Modifier des processus de gestion
Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Administration des processus de gestion
- Manage: Business Process Definitions
Les processus de gestion par défaut de Workday sont des définitions prédéfinies et peuvent être personnalisés selon vos besoins. Les définitions de processus de gestion par défaut contiennent des étapes recommandées et une configuration de base. Lorsqu’un processus de gestion n’a pas de définition par défaut, vous pouvez utiliser la tâche
Créer une définition de processus de gestion par défaut (définition par défaut)
pour créer et configurer la définition par défaut.Vous pouvez modifier une définition de processus de gestion
lorsque vous avez besoin d’un flux des travaux différent de la définition de processus de gestion par défaut. Vous pouvez baser les processus de gestion personnalisés sur une règle de conditions configurable ou pour une organisation précise.
Pour personnaliser les définitions de processus de gestion, vous pouvez soit :
- Changez la définition par défaut.
- Copiez et modifiez la définition par défaut.
Lorsque vous modifiez une définition de processus de gestion par défaut et que vous l’utilisez pour toutes les organisations, vous devrez peut-être ajouter de nombreuses personnalisations, ce qui peut rendre le processus de gestion complexe et difficile à mettre à jour. Workday vous recommande de copier les définitions de processus de gestion par défaut et de les modifier pour chacune de vos organisations. Cela vous permet de mieux organiser différentes définitions de processus de gestion dans votre locataire qui répondent aux besoins de votre entreprise.
Lorsque vous modifiez une définition de processus de gestion avec une date d’effet future et ajoutez une nouvelle étape, le
rapport de piste d’audit
peut afficher une entrée de piste d’audit avec le nom de l’étape et certains détails du rapport comme étape
.Exemple : nous sommes aujourd’hui le 2020-07-15. Vous ajoutez une nouvelle étape
Approbation
à une définition de processus de gestion avec une date d’effet future pour le 30/07/2020. Quand vous affichez le rapport Audit Trail Report
, vous voyez une entrée de piste d’audit pour la nouvelle étape Approbation
et vous pourriez voir certains détails comme étape
dans le rapport.Pour une performance optimale du processus de gestion, Workday vous recommande de limiter le nombre d’étapes dans une définition de processus de gestion.
Workday prend en charge un maximum de 72 étapes consécutives et non manuelles dans un processus de gestion. Une étape non manuelle est une étape qui est automatiquement traitée par le système sans interaction de l’utilisateur. Exemple : des étapes non obligatoires, une étape
d’intégration
ou une étape de rapport
. Si vous avez des processus de gestion comportant 72 étapes consécutives non manuelles, Workday vous recommande d’évaluer la définition du processus de gestion pour réduire le nombre de ces étapes consécutives ou de configurer une définition de processus de gestion fondée sur des règles avec des étapes conditionnelles.- Sélectionnez dans le menu des actions connexes du processus de gestion.
- Sélectionnez unedate d’effetà laquelle les changements de la définition du processus de gestion prennent effet.
- Sélectionnez unedate d’échéancepour refléter le temps écoulé entre le lancement et l’achèvement du processus de gestion.
- (Facultatif) Dans l’inviteSupprimer des canaux de notification, sélectionnez le canal de notification à supprimer de l’envoi de notifications liées aux processus de gestion personnalisés et au système.Lorsque vous sélectionnez l’option d’inviteNotifications poussées sur appareil mobile, Workday n’envoie pas de notifications poussées pour les notifications personnalisées et liées au système associées à des événements pour la définition de processus de gestion.Workday affiche l’invite Supprimer les canaux de notificationdans les définitions de processus de gestion, que vous ayez ou non configuré les notifications poussées dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Notifications.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Fuseau horaireVous pouvez entrer un fuseau horaire lorsque vous cochez la caseFuseau horaire de configuration de processus de gestiondans la tâcheModifier la configuration du locataire - Système. Lorsque vous sélectionnez :- À la date du jour, les changements prennent effet immédiatement. Les utilisateurs d’autres fuseaux horaires voient les changements immédiatement.
- Une date future, les changements prennent effet à minuit à la date indiquée. Les utilisateurs d’autres fuseaux horaires verront les changements à la date et à l’heure correspondantes dans leur fuseau horaire.
- Une date passée, les changements prennent effet à 23:59:59 à la date indiquée. Les utilisateurs d’autres fuseaux horaires verront les changements à la date et à l’heure correspondantes dans leur fuseau horaire.
OrdreEntrez une ou plusieurs lettres pour définir le flux des travaux du processus de gestion. L’étapeInitiationestuneet vous ne pouvez pas avoir une autre étape avec la lettrea.Lorsque vous enregistrez la définition du processus de gestion, Workday trie les étapes du processus de gestion par ordre alphabétique.Workday applique l’anglais pour l’affichage et le traitement des étapes du flux des travaux.Ordre des étapes en parallèle dans Mes tâchesÀ chaque étape avec le même ordre, entrez une ou plusieurs lettres pour contrôler l’ordre dans lequel les étapes en parallèle d’un processus de gestion s’affichent dans Mes tâches par rapport aux autres étapes en parallèle. Exemple : dans la définition du processus de gestion, l’administrateur du processus de gestion définit les étapes en parallèle dans l’ordre suivant :- ca
- cb
- cc
Workday affiche les tâches dans Mes tâches dans l’ordre inverse indiqué dans la définition du processus de gestion si vous triez vos tâches dans l’onglet Plus récent en premier. La tâche plus ancienne (ou la tâche suivante) se trouve en bas dans Mes tâches, et les tâches plus récentes s’affichent en haut.Pour faire correspondre l’ordre des étapes en parallèle avec l’ordre dans lequel les tâches s’affichent dans Mes tâches, triez vos Tâches parPlus ancien en premier.TypeCertains types d’étapes nécessitent également une entrée dans la colonnePréciser. De plus, les types d’étapesLot/tâcheetIntégrationnécessitent que vous précisiez un identifiant d’utilisateur dans la colonneExécuter comme utilisateur.Lorsque vous sélectionnezApprobation groupée, vous devez terminer la configuration de l’approbation. Vous pouvez finaliser la configuration de l’approbation une fois la modification du processus de gestion terminée. À partir du menu des actions connexes de l’étape, sélectionnez .Quand vous sélectionnezChaîne d’approbationouChaîne d’approbation groupée, vous pouvez configurer l’étape pour qu’elle soit acheminée par hiérarchie d’organisations plutôt que par hiérarchie de gestion (routage fondé sur le poste).Vous ne pouvez pas changer le type d’étape des étapes existantes lorsque vous modifiez une définition de processus de gestion. Si vous souhaitez modifier le type d’étape, vous pouvez retirer l’étape et ajouter une nouvelle étape avec un nouveau type d’étape.PréciserSélectionnez l’action appropriée pour le type d’étape.FacultatifLes destinataires n’ont pas à effectuer d’étapes facultatives. Le message de notification contient un lien sur lequel le destinataire peut cliquer pour omettre l’étape. Le destinataire doit omettre ou terminer une étape facultative pour faire passer le processus à l’étape suivante.Lorsqu’un destinataire enregistre une étape facultative pour plus tard, le destinataire peut omettre cette étape.Lorsque vous définissez une notification pour une étape facultative, Workday envoie une notification à la personne qui est configurée dans la notification personnalisée si le destinataire omet l’étape. Vous pouvez utiliser le champ de rapportÉtape omisepour créer une règle de conditions afin d’empêcher Workday d’envoyer des notifications pour les étapes omises.GroupeIndiquez les groupes de sécurité responsables de cette étape. Workday affiche les groupes de sécurité activés par la politique de sécurité. Lorsque l’étape est une étapeActionqui lance un autre processus de gestion, les groupes de sécurité disponibles sont définis par la politique de sécurité du sous-processus.Vous pouvez acheminer certaines étapes du processus de gestion vers des rôles dans l’organisation, soit dans l’organisation actuelle, soit dans une organisation proposée.Quand vous ajoutez une étape de la chaîne d’approbation et configurez l’étape pour qu’elle soit acheminée par hiérarchie d’organisations, vous pouvez uniquement sélectionner des groupes de sécurité fondés sur des rôles limités.Modificateur de routageSélectionnez un modificateur de routage. Workday affiche cette colonne uniquement si le processus de gestion comporte des types d’étapes qui prennent en charge les modificateurs de routage. Vous pouvez utiliser un routage de groupe précis pour tout type d’étape de processus de gestion si l’organisation de supervision du groupe de sécurité est activée pour le rôle affectable dans la tâcheMettre à jour des rôles affectables.ToutSélectionnez cette option lorsque tous les membres de l’un des groupes de sécurité précisés doivent terminer l’étape.Date d'échéanceVous pouvez définir une date d’échéance pour le processus de gestion dans son ensemble ou pour chaque étape du processus de gestion.Définissez une date d’échéance pour l’étape. Il s’agit du temps écoulé entre le début et la fin de l’étape.Pour les utilisateurs situés dans le fuseau horaire UTC-1 ou plus, Workday affiche la date d’échéance de l’étape dans leur fuseau horaire local. Pour déterminer la date d’échéance, nous utilisons la fin de la journée (23:59:59) dans le fuseau horaire du Pacifique (UTC-8) du système et convertissons la date d’échéance en fuseau horaire local de l’utilisateur.Workday affiche le fuseau horaire local de l’utilisateur pour la date d’échéance dans :- La sectionEn attente d’une action de votre partdans la page d’accueil Workday.
- L’élément Mes tâches.
- L’historique de processusde l’élément Mes tâches.
- Messagesuivant.
- Vous avez soumisune boîte de dialogue.
- La colonneDate d’échéancedans la pageAfficher l’événement.
Cela ne s’applique pas aux utilisateurs situés dans des fuseaux horaires de UTC-2 ou moins. Nous affichons la date d’échéance à l’heure du Pacifique.Pour les dates d’échéance que Workday calcule en unités de jour, Workday utilise des calendriers fondés sur des règles que vous configurez dans la définition de processus de gestion pour calculer la date d’échéance.Pour les définitions de processus de gestion qui n’utilisent pas de calendrier fondé sur des règles ou qui ne calculent pas la date d’échéance en unités de jours, Workday calcule les dates d’échéance en jours consécutifs.Lorsqu’un processus de gestion est exécuté en tant que sous-processus, Workday utilise les calendriers fondés sur des règles configurés dans la définition de processus de gestion du sous-processus. Il n’utilise pas les calendriers fondés sur des règles dans le processus de gestion parent.Date d'échéance fondée sur la date d'effetVous pouvez définir une date d’échéance pour le processus de gestion dans son ensemble ou pour chaque étape du processus de gestion.Cochez la case Workday pour calculer la date d’échéance de l’étape en fonction de la date d’effet de cette instance de processus de gestion. Sinon, Workday calcule la date d’échéance à partir du moment où l’étape précédente est terminée.Exemple : la date à laquelle une augmentation de salaire prend effet ou la date de début d’un nouvel employé peut être définie à plusieurs semaines après la fin du processus de gestion.Si une étape de processus de gestion est configurée avec unedate d’échéanceet que la caseDate d’échéance est fondée sur la date d’effetest également cochée dans l’étape ou dans la définition de processus de gestion dans son ensemble, Workday peut ajouter un jour supplémentaire à la date d’échéance en fonction de la façon dont le système conserve la date d’effet du processus de gestion.Ne pas avancerCochez cette case pour marquer certaines étapes des types de processus de gestion pouvant être avancé manuellement commeNe pas avancer. Si cette option est sélectionnée, un événement ne peut pas être avancé à partir d’une étape marquée commeNe pas faire avancer. Vous pouvez utiliser cette fonction pour réduire le risque de problèmes pouvant survenir lorsque les utilisateurs font avancer manuellement les étapes à l’étape finale. Remarque : Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les étapes que vous pouvez affecter à un groupe de sécurité. Les étapes que vous ne pouvez pas affecter à un groupe de sécurité, à l’exception d’une étapeRapport, ne peuvent pas être marquées commeNe pas avancer.
Les changements que vous apportez à une définition de processus de gestion d’une organisation parente affectent toutes les organisations subordonnées qui n’ont pas leur propre définition de processus de gestion personnalisée.
Lorsque vous modifiez une définition de sous-processus, les changements ne s’affichent pas dans le
rapport Audit Trail
pour le processus de gestion parent. Toutefois, lorsque vous décochez ou sélectionnez la case à cocher Utiliser la date de lancement du sous-processus
dans une définition de processus de gestion marquée pour l’audit, vous pourriez voir des entrées supplémentaires dans le rapport Audit Trail
.Après avoir terminé la modification du processus de gestion, vous pouvez personnaliser davantage votre définition de processus de gestion, par exemple pour configurer :
- Routage avancé pour les étapes des processus de gestionApprobation,Approbation groupéeetÀ faire. À partir du menu des actions connexes de l’étape, sélectionnez .
- Un routage fondé sur l’organisation aux étapesChaîne d’approbationetChaîne d’approbation groupée. À partir du menu des actions connexes de l’étape, sélectionnez . Cochez ensuite la caseRoutage fondé sur l’organisation.
- Délai d’étape sur les étapes de processus de gestion. À partir du menu des actions connexes de l’étape, sélectionnez .
- Une étapeActionpour déclencher des conditions de validation lorsque les responsables de la révision ajoutent des approbateurs supplémentaires à l’étape du processus de gestion. À partir du menu des actions connexes d’une étapeAction, sélectionnez . Cochez ensuite la caseActiver conditions de validation pour l’ajout d’approbateurs.
- Une étape en tant qu’étape d’achèvement. À partir du menu des actions connexes de l’étape, sélectionnez . Nous affichonsOuidans la colonneTerminéde la définition du processus de gestion.
- Notifications personnalisées qui se déclenchent à n’importe quelle étape du processus de gestion ou à partir du statut du processus de gestion dans son ensemble. Vous pouvez également reporter l’envoi d’une notification personnalisée en configurant un report de notification dans vos processus de gestion. Dans le menu des actions connexes d’une définition de processus de gestion, sélectionnez .
- Masquer les détails de l’historique du processus de gestion à la personne associée au processus de gestion, comme un employé interne. Accédez à la politique de sécurité du processus de gestion et cochez la case Masquer l’historique de processus pour la personne. Activez ensuite le changement de politique de sécurité en attente.La fonctionnalité de masquage de l’historique des processus de gestion ne fonctionne pas avec les processus de gestion de composantes de modèle que vous créez dans Workday Extend.