Concept : étape d’approbation

Une étape

Approbation

permet à l’approbateur désigné d’approuver ou de refuser l’ensemble du processus de gestion. Vous pouvez utiliser l’onglet

Étapes de processus de gestion

lorsque vous modifiez une définition de processus de gestion pour configurer les paramètres d’approbation. Utilisez la colonne

Groupe

pour contrôler quel groupe de sécurité (généralement un groupe de sécurité fondé sur des rôles) effectue l’approbation. Workday avise tous les membres de ce groupe qu’il a une approbation.

Vous pouvez exiger des approbateurs désignés qu'ils entrent un commentaire avant qu'ils puissent approuver l' étape. Accédez à la tâche

Mettre à jour la configuration d’étapes supplémentaires

à partir du menu des actions connexes de l’ étape et sélectionnez la case à cocher

Commentaire obligatoire

. Cette exigence s’applique également à la tâche Approuver en bloc. Veuillez noter que la case à cocher

Désactiver les commentaires

dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion

remplace la case à cocher

Commentaire obligatoire

.

Lorsqu’une personne approuve toutes les étapes

d’approbation

, Workday affiche

Approbation automatique

pour les étapes restantes.

Exemple : l'étape b est une étape

d'approbation

. L'étape c est également une étape

d'approbation

. Les deux étapes sont en attente d’approbation de Betty. Quand Betty approuve étape b, Workday affiche étape c comme

Approbation automatique

.

Lorsqu’un approbateur sélectionne :

Refuser
, Workday interrompt le processus de gestion et rétablit les données modifiées à leur état initial.
Renvoyer
pour une étape
d'approbation
, Workday affiche des options pour renvoyer l' étape aux étapes précédentes du processus parent, y compris les étape
Lancement
et
Approbation
des types de processus de gestion pour lesquels
l'option Autoriser le renvoi à l'approbation précédente
est activée. Les approbateurs peuvent également renvoyer le processus à l’ étape
de lancement
de tout parent du processus actuel. Exemple : un gestionnaire souhaite renvoyer un élément à un employé(e) pendant le processus d’évaluation du rendement.
Lorsqu'un processus parent est renvoyé à une étape antérieure à l' étape du sous-processus , Workday fait passer le statut du sous-processus à
Rectifié
. Vous ne pouvez pas renvoyer une étape de processus de gestion au
parent
du processus parent ou à une étape particulière d’un processus parent.

Lorsque vous renvoyez l' étape, le commentaire que vous entrez s'affiche pour l'approbateur précédent.

Vous pouvez utiliser des restrictions de routage dans le processus de gestion pour exclure les approbateurs précédents ou l’objet de l’événement. Vous pouvez configurer un autre routage pour réacheminer l’ étape vers un groupe de sécurité différent. Lorsque vous configurez des restrictions pour omettre toutes les personnes admissibles à l' étape, Workday omet l' étape et la précise comme

Non requis

.

Lorsque vous activez la délégation pour l' étape renvoyée , Workday renvoie l' étape au délégué, et non au délégant. De même, lorsque vous réaffectez une étape, Workday réaffecte l’ étape au destinataire précédent de l’affectation.

Vous pouvez configurer une étape

d'approbation

de manière à ce qu'elle ne envoie pas de notifications à Mes tâches en accédant à l'action connexe

Mettre à jour l'affichage de Mes tâches

à l' étape du processus de gestion .

L’approbateur d’un processus de gestion peut ajouter des approbateurs supplémentaires à un événement pendant que le processus de gestion est en progression uniquement lorsque :

Le processus de gestion permet une approbation ad hoc.
Les groupes de sécurité sont configurés pour l'action
Approbation ad hoc
dans la politique de sécurité de processus de gestion.

Exemple : Le gestionnaire d'un gestionnaire qui approuve un nouveau poste dans le cadre du processus de gestion

Créer un poste

peut décider qu'il doit envoyer une demande particulière au gestionnaire général afin d'obtenir une approbation supplémentaire afin de créer ce poste ().

Dans la barre d'outils d'un élément Mes tâches, vous pouvez cliquer sur les trois points et sélectionner

Ajouter des approbateurs

pour ajouter des approbateurs supplémentaires à une étape de processus de gestion (). Dans l’invite

Approbateurs supplémentaires

, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs que vous souhaitez utiliser comme approbateurs pour l’événement (en plus de vous-même).

Vous pouvez uniquement sélectionner les utilisateurs appartenant à des groupes de sécurité ayant des autorisations pour l’action

Ad Hoc Approve

dans la politique de sécurité de processus de gestion. Les groupes de sécurité contextuels affichés dans l’invite sont sensibles au contexte à la cible de l’événement, et non à l’action de l’utilisateur sur le processus de gestion.

L'action

Approuver ad hoc

est disponible dans les étapes de révision d'un processus de gestion dans lesquelles vous pouvez ajouter ou modifier des données, ainsi que dans les étapes

Action

,

Approbation

et

Approbation groupée

d'un processus de gestion. L’option

Ajouter des approbateurs

n’est pas disponible aux étapes des processus de gestion

Chaîne d’approbation

et

Chaîne d’approbation groupée

.

Les approbateurs ajoutés peuvent effectuer les actions suivantes aux étapes du processus de gestion :

Refuser
.
Délégués
.
Réaffecter
.
Renvoyer
. Un approbateur ajouté peut renvoyer une tâche à une étape
d’action
et à une étape
d’approbation
dans les types de processus de gestion pour lesquels
l’option Autoriser le retour à l’approbation précédente
est activée. Lorsqu’un approbateur ajouté renvoie une tâche, l’approbateur initial doit ajouter manuellement l’approbateur ajouté au flux des travaux en tant qu’approbateur ad hoc pour la deuxième itération du processus de gestion.

Une

approbation groupée

permet d’approuver une ou plusieurs étapes sélectionnées à la fois. Contrairement aux autres approbations, elle n’approuve pas l’ensemble du processus de gestion. Configurez l’ étape

Approbation groupée

après l’avoir ajoutée à une définition de processus de gestion. Vous pouvez configurer l'étape en sélectionnant

Le processus de gestion

Configurer une approbation groupée

à partir du menu des actions connexes de l' étape. Pour exiger des approbateurs qu’ils entrent un commentaire avant de procéder à l’approbation, accédez à la tâche

Mettre à jour la configuration d’étapes supplémentaires

dans le menu des actions connexes de l’ étape et cochez la case

Commentaire obligatoire

. Cette exigence s’applique également à la tâche Approuver en bloc. Veuillez noter que la case à cocher

Désactiver les commentaires

dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion

remplace la case à cocher

Commentaire obligatoire

.

Ce type d’ étape n’est disponible que pour les processus de gestion touchant plusieurs organisations. Les exemples incluent

l'événement intersociétés lié à une écriture comptable

,

la création de projet

et

l'autorisation de dépense

. Avec l' étape

Approbation en masse

, l'approbateur reçoit une notification d'approbation de Mes tâches pour toutes les organisations et peut sélectionner des organisations individuelles à approuver ou à refuser.