs associés de la composante de la paie provenant des revenus de congés. |
Rémunération | Workday peut créer plusieurs sous-périodes pour répondre aux changements de rémunération en milieu de période.
Les paramètres de calcul au prorata des composantes de la paie n’ont aucune incidence sur le calcul au prorata fondé sur les heures pour les attributions de rémunération au mérite et de primes de Workday Compensation. |
Calculs FLSA (É.-U.) | Workday utilise la méthode de calcul au prorata d’une composante de la paie (calendrier ou jours de travail) pour calculer au prorata les calculs FLSA. Workday calcule au prorata les montants des composantes de la paie en utilisant la formule suivante : (Nombre de jours dans la période FLSA/Nombre de jours dans la période de garantie).
Lorsque vous sélectionnez Aucune de ces options comme méthode de calcul au prorata, Workday divise le montant de la composante de la paie par le nombre de périodes FLSA dans les dates de garantie.
|
Coûts de main-d’œuvre | Lorsque vous activez l’imputation des coûts en milieu de période, Workday utilise la méthode de calcul au prorata indiquée dans les revenus pour calculer au prorata les changements apportés aux affectations des coûts en milieu de période.
Workday calcule les coûts en milieu de période au prorata en fonction des jours civils, quelle que soit la méthode de calcul au prorata de la retenue. Workday ne prend pas en charge la méthode de calcul au prorata Calculer au prorata en utilisant les jours de travail annuels pour l’imputation des coûts en milieu de période. Workday utilise plutôt des jours civils. |
Paiements sur demande | Workday gère le calcul au prorata des paiements sur demande différemment selon le type de paiement :
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Données entrantes de la paie | Workday gère les données entrantes de la paie pour plusieurs sous-périodes en fonction du type de données entrantes :
|
Calculs de la paie rétroactive | Le calcul de la paie rétroactive applique la même méthode de calcul au prorata que vous avez définie pour la composante de la paie des calculs de la paie. Pour les absences, lorsque vous passez du calcul du brut au net au calcul au prorata des composantes de la paie, faites-le pour toutes leurs définitions de date d’effet. Cette pratique empêche des résultats inattendus dans la période antérieure qui recalcule la paie rétroactive.
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Poste pour le traitement de la paie (CAN, É.-U.) | Pour les travailleurs ayant plusieurs emplois, Workday crée plusieurs sous-périodes, lorsque :
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Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.
Autres incidences
Lorsque vous ne sélectionnez pas de méthode de calcul au prorata pour un revenu ou une retenue, vous pouvez déterminer si Workday crée :
- Plusieurs résultats du brut au net pour les absences.
- Un seul résultat du brut au net pour les absences.