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Dernière mise à jour : 2025-10-03
Directives sur les processus de gestion de l'embauche

Directives sur les processus de gestion de l'embauche

Aperçu

Le processus de gestion de l'embauche est un flux des travaux fondamentaux de Workday Human Capital Management (HCM) qui orchestre la séquence de tâches, d'approbations et d'actions système nécessaires pour faire intégrer un nouvel employé au sein de l' organisation. Il contrôle :
  • Que (étapes et sous-processus)
  • Qui (groupes de sécurité responsables de chaque étape)
  • Quand (l’ordre des opérations) pour un événement d’embauche
Un processus de gestion Embauche bien configuré garantit l’exactitude des données, fait appel aux parties prenantes appropriées aux moments appropriés et automatise les tâches telles que la création de comptes et les notifications.
Chaque processus d'embauche est une instance d'une définition de processus de gestion. Elle sert de console centrale centrale pour relier les données de recrutement, de rémunération, d’avantages sociaux et de données essentielles sur les ressources humaines (ressources humaines), assurant une transition fluide entre les candidat et les employé. Alors que Workday fournit une définition par défaut, la plupart des organisations créent plusieurs définitions fondées sur des règles qui sont adaptées à différentes populations (par pays, type de travailleur ou organisation de supervision).

Sous-processus

Le processus de gestion Embauche peut inclure plusieurs sous-processus pour gérer des tâches précises.
  • Proposer la rémunération pour une embauche : ce sous-processus détermine le salaire de la nouvelle embauche et d’autres composantes de la rémunération .
  • Créer un compte Workday : cette opération génère le compte Workday de la nouvelle embauche, qui lui permet d’accéder au système.
  • Accueil et intégration : vous pouvez déclencheur ce processus une fois le processus d’embauche terminé pour gérer les tâches nouvelle embauche, notamment :
    • Remplir les déclarations fiscales.
    • Documents à passer en revue.
    • L’inscription aux avantages sociaux.
  • Vérification des antécédents : ce processus s’applique uniquement si la nouvelle embauche ne provient pas de Recruiting et que vous souhaitez vérifier le statut des antécédents dans Workday.

Modèle consolidé

Un modèle consolidé dans un processus de gestion Workday est une configuration qui combine les écrans d’entrée de données de plusieurs sous-processus distincts (par exemple, les salaires, les prime et les actions) dans une seule interface utilisateur unifiée. Utilisez le modèle comme option lorsque le processus de gestion comporte plusieurs éléments de définition initiaux connexes pour un seul rôle au début du processus, et ajoutez-le comme étape de lancement pour simplifier la tâche de l'initiateur : .
Ces sous-processus sont disponibles pour la consolidation. Pour vous assurer que ces sous-processus figurent dans le modèle consolidé, assurez-vous que les utilisateurs ont les accès
pour afficher
 et
modifier
 les domaines pertinents :
  • Modifier des identifiants gouvernementaux
  • Changements de la date de service
  • Changer les affectations d’organisations pour un travailleur
  • Affecter une convention collective à un employé
  • Affecter un groupe de paie
  • Événement d’inscription aux choix de paiement
  • Sous-processus de gestion liés à la rémunération

Conditions préalables

Vous devez remplir les conditions préalables suivantes dans l’ organisation de supervision cible avant de pouvoir lancer une transaction d’embauche :
  • Sécurité : configurez la politique de sécurité de processus de gestion pour subvention à des groupes de sécurité précis autorisation aux étapes d’action suivantes :
    • Actions de lancement : déterminez qui peut démarrer le processus d’embauche. Les groupes de sécurité types comprennent Recruteur, Administrateur RH et Partenaire RH.
    • Étapes de révision et d’approbation : déterminer qui peut approuver la transaction d’embauche. Les groupes de sécurité types comprennent Gestionnaire, Partenaire RH et Partenaire de la rémunération.
    • Afficher tout : déterminez qui peut afficher les transactions d’embauche en cours ou terminées. Les groupes de sécurité types comprennent l’administrateur RH, l’auditeur RH et les responsables de la mise en œuvre. Octroyez l' autorisation Afficher tout aux rôles qui peuvent lancer le processus de gestion pour veiller à ce que toutes les validations soient exécutées correctement.
    • Pour afficher la liste des domaines de sécurité applicables, accédez au rapport Politiques de sécurité de domaine pour un domaine fonctionnel et sélectionnez les domaines fonctionnels Staffing, Core Compensation, Organization and Roles.
  • Modèle de dotation en personnel : l’ organisation de supervision doit avoir un modèle de dotation affecté :
    • Gestion par postes : Un poste à pourvoir, disponible et approuvé doit exister dans l' organisation de supervision. Vous lancer l'action d'embauche pour ce poste, .
    • Gestion par emplois : Vous pouvez éventuellement configurer des restrictions d'embauche dans l’ organisation de supervision: . Si cette option n’est pas configurée, vous définissez les détails de tâche lors de l’embauche du travailleur dans l’ organisation de gestion par emplois : . Voir Concept : modèles de dotation en personnel .
  • Profils d’emploi : Créez les profils tâche nécessaires avec des détails tels que :
    • Description de l’emploi
    • Niveau de gestion
    • Niveau de rémunération
    • Type de taux de rémunération
    • Autres qualifications
  • Suivi des postulants : si vous effectuez le suivi des candidats avant leur embauche officielle, configurez les statuts des postulant , les méthodes d’évaluation et les sources de recrutement .
  • Modifier le processus de gestion de l’embauche : Définissez les étapes, les conditions et les notifications du processus de gestion de l’embauche. Cela inclut la configuration des étapes de service telles que Créer un compte Workday .
  • Configurer des champs facultatifs : Déterminez quels champs facultatifs dans le processus de gestion Embauche afin de masquer les, de les rendre en lecture seule ou de les rendre obligatoires pour des groupes de sécurité précis.

Initiateurs de processus

Vous déclencheur le processus de gestion Embaucher lorsqu’une personne disposant des autorisations de sécurité appropriées lance l’une des tâches Embaucher un employé. Workday propose plusieurs variantes de cette tâche, ce qui vous permet de sélectionner celle qui correspond le mieux à votre processus.
Exemple : certaines versions de tâches offrent des fonctionnalités de recherche améliorées pour éviter de créer des enregistrements en double en recherchant des postulants, des anciens travailleurs ou des étudiants existants. Voir Concept : actions de lancement pour embaucher un employé .
Vous pouvez lancer le processus depuis :
  • La barre de recherche, en saisissant Embaucher un employé.
  • Le menu des actions connexes d’une demande de poste.
  • Le menu des actions connexes d’une organisation de supervision.
  • Le menu des actions connexes d’un poste non pourvu .
  • Le statut Prêt pour l’embauche dans le processus de gestion Offre ou Entente d’embauche.

Limites

  • Corrections et intégrations : les intégrations fondées sur des événements que vous configurez pour déclencheur à partir du processus d’embauche ne se déclenchent que pour les corrections que vous apportez à l’ événement d’embauche de plus haut niveau . Les corrections que vous apportez uniquement au sein d'un sous-processus ne déclencheront pas l' intégration. Exemple : correction de la rémunération dans Proposer la rémunération pour une embauche après l’embauche principale.
  • Complexité de configuration : Le degré élevé de configurabilité signifie que la configuration initiale peut être complexe et nécessite une compréhension approfondie des processus d’embauche dans votre organisation.
  • Option de renvoi : vous pouvez renvoyer un processus de gestion à l’étape de lancement ou de révision pour les corrections à l’aide de l’action Renvoyer. Cette action est accessible aux stades de révision ou d'approbation de la définition de processus de gestion, à condition que le processus ne soit pas terminé.
  • Distinction de l’accueil et de l’intégration : distinguer le processus d’embauche du processus d’accueil et d’intégration. Le processus d’embauche vise à intégrer l’ employé au système, tandis que l’accueil et intégration porte sur l’expérience de la nouvelle embauche et l’exécution des tâches post-embauche.
  • Fonctionnalité d’achèvement automatique : L’achèvement automatique ne prend pas en charge les renvois dans le flux des travaux des travaux du processus de gestion . Les étapes de service s’exécutent toujours, mais Workday omet toutes les notifications associées à ces étapes de service . Voir Éléments à prendre en compte pour la définition : achèvement automatique des événements de dotation en personnel .
  • Corrections des événements Terminé, qui ne déclenchent pas automatiquement les événements associés, tels que les inscriptions aux avantages sociaux. Selon les modifications apportées, vous devrez peut-être lancer manuellement certains sous-processus pour garantir l’exactitude de la mise à jour du dossier de travailleur .
  • Corriger la date de début d’un travailleur : vous ne pouvez pas utiliser ce processus de gestion pour les travailleurs auxiliaires et vous ne pouvez pas le retirer une fois soumis.

Flux des travaux et directives du processus de gestion communs

Ces chemins de configuration de flux des travaux courants pour le processus de gestion Événement d'embauche , dont les étapes sont répertoriées dans leur ordre habituel
Chemin 1 : Configuration standard du flux des travaux
Il s’agit de la configuration la plus courant, qui représente un processus linéaire et simple pour une embauche type employé , sans exigences complexes de postulant .
A : Lancement
 >
 B : Action (Proposer la rémunération pour l’embauche)
 >
 C : Action (Demander un paiement unique)
 >
 D : Service (Créer un compte Workday )
 >
 E : Action (Affecter un groupe de paie)
 >
 F : Action (Exécuter les tâches d’accueil et d’intégration) )
 >
 G: Finalisation (étape d’achèvement de l’embauche)
Chemin 2 : Configuration du sous-processus d'embauche avec vérification des antécédents
Ce chemin intègre une vérification des antécédents , ainsi qu’une étape obligatoire du processus. L'embauche ne peut se poursuivre tant que la vérification des antécédents n'aura pas été effectuée avec succès, ce qui aura pour effet d'assurer la conformité aux politiques d'embauche.
A: Lancement
>
 B: Action (Entrer des renseignements personnels)
>
 C: Action (Vérification des antécédents)
>
 D: Action (Proposer une rémunération pour l’embauche)
>
 E: Action (Affecter un groupe de paie)
>
 F: Approbation (Réviser l’embauche et les résultats de BCG)
>
 G: Finalisation (étape d’achèvement de l’embauche)
Chemin 3 : Embauche avec configuration de flux de travaux d'accueil et d'intégration intégrée
Ce chemin de configuration relie le processus d’embauche à d’autres sous-processus accueil et intégration essentiels, offrant ainsi une expérience accueil et intégration et d’intégration fluide pour la nouvelle embauche et les équipes internes.
A: Lancement
>
 B: Action (Proposer la rémunération pour une embauche)
>
 C: Action (Demander un paiement unique)
>
 D: Service (Affectation du plan d’accueil et d’intégration)
>
 E: Action (Définition de l’accueil et de l’intégration)
>
 F: Service (Créer un compte Workday )
>
 G: Action (Affecter un groupe de paie)
>
 H: Action (Accueil et intégration)
Chemin 4 : Embauche avec configuration de syndicat ou de convention collective
Ce chemin est destiné aux organisations où les nouvelles embauches doivent être affectées à une convention collective, ce qui peut avoir une incidence sur leur rémunération, leurs avantages sociaux et d'autres détails de tâche .
A : Lancement
>
 B : Action (Proposer la rémunération pour l’embauche)
>
 C : Action (Affecter une convention collective)
>
 D : Action (Affecter un groupe de paie)
>
 E : Approbation (évaluation de la rémunération syndicale)
 >
 F : Approbation (Étude du gestionnaire)
 >
 G : Achèvement (étape d'achèvement de l'embauche)
Chemin 5 : Remplissage automatique
Cette voie simplifie votre processus d’embauche et réduit l’entrée manuelle de données dans les processus d’embauche normalisés à volume élevé, où une intervention manuelle minimale est requise. Exemple : travailleurs saisonniers, employés du commerce de détail.
Embaucher BP
Modifier la définition
Activer l'achèvement automatique
L'activation de l'achèvement automatique contourne certaines étapes du processus de gestion, y compris les approbations, les éléments à faire et les étapes de révision. Si votre processus repose sur ces étapes, tenez compte des répercussions avant d’utiliser ce flux des travaux.
Le succès de l’achèvement automatique dépend de l’exactitude et de l’exhaustivité des données entrées pendant le processus de recrutement . Si les champs obligatoires de l’ événement Embauche ne sont pas remplis à partir de Recruiting ou à l’aide de Valeurs par défaut de champ de dotation en personnel, le processus ne se finalisera pas automatiquement. Il rétablir au flux des travaux manuel standard de .

Flux des travaux des processus de gestion communs aux approbations groupées

Il s’agit de chemins de configuration de flux des travaux courants pour les approbations consolidées, dont les étapes sont répertoriées dans leur ordre habituel.
Déterminer les groupes de sécurité autorisés à réviser et à approuver les étapes consolidées. Configurez la politique de sécurité de processus de gestion Embauche pour subvention à ces groupes de sécurité autorisation de ces étapes consolidées. Les groupes de sécurité types comprennent le groupe de sécurité de la paie.
Chemin 1 : Approbation combinée pour un seul évaluateur
Il s'agit du cas d'utilisation le plus fréquent. Elle consolide plusieurs sous-processus en une seule tâche pour un approbateur, comme un partenaire RH ou le gestionnaire d'embauche. Ainsi, le évaluateur aura une vue d'ensemble de l' événement d'embauche .
A : Lancement
 >
 B : Action (Proposer la rémunération pour une embauche)
 >
 C : Action (Changer les affectations d’organisations)
 >
 D : Action (Demander un paiement unique)
 >
 E : Approbation groupée (Approuver l’embauche, Proposer une rémunération et Changer les affectations d’organisations) Événements)
 >
 F: Finalisation (Étape d’achèvement de l’embauche)
Chemin 2 : Approbation hiérarchique à l’aide d’une chaîne consolidée
Lorsque plusieurs niveaux de gestion doivent approuver l’embauche et les détails qui y sont associés, une chaîne d’approbation groupée constitue la pratique de référence. Cette fonction combine les avantages d'une approbation groupée avec une chaîne d'approbation. L’étape Chaîne d’approbation groupée est affectée à un groupe de sécurité fondé sur des rôles, par exemple Gestionnaire. La tâche d’approbation est acheminée comme un seul élément dans la hiérarchie de gestion de l’initiateur.
A : Lancement
 >
 B : Action (proposer la rémunération pour l’embauche)
 >
 C : Chaîne d’approbation groupée (approuver les événements Embaucher et Proposer une rémunération)
 >
 D : Finalisation (étape d’achèvement de l’embauche).

Étapes du flux des travaux

Voici les types d’étapes courants utilisés pour build le flux des travaux du processus de gestion Embauche :
Lancement
  • Ordre des étapes
     : toujours la première étape de tout processus de gestion (portant la mention « A »).
  • Groupe
     : recruteurs, partenaires RH ou administrateurs RH, ou dans le cadre du recrutement (offre ou entente d’embauche) ou de l’intégration, également par un recruteur. Sa configuration est gérée dans la politique de sécurité du processus de gestion de l’embauche.
  • Préciser
     : Sans objet. Cette étape lance le processus.
  • Directives sur le type d'étape
     :
    • Bonne pratique : utilisez la tâche Embaucher un employé avec des fonctionnalités de recherche améliorées pour éviter de créer des enregistrements en double. Apprenez aux utilisateurs comment rechercher des postulants ou d’anciens travailleurs existants avant de créer un nouvel enregistrement.
    • cas d’utilisation  : Cette étape lance le flux des travaux de l’embauche . L' initiateur entre les renseignements de base requis pour identifier le postulant et le poste qu'il pourvoira, comme son nom, la demande d'approvisionnement de tâche et la date d'embauche prévue .
    • Exemple : un recruteur doit embaucher un candidat pour un poste à pourvoir. Ils utilisent la tâche « Embaucher un employé » et recherchent le nom du candidat . Ils rechercher que le candidat était un ancien stagiaire et qu’il a un dossier de postulant dans le système. Le recruteur sélectionne l’enregistrement existant pour lancer le processus d’embauche, ce qui précharge certains renseignements sur le candidat .
    • Directives sur les règles de conditions
       : Une règle de conditions dans l’ étape de lancement sert de mécanisme de validation pour garantir l’exhaustivité des informations fournies par l’ initiateur :
      • Pratiques exemplaires : simplifier la sécurité au lancement du processus. Utilisez la sécurité fondée sur des rôles pour subvention les droits de lancement aux utilisateurs appropriés.
      • Exemple : pour permettre uniquement aux utilisateurs basés aux États-Unis de lancer le processus d’embauche standard, ajoutez cette règle à la politique de sécurité: L’emplacement de l’utilisateur est « É.-U. ».
Action
  • Ordre des étapes
     : à placer partout après l’étape de lancement et soit avant ou après l’étape d’achèvement.
  • Groupe
     : tout rôle qui doit entrer ou réviser des données dans le cadre du flux des travaux, comme un partenaire de la rémunération, un partenaire RH, un administrateur de la paie ou l’employé pour lui-même.
  • Préciser
     : précisez le sous-processus que l’étape déclencheur , par exemple Proposer la rémunération pour une embauche, Changer les renseignements personnels.
  • Directives sur le type d'étape
     :
    • Utiliser le cas : l’un des types d’étapes les plus courants utilisés pour appeler un autre processus de gestion (un sous-processus) afin de recueillir des informations spécifiques ou supplémentaires provenant de la nouvelle embauche: .
    • Exemple : une étape d'action marquée Remplir le questionnaire de la nouvelle embauche est acheminée vers la boîte de réception de la nouvelle embauche .
  • Directives sur les règles de conditions
     :
    • Bonne pratique : utilisez des règles de condition pour rationaliser le processus et vous assurer que les utilisateurs ne voient que les tâches pertinentes. Cela évite toute confusion et tout travail inutile.
    • cas d’utilisation : pour exécuter des étapes de façon dynamique en fonction de données.
    • Exemple : déclenchez une étape d’action Demander un paiement unique uniquement si une prime à la signature est offerte.
  • Pour plus d’information, voirConcept : étape d’action le
Approbation
  • Ordre des étapes
     : vous pouvez généralement le placer lorsque toutes les étapes principales d’entrée de données sont terminées et avant l’étape d’achèvement finale.
  • Groupe
     : un rôle ayant le pouvoir d'approuver la transaction, comme un gestionnaire d'embauche, un niveau de gestion +1 (le gestionnaire du gestionnaire), ou un gestionnaire des RH.
  • Préciser
     : vous pouvez configurer une chaîne d'approbation, qui achemine la transaction vers une hiérarchie de gestion jusqu’à ce qu’un certain niveau soit atteint.
  • Directives pour le type d’étape
     : Cette étape agit comme un portail officiel pour valider une transaction. L’ approbateur peut approuver, renvoyer (à une étape précédente pour la correction) ou refuser l’embauche. Cela permet d’assurer la supervision et la conformité aux politiques de la société .
    • Pratiques exemplaires :
      • Placez une étape d'approbation après que toutes les étapes principales d'entrée de données sont terminées, mais avant l'étape d'achèvement finale du processus de gestion.
      • Configurez le routage avancé pour empêcher les approbateurs d’approuver leurs propres transactions. Définissez la restriction de routage à Exclure l’objet de l’événement et l’autre groupe de sécurité de routage à Gestionnaire en fonction d’un utilisateur exclu.
      • Workday omet les étapes d'approbation lorsque l' initiateur est l' approbateur. Utilisez une étape Approbation groupée pour exiger une approbation.
      • Lorsqu’un processus de gestion est un sous-processus d’un processus plus large, consolidez l’approbation dans le processus de gestion parent. Cela évite d’avoir à recourir à des étapes d’approbation distinctes pour chaque sous-processus.
    • Cas d’utilisation : demander à un gestionnaire d’approuver un ensemble de rémunération à nouvelle embauche .
    • Exemple : après que le gestionnaire RH a proposé un ensemble de rémunération, le processus de gestion achemine une tâche d’approbation au chef du service pour révision et approbation.
  • Directives sur les règles de conditions
     :
    • Pratiques exemplaires :
      • Évitez de créer des chaînes d’approbation trop longues ou complexes, car cela peut ralentir le processus d’embauche. Utilisez des règles de condition pour contourner les approbations des embauches standard sans exceptions.
      • Utilisez la règle de conditions standard Aucun destinataire actuel de l’affectation n’était un initiateur ou un approbateur précédent pour la plupart des étapes d’approbation. Cela empêche le même utilisateur d’avoir à approuver une transaction qu’il a déjà lancée ou approuvée.
    • Cas d’utilisation : pour exiger des approbations supplémentaires pour les exceptions.
    • Exemple : à une étape d’approbation pour un partenaire financier, vous pouvez ajouter cette règle de conditions: Embauche pour un service financier ET Salaire annuel proposé > 150 000 USD.
  • Pour plus d’information, voirConcept : étape d’approbation le
Remplissage automatique
  • Pratiques exemplaires :
    • Bien que l’achèvement automatique soit conçu pour omettre de nombreuses étapes, il se peut que certaines actions que vous souhaitiez toujours effectuer soient effectuées. Utilisez
      l’option Acheminement normal
       pour préciser les étapes à exécuter même lorsque le reste du processus se finalise automatiquement. Les intégrations et les étapes de service sont toujours acheminées normalement.
    • Assurez-vous que tous les champs obligatoires d'une embauche réussie sont correctement mappés et chargés automatiquement de Recruiting dans l' événement d'embauche . Utilisez
      les valeurs par défaut des champs de dotation en personnel
       pour précharger les données dans la mesure du possible.
      Exemple : le champ
      Motif d’embauche
       est champ obligatoire pour les changements tâche . Pour vous assurer que ce champ est toujours rempli, configurez le processus de gestion Offre pour l’exiger.
    • Vous pouvez également activer l’achèvement automatique pour différents sous-processus de l’ événement Embauche, comme Affecter un groupe de paie, Proposer la rémunération pour une embauche et Demander un paiement unique.
    • Si vous utilisez un modèle de changement lié à l’emploi consolidé pour les embauches internes, vous devez configurer l’achèvement automatique pour tous les sous-processus de ce modèle pour que le processus parent À faire .
    • Pour postuler l’achèvement automatique de manière sélective, utilisez des définitions de processus de gestion fondées sur des règles. Vous pouvez ensuite préciser les conditions dans lesquelles l’achèvement automatique doit déclencheur.
      Exemple : créez une règle qui active l’achèvement automatique pour les postes dans la vente au détail, mais pas pour les embauches de cadres qui nécessitent plus de supervision et d’approbations manuelles.
    • Étant donné que le déplacement d'un candidat vers le statut
      Prêt pour l'embauche
       déclenche instantanément le processus d'achèvement automatique, vous devrez peut-être ajuster votre flux des travaux de recrutement . Envisagez de déplacer les candidats vers Prêt pour l’embauche plus près de leur date de début réelle pour mettre à jour la flexibilité.
    • Assurez-vous que les groupes de sécurité responsables du déplacement des candidats vers le statut Prêt pour l'embauche (recruteur ou recruteur principal) disposent des autorisations nécessaires pour lancer et terminer l' événement d'embauche . Cela exige la configuration de la politique de sécurité de processus de gestion pour le processus Embauche et les étapes d’achèvement dynamiques dans le processus de gestion Candidature.
Achèvement
Cette étape marque que le flux des travaux principal est terminé. Une fois l’étape d’achèvement exécutée, l’embauche est considérée comme étant entièrement approuvée, et les étapes suivantes, telles que les intégrations, l’archivage ou les notifications, peuvent s’exécuter sans bloquer le processus principal.
Passez en revue les étapes et déterminez celle qui doit représenter l’action finale requise pour que l’embauche soit considérée comme approuvée. Il s’agit souvent de l’étape d’approbation finale de la séquence. Recherchez la rangée de cette étape dans la grille et, dans le menu des actions connexes de cette étape, sélectionnez
Processus de gestion
défini comme étape d'achèvement
 .
Un processus de gestion ne peut avoir qu’une seule étape d’achèvement. Si une autre étape est déjà marquée comme étape d’achèvement, Workday la décochera automatiquement et postuler la désignation à l’étape que vous venez de sélectionner.
Pratiques exemplaires :
  • Toutes les étapes d'approbation et d'action de révision doivent être placées avant l'étape d'achèvement.
  • Les étapes qui nécessitent que le travailleur ait un enregistrement entièrement créé, comme l’ajout des données sur les talents (photo, études, historique des emplois), sont souvent placées après l’étape d’achèvement.
  • L’étape de service Créer un compte Workday peut être placée après l’étape d’achèvement.
  • Une étape d’approbation, telle que une chaîne d’approbation groupée, est souvent définie comme étape d’achèvement. Ainsi, les gestionnaires peuvent approuver toutes les embauches et tous les détails de la rémunération en une seule tâche avant de finaliser l’embauche dans le système.
Pour plus d’information, voirConcept : étapes d’achèvement le
Approbation groupée
Vous pouvez ajouter une étape Approbation groupée à la place d’une étape Approbation ou Chaîne d’approbation standard dans la définition de processus de gestion.
Ce type d'étape combine plusieurs étapes d'action précédentes du processus de gestion dans un élément de la boîte de réception de l' approbateur. Par exemple, dans un processus de gestion Embaucher, au lieu qu’un gestionnaire reçoive des approbations distinctes pour les détails de tâche de la nouvelle embauche, les affectations organisation et la rémunération, une étape Approbation groupée peut offre groupée toutes les informations dans une seule tâche unifiée. L’ approbateur peut ensuite réviser et approuver tous les détails à partir d’un seul présélectionner.
Chaîne d’approbation groupée
Vous pouvez ajouter une étape de chaîne d’approbation consolidée à la place d’une étape d’approbation ou de chaîne d’approbation standard dans la définition de processus de gestion.
Cette étape combine la fonctionnalité d’une approbation groupée avec une chaîne d’approbation. Non seulement regroupe plusieurs éléments d’approbation en une seule tâche, mais elle achemine également cette tâche vers une hiérarchie de gestion ou d’organisation jusqu’à ce qu’elle atteigne le niveau supérieur ou qu’une condition de sortie est remplie.
  • Pensez à ajouter ces étapes pour :
    • Tâches familières : La consolidation est plus efficace lorsque les éléments regroupés sont de nature similaire, ce qui permet à l’ approbateur d’ postuler un processus de révision cohérent à chacun d’entre eux.
    • Approbations omises : dans certains cas, une étape d’approbation standard peut être automatiquement omise si l’ approbateur est la même personne qui a lancé la transaction. L’utilisation d’une étape Approbation groupée peut servir de solution de contournement pour garantir que la tâche d’approbation est toujours générée et acheminée comme prévu.
    • Réduction des notifications : En regroupant plusieurs demandes d’approbation en une seule tâche, vous réduisez considérablement le nombre de notifications envoyées aux approbateurs, ce qui évite de séquencer les boîte de réception et les aide à se concentrer sur les tâches qui nécessitent leur attention.
  • Définir clairement les conditions des étapes : Utilisez les règles de condition pour faire en sorte que l’étape consolidée ne se déclenche que lorsque cela est approprié. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour utiliser une approbation groupée uniquement lorsque le nombre de transactions dépasse un certain seuil.
  • Test approfondi : avant de déployer un processus de gestion avec une étape approbation groupée , testez-le soigneusement pour vous assurer qu’il est acheminé comme prévu et que l’expérience utilisateur des approbateurs est claire et intuitive. Confirmez que les approbateurs peuvent facilement parcourir la vue consolidée et approuver ou refuser des éléments au besoin.
    Exemple : combinez l’approbation des détails de tâche d’une nouvelle embauche et sa rémunération en une seule tâche afin qu’elle puisse réviser et approuver à la fois l’information sur tâche et l’ ensemble de rémunération .
  • Ajoutez une étape Approbation groupée après l’étape Proposer une rémunération et configurez-la pour inclure à la fois les événements Embaucher et Proposer une rémunération.
Service
  • Ordre des étapes
     : Vous pouvez le placer n’importe où, mais les services essentiels comme Créer un compte Workday sont généralement placés après l’approbation finale et juste avant ou à l’étape d’achèvement.
  • Groupe
     : le système (Workday). Dans Workday, ce « système » est un principe de sécurité configurable particulier appelé l'utilisateur du processus de gestion.
  • Préciser
     : vous sélectionnez une valeur dans une liste de traitements en arrière-plan prédéfinis par Workday .
  • Directives sur le type d'étape
     :
    • Pratiques exemplaires :
      • Sert à exécuter une action automatisée au niveau du système sans intervention manuelle. Le cas d’utilisation le plus courant dans le processus de gestion de l’embauche est le service Créer un compte Workday , qui génère le nouveau compte d'utilisateur et lui permet d’ ouvrir une session une session Workday.
      • Vous ne pouvez pas créer de types d'étapes de service personnalisés. Sélectionnez dans la liste des services fournis par Workday.
      • Vous ne pouvez pas modifier un type d’étape existant, par exemple d’une action à un service. Supprimez l’étape et ajoutez-en une nouvelle avec le bon type.
  • Directives sur les règles de conditions
     :
    • Pratiques exemplaires : Familiarisez-vous avec la fonction de chaque service avant de l'ajouter à un processus de gestion. Placez les étapes de service de manière logique, comme la création du compte Workday, avant d’affecter des rôles de sécurité fondés sur des utilisateurs.
    • Utiliser Cas : pour contrôler le moment où une action du système se produit, par exemple, empêcher l’exécution du service Créer un compte Workday jusqu’à ce que la date d'embauche soit proche.
    • Exemple : à l’étape de service Créer un compte Workday , ajoutez cette règle : (Date d’embauche moins la date du jour) est inférieur ou égal à 7. Cela garantit que le compte n’est pas créé plus d’une semaine avant la date de début.
  • Pour plus d’information, voirConcept : étape de service le
À faire
  • Ordre des étapes
     : Vous pouvez ajouter des dans n'importe quel ordre au processus de gestion.
  • Groupe
     : Tout rôle. Souvent affecté à l’employé pour lui-même, au gestionnaire d’embauche ou à des équipes de soutien telles que le soutien informatique ou les installations.
  • Préciser
     : vous pouvez entrer des instructions (à l’aide de texter enrichi et d’hyperliens)
  • Directives sur le type d'étape
     :
    • Pratiques exemplaires :
      • Utilisez les étapes À faire pour affecter des tâches simples ou des rappels qui n’entraînent pas l’entrée de données. Ces étapes fonctionnent comme des éléments de liste de contrôle pour les tâches qui ont lieu en dehors de Workday ou pour lesquelles il n’existe pas étape du processus de gestion dédiée. Voir Créer des listes de vérificationle
      • Rédigez des instructions claires et exploitables. Si la tâche nécessite de naviguer dans une page spécifique, incluez le chemin de navigation dans la description À faire.
  • Directives sur les règles de conditions
     :
    • Pratiques exemplaires : Rédigez des instructions claires et exploitables. Utiliser les dates d’échéance pour aider les utilisateurs à prioriser les tâches. Regroupe les éléments À faire associés dans le flux du processus.
    • Cas d’utilisation : pour affecter des tâches sous condition.
    • Exemple : dans la tâche À faire pour le gestionnaire d’embauche à Demander une carte de crédit d’entreprise, vous pouvez ajouter cette règle de conditions: Le niveau d’emploi est Directeur ou supérieur.
  • Pour plus d’information, voirConcept : étape À faire le

Intégration

La configuration de intégration utilise principalement l’intégration fondée sur des événements de Workday pour les systèmes de paie de tierce partie. Il envoie instantanément les renseignements sur l’embauche à votre fournisseur de paie de tierce partie lorsque le processus de gestion Embaucher est terminé, plutôt que d’attendre une exécution intégration principale planifiée. Vous activez ce service dans votre connecteur principal Payroll Effective Change Interface (connecteur PECI). Il configure les étapes du processus de gestion Embauche pour envoyer automatiquement des événements travailleur depuis Workday à votre fournisseur de paie de tierce partie. Le fournisseur valide les données et renvoie les erreurs pour correction immédiate.
  • Ordre des étapes
     : Les intégrations peuvent être effectuées à plusieurs étapes dans le flux des travaux. Cette étape a généralement lieu une fois toutes les approbations terminées, mais avant la fin du processus.
  • Groupe
     : effectué par le système et exige que vous affectiez un utilisateur du système d'intégration préconfiguré (utilisateur système pour intégrations) qui dispose des autorisations de sécurité nécessaires pour exécuter l' intégration.
  • Préciser
     : sélectionnez le système d'intégration précis à exécuter. Il peut s’agir d’un connecteur Workday prédéfini, comme un connecteur pour un fournisseur de vignette d’entreprise, ou d’une intégration sur mesure utilisant Workday Studio, le Créateur d’interfaces Entreprise (Créateur d'interfaces Entreprise (EIB)) ou les connecteurs Core.
  • Directives sur le type d'étape
     :
    • Cas d’utilisation : respecter les réglementations gouvernementales qui exigent une production de rapports le même jour pour les nouvelles embauches. Fournir des informations immédiates sur le traitement de la paie aux nouveaux employés, en s’assurant qu’ils sont définis correctement dans le système de paie de tierce partie. Autoriser le fournisseur de paie de tierce partie à valider les informations et à vous renvoyer les erreurs pour correction immédiate, ce qui réduit les erreurs de la paie.
    • Meilleures pratiques : Assurez-vous d'avoir créé et testé les deux points de terminaison obligatoires (un pour la livraison, et un pour la récupération) avec votre fournisseur de la paie avant la mise en œuvre. Testez soigneusement l’ intégration dans un environnement de bac à sable. Affectez l’étape de révision à un groupe de sécurité qui surveille activement les tâches et peut résoudre rapidement les erreurs intégration potentiel .
    • Exemple : pour ajouter les étapes à une définition de processus de gestion Embaucher :
      1. Accédez à la définition de processus de gestion Embauche et sélectionnez
        Processus de gestion
        Modifier une définition
         .
      2. Assurez-vous d’avoir une étape Affecter un groupe de paie qui est marquée comme étape d’achèvement.
      3. Ajoutez une rangée avec les détails suivants : Ordre : c, Type : Service, Préciser : Transmettre les données d’un employé à la paie de tierce partie
      4. Ajoutez une autre rangée avec les détails suivants : Ordre : d, Type : Action, Préciser : Réviser l'intégration fondée sur des événements pour la paie de tierce partie, Groupe : Administrateur de la paie
      5. Sélectionnez
        OK
         pour enregistrer les changements.
  • Directives sur les règles de conditions
     :
    • Meilleures pratiques : éviter de configurer les étapes du processus de gestion avec des conditions d’entrée auditées. Cela peut créer des scénarios dans lesquels l’ intégration fondée sur des événements ne s’exécute pas comme prévu. Pour contrôler l’exécution, utilisez le champ de rapport spécifique conçu à cette fin.
    • Cas d’utilisation : le cas d’utilisation courant d’une règle de conditions consiste à empêcher l’ intégration de s’exécuter pour les embauches ayant une date d’effet future. Cela peut être utile si votre système en aval ne peut pas traiter les transactions ayant une date future.
    • Exemple : pour omettre des embauches ayant une date future, créez une règle de conditions à l’étape Transmettre les données d’un employé à la paie de tierce partie. Utilisez le champ de rapport
      Est une transaction d'intégration fondée sur des événements en vigueur à l'avenir
       dans la condition de la règle . Configurez l'étape pour qu'elle s'exécute uniquement lorsque la valeur de ce champ est « Non ».
  • Pour plus d’information, voirCréer une intégration (étape) le

Modificateurs de routage

Utilisez un modificateur de routage lorsqu'une étape du processus de gestion doit être dirigée vers un groupe de sécurité en particulier, où les travailleurs occupent plusieurs postes ou transactions qui entraînent un changement d'affectation.
Des modificateurs de routage sont ajoutés à des étapes précises dans une définition de processus de gestion. La disponibilité d’un modificateur de routage dépend du processus de gestion et du type d’étape :
  • Le modificateur au niveau de la ligne peut être appliqué aux étapes Approbation et Approbation groupée des processus de gestion qui prennent en charge le routage au niveau de la ligne , à condition qu'au moins un groupe de sécurité à l'étape soit un groupe de sécurité intersectionnel .
Les modificateurs de routage courants incluent :
  • Niveau des lignes : utilisé pour les étapes d’approbation des transactions avec plusieurs lignes, comme une facture de fournisseur. Il est acheminé aux fins d’approbation en fonction du contexte de chaque ligne au groupe de sécurité intersectionnel correspondant.
Pratiques exemplaires
 :
  • Assurez-vous de fournir un accès de sécurité aux domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  • Chaîne d’approbation : lorsque le routage fondé sur l’organisation est activé à une étape de chaîne d’approbation pour un travailleur ayant plusieurs postes, Workday achemine l’étape vers tous les gestionnaires de l’ organisation. Configurez un modificateur de routage à cette étape pour empêcher cela.
  • Comportement en matière de réaffectation : Workday ne tient pas compte du modificateur de routage lorsqu'une étape du processus de gestion est réaffectée. La tâche réaffectée suivrea le routage standard pour le nouveau destinataire de l'affectation.
  • Définissez des restrictions de routage (au besoin) : vous pouvez définir des restrictions de routage pour exclure certaines personnes du flux des travaux. Utilisez d’autres routages pour désigner différents groupes de sécurité si nécessaire.
  • Enregistrer les changements : après avoir configuré les modificateurs de routage et tout paramètre supplémentaire, enregistrez vos changements pour postuler les nouvelles règles de routage .
  • Utiliser avec des groupes de sécurité intersectionnels pour le routage au niveau des lignes : Lorsque vous utilisez le modificateur de routage au niveau des lignes , assurez-vous que l'étape est affectée à au moins un groupe de sécurité intersectionnel pour permettre à Workday d'acheminer les lignes aux approbateurs en fonction de l'intersection de leurs rôles. le
  • Vérifier la prise en charge du processus de gestion : les modificateurs de routage ne sont pas disponibles pour tous les processus de gestion. Assurez-vous de vérifier que le modificateur souhaité est disponible pour le processus de gestion précis que vous configurez. Vous pouvez le vérifier dans la définition de processus de gestion.
    • Voici des exemples de processus prenant en charge les modificateurs Poste principal et Postes supplémentaires : Changer les coordonnées, Modifier les données sur les identifiants, Démarrer l’évaluation du rendement et Démarrer le plan de perfectionnement.
    • Voici des exemples de processus prenant en charge les modificateurs actuels et proposés : Effectuer un changement lié à l’emploi, Ajouter un emploi supplémentaire et Offre.
Cas d’utilisation
 :
Vous devriez ajouter un modificateur de routage à une étape du processus de gestion dans les scénarios suivants :
  • Approbations au niveau des lignes : pour les transactions pouvant contenir plusieurs lignes ayant des contextes différents, comme une facture de fournisseur avec des lignes correspondant à des centres de coûts différents, le modificateur de routage au niveau des lignes peut être utilisé dans les étapes Approbation ou Approbation groupée. Cette action achemine chaque ligne à l’ approbateur approprié en fonction du contexte de cette ligne spécifique.

Notifications

Notifications de système
Les notifications de système sont des alertes par défaut générées par Workday pour les événements de processus de gestion . Vous pouvez afficher toutes les notifications de système dans l’onglet
Notifications
 du processus de gestion. Workday vous permet de désactiver une notification précise, mais il est souvent préférable de gérer les préférences de notification au niveau de l’utilisateur ou d’utiliser des notifications personnalisées pour des alertes plus ciblées. Voir Configurer les notifications de système des processus de gestion .
Les paramètres de notification globale sont gérés dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Notifications
 .
Notifications personnalisées
Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui peuvent lancer à n’importe quelle étape du processus de gestion pour alerte les utilisateurs des événements, des actions requises ou des changements de statut. Pour créer une notification, accédez à l’étape correspondante dans votre définition de processus de gestion et, dans le menu des actions connexes de cette étape, sélectionnez
Processus de gestionAjouter
une notification
 . Voir Créer des notifications personnalisées .
  • Directives et pratiques exemplaires :
    • Informez le gestionnaire d'embauche lorsque le processus d’embauche a été exécuté avec succès.
    • Créez une notification personnalisée qui est déclenchée à la fin du processus de gestion Embauche . Personnalisez le courriel avec le nom de la nouvelle embauche , la date de début et le nom du gestionnaire .
    • Informez le service de TI de la nouvelle embauche afin qu’il puisse préparer le matériel et le logiciel nécessaires.
  • Cas d’utilisation :
    • Notification du gestionnaire à l'achèvement de l'embauche
    • Envoi d'un courriel de bienvenue à la nouvelle embauche
    • Notification du service des TI pour l'attribution de fournitures d'équipement
  • Exemples :
    • Configurez une notification personnalisée qui déclencheur à l'étape d'achèvement du processus de gestion de l'embauche, envoyée au groupe de sécurité de gestionnaire d'embauche . Le message peut inclure le nom de la nouvelle embauche , le numéro d’employé, la date de début et le poste.
    • Configurez une notification avec l’objet « Bienvenue dans l’équipe, [New Hire Name] ». Le corps du courriel comprend des détails sur son premier jour, un associer vers le portail des nouvelle embauche de la société et les coordonnées de son gestionnaire.
    • Configurez une notification personnalisée dans le processus de gestion de l'embauche, envoyée à un groupe de sécurité précis pour l' équipe de TI . La notification se déclenche lors de l’entrée d’une étape précise et inclut des détails tels que le nom de la nouvelle embauche , emplacement et le titre d'emploi.

Problèmes et solutions

Cette section répertorie les problèmes courants ainsi que leurs causes et solutions correspondantes.
Sortie
Cause et solution
Tâches non affectées dans le processus de gestion de l'embauche
Cause : le processus inclut des tâches non affectées pour lesquelles le groupe de sécurité précisé ne contient pas d’utilisateurs, ou ne contient que des utilisateurs dont les comptes Workday désactivé .
Exemples :
  • Une étape est rattachée au groupe de sécurité Employé pour lui-même, mais l'utilisateur qui y est affecté a une date d'embauche future .
  • Le compte Workday de l'utilisateur affecté est désactivé, a expiré ou est verrouillé, ou l'utilisateur n'a pas de compte Workday lui permettant de voir ses notifications ou de terminer les étapes qui lui sont affectées.
solution: accédez au rapport
Tâches non affectées
 qui affiche les étapes où ce problème se produit. Ajoutez le groupe de sécurité « Employé en préembauche pour lui-même » et testez.
La révision ou l’approbation ne fonctionnent pas avec un modèle consolidé
Cause : une étape de révision ou d’approbation consolidée n’est pas configurée comme étape b dans la définition de processus de gestion Embauche ().
solution: modifiez la définition du processus de gestion de l’embauche et déplacez l’étape principale de révision/approbation, telle que Réviser l’embauche d’un employé, vers l’ordre b. Cela garantit un flux fluide, du démarrage à la page d’évaluation consolidée.
La notification personnalisée dans les sous-processus se déclenche correctement
Une notification dans la tâche Proposer la rémunération pour une embauche se déclenche lorsque l’ événement d’embauche parent est corrigé, même si la rémunération n’a pas été changée.
Cause : le système détecte une correction apportée à l’ événement parent et déclenche des notifications dans tous les sous-processus. Il ne peut pas déterminer si un changement a été effectué précisément dans ce sous-processus.
solution: Work fonctionne comme conçu. Soyez au courant de ce comportement. Si cela pose un problème, pensez à déplacer la notification vers le processus d’embauche parent et à la déclencher en fonction d’une condition liée aux données du sous-processus.
Impossible d'ajouter une validation à l'étape de lancement d'embauche
Un message erreur est nécessaire si un champ obligatoire , par exemple l'identifiant national, non indiqué dans l' présélectionner d'embauche initial : .
Cause : l’ étape de lancement pourrait créer un nouvel enregistrement de postulant , de sorte que les champs à valider n’existent pas dans le système tant que l’étape n’a pas été soumise.
solution: N'essayez pas de placer la validation à l' étape de lancement. Ajoutez plutôt une étape d’action immédiatement après le lancement réaffectée à l’ initiateur. Exemple : Changer les renseignements personnels ou une étape Réviser.
Appliquez les règles de validation à cette deuxième étape.
Enregistrements d'employés en double
Cause : un nouvel enregistrement employé est créé pour une personne qui existe déjà dans le système en tant que postulant, un ancien travailleur ou un travailleur auxiliaire.
solution: utilisez les versions de la tâche Embaucher un employé qui incluent une recherche améliorée de personnes existantes. Apprenez aux utilisateurs de toujours rechercher une personne avant de créer un nouvel enregistrement de postulant . Exécutez régulièrement des audits pour repérer et fusionner les enregistrements doublons.
Données entrées incorrectes
Cause : les utilisateurs entrent des renseignements incorrects pendant le processus d’embauche, comme une date de début erronée ou une faute d’orthographe du nom.
solution: Utilisez les règles de validation de données autant que possible pour repérer les erreurs. Dans le cas d’erreurs critiques, vous devrez peut-être utiliser l’action Corriger dans l’ événement Embaucher terminé pour corriger les données. Fournir des instructions claires et formation les utilisateurs sur la façon d’entrer correctement les données.
Processus arrêté
Cause : le processus de gestion est bloqué à une étape, car l’utilisateur affecté est absent ou n’effectue aucune action.
solution: configurez la délégation pour les rôles clés afin que les tâches puissent être automatiquement réacheminées lorsqu’un utilisateur n’est pas disponible. Utilisez le rapport Statut du processus de gestion pour surveiller la progression des événements d’embauche et déterminer les goulots d’étranglement. Vous pouvez réaffecter des tâches à un autre utilisateur si nécessaire.
Approbations incorrectes
Cause : le processus de gestion est routage pour approbation à la mauvaise personne ou n’exige pas une approbation alors qu’il le devrait.
solution: révisez la définition de processus de gestion et les règles de condition dans les étapes d'approbation. Assurez-vous que les groupes de sécurité affectés aux étapes d’approbation sont correctement configurés et que les règles de condition évaluent les données avec précision.
Erreur : Ce processus de gestion n'a pu être terminé, car l' organisation, le poste, la restriction de effectif, place d'effectif ou la demande d'approvisionnement de tâche sélectionnée n'est plus à pourvoir.
Cause : le poste associé à l’ événement d’embauche a l’étiquette « Disponible pour l’embauche » marquée comme Non.
solution: Le poste doit remplir toutes les conditions suivantes pour être disponible :
  • Le processus de gestion Créer un poste est terminé
  • Date de disponibilité identique ou antérieure à la date du jour
  • La date d'embauche au plus tôt est identique ou antérieure à la date d'effet du processus de gestion de l'embauche.
  • La restriction de poste n'est pas pourvue et n'a pas un processus de gestion Geler un poste au statut En cours ou Terminé.
  • organisation de supervision n’est pas gelée
  • Il n’y a pas de promotion au mérite en cours pour la restriction de poste.
  • La restriction de poste n’est pas proposée dans un événement de dotation en personnel en cours
  • La restriction de poste n'a pas un processus de gestion Déplacer un travailleur (par organisation) ou Déplacer un travailleur (organisation de supervision) avec une date future.
  • La restriction de poste n'a pas un processus de gestion Fermer un poste au statut En cours ou Terminé.
  • La restriction de poste n'a pas un processus de gestion de demande de poste au statut En cours.
Aucune étape n'a été entrée dans un processus de gestion pendant l' événement
Cause : le processus de gestion est activé pour l’achèvement automatique.
Exemple : les étapes de modification de données supplémentaires qui font partie du processus de gestion de l’embauche ne s’affichent pas dans l’enregistrement du processus événement d’embauche, car l’achèvement automatique est activé pour le processus de gestion de l’embauche.
Lorsqu'un processus de gestion est configuré pour l'achèvement automatique, Workday omet certaines parties de l' événement parent .
Pour les problèmes non répertoriés ici, nous vous recommandons de rechercher des articles de la base de connaissances dans Community . Pour de meilleurs résultats :
  1. Recherchez le nom exact du processus à l’aide de guillemets doubles (“ ”). Exemple : « Processus de gestion de l’embauche ».
  2. Affinez les résultats initiaux en sélectionnant les filtres de recherche suivants :
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