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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-08-23
Créer des notifications personnalisées

Créer des notifications personnalisées

Sélectionnez la langue et les paramètres régionaux de votre locataire.
Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
  • Administration des processus de gestion
  • Manage: Business Process Definitions
Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui se déclenchent à n’importe quelle étape du processus de gestion ou à partir du statut du processus de gestion dans son ensemble. Vous pouvez également reporter l’envoi d’une notification.
Pour toute définition de processus de gestion, vous pouvez configurer des notifications de processus de gestion personnalisées pour utiliser une adresse de courriel envoyée de différente dans la notification.
Pour les rapports d’audit, vous pouvez marquer des instances de processus de gestion. Ce processus vous permet de suivre les changements de configuration des processus de gestion dans votre locataire et de générer des rapports connexes. Exemple : créez des notifications personnalisées sur une définition de processus de gestion. Dans le
rapport Audit Trail Report
, Workday peut afficher plusieurs entrées de la piste d’audit lorsque vous ajoutez, modifiez ou supprimez une notification personnalisée.
La taille maximum d’une notification par courriel est de 20 Mo. Lorsque vous dépassez cette taille, la notification n’est pas traitée et aucun message d’erreur ne s’affiche.
  1. Dans le menu des actions connexes d’une définition de processus de gestion, sélectionnez
    Processus de gestion
    Ajouter une notification
    .
  2. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Modèle de courriel de remplacement
    Vous ne pouvez associer qu’un seul modèle de courriel de courriel à chaque notification personnalisée. Utilisez la tâche
    Mettre à jour des modèles de courriels
     pour indiquer quel modèle de courriel est le modèle
    par défaut
     et quels modèles sont
    actifs
    .
    Si vous utilisez Notification Designer, vous pouvez créer un modèle de notification et l’activer pour la catégorie de notifications
    Processus de gestion personnalisé
     . Vous pouvez ensuite sélectionner le modèle de notification dans l’invite
    Modèle de courriel de remplacement
     . Les notifications personnalisées sont envoyées à l’aide du modèle Notification Designer sélectionné.
    Do Not Include Notification Details Link
    Sélectionnez cette option si les destinataires des notifications n’ont pas de compte Workday. Si vous configurez une notification par SMS, Workday n’inclura pas le
    lien des détails de la notification
     dans le message SMS, et ce, même si vous cochez la case.
    Déclencheurs
    Indiquez si la notification est déclenchée par le statut du processus de gestion dans son ensemble ou lorsque le processus de gestion entre ou quitte l’étape que vous précisez.
    Pour les processus de gestion de recrutement uniquement, vous pouvez configurer des notifications pour qu’elles se déclenchent en fonction des motifs d’exclusion lorsque vous sélectionnez
    Exclusion
     et un motif. Exemple : un recruteur refuse la candidature d’un candidat. Une notification personnalisée est envoyée au candidat avec le motif d’exclusion.
    Lorsqu’une étape est configurée avec une notification personnalisée et qu’un utilisateur omet l’étape sans la terminer, Workday envoie la notification et l’affiche sur la page
    Notifications
     .
    Lorsqu’un sous-processus avec une notification personnalisée est configuré en sortie de l’étape
    Initiation
     du sous-processus, la notification personnalisée ne se déclenche qu’à l’achèvement du sous-processus. Workday vous recommande de configurer la notification à l’étape d’entrée de l’étape suivante du sous-processus.
    Lorsqu’une définition de processus de gestion contient une étape de participation partagée, vous pouvez préciser un déclencheur de notification en utilisant
    À l’étape de participation partagée
    . Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez également sélectionner
    Déclenchement en fonction de l’état du participant
     pour la notification.
    Conditions et règles
    Les déclencheurs de notification incluent la spécification du déclencheur et les règles et conditions que vous précisez. Les deux déclencheurs doivent être satisfaits avant que Workday envoie la notification.
    Report de notification
    Vous pouvez reporter le moment où une notification personnalisée est envoyée aux destinataires. Dans la section
    Report de notification
     , configurez le report et le délai d’attente avant l’envoi de la notification.
    Vous pouvez configurer un report en fonction des éléments suivants :
    • Moment de déclenchement
       Le moment où se produit le déclencheur de notification. (C’est l’élément sélectionné dans la section
      Déclenchement
       .) Exemple : une notification est envoyée
      à la sortie
       de l’étape
       c
      .
    • Field. Un champ de rapport. Exemple : la date de l’offre.
    Dans la section
    Délai de report
     , sélectionnez le délai du report dans l’invite
    Date calculée
     . Un report d’un jour survient à minuit le lendemain.
    Si vous ne sélectionnez aucune option dans l’invite
    Date calculée
     , le report de notification ne se produira pas.
    Lorsque vous basez le report de notification sur un champ de rapport et que ce champ est vide, Workday évalue le report et envoie la notification en fonction de la date du jour. Exemple : vous configurez une notification personnalisée pour reporter de 2 jours en fonction d’une date d’embauche. Workday déclenche la notification le lundi, mais il n’y a pas de date d’embauche. Nous envoyons donc la notification le mercredi.
    Répéter pour
    Sélectionnez une instance connexe pour laquelle vous souhaitez générer des notifications distinctes. Dans les sections
    Contenu du courriel
     et
    Contenu du message SMS
     , vous pouvez inclure du texte et du contenu provenant de champs externes dans la notification. Étant donné que les notifications personnalisées concernent l’événement par défaut, le champ
    Répéter
     le vous permet de modifier le contexte des champs externes configurés dans la notification en prenant l’événement et en récupérant les instances associées. Si vous ne configurez pas le champ
    Répéter pour
     , le contexte des champs externes reste l’événement. Si vous configurez le champ
    Répéter pour
     et qu’il existe un ensemble d’instances pour le champ externe, Workday génère des notifications personnalisées distinctes pour chaque instance de ce champ externe.
    Exemple : vous sélectionnez
    Étapes du flux des travaux terminées
     dans le champ
    Répéter pour
     . Cela prend l’événement et peut retourner un ensemble d’étapes du flux des travaux. Workday génère une notification pour chaque étape retournée, ou aucune notification s’il n’y a pas d’étapes retournées.
    Destinataires
    Sélectionnez la personne qui reçoit la notification de processus de gestion personnalisé en configurant l’une des invites suivantes :
    • Destinataires
       : sélectionnez un champ de rapport auquel les destinataires sont associés. Lorsque nous envoyons des notifications et que le champ de rapport n’est pas valide, nous affichons
      non disponible
       à la place de la valeur du champ de rapport dans la notification. Exemple : le destinataire n’a pas accès à la sécurité.
    • Groupes
      : sélectionnez le rôle de sécurité lié à l'événement.
    Option de courriel
    Vous pouvez utiliser la tâche
    Mettre à jour en masse l’option d’adresse de courriel dans les notifications
     pour modifier l’
    option de courriel
     pour toutes les notifications personnalisées définies pour les types de processus de gestion.
    Workday propose six options :
    • Par défaut
      : si la notification est fondée sur le travailleur, Workday utilise l’adresse de courriel de travail du travailleur si elle est disponible. Si aucune adresse de courriel de travail n’est configurée, Workday utilise l’adresse de courriel du domicile du travailleur. Si la notification est fondée sur l’entreprise, Workday utilise l’adresse de courriel de l’entreprise.
    • D’abord institutionnel, puis par défaut
       (disponible uniquement pour les processus de gestion Étudiant) : Workday utilise l’adresse de courriel de l’institution pour le destinataire. Si aucune adresse de courriel institutionnelle n’est configurée, Workday utilise l’option de notification
      par défaut
       .
    • Travail d’abord, ensuite domicile
       : Workday utilise l’adresse de courriel de travail pour le destinataire, si celle-ci est disponible. Si aucune adresse de courriel de travail n’est configurée, Workday utilise l’adresse de courriel du domicile du destinataire.
    • Domicile seulement
      : Workday utilise l’adresse de courriel du destinataire.
    • Institutionnel seulement
       (disponible uniquement pour les processus de gestion Étudiant) : Workday utilise l’adresse de courriel de l’institution pour le destinataire.
    • Travail seulement
       : Workday utilise l’adresse de courriel de travail du destinataire.
    Workday n’envoie aucune notification de processus de gestion personnalisée aux comptes désactivés. Exemple : un utilisateur dont l’emploi a pris fin.
    Workday recommande de sélectionner l’option
    Travail seulement
     pour éviter d’envoyer des courriels à des adresses de courriel de domicile.
    Adresses de courriel
    Workday envoie la notification aux adresses de courriel que vous entrez. Vous pouvez utiliser la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Notifications
     pour vérifier la configuration des notifications par courriel pour les processus de gestion personnalisés.
  3. (Facultatif) Configurez les paramètres de courriel pour la notification dans la section
    Paramètres de remplacement des courriels
     .
    • Invite
      Configuration de courriel
        : sélectionnez un remplacement de configuration SMTP du client à utiliser pour la notification de processus de gestion personnalisée. Workday affiche l’
      adresse de l’expéditeur
       que vous précisez comme adresse de courriel envoyée de l’expéditeur dans la notification. Workday affiche la configuration SMTP du client disponible dans votre locataire sous forme d’options dans l’invite
      Configuration de courriel
       . Si vous n’avez pas d’autre configuration SMTP du client dans votre locataire, Workday n’affichera pas de valeurs dans l’invite
      Configuration de courriel
       . Lorsque vous ne sélectionnez pas de remplacement de configuration de courriel, Workday affiche l’
      adresse de l’expéditeur
       que vous précisez dans la configuration SMTP par défaut de la
      tâche Modifier la configuration du locataire - Notifications
       comme adresse de courriel de l’expéditeur envoyé. Vous pouvez accéder à la tâche
      Créer une configuration de courriel
       pour créer une configuration SMTP du client différente à utiliser dans une notification de processus de gestion personnalisée.
      Workday utilise la configuration de courriel SMTP par défaut de la tâche
      Modifier la configuration du locataire - Notifications
       en cas d’échec de l’envoi
      de l’adresse de l’expéditeur
       dans la configuration SMTP du client. Exemple : l’orthographe de l’adresse de courriel est incorrecte.
    • Champ
      Répondre à l’adresse de courriel
        : entrez une adresse de courriel à laquelle le destinataire répond. Workday envoie la réponse à cette adresse de courriel lorsque les utilisateurs répondent à une notification. Cette adresse remplace l'adresse de courriel dans le champ
      Répondre à
       dans la configuration SMTP des notifications.
  4. (Facultatif) Configurez l’objet et le corps du courriel dans la section
    Contenu du courriel
     . Dans les grilles
    Objet
     et
    Corps
     , vous pouvez sélectionner les options suivantes :
    • Texte
       : entrez le contenu de la ligne d’objet du courriel ou du corps du courriel.
    • Champ externe
      : sélectionnez un champ de rapport à utiliser pour l’objet ou le corps du courriel. Tout comme la création d’un rapport, vous pouvez utiliser des champs de rapport dans un courriel qui renvoient des informations ou des données spécifiques pour le processus de gestion et qui sont propres au destinataire.
    Dans les grilles
    Objet
     et
    Corps
     , vous pouvez utiliser une combinaison de champs de texte et de rapport pour créer votre notification par courriel. Exemple : vous voulez envoyer une notification par courriel à une personne uniquement lorsque le statut de sa demande de congé est
    Refusé
     . Dans le processus de gestion
    Demander des congés
     , vous configurez le
    contenu du courriel
    . Dans la grille
    Objet
     , vous ajoutez :
    • Rangée 1 :
      Texte
       et entrez
      Votre
      .
    • Rangée 2 :
      Champ externe
       et le champ de rapport
      Type de processus de gestion
       .
    • Rangée 3 :
      texte
       et entrez
      une valeur
      .
    • Rangée 4 :
      Champ externe
       et le champ de rapport
      Statut
       .
    Dans la grille
    Corps
     , vous sélectionnez
    Texte
     et entrez
    Veuillez communiquer avec votre gestionnaire
    .
    Lorsque le destinataire reçoit la notification personnalisée, Workday affiche le courriel :
    • Objet :
      Votre demande de congés est refusée.
    • Corps comme :
      Veuillez communiquer avec votre gestionnaire.
    Vous pouvez accéder au rapport
    Champs de rapport
     pour afficher les détails d’un champ de rapport, notamment :
    • Nom de l’objet de gestion.
    • Description du champ.
    • Le type de champ.
  5. (Facultatif) Configurez le contenu de message SMS pour envoyer des notifications de processus de gestion personnalisées via le canal de livraison Workday Messaging.
    Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
    Lorsque vous copiez une définition de processus de gestion comportant une configuration de contenu de message SMS, Workday copie également la configuration de message SMS.
  6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes à la notification.
    Vous pouvez ajouter des pièces jointes à un courriel uniquement dans les cas suivants :
    • Vous sélectionnez
      Autoriser les pièces jointes dans les courriels
      dans la politique de sécurité de processus de gestion.
    • Les pièces jointes aux courriels sont activées pour le locataire.
    Workday n’analyse pas les pièces jointes des courriels pour la recherche de virus.
  7. (Facultatif) Cliquez sur
    Aperçu
     pour envoyer un exemple de la notification configurée à Mes tâches.
    L’exemple de notification contient des noms de champs, et non des valeurs. Workday envoie cette notification en utilisant la règle de routage pour le type de notification
    Notifications générales des processus de gestion
     que vous configurez dans la section
    Processus de gestion
     de la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Notifications
     .
Quand vous utilisez un type d’étape
Chaîne d’approbation
 et sélectionnez
Gestionnaire
 comme
Groupe
 de sécurité pour cette étape, vous pouvez également créer une notification personnalisée pour l’étape. Workday vous recommande de sélectionner
En attente de personnes
 comme
destinataire
 dans la définition de la notification. Si vous sélectionnez
Gestionnaire
 en tant que
Destinataire
, une notification est envoyée au gestionnaire d’un employé pour chaque niveau de la chaîne d’approbation. Si vous sélectionnez
En attente de personnes
 au lieu de
Gestionnaire
, vous forcez la notification pour faire passer la notification à un niveau supérieur dans la chaîne d’approbation.
Utilisez éventuellement la tâche
Configurer le contenu des notifications de système des processus de gestion
 pour personnaliser l’objet et la première ligne du corps des notifications de système générées à partir des processus de gestion. Vous pouvez configurer les notifications résultant d’une action Renvoyer différemment.
Pour désactiver les notifications de système ou personnalisées, accédez à l’onglet
Notifications
 dans la définition du processus de gestion et cliquez sur :
  • Mettez à jour des notifications de système
    . Vous pouvez désactiver les notifications de système pour les étapes des sous-processus en désactivant la notification de système associée à l’étape de lancement du sous-processus. Lorsque vous cochez la case
    Désactivé
     , Workday n’enverra pas la notification via des canaux de notification configurés tels qu’un courriel. Cependant, nous générons toujours la notification pour la tâche et l’envoyons à Mes tâches dans Workday. Exemple : vous désactivez la notification du système pour une étape
    Approbation
     . Workday n’envoie pas de courriel à l’approbateur, mais celui-ci reçoit la tâche dans ses Mes tâches à terminer.
  • Mettez à jour des notifications personnalisées
    . Lorsque vous cochez la case
    Désactivé
     , Workday n’enverra pas la notification personnalisée par l’entremise de canaux configurés tels que des courriels ou des SMS. La notification ne s’affichera pas non plus sur l’icône de la fraise.
Pour modifier une notification personnalisée dans l’onglet
Notifications
 d’une définition de processus de gestion, sélectionnez
Processus de
gestionModifier une notification
 dans le menu d’actions connexes de la notification personnalisée.