Directives de processus de gestion de l'événement lié à une note de frais
Aperçu
Le processus de gestion Événement lié à une note de frais dans Workday est un flux des travaux configurable qui régit la façon dont les notes de frais sont soumises, révisées, approuvées et traitées. Il s’agit d’un élément essentiel de la suite Workday Financial Management, conçu pour garantir le respect des politiques de société , fournir une piste d’audit claire et rationaliser le processus de remboursement des frais.
Vous pouvez personnaliser le processus de gestion Événement lié à une note de frais pour :
- Auditer les notes de frais pour repérer les anomalies de montants, les codes de frais incorrects et les frais en double.
- Acheminer les notes de frais pour approbation en fonction de leur score de risque . Voir Acheminer les notes de frais en fonction du score de risquele
- De recueillir les rétroactions en incluant des questionnaires dans les notes de frais.
- De vérifier les budgets.
- De confirmer l’exactitude des taxes dans les notes de frais.
- De récupérer les données liées aux notes de frais aux fins de production de rapports.
- Renvoyer les lignes de frais individuelles pour correction.
- De faire le suivi des projets.
Voici les sections de cette sujet:
- Sous-processus
- Conditions préalables
- Initiateurs de processus
- Limites
- Flux des travaux et directives du processus de gestion communs
- Workflow Step Types
- Intégrations et étapes de service
- Routing Modifiers
- Notifications
- Problèmes et solutions
Sous-processus
Le processus de gestion Événement lié à une note de frais peut comprendre les sous-processus suivants :
- Lancer un événement intersociétés lié à une note de frais : vous pouvez utiliser ce sous-processus lorsque la société à la ligne de la note de frais diffère de société indiquée dans l’en-tête. Il achemine les lignes de frais intersociétés pour approbation aux parties prenantes appropriées dans la société affiliée . Si les approbateurs intersociétés refusent les lignes, l’ensemble de la note de frais est refusé.
- Vérification des budgets : vous pouvez utiliser ce sous-processus pour vous assurer qu’une dépense proposée ne dépasse pas les fonds préapprouvés affectés à un service, à un projet ou à un centre de coûts particulier.
Conditions préalables
Pour pouvoir traiter une note de frais , plusieurs éléments de base doivent être mis en place :
- Configuration de l’employé : Les employés doivent être inscrits à Workday HCM et doivent avoir un choix de paiement.
- Définition de politique visant les frais : Une politique claire et documentée doit être établie et communiquée à tous les employés, détaillant les dépenses autorisées, les limites et la documentation obligatoire.
- Éléments de frais : Les éléments de frais doivent être créés et configurés, et la définition des notes de frais doit être terminée, y compris les règles de choix de paiement pour les remboursements.
- Hiérarchies d'approbation : le flux des travaux d'approbation de note de frais doit être configuré.
- Traitement intersociétés : Le cas échéant, le traitement intersociétés des notes de frais doit être configuré pour permettre le changement de la société dans la ligne de frais.
- Sécurité : domaines sous les domaines fonctionnels Expenses et System.
- Pour obtenir la liste des domaines sous le domaine fonctionnel Expenses, voirRéférence : domaines de sécurité pour le processus de gestion de l’événement lié à une note de frais le
- Configurez les domaines suivants sous le domaine fonctionnel System :
- Business Process Administration :accorde l’accès aux tâches requises pour créer et modifier des définitions de processus de gestion .
- Manage : Business Process Definitions :accorde l’accès à la gestion de tous les aspects des processus de gestion.
- Tableau de bord de gestion : Frais: Fournit un accès sécurisé au tableau de bord de gestion des frais, qui présente un aperçu des données et des tendances liées aux frais pour l’ organisation.
- Configuration du locataire : Configuration du locataire - Gestion financière: accorde l'accès aux configurations des paramètres à l'échelle du locataire pour l'ensemble du Workday Financials, y compris les frais.
Initiateurs de processus
Le processus de gestion
Événement lié à une note de frais
est lancé lorsqu’un utilisateur soumet avec succès une note de frais pour approbation. Les notes de frais peuvent être configurées pour être soumises par différents personas, tels que :
- Employés : les travailleurs peuvent lancer des notes de frais pour eux-mêmes.
- Le spécialiste de l’entrée des données sur les frais peut créer des notes de frais pour d’autres travailleurs.
- Délégués : les travailleurs peuvent délégué la création des notes de frais à d’autres personnes, comme un assistant administratif.
- Services Web : les administrateurs peuvent utiliser le service WebSubmit_Expense_Reportpour créer et soumettre des notes de frais, comme des frais à partir de systèmes externes. Cette fonction peut également être utilisée pour les non-travailleurs et les postulants.
Limites
Les limites du processus de gestion Événement lié à une note de frais incluent :
- Association de lignes d’écriture : Workday associe les écritures aux notes de frais au niveau de l’en-tête et non au niveau des lignes, ce qui empêche le suivi direct d’une ligne d'écriture particulière vers la ligne de note de frais correspondante dans les rapports standard.
- Restrictions de correction : vous ne pouvez pas utiliser l’action Corriger dans une note de frais approuvée si le rapport :
- A été payé(e), et la mise en équilibre par worktag est activée.
- Elle est associée aux transactions de facturation de projet dont le statut estPrêt à facturer.
- Les détails de l'impôt sur les frais sont inclus dans une déclaration fiscale qui n'a pas été annulée.
- Fonctionnalité Ajouter un approbateur : l' optionAjouter un approbateurn'est pas disponible aux étapes qui utilisent l'action Renvoyer des lignes de frais.
- Visibilité des délégués : lorsqu’un délégué agit au nom d’un autre utilisateur (le délégant), il ne peut pas voir l’ongletProcessus de gestiondans la note de frais pour vérifier le statut d’approbation.
- Statut Brouillon au moyen de l’intégration : lorsque vous utilisez le service WebSubmit_Expense_Report, il n’y a aucun paramètre pour enregistrer la note de frais au statutBrouillon. Si les données sont valides, le processus de gestion est lancé automatiquement.
Flux des travaux et directives du processus de gestion communs
Un flux des travaux des travaux habituel pour un Événement lié à une note de frais suit souvent ce modèle général :
- Création/lancement : un employé soumet une note de frais.
- Révision : peut précéder ou suivre les étapes d’approbation. Le rapport est acheminé à une équipe centralisée, comme des partenaires de gestion des frais ou des auditeurs. Le évaluateur peut apporter des corrections directement au rapport avant de l’envoyer. Ils peuvent également la retourner à l' employé.
- Approbation : peut précéder ou suivre les étapes de révision. Le rapport est acheminé à un ou à plusieurs approbateurs. Exemple : gestionnaire, approbateur financier .Pour afficher le diagramme d'un flux des travaux des travaux de processus de gestion , cliquez surAfficher un diagrammedans la pageAfficher une définition de processus de gestionlorsque vous modifiez la définition de processus de gestion.
Le flux des travaux d’approbation d’une note de frais peut varier de simple à complexe, selon les politiques de l’organisation, les limites d’approbation et les exigences en matière d’audit.
Chemin 1 : Approbation simple
Il s’agit du flux des travaux le plus simple, généralement utilisé par de plus petites organisations pour les frais qui sont inférieurs à un certain seuil.
A : Lancement
>
B : Approbation
>
C : AchèvementChemin 2 : Approbation automatique
Pour les frais que vous déterminez ne nécessitent pas de révision ou d’approbation, ces étapes peuvent être ignorées. Exemple : une allocation mensuelle standard de mieux-être.
A :Initiation
>
B : Approbation (par étape réussie, conditionnelle à élément de frais) >
C : Achèvement .Chemin 3 : Approbation hiérarchique et de l'audit
Il s’agit d’un modèle très courant qui inclut l’approbation par le gestionnaire suivie par une révision secondaire du service de gestion financière ou d’audit, souvent fondée sur des critères précis.
A : Lancement
>
B : Approbation
>
C : Action (conditionnelle dans la note de frais d’audit) >
D : AchèvementChemin 4 : Approbation liée à un projet complexe et à plusieurs niveaux
Ce flux des travaux concerne les frais qui nécessitent l’approbation de plusieurs rôles, comme un gestionnaire de projet et un gestionnaire de centre de coûts . Selon le montant total, des paliers d’approbation supplémentaires peuvent être nécessaires.
A : Lancement
>
B : Approbation (conditions par le gestionnaire de projet) >
C : Approbation (par gestionnaire) >
D : Approbation (conditions par le directeur pour les montants élevés) >
E : AchèvementTypes d'étapes du flux des travaux
Voici des types d’étapes courants qui se trouvent dans un processus de gestion
Événement lié à une note de frais
, ainsi que leurs caractéristiques :- Lancement
- L'ordre des étapes: est toujours la première étape.
- Groupe: Effectué par un employé, un travailleur auxiliaire pour lui-même ou un spécialiste de l’entrée des données sur les frais.
- Domaine de sécurité: Accédez à l'une des actions de lancement de la politique de sécurité de processus de gestion d'événement lié à une note de frais :
- Créer une note de frais
- Créer une note de frais pour un postulant
- Soumettre une note de frais (service Web)
- Soumettre une note de frais pour un postulant (service Web)
- Créer une note de frais pour un travailleur
- Créer une note de frais pour le compte d’un non-travailleur
- Soumettre une note de frais pour un non-travailleur (service Web)
Type d’étape
- Action
- Ordre des étapes: habituellement après la première étape.
- Groupe: Souvent exécuté par le gestionnaire, le partenaire des frais, le gestionnaire de projet ou un rôle défini personnalisé.
- Domaine de sécurité: Accédez à l'étape d'action appropriée de la politique de sécurité de processus de gestion.
- Préciser: sélectionnez l'action précise à effectuer. Les actions courantes incluent les suivantes :
- Approuver une note de frais : permet au rôle affecté d’approuver, de refuser ou de renvoyer la note de frais au complet.
- Approuver une note de frais - Renvoyer des lignes : permet au rôle affecté d’approuver ou de refuser l’ensemble de la note de frais, ou de renvoyer des lignes individuelles pour correction pendant l’approbation du reste.
- Lancer un événement intersociétés lié à une note de frais : déclenche le sous processus de gestion pour l’approbation des frais intersociétés . L'accès à cette action est défini dans la politique de sécurité de processus de gestion pour l'événement intersociétés lié à une note de frais.
- Réviser la note de frais : permet au rôle affecté de modifier, d’approuver, de refuser ou de renvoyer la note de frais au complet.
- Réviser une note de frais - Renvoyer des lignes : permet au rôle affecté de modifier la note de frais, d’approuver ou de refuser l’ensemble de la note de frais, ou de renvoyer des lignes individuelles pour correction pendant l’approbation des autres.
- Directives sur le type d'étape:
- Pratiques exemplaires :
- Contrôle granulaire avec renvoi au niveau des lignes : Pour les rôles qui rechercher fréquemment des erreurs mineures dans des notes de frais volumineuses, utilisez l’ option Approuver la note de frais - Renvoyer les lignes ou Réviser la note de frais - Renvoyer les lignes. Il empêche l’ensemble du rapport de se bloquer en raison d’une seule ligne incorrecte et simplifie le processus de remboursement pour l’ employé. Cela permet à l’ approbateur de renvoyer des lignes individuelles pour la correction tout en approuvant le régime lié aux fonds restants du rapport. Cette pratique empêche les erreurs mineures de retarder le remboursement de l’ensemble de la note de frais.
- Ajouter une limite d'approbateur : Lorsque vous utilisez une étape d'action avec la fonctionnalité de renvoi de lignes, l'utilisateur qui effectue cette étape ne pourra pas aptitude la fonction d'ajout d'approbateur, soit . Si les approbations ad hoc constituent un élément essentiel de votre processus, pensez à utiliser plutôt une étape d’approbation standard.
- Mettre à jour la vue d’ensemble financière après la modification de la note de frais : si une étape Réviser la note de frais est incluse, y compris celle où un évaluateur peut modifier des montants, pensez à ajouter une étape d’approbation ultérieure pour le gestionnaire de l’employé ou un autre approbateur approprié après cette étape. Cela fait en sorte que quelqu’un fournit l’approbation finale des montants mis à jour avant la fin du processus.
- Rationalisant le flux des travaux des notes corrigées avec approbation automatique : Pour accélérer l’approbation finale, empêchez un rapport d’être acheminé au même gestionnaire plusieurs fois après que le gestionnaire a approuvé une note de frais et qu’il renvoie une seule ligne en configurant le routage avancé de vos étapes d’approbation. pour exclure les approbateurs précédents. Exemple : ajoutez deux étapes d’approbation séquentielles. La première étape pour le gestionnaire, dans l’étape d’action, sélectionnez Approuver la note de frais - Renvoyer des lignes. Ensuite, la deuxième étape pour le gestionnaire de centre de coûts, ajoutez une étape d’approbation standard avec une règle de routage avancée configurée pour exclure les approbateurs précédents.
- Gérer des transactions intersociétés : à l’étape Action, ajoutez le sous-processus Lancer un événement intersociétés lié à une note de frais pour les approbations lorsqu’une ligne de frais inclut une société différente de celle qui figure dans l’en-tête de la note de frais. Cela fait en sorte qu’un approbateur de la société affiliée reçoit une tâche d’approbation pour réviser uniquement cette ligne intersociétés . Une fois la ligne approuvée, le processus de gestion principal se poursuit, ce qui garantit l’exactitude de la comptabilité.
- Directives supplémentaires:
- Pratiques exemplaires :
- Testez soigneusement vos règles de condition pour vous assurer qu’elles sont correctement évaluées.
- Évitez les règles trop complexes et difficiles à mettre à jour.
- Utilisez les étapesd’actionlorsque l’utilisateur doit À faire plus qu’approuver ou refuser, comme modifier la note de frais ou renvoyer des lignes individuelles.
- Sachez que la fonctionnalité Ajouter un approbateur n’est pas disponible aux étapes qui utilisent les actionsRenvoyer les lignes.
- Cas d’utilisation :
- Utilisez une étape Réviser la note de frais pour un partenaire associé aux frais afin qu’il puisse corriger les erreurs avant de l’envoyer pour approbation finale.
- Acheminer les notes de frais pour approbation en fonction de leur score de risque . Exemple : ajoutez une règle de conditions où score de risque > 60 ou score de risque <= 0.
- Acheminer vers un approbateur spécifique uniquement si le total de la note de frais dépasse un certain seuil. Exemple : ajoutez une règle de conditions dans laquelle Montant total de la note de frais est > 500
- Omettez une étape de révision si la note de frais ne contient que certains types de frais (exemple : kilométrage).
- Déclencher une révision de l’impôt uniquement si la note de frais contient des taxes recouvrables.
- Pour plus d’information, voirConcept : étape d’action le
- Approbation
- Ordre des étapes: Il peut y avoir plusieurs étapes d’approbation dans la séquence ou en parallèle.
- Groupe: Effectué par le gestionnaire, le chef de service, le gestionnaire de projet, un rôle personnalisé pour les approbateurs des finances en fonction d’un montant en dollars, ou par un partenaire RH comme pour les frais de déménagement.
- Directives sur le type d'étape:
- Pratiques exemplaires :
- Définissez des dates d’échéance pour les étapes afin de définir les attentes concernant les délais d’approbation.
- Utilisez le type d'étape Approbation lorsque l'utilisateur n'a qu'à approuver, refuser ou renvoyer l'intégralité de la note de frais.
- Si vous avez besoin de aptitude ajouter des approbateurs ad hoc, utilisez le type d’étape Approbation.
- Cas d’utilisation :
- Le gestionnaire examine la note de frais d’un employé pour s’assurer de l’adhésion à la politique et au budget de la société . Le service de gestion financière les examine pour déterminer la conformité et les codes de frais appropriés.
- Un processus d’approbation à plusieurs niveaux pour les notes de frais à valeur élevée.
- Directives supplémentaires:
- Pratiques exemplaires :
- Définissez clairement les hiérarchies et les seuils d’approbation.
- De plus, utilisez l’ optionExclure les approbateurs précédentsdans le routage avancé pour empêcher un utilisateur d’avoir à approuver la même note de frais plusieurs fois.
- Utilisez les chaînes d'approbation pour acheminer vers une chaîne de gestion.
- L’acheminer à un approbateur précis en fonction du centre de coûts ou d’autres worktags dans la note de frais.
- Cas d’utilisation : acheminement vers des approbateurs précis en fonction du montant des frais, du type de frais ou du code de projet . Ignorant une approbation si le montant est inférieur à un certain seuil.
- Pour plus d’information, voirConcept : étape d’approbation le
- Réviser
- Ceci est une étaped’action. Vous pouvez sélectionner l’une des options de révision dans la colonnePréciser.
- Ordre: Peut précéder ou suivre les étapes d’approbation.
- Groupe: Effectué par un groupe de sécurité, comme Partenaire pour les frais, Gestionnaire, Gestionnaire du centre de coûts.
- Domaine de sécurité: Accédez à une des actions de révision de la politique de sécurité de processus de gestion Événement lié à une note de frais.
- Précisez:
- Réviser la note de frais : Permet à l'utilisateur de modifier, d'approuver, de refuser ou de renvoyer la note de frais au complet.
- Réviser une note de frais - Renvoyer des lignes : Fournit toutes les fonctionnalités de ce qui suit, mais permet également à l’utilisateur d’envoyer des
- Directives sur le type d'étape:
- Cas d’utilisation :
- Vérifiez que tous les reçus correspondent aux frais déclarés.Exemple : les partenaires de frais révisent les notes de frais avant le paiement. Ils peuvent faire référence à des reçus avec des lignes, s’assurer que les éléments de frais et les worktags appropriés sont utilisés et vérifier l’adhésion à la politique. Si un numéro est détecté, ils peuvent apporter de petites corrections ou renvoyer le rapport à l’ employé ou à approbateur pour clarté.
- Directives supplémentaires:
- Pratiques exemplaires :
- Définissez des critères de révision clairs. Fournir des outils permettant de comparer facilement les données soumises avec la politique.
- Utilisez une étapeApprouver la note de frais - Renvoyer les lignespour un gestionnaire afin qu’il puisse approuver la majeure partie d’une note de frais tout en renvoyant une seule ligne problématique pour correction.
- Utilisez une étapeRéviser la note de fraispour un partenaire associé aux frais afin qu’il puisse corriger les erreurs avant de l’envoyer pour approbation finale.
- Cas d’utilisation : lancez une révision détaillée si des catégories de frais précises sont présentes, comme les catégories à risque élevé.
- Plus d’information, voirRéférence : réviser les notes de frais et approuver les processus de gestion le
- Achèvement
- Cette étape marque que le flux des travaux principal est terminé. Une fois l’étape d’achèvement exécutée, la note de frais est considérée comme ayant été entièrement approuvée, et les étapes suivantes peuvent s’exécuter sans bloquer le processus principal.Passez en revue les étapes et déterminez celle qui doit représenter l’action finale requise pour que la note de frais soit considérée comme approuvée. Il s’agit souvent de l’étape d’approbation finale de la séquence. Recherchez la rangée de cette étape dans la grille et, dans le menu des actions connexes de cette étape, sélectionnezProcessus de gestion>Définir à l'étape finale.Un processus de gestion ne peut avoir qu’une seule étape d’achèvement. Si une autre étape est déjà marquée comme étape d’achèvement, Workday la décochera automatiquement et postuler la désignation à l’étape que vous venez de sélectionner.
Intégrations et étapes de service
L’intégration implique le mutation transparent de données entre le système de gestion des frais et les autres systèmes d’entreprise pour assurer la cohérence des données et l’efficacité.
Consultez l'onglet
Services autorisés
pour voir les services disponibles pour la configuration, comme la livraison de documents, la distribution de parcours et l'orchestration.Les étapes d’intégration peuvent être configurées dans le cadre du processus de note de frais . Sélectionnez le type d’étape
Intégration
. Une fois que vous avez enregistré la définition de processus de gestion, accédez au bouton Configurer une étape d’intégration
pour configurer le système d'intégration approprié ( intégration du Créateur d'interfaces Entreprise (EIB), connecteur principal ou Workday Studio).Modificateurs de routage
Le modificateur de routage au niveau des lignes peut être configuré dans les étapes d'approbation qui sont affectées à au moins un groupe de sécurité intersectionnel. La sécurité intersectionnelle a été conçue à l’origine pour les cas d’utilisation HCM et n’est généralement pas recommandée pour les cas d’utilisation de la gestion financière. Le routage au niveau des lignes est disponible dans l'événement lié à une note de frais pour prendre en charge les cas d'utilisation dans lesquels aucune autre option n'est disponible pour répondre aux exigences de routage , et ne doit pas être considérée comme l' option privilégiée . Il est préférable d’utiliser des groupes de sécurité fondés sur des rôles.
Le routage au niveau des lignes achemine la note de frais intégralement aux approbateurs désignés, car il ne fractionne pas la note de frais en lignes distinctes.
Pour plus d’information, voirMettre à jour un routage au niveau des lignes le Voir également le Centre de coûts (rubrique en anglais) pour une discussion plus détaillée sur le routage des.
Notifications
Notifications de système
Les notifications de système sont des alertes par défaut générées par Workday pour les événements de processus de gestion . Vous pouvez afficher toutes les notifications de système dans l’onglet
Notifications
du processus de gestion. Workday vous permet de désactiver une notification précise, mais il est souvent préférable de gérer les préférences de notification au niveau de l’utilisateur ou d’utiliser des notifications personnalisées pour des alertes plus ciblées. Voir Configurer les notifications de système des processus de gestion .
Les paramètres de notification globale sont gérés dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Notifications
.Notifications personnalisées
Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui peuvent lancer à n’importe quelle étape du processus de gestion pour alerte les utilisateurs des événements, des actions requises ou des changements de statut. Pour créer une notification, accédez à la définition de processus de gestion et, dans le menu des actions connexes, sélectionnez . Voir Créer des notifications personnalisées .
- Directives et pratiques exemplaires :
- Être Effacable et pouvant faire l'objet d'une action : La ligne d'objet doit être directe (Exemple : « Action requise : Approuver la note de frais »). Le corps du message doit déclarer clairement ce qui s’est passé et ce que le destinataire doit À faire ensuite.
- Cibler le public de droite : envoyer des notifications uniquement aux rôles qui ont besoin de l’information. Si vous notifiez les utilisateurs, ils ignorent toutes les alertes.
- Utilisez les champs dynamiques : incluez des données pertinentes comme l'identifiant de la note de frais, le montant total et le travailleur pour fournir un contexte afin que l'utilisateur n'ait pas à cliquer dans la tâche pour comprendre la demande.
- Évitez les notifications : ne configurez pas de notification personnalisées pour chaque étape. Se concentrer sur les événements clés qui ne sont pas déjà représentés par les notifications du système. Par exemple, lorsqu’une transaction a été soumise au nom d’un travailleur.
- Cas d’utilisation :
- Scénario 1 : l’ employé doit réceptionner une notification lorsqu’un autre travailleur, par exemple un délégué ou un spécialiste de l’entrée des données sur les frais, a soumis une note de frais en son nom. Exemple : ajoutez une notification personnalisée pour déclencheur à la sortie de l’ étape de lancement, avec une règle de conditions indiquant que l’ initiateur n’est pas le travailleur. Précisez Employé pour lui-même dans le champ Groupes de la section Destinataires.
- Scénario 2 : l’ employé souhaite réceptionner une confirmation lorsque sa note de frais est entièrement approuvée et comporte un paiement en attente. Exemple : ajoutez une notification personnalisée et sélectionnez Déclenchement en fonction du statut : Terminé. Précisez Employé pour lui-même dans le champ Groupes de la section Destinataires
Problèmes et solutions
Sorties | Solutions |
|---|---|
La notification n'est pas envoyée. | 1. Vérifiez la définition de processus de gestion : assurez-vous que la notification est configurée à la bonne étape et qu’elle est marquée comme Actif. 2. Vérifier l’exécution d’une étape : vérifiez l’historique du processus de gestion pour la transaction. L'étape de la notification a-t-elle été omise en raison d'une règle de conditions? Si l’étape ne s’exécute pas, la notification ne s’exécutera pas non plus. 3. Vérifier la condition de la notification : La notification contient-elle une règle de conditions qui n'est pas satisfaite? 4. Vérifier le profil du destinataire : Si vous envoyez un courriel, confirmez que le destinataire prévu a une adresse de courriel de travail valide dans son profil Workday . |
La notification est envoyée à la mauvaise personne. | 1. Passer en revue la configuration du destinataire : dans la définition de processus de gestion, vérifiez le champ Destinataire de la notification. Est-il configuré pour le groupe de sécurité approprié (exemple : gestionnaire, initiateur, gestionnaire de centre de coûts)? 2. Vérifier les affectations de rôles : vérifiez l' affectation de rôle de la personne qui a reçu la notification, par erreur. Ces personnes peuvent être incluses de façon involontaire dans le groupe de sécurité du destinataire . Par exemple, l’ancien gestionnaire d’un travailleur est-il toujours affecté comme gestionnaire pour une raison ou un autre? |
La notification manque d'information ou contient des champs en blanc . | 1. Vérifier les champs dynamiques : modifiez le texter de notification et assurez-vous d’utiliser les bons champs fournis par le système pour les données que vous souhaitez afficher. 2. Vérifier l’heure de début des données : les données doivent exister dans l’ objet de gestion au moment du déclenchement de la notification . Par exemple, vous ne pouvez pas inclure [nom de l'approbateur] dans une notification qui se déclenche avant que l'étape d'approbation soit terminée, car la valeur serait en blanc. 3. Sécurité du destinataire : les champs s'afficheront comme [non disponibles] si la notification est envoyée à une adresse de courriel statique ou à un destinataire qui n'a pas les droits d'accès pour afficher les données. Lors de la création de la notification, choisissez les champs qui figurent dans la liste liste déroulante Champs publics pour éviter le numéro. Par ailleurs, assurez-vous que les notifications sont envoyées aux groupes de sécurité ayant accès aux champs. |
Comment corriger une note de frais qui est déjà approuvée et payée? | Vous devez corriger le processus de gestion à partir de l' instance d'un processus de gestion , et non de l' instance de la note de frais . Pour ce faire :
Assurez-vous de disposer des droits d'accès requis pour exécuter cette tâche. Naviguez vers l'événement lié à une note de frais (définition par défaut) et, à partir des actions connexes de l' événement, sélectionnez Politique de processus de gestion > Afficher et confirmez que vous appartenez aux groupes de sécurité qui peuvent effectuer l'action Corriger dans la section Personnes autorisées à effectuer des actions dans l'ensemble du processus de gestion . |
Pourquoi l’onglet Processus de gestion d’un Événement lié à une note de frais n’est-il plus visible pour un délégué après l’approbation de la note de frais , même s’il était visible lors de la soumission initiale? | Ce comportement est attendu pour la fonctionnalité actuelle. Le délégué ne verra l’onglet Processus de gestion que dans les deux conditions suivantes :
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Le processus de gestion est bloqué avec un employé dont l'emploi a pris fin. | Cause : l' employé a pris fin après que la note de frais a été renvoyée pour correction, et la tâche reste dans sa boîte de réception.Résolution de : Réaffecter les tâches pour réaffecter l’ événement note de frais de la boîte de réception de réception de l’employé dont l’emploi a pris fin à un utilisateur approprié, tel qu’un spécialiste de l’entrée des données sur les frais, qui peut ensuite le corriger et le soumettre de nouveau ou l’annuler. |
Pourquoi l’onglet Processus de gestion d’un Événement lié à une note de frais n’est-il plus visible pour un délégué après l’approbation de la note de frais , même s’il était visible lors de la soumission initiale? | Ce comportement est attendu pour la fonctionnalité actuelle. Le délégué ne verra l’onglet Processus de gestion que dans les deux conditions suivantes :
|
Pourquoi est-ce que je ne peux pas ajouter un rôle de gestionnaire de catégories de dépenses à la politique de sécurité de processus de gestion Événement lié à une note de frais? | Le processus de gestion Événement lié à une note de frais ne prend pas en charge le type de groupe de sécurité Rôles - Catégorie de dépenses pour le routage de l'étape. Ce comportement est attendu pour la fonctionnalité actuelle. Vous ne pouvez pas acheminer l'approbation d'une note de frais directement à un rôle de gestionnaire de catégories de dépenses . Envisager d’autres configurations de routage en fonction des groupes de sécurité pris en charge |
Pourquoi les worktags obligatoires ont-ils par défaut la valeur incorrecte? La valeur par défaut n'est pas celle qui est configurée dans Mettre à jour l'utilisation de worktags connexes? | Dans le produit Workday Expenses, lors de l’ajout d’une nouvelle ligne de note de frais , les worktags sont automatiquement copiés à partir de la ligne ou des détails de la note de frais la plus récente mise à jour. Ce comportement est attendu en fonction de la fonctionnalité de worktag persistant de Workday. |
Pourquoi les worktags sont-ils retirés de la ligne de note de frais lorsque celle-ci est détaillée? | Lorsqu'une ligne de la note de frais est détaillée, les worktags sont déplacés du niveau des lignes au niveau des détails. Ils peuvent être affichés en accédant à Détails > Modifier ou Afficher les détails . |
Pourquoi des lignes détaillées individuelles déclenchent-elles une étape d’approbation inattendue? | Les worktags qui doivent être évalués existent dans le détail, mais un champ calculé utilisé dans une condition d'entrée est fondé sur l’ objet de gestion Ligne de note de frais plutôt que sur les lignes et les détails de la note de frais. Mettez à jour le champ calculé pour utiliser l' objet de gestion Lignes et détails de la note de frais. Cela fait en sorte que la condition évalue correctement les données au niveau des détails. |
Le tableau ci-dessus répertorie les problèmes courants ainsi que les causes et les solutions correspondantes. Pour les problèmes non répertoriés ici, nous vous recommandons de rechercher des articles de la base de connaissances dans Community.
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