Concept : étape d’approbation

Une étape

Approbation

donne à l’approbateur désigné la possibilité d’approuver ou de refuser l’ensemble du processus de gestion. Vous pouvez utiliser l’onglet

Étapes du processus de gestion

lorsque vous modifiez une définition de processus de gestion pour configurer des paramètres d’approbation. Utilisez la colonne

Groupe

pour contrôler quel groupe de sécurité (généralement un groupe de sécurité fondé sur des rôles) exécute l’approbation. Workday informe tous les membres de ce groupe qu’ils ont une approbation.

Quand une personne approuve toutes les étapes

d’approbation

, Workday affiche

Approbation automatique

pour les étapes restantes.

Exemple : l’étape b est une étape

Approbation

. L’étape c est également une étape

d’approbation

. Les deux étapes sont en attente d’approbation de Betty. Lorsque Betty approuve l’étape b, Workday affiche l’étape c comme

Approbation automatique

.

Lorsqu’un approbateur sélectionne :

Refuser
, Workday met fin au processus de gestion et rétablit les données modifiées à leur état initial.
Renvoyer
pour une étape
Approbation
, Workday affiche des options pour renvoyer l’étape aux étapes précédentes du processus parent, y compris l’étape
Initiation
et les étapes
Approbation
dans les types de processus de gestion pour lesquels
l’option Autoriser le renvoi à une approbation précédente
est activée. Les approbateurs peuvent également renvoyer le processus à l’étape
Initiation
de n’importe quel enfant du processus actuel. Exemple : un gestionnaire souhaite renvoyer un élément à un employé pendant le processus d’évaluation du rendement.
Lorsqu’un processus parent est renvoyé à une étape antérieure à l’étape de sous-processus, Workday fait passer le statut du sous-processus à
Rectifié
. Vous ne pouvez pas renvoyer une étape de processus de gestion au
parent
du processus parent ni à une étape particulière d’un processus enfant.

Lorsque vous renvoyez une étape, le commentaire que vous entrez s’affiche pour l’approbateur précédent.

Vous pouvez utiliser

les restrictions de routage

dans le processus de gestion pour exclure les approbateurs précédents ou le sujet visé par l’événement, mais vous ne pouvez pas rediriger l’étape vers une autre personne. Lorsque vous configurez les restrictions de manière à omettre toutes les personnes admissibles à recevoir l’étape, Workday omet l’étape et la précise comme

Non requis

.

Lorsque vous activez la délégation pour l’étape renvoyée, Workday renvoie l’étape au délégué, et non au délégant. De même, lorsque vous réaffectez un échelon, Workday réaffecte l’échelon au destinataire précédent.

Vous pouvez configurer une étape

Approbation

de sorte qu’elle ne envoie pas de notifications à Mes tâches en accédant à l’action connexe

Mettre à jour l’affichage de mes tâches

de l’étape du processus de gestion.

Un approbateur d’un processus de gestion peut ajouter des approbateurs supplémentaires à un événement pendant que le processus de gestion est en cours uniquement quand :

Le processus de gestion autorise une approbation ad hoc.
Les groupes de sécurité sont configurés pour l’action
Approbation ad hoc
dans la politique de sécurité de processus de gestion.

Exemple : le gestionnaire d’un gestionnaire qui approuve un nouveau poste dans le cadre du processus de gestion

Créer un poste

peut décider qu’il doit envoyer cette demande particulière au gestionnaire général afin qu’il obtienne une approbation supplémentaire afin de créer ce poste.

Dans la barre d’outils d’un élément Mes tâches, vous pouvez cliquer sur les trois points et sélectionner

Ajouter des approbateurs

pour ajouter des approbateurs supplémentaires à une étape du processus de gestion. Dans l’invite

Approbateurs supplémentaires

, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs qui seront les approbateurs de l’événement (en plus de vous-même). Vous pouvez uniquement sélectionner des utilisateurs qui appartiennent à des groupes de sécurité autorisés à effectuer l’action

Approbation ad hoc

dans la politique de sécurité de processus de gestion. Les groupes de sécurité contextuels affichés dans l’invite sont sensibles au contexte pour la cible de l’événement, et non pour l’utilisateur qui effectue l’action sur le processus de gestion.

L’action

Approbation ad hoc

est disponible lors des étapes de révision d’un processus de gestion dans lequel vous pouvez ajouter ou modifier des données, ainsi que lors des étapes

Action

,

Approbation

et

Approbation groupée

d’un processus de gestion. L’option

Ajouter des approbateurs

n’est pas disponible dans les étapes des processus de gestion

Chaîne d’approbation

et

Chaîne d’approbation groupée

.

Les approbateurs ajoutés peuvent effectuer les actions suivantes sur les étapes du processus de gestion :

Refuser
.
Délégué
.
Réaffecter
.
Renvoyer
. Un approbateur ajouté peut renvoyer une tâche à une étape
d’action
et à des étapes
d’approbation
dans les types de processus de gestion pour lesquels
l’option Autoriser le renvoi à une approbation précédente
est activée. Lorsqu’un approbateur ajouté renvoie une tâche, l’approbateur initial doit ajouter manuellement l’approbateur ajouté au flux des travaux en tant qu’approbateur ad hoc pour la deuxième itération du processus de gestion.

Une

approbation groupée

signifie que vous approuvez une ou plusieurs étapes sélectionnées à la fois. Contrairement aux autres approbations, elle n’approuve pas l’ensemble du processus de gestion. Configurez l’étape

Approbation groupée

après l’avoir ajoutée à une définition de processus de gestion. Vous pouvez configurer l’étape en sélectionnant

Processus de gestion

Configurer une approbation groupée

dans le menu des actions connexes de l’étape.

Ce type d’étape n’est disponible que pour les processus de gestion qui traitent plusieurs organisations. notamment Événement

intersociétés lié à une écriture comptable

,

Créer un projet

et

Autorisation de dépense

. Avec l’étape

Approbation en masse

, l’approbateur reçoit une notification d’approbation Mes tâches pour toutes les organisations et peut sélectionner des organisations individuelles à approuver ou à refuser.