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Dernière mise à jour : 2025-10-03
Concept : directives sur les processus de gestion de l’accueil et de l’intégration

Concept : directives sur les processus de gestion de l’accueil et de l’intégration

Aperçu

Le processus de gestion
Accueil et intégration
de Workday est une structure configurable qui vous permet de créer un parcours personnalisé pour les nouvelles embauches, les travailleurs auxiliaires et les mutations internes, qui commence souvent avant leur premier jour (pré-intégration).

Sous-processus

Vous pouvez configurer le processus de gestion
Accueil et intégration
 pour inclure plusieurs étapes et d’autres processus de gestion afin de répondre aux besoins de votre organisation. Celles-ci peuvent être rangées de façon séquentielle ou en parallèle. Étapes communes :
  • Tâches : est une étape consolidée pour permettre aux travailleurs de mettre à jour leurs propres informations. Il peut s'agir
    du changement de coordonnées
    ,
    du changement des renseignements personnels
    ,
    du changement de nom
    et
    du changement du nom d'usage
    .
  • À faire : est une étape flexible pour affecter des tâches générales et des rappels au travailleur ou à d’autres participants au processus.
  • Documents à passer en revue : permet d’ajouter des documents aux fins d’évaluation, d’accusé de réception ou de signature électronique.
  • Changer les choix d’avantages sociaux : permet à l’employé de faire ses choix initiaux d’avantages sociaux.
  • Remplir le formulaire I-9 : gère le processus de vérification de l’admissibilité à l’emploi aux États-Unis. Ceci est généralement précédé de l’étape
    Manage Form I-9 Assignment
     .
  • Modifier les permis : permet aux travailleurs d’ajouter ou de mettre à jour leurs permis professionnels et leurs attestations/certificats.
  • Modifier les identifiants : permet aux travailleurs d’entrer des données sur les identifiants gouvernementaux et nationaux.

Conditions préalables

Vous devez d’abord définir votre environnement pour terminer avec succès le processus de gestion Accueil et intégration. Voir la section
Contexte
 dans Étapes : définir la sécurité pour l’accueil et l’intégration et la section
Conditions préalables
 dans Étapes : définir le processus de gestion de l’accueil et de l’intégration.
Pour les tâches lancées dans le cadre du processus d’accueil et d’intégration, les travailleurs ont besoin d’autorisations de sécurité précises. L’accès à ces tâches est accordé par l’entremise des rôles en libre-service, tels que les groupes de sécurité
Employé pour lui-même
 ou
Travailleur auxiliaire pour lui-même
 . Il est essentiel d’évaluer les autorisations de sécurité affectées à ces groupes de sécurité du libre-service pour vous assurer qu’ils disposent de l’autorisation appropriée pour effectuer les tâches requises.

Initiateurs de processus

Vous pouvez lancer le processus de gestion
Accueil et intégration
 pour un travailleur à l’aide de différentes actions. Voir Étapes : définir le processus de gestion de l’accueil et de l’intégration.

Limites

Bien que le processus de gestion
Accueil et intégration
 soit robuste, il y a certaines limites à prendre en compte :
  • Processus d’accueil et d’intégration unique : un travailleur ne peut avoir qu’un
    processus d’accueil et d’intégration actif
     à la fois. Lorsqu’un nouvel événement d’accueil et d’intégration est lancé pour un travailleur qui est déjà dans un processus actif, le nouvel événement de processus de gestion n’est pas lancé.
  • Conformité juridique : Workday fournit les outils nécessaires pour affecter des tâches aux postulants avant leur date de début, mais ne fournit pas de conseils juridiques. Votre organisation est responsable de la conformité aux lois sur le travail concernant la rémunération pour les activités des postulants.
  • Formulaire I-9 avec affectations à l’étranger : l’étape
    Remplir le formulaire I-9
     n’est pas lancée lorsque le processus
    Accueil et intégration
     est lancé dans le cadre du processus de gestion
    Démarrer une affectation à l’étranger
     .

Fluxs des travaux communs

Chemin 1 : Accueil et intégration des nouvelles embauches externes standard
Ce flux des travaux est lancé à partir du processus de gestion Embauche et est conçu pour les nouveaux employés externes. Il s’agit du plus complet des trois chemins. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Employee as Self 
>
 C: Action by Employee As Self 
>
 D: Review Documents by Employee as Self 
>
 E: Action by Employee as Self  
>
 F: To Do by Employee as Self
Chemin 2 : Accueil et intégration d'une mutation interne (version léger)
Ce flux des travaux léger est lancé à partir du processus de gestion
Effectuer un changement lié à l'emploi
 pour les employés existants. Il omet les étapes qui ne sont généralement requises que pour une embauche initiale. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Employee as Self 
>
 C: Review Documents by Employee as Self 
>
 D: To Do by Employee as Self
Chemin 3 : accueil et intégration des travailleurs auxiliaires (entrepreneur)
Ce flux des travaux décrit les étapes clés de l’accueil et de l’intégration d’un nouveau travailleur auxiliaire, depuis sa saisie des données initiale et sa révision des documents jusqu’aux processus internes d’octroi d’accès au système et d’attribution d’équipement. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Contingent Worker as Self 
>
 C: Review Documents by Contingent Worker as Self 
>
 D: To Do by Hiring Manager 
>
 E: To Do by IT Administrator

Étapes du flux des travaux

Voici les types d’étapes courants pour le flux des travaux du processus de gestion
Accueil et intégration
  :
Lancement
  • Ordre des étapes
     : Il s’agit toujours de la première étape du processus de gestion, désignée par la lettre a.
  • Groupe
    : effectué par une action du système déclenchée par l'achèvement d'une étape dans un processus de gestion parent (par exemple,
    Embauche
    ). La sécurité de l'utilisateur qui lance le processus parent détermine qui peut lancer
    Accueil et intégration
    . Les rôles courants incluent :
    • Administrateur RH
    • Gestionnaire
    • Spécialiste de l'accueil et de l'intégration
  • Précisez
    : Ce champ ne s'applique pas au type d'étape
    Lancement
     .
  • Directives sur le type d'étape
    :
    • Bonne pratique : pour une expérience de nouvelle embauche transparente, le processus de gestion
      Accueil et intégration
       doit être configuré en tant que sous-processus du processus de gestion Embauche. La pratique exemplaire consiste à placer l’étape d’action
      Accueil et intégration
      après
       l’étape
      Créer un compte Workday
       dans le processus
      Embaucher
       . Cela garantit que la nouvelle embauche dispose d’un accès au système pour effectuer ses tâches d’accueil et d’intégration.
    • Cas d’utilisation : le principal cas d’utilisation de l’étape
      Lancement
       consiste à déclencher la séquence des événements qui composent le parcours d’accueil et d’intégration. Cela inclut la génération de tâches, l’envoi de notifications et l’acheminement des documents au nouveau travailleur et aux autres rôles pertinents. Il sert de conteneur pour toutes les étapes subséquentes, comme
      À faire
      ,
      Documents à passer en revue
      et autres tâches.
    • Exemple : un
      administrateur RH
       effectue la dernière étape du processus de gestion
      Embaucher
       pour un nouvel employé. À la fin du processus de gestion, le système lance automatiquement le processus de gestion
      Accueil et intégration
       . La nouvelle embauche reçoit ensuite une notification pour se connecter à Workday et commencer à effectuer ses tâches d’accueil et d’intégration, comme la mise à jour de ses renseignements personnels et la révision des politiques de la société.
      .
  • Directives sur les règles de conditions
    :
    • Bonne pratique : configurez des règles sur le processus de gestion parent pour déclencher des flux des travaux spécialisées
      dans l’accueil et l’intégration
       . Par exemple, vous pouvez avoir un processus
      d’accueil et d’intégration
       pour les employés de l’entreprise et un processus distinct pour les employés de l’entreprise de fabrication, chacun avec des étapes et des documents différents.
    • Cas d'utilisation : Bien que vous ne placez pas de règle de conditions sur l'étape
      de lancement
       elle-même (car cela empêcherait le démarrage du processus), vous pouvez utiliser un routage fondé sur des règles sur le processus de gestion parent (par exemple,
      Embauche
      ) pour déterminer si et la définition de processus de gestion
      de l’accueil et
       de l’intégration à lancer. Cela permet de créer différentes expériences d’accueil et d’intégration en fonction de critères comme le profil d’emploi, l’emplacement ou le type de travailleur.
    • Exemple : une règle de conditions dans le processus de gestion
      Embauche
       pourrait vérifier le pays de la nouvelle embauche. Si le pays est les États-Unis, il lance le processus
      d’accueil et d’intégration aux États-Unis
       , qui inclut les étapes
      du formulaire I-9
       . Si le pays est le Canada, il lance le processus
      Accueil et intégration au Canada
       avec des documents et des tâches propres au pays.
Tâches
Il s’agit d’une étape
d’action
 . Le type d'étape précis est
Tâches
.
  • Ordre des étapes
    : l’ordre est défini dans la définition du processus de gestion
    Accueil et intégration
     . Vous pouvez affecter une lettre ou un chiffre pour séquencer l’étape.
    • Bonne pratique : pour que plusieurs tâches apparaissent simultanément dans la boîte de réception du travailleur, vous pouvez les configurer comme étapes parallèles en leur affectant le même identifiant d’ordre (par exemple, en les faisant toutes passer à l’étape b). Toutefois, assurez-vous que l’étape contenant ces tâches survient après l’étape
      Créer un compte Workday
       dans le processus de gestion parent (par exemple,
      Embauche
      ) pour éviter que la tâche ne soit plus affectée.
  • Groupe
    :
    • La tâche Tâches par employé pour lui-même
       est effectuée par le groupe de sécurité
      Employé pour lui-même
       .
    • La tâche Tâches par travailleur auxiliaire pour lui-même
       est effectuée par le groupe de sécurité
      Travailleur auxiliaire pour lui-même
       .
    • Bonne pratique : pour permettre aux travailleurs de terminer leurs tâches d’accueil et d’intégration avant leur date de début officielle et pour éviter que des tâches ne soient plus affectées si une date de début est déplacée, il est recommandé d’affecter l’étape à la fois aux groupes de sécurité des postulants et des travailleurs actifs :
      • Pour les employés :
        Employé pour lui-même
         et
        Employé en préembauche pour lui-même
      • Pour les travailleurs auxiliaires :
        Travailleur auxiliaire pour lui-même
         et
        Travailleur auxiliaire en préembauche par contrat pour lui-même
  • Domaines de sécurité
     : les domaines de sécurité auxquels le groupe de sécurité fondé sur des rôles doit avoir accès :
    • Self-Service: Personal Data
    • Self-Service: Person
    • Self-Service: Verify National ID
    • Self-Service: Home Contact Information
    • Self-Service: Work Contact Information
    • Self-Service: Emergency Contacts
    • Self-Service: Payment Election
    • Self-Service: Payroll - USA
    • Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - CAN
    • Self-Service: Benefits
    • Self-Service: Dependents
  • Préciser
    : la configuration d'une étape
    Tâches
     n'utilise pas de champ d'option
    Préciser
    . Vous devez plutôt préciser les tâches incluses en les sélectionnant dans une liste de processus de gestion en libre-service disponibles. Vous pouvez regrouper plusieurs actions en une seule étape
    Tâches
     ou les séparer.
  • Directives sur le type d'étape
    :
    • Meilleures pratiques :
      • Pour obtenir une expérience utilisateur simplifiée, vous pouvez regrouper les éléments connexes en une seule étape
        de tâches
         avec une étiquette clair, comme
        Remplir les documents de votre nouvelle embauche
        .
      • Si vous devez vous assurer que certaines tâches sont terminées avant d’autres, vous pouvez les placer dans des étapes distinctes et séquentielles. Par exemple, vous pourriez faire
        de la confirmation des renseignements personnels
         (étape b) une condition préalable à
        la gestion des choix de paiement
         (étape c).
      • Pour les tâches qui ne doivent être disponibles qu’à compter de la date d’embauche du travailleur (comme les choix d’avantages sociaux), utilisez un
        Délai d’étape
         pour cette étape précise dans la configuration du processus de gestion. Cela empêche la tâche d’être affichée prématurément dans la boîte de réception.
    • Cas d’utilisation : les tâches courantes incluses dans cette étape incluent :
      • Entrer des renseignements personnels
      • Entrer les coordonnées
      • Modifier des identifiants gouvernementaux
      • Gérer les choix de paiement (dépôt direct)
      • Remplir les formulaires de retenues fédérales et de l’État
      • Entrer des contacts en cas d'urgence
      • Changer les choix d’avantages sociaux
    • Exemple : dans le flux des travaux
      Accueil et intégration des nouvelles embauches externes standard
       , vous pouvez configurer une étape
      Tâches
       marquée
      Tâches d’accueil et d’intégration initiales
       affectées à
      Employé en préembauche pour lui-même
       et
      Employé pour lui-même
      . Cette étape unique pourrait inclure :
      • Entrer des renseignements personnels
      • Entrer les coordonnées
      • Entrer des contacts en cas d'urgence
  • Directives sur les règles de conditions
     : vous pouvez appliquer des règles de conditions pour déterminer si l’étape est lancée ou non.
    • Cas d’utilisation : une règle de conditions peut être configurée pour omettre automatiquement les étapes d’approbation des mises à jour des renseignements personnels et des coordonnées si le travailleur accède à la tâche, mais n’effectue aucun changement avant de soumettre la tâche. Cela empêche un acheminement inutile vers les approbateurs.
Action
  • Ordre des étapes
    : peut être placé n’importe où après l’étape
    de lancement
     (étape a). Vous pouvez utiliser des lettres (b, c, d) pour définir la séquence. Les étapes avec la même lettre sont exécutées en parallèle.
  • Groupe
    : La personne qui effectue ce travail est très flexible. Il peut être affecté aux
    administrateurs de l'accueil et de l'intégration
    ,
    aux employés pour eux-mêmes
    ,
    aux travailleurs auxiliaires pour eux-mêmes
    ,
    au gestionnaire
    ,
    au partenaire RH
    ,
    au partenaire des avantages sociaux
    ou à tout autre groupe de sécurité disposant des autorisations nécessaires pour que le sous-processus soit lancé.
  • Domaines de sécurité
     : les domaines de sécurité auxquels le groupe de sécurité fondé sur des rôles doit avoir accès :
    • Administrateur de l’accueil et de l’intégration
       : accès aux tâches pour définir des règles et des modèles d’accueil et d’intégration. L'accès au domaine suivant doit être restreint :
      Set Up: Onboarding
      .
    • Employé pour lui-même
      : Accès à l'aspect en libre-service du processus d'accueil et d'intégration, y compris des worklets sur le tableau de bord :
      Self-Service: Onboarding
      ,
      Self-Service: Home Contact Information (et sous-domaines)
      ,
      Self-Service: Work Contact Information (et sous-domaines) )
      ,
      Libre-service : Contacts en cas d'urgence
      ,
      Libre-service : Avantages sociaux
      ,
      Libre-service : Paie (Mes choix de retenues)
      .
    • Gestionnaire
      : Accès pour afficher ou modifier
      Worker Data: Work Contact Information (et sous-domaines)
      .
    • Administrateur RH : Set Up: Accueil et intégration
      (accès aux tâches pour définir les règles et les modèles d’accueil et d’intégration. L'accès à ce domaine doit être limité,
      Person Data: Home Contact Information (et sous-domaines), Worker Data: Work Contact Information (et sous-domaines), Person Data: Remerciements en cas d'urgence.
    • Partenaire RH
      : Afficher ou modifier
      Person Data: Home Contact Information (et sous-domaines)
      ,
      Worker Data: Benefits
      ,
      Worker Data: Work Contact Information (et sous-domaines)
      .
    • Administrateur des avantages sociaux/partenaire
      : afficher ou modifier
      les données des travailleurs : Avantages sociaux, données de la personne : contacts en cas d'urgence
      .
  • Préciser
     : sélectionnez le processus de gestion précis à lancer en tant que sous-processus. Exemples pour l’accueil et l’intégration :
    • Changer les renseignements personnels
    • Changer les coordonnées
    • Changer des identifiants gouvernementaux
    • Changer des contacts en cas d’urgence
    • Changer les choix d’avantages sociaux
    • Remplir le formulaire I-9
  • Directives sur le type d'étape
    :
    • Bonne pratique : regrouper les tâches de collecte de données similaires. Par exemple, au lieu d’étapes distinctes pour les renseignements personnels, les coordonnées et les contacts en cas d’urgence, vous pouvez utiliser le type d’étape consolidée Tâches. Toutefois, si vous avez besoin d’approbations ou d’acheminements distincts pour chacun d’eux, il est préférable de les garder comme étapes d’action distinctes.
    • Exemple : une étape d’action marquée
      Remplir votre profil
       pourrait lancer le sous-processus
      Changer les renseignements personnels
       , affecté à l’
      employé pour lui-même
      .
  • Directives sur les règles de conditions
    :
    • Meilleures pratiques :
      • Créez et testez des règles une par une.
      • Utilisez des champs précis pour rendre vos règles précises.
      • Tirez parti du rapport
        Options de configuration de processus de gestion
         pour afficher les champs disponibles pour vos règles.
    • Cas d’utilisation :
      • Les règles de conditions sont essentielles pour créer des expériences d’accueil et d’intégration dynamiques et pertinentes. Vous pouvez les utiliser pour inclure ou omettre des étapes en fonction des données des travailleurs.
      • Omettre l’inscription aux avantages sociaux pour les travailleurs à temps partiel qui ne sont pas admissibles aux avantages sociaux.
      • Incluez un document de révision de la politique propre à l’État uniquement pour les travailleurs d’un État particulier.
      • Déclencher un ensemble de tâches différent pour une mutation interne et une nouvelle embauche.
    • Par exemple, pour exécuter l’étape
      Complete Form I-9
       uniquement pour les embauches aux États-Unis, vous pouvez créer une règle :
      • Type de règle :
        condition d’entrée.
      • Condition :
        Le pays
         du poste principal du travailleur est
        les États-Unis d'Amérique
        .
À faire
  • Ordre des étapes
    : peut être placé n'importe où dans le flux. Souvent utilisé pour les rappels ou les tâches n’ayant pas de processus de gestion dédié.
  • Groupe
    : Effectué par n'importe quel groupe de sécurité. Les destinataires communs de l’affectation sont :
    • Employé pour lui-même
      .
    • Gestionnaire
      .
    • Coordonnateurs désignés par service (par exemple,
      Service de soutien informatique
      )
  • Préciser
     : vous sélectionnez un élément
    À faire
     préconfiguré dans la liste que vous mettez à jour dans la tâche
    Mettre à jour des éléments À faire
     .
  • Directives sur le type d'étape
    :
    • Recommandation : Utilisez les étapes
      À faire
       pour les tâches non liées au système ou les rappels simples. Ainsi, le processus de gestion reste propre et évite la création de sous-processus complexes pour des actions simples.
    • Exemple : un
      élément À faire
       affecté à la nouvelle embauche pourrait être
      Visionner la vidéo de bienvenue du PDG
      avec un lien vers la vidéo dans les instructions.
  • Directives sur les règles de conditions
    :
    • Meilleures pratiques :
      • Veillez à ce que le texte
        À faire
         soit clair et accessible.
      • Utilisez des notifications pour rappeler au destinataire de l’affectation si la date d’échéance approche.
    • Cas d’utilisation :
      • Affectez un
        ordinateur portable à la tâche
         au gestionnaire uniquement pour les employés salariés.
      • Rappelez aux nouvelles embauches de
        réviser le calendrier des jours fériés de la société
        si leur date d’embauche est proche d’un jour férié.
    • Exemple :
      • Une étape
        À faire
         marquée
        Gestionnaire : Préparer le paquet de bienvenue
         peut être affectée au rôle de gestionnaire.
Documents à passer en revue
Il s’agit d’une étape
d’action
 .
  • Ordre
    : est généralement placé après la collecte des données initiales, mais avant l'étape d'achèvement.
  • Groupe
    : Effectué presque toujours par
    l'employé pour lui-même
    .
  • Préciser
    : Vous pouvez configurer les documents à inclure et indiquer s’ils nécessitent une signature électronique. Exemple : Manuel de l’employé, Accord de confidentialité.
  • Directives sur le type d'étape
    :
    • Bonne pratique : pour les documents de conformité essentiels, rendez cette étape obligatoire et utilisez la fonctionnalité de signature électronique aux fins de suivi et d’audit.
    • Exemple : une étape intitulée
      Accuser réception des politiques de la société
       peut contenir le code de conduite, la politique d’utilisation acceptable des TI et le manuel de l’employé.
  • Directives sur les règles de conditions
    :
    • Bonne pratique : regroupez les documents qui ont les mêmes exigences de public et de signature en une seule étape pour simplifier l’expérience utilisateur.
    • Cas d’utilisation :
      • Présentez un manuel de l’employé différent en fonction du pays ou de la société du travailleur.
      • Incluez un document de régime de commissions uniquement pour les employés de l’organisation Ventes.
    • Exemple : une règle pourrait vérifier la
      famille d’emplois
      du travailleur, . Si la
      famille d’emplois
       est la vente, l’étape inclut le document
      Sales Incentive Plan
       à signer.
Service
  • Ordre des étapes
    : L'ordre de ces étapes est essentiel. Par exemple,
    la tâche Créer un compte Workday
    doit avoir lieu avant que des tâches soient acheminées au nouvel employé.
  • Groupe
    : Effectué par un système et aucune personne n'y est affectée au sens traditionnel.
  • Préciser
     : vous sélectionnez le service système précis à exécuter. Services communs dans
    Accueil et intégration
    :
    • Créer un compte Workday
    • Affectation de plan d'accueil et d'intégration
  • Directives sur le type d'étape
    :
    • Recommandation : il s’agit de traitements en arrière-plan. Ce ne sont pas des tâches qu’un utilisateur effectue, mais elles sont essentielles à l’automatisation du flux des travaux.
    • Exemple : l’utilisation du service
      Créer un compte Workday
       au début du processus d’embauche permet à un postulant d’obtenir ses données d’identification et de démarrer ses tâches d’accueil et d’intégration dans Workday avant son premier jour.
  • Directives sur les règles de conditions
    :
    • Meilleure pratique : ces étapes sont fondamentales. Assurez-vous qu'elles sont correctement placées dans la séquence du processus de gestion parent (par exemple,
      Embauche
      ) pour activer le processus
      Accueil et intégration
       . L’étape
      Créer un compte Workday
       doit précéder l’étape
      Accueil et intégration
       elle-même.
    • Cas d’utilisation : vous pouvez utiliser une règle de conditions pour empêcher la création d’un compte Workday trop tôt avant la date d’embauche.
    • Exemple : l’étape de service
      Affectation de plan d’accueil et d’intégration
       est ajoutée au processus de gestion
      Embauche
       pour affecter automatiquement le plan d’accueil et d’intégration approprié à la nouvelle embauche.

Intégration

Dans Workday, vous pouvez lancer une intégration à partir de n’importe quel processus de gestion qui prend en charge le type d’étape
Intégration
 . Ceci est couramment utilisé au cours de l'accueil et de l'intégration pour envoyer des données à des systèmes tiers (par exemple, pour
les avantages sociaux
,
la paie
ou l'attribution de TI) ou pour lancer des processus internes tels que
E-Verify pour le formulaire I-9
.
  • Ordre des étapes
     : les intégrations peuvent avoir lieu à plusieurs étapes dans le flux des travaux. Cette étape a généralement lieu une fois toutes les approbations terminées, mais avant la fin du processus.
  • Groupe
     : effectué par le système et qui vous oblige à affecter un utilisateur du système d’intégration (ISU) préconfiguré qui dispose des autorisations de sécurité nécessaires pour exécuter l’intégration.
  • Préciser
     : sélectionnez le système d’intégration précis à exécuter. Il peut s’agir d’un connecteur Workday prédéfini, comme celui d’un fournisseur de cartes d’entreprise, ou d’une intégration personnalisée à l’aide de Workday Studio, du Créateur d’interfaces Entreprise (EIB) ou de Core Connectors.
  • Directives sur les types d'étapes
    • Meilleures pratiques :
      • Concevoir d'abord : créez et configurez toujours le système d’intégration avant d’essayer d’ajouter et de configurer l’étape Intégration au processus de gestion.
      • Utiliser un ISU : utilise toujours un
        utilisateur du système d’intégration
        pour exécuter l’intégration. Cela améliore la sécurité et facilite l’audit.
      • Séparé et livré : un processus d’intégration est souvent séparés entre la génération et la livraison d’un fichier. Si un système externe ne reçoit pas de fichier, utilisez les rapports
        Console des traitements
         et
        Événements d’intégration
         pour déterminer si la génération du fichier ou l’étape de livraison ont échoué.
    • Cas d’utilisation :
      • Intégration sortante : le cas d’utilisation le plus courant dans
        Accueil et intégration
         consiste à déclencher une intégration sortante pour envoyer les données sur les nouvelles embauches à un système externe. Par exemple, l’envoi des données sur les travailleurs à Okta ou à Active Directory pour l’attribution de comptes aux TI, la transmission des informations sur les nouvelles embauches à un fournisseur de paie ou d’avantages sociaux tiers, la soumission des données des employés à
        E-Verify
         au moyen du processus de gestion
        Complete Form I-9
         .
      • Intégration entrante : bien qu’elle soit moins courante en tant que partie directe du processus de gestion
        Accueil et intégration
         , une intégration peut déclencher un processus qui fina par charger les données dans Workday (par exemple, la réception de l’identifiant permanent d’une nouvelle embauche par un système de RH international).
  • Directives sur les règles de conditions
    :
    • Meilleures pratiques : testez régulièrement vos règles pour vous assurer qu’elles sont acheminées comme prévu, en particulier après avoir apporté des modifications à la définition de processus de gestion.
      • Évitez les règles trop complexes qui sont difficiles à mettre à jour. Il est parfois plus simple de créer une définition distincte fondée sur des règles du processus de gestion que de créer plusieurs règles complexes dans une seule définition.
      • Soyez prudent avec les étapes simultanées qui sont également conditionnelles, car elles peuvent parfois interrompre le processus. Il est souvent préférable de placer les intégrations critiques dans leur propre étape séquentielle.
    • Cas d’utilisation :
      Omettre les étapes non nécessaires
       : Créez une règle pour omettre une étape d’approbation si un travailleur soumet de nouveau ses renseignements personnels ou ses coordonnées sans apporter de changements réels.
      • Routage fondé sur des règles : définissez différentes versions du processus de gestion
        Accueil et intégration
         en fonction de critères comme
        Société
        ,
        Organisation de supervision
        ou
        Emplacement
        . Par exemple, vous pouvez avoir un processus d’accueil et d’intégration unique pour les travailleurs au Canada et aux États-Unis, qui comprend des étapes d’intégration différentes pour les fournisseurs propres à un pays.
      • Contenu personnalisé : Utilisez des règles de conditions pour définir
        des publics pour les plans d’accueil et d’intégration
        , ce qui vous permet d’envoyer du contenu, des tâches et des documents ciblés à différents groupes de nouvelles embauches.
    • Exemple : omettez l’étape
      Document à passer en revue
      pour les mutations internes qui ont déjà vu le manuel de la société.
      • Logique de la règle
        : Créez une règle de conditions à l'étape
        Document à passer en revue
         qui est évaluée comme
        faux
         si la
        source liée à l'embauche
         du travailleur est
        Mutation interne
        . L'étape sera ensuite omise pour cette population, mais se déclenchera pour toutes les embauches externes.

Notifications

Notifications de système
Les notifications de système sont des alertes par défaut générées par Workday pour les événements de processus de gestion. Vous pouvez afficher toutes les notifications du système dans l’onglet
Notifications
 du processus de gestion. Workday vous permet de désactiver une notification précise, mais il est souvent préférable de gérer les préférences de notification au niveau de l’utilisateur ou d’utiliser des notifications personnalisées pour des alertes plus ciblées. Voir Configurer les notifications de système des processus de gestion.
Les paramètres de notification globale sont gérés dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Notifications
 .
Notifications personnalisées
Vous pouvez créer des notifications personnalisées pouvant être lancées à n’importe quelle étape du processus de gestion pour alerter les utilisateurs au sujet d’événements, d’actions obligatoires ou de changements de statut. Pour créer une notification, accédez à l’étape correspondante dans votre définition de processus de gestion et, dans le menu des actions connexes de cette étape, sélectionnez
Processus de gestion
Ajouter une notification
. Voir Créer des notifications personnalisées.
  • Directives et meilleures pratiques :
    • Consolider lorsque cela est possible : au lieu d’envoyer une notification distincte pour chaque tâche qu’une nouvelle embauche doit effectuer, pensez à la consolider. Par exemple, vous pouvez envoyer un courriel
      de bienvenue
       unique avec un lien vers le tableau de bord
      Workday Onboarding
       de la nouvelle embauche ou vers sa page
      Mes tâches
       , où il peut voir tous les éléments en attente. Cela permet d’éviter de surcharger la nouvelle embauche avec trop de courriels.
    • Utilisez un langage clair et axé sur l’action : l’objet et le corps de vos notifications doivent être clairs et concis et indiquer au destinataire ce qu’il doit faire. Utilisez les champs dynamiques pour personnaliser le message avec le nom de la nouvelle embauche, la date de début, le gestionnaire, etc.
    • Tirez parti du contenu dynamique : Utilisez les champs CRF pour extraire des informations pertinentes dans vos notifications. Cela peut inclure des détails tels que :
      • La date d’embauche.
      • Le titre d’emploi.
      • Le gestionnaire.
      • Lieu de travail.
      • Liens vers le tableau de bord Accueil et intégration.
    • Tenez compte du public : personnalisez le contenu et le son de vos notifications pour le destinataire. Une notification destinée à une nouvelle embauche aura un son différent de celui d’une notification destinée à un membre de l’équipe des TI ou à un gestionnaire d’embauche.
    • Marque : Utilisez les tâches
      Mettre à jour des modèles de courriels
       et
      Notification Designer
       pour créer des modèles de courriels avec marque qui correspondent à l’apparence de votre société. Vous pouvez remplacer le modèle de courriel par défaut dans toute notification personnalisée pour utiliser un modèle de marque précis.
    • Déclenchement d'un courriel de bienvenue :
      • Pour garantir que la nouvelle embauche a accès à Workday, cette notification doit être déclenchée après l’étape
        Créer un compte Workday
         dans le processus de gestion
        Embauche
         .
      • Vous pouvez utiliser un délai d’étape pour envoyer cette notification un certain nombre de jours après la finalisation de l’embauche, ou vous pouvez la déclencher immédiatement après l’entrée dans le processus
        Accueil et intégration
         .
    • Notifiant les équipes internes :
      • Créez des notifications personnalisées pour alerter les équipes internes comme
        les TI
        ,
        les Coûts indirects
        et
        la Paie
         qu’une nouvelle embauche a été traitée.
      • Ces notifications doivent être déclenchées au moment approprié du processus. Par exemple, une notification du service informatique peut être déclenchée à la fin du processus de gestion
        Embauche
         .
      • Incluez dans la notification les détails pertinents, tels que le nom de la nouvelle embauche, la date de début, l’emplacement et toute exigence concernant l’équipement ou l’accès.
    • Gestion des notifications du sous-processus :
      • Le processus
        d’accueil et d’intégration
         met souvent en jeu des sous-processus (par exemple, pour l’inscription aux avantages sociaux, la vérification I-9). Ces sous-processus ont leurs propres configurations de notification.
      • Si vous souhaitez supprimer les notifications d’un sous-processus pour éviter d’envoyer trop de courriels, vous pouvez désactiver les notifications du système à l’étape de lancement de ce sous-processus.
      • N’oubliez pas qu’un sous-processus peut être utilisé par d’autres processus de gestion. Pour éviter des conséquences involontaires, vous pouvez ajouter une règle de conditions à vos notifications personnalisées à
        lancer uniquement s'il s'agit d'un processus de gestion autonome
        .
    • En utilisant des règles de conditions :
      • Les règles de conditions sont de puissants outils pour contrôler à quel moment une notification est envoyée. Vous pouvez les utiliser pour :
        • Envoyer une notification uniquement si certains critères sont remplis, par exemple, si la nouvelle embauche se trouve dans un emplacement ou un profil d’emploi précis.
        • Envoyer des notifications différentes à différents groupes de personnes en fonction des données du processus de gestion.
      • Assurez-vous qu'une notification n'est envoyée qu'après l'exécution d'une série d'étapes.
    • Traitement des étapes facultatives : Notez que si vous configurez une notification pour une étape facultative, la notification sera envoyée même si l'étape est omise. Planifiez votre stratégie de notification en conséquence.
  • Exemples :
    • Objectif : envoyer un message de bienvenue touchant les nouvelles embauches dès que le processus de gestion
      Accueil et intégration
       est lancé.
    • Définition : créez une notification personnalisée à l’étape de lancement du processus de gestion
      Accueil et intégration
       . Le destinataire est
      Employé pour lui-même
      et la notification est acheminée à son courriel personnel.
    • Objectif : envoyer aux nouvelles embauches les informations clés dont elles ont besoin pour leur premier jour.
    • Définition : créer une notification déclenchée par une étape
      À faire
       planifiée la veille de leur date de début.

Problèmes et solutions

Sortie
Cause et solution
Le processus
d'accueil et d'intégration
 ne se déclenche pas pour les nouvelles embauches une fois l'embauche terminée.
Cause :
 plusieurs causes peuvent être différentes :
  1. Les étapes d’accueil et d’intégration deviennent non affectées si un compte Workday n’a pas encore été créé pour une nouvelle embauche.
  2. Les étapes
    Accueil
     et intégration et
    Définition de l'accueil et de l'intégration
     ne sont pas ordonnées correctement ou ne sont pas incluses dans le processus de gestion
    Embauche
     du parent.
Solution :
  1. Utilisez la tâche
    Créer une définition de processus de gestion par défaut (définition par défaut)
     pour créer une définition par défaut pour le processus de gestion
    Définition de l’accueil et de l’intégration
     .
  2. Dans la définition du processus de gestion
    Embauche
     , assurez-vous que l’étape
    Définition de l’accueil et de
     l’intégration précède l’étape
    Accueil et intégration
     . Ces deux étapes doivent être placées
    après
     l’étape
    Créer un compte Workday
     .
Les nouvelles embauches ne reçoivent pas la notification d’accueil et d’intégration.
Cause :
 la cause la plus fréquente est une règle de routage incorrecte. Pour les postulants, la notification doit être acheminée à leur adresse de courriel personnelle.
Solution :
 accédez à
Modifier la configuration du locataire - Notifications
. Sous la section
HCM
 , assurez-vous que les notifications du
plan d’accueil et d’intégration
 ou la notification personnalisée correspondante sont configurées pour être acheminées vers
le courriel externe
 pour le public visé. Vérifiez également que le postulant a une adresse de courriel personnelle chargée dans Workday.
Les nouvelles embauches ne reçoivent pas toutes leurs tâches d’accueil et d’intégration dans leur boîte de réception.
Cause :
 Les étapes dans la définition de processus de gestion Accueil et intégration sont configurées avec des numéros d’ordre différents (par exemple, c, d, e), ce qui fait en sorte qu’elles sont livrées de façon séquentielle à mesure que chaque étape précédente est terminée.
Solution :
 passez en revue la définition de processus de gestion Accueil et intégration. Si l'objectif est que toutes les tâches apparaissent en même temps, assurez-vous que les étapes pertinentes (par exemple,
À faire
,
Documents à passer en revue
,
Changer les renseignements personnels
) sont configurées avec la même lettre
d'ordre
 (par exemple, c, c, c). Cela fera des étapes parallèles qui apparaîtront simultanément dans la boîte de réception.
L’étape
Complete Form I-9
 est bloquée et ne se poursuit pas.
Cause :
 l’étape
Complete Form I-9
 est configurée pour s’exécuter simultanément (c’est-à-dire avec le même numéro d’ordre) que d’autres étapes du processus de gestion
Accueil et intégration
 . L'intégration E-Verify, qui fait partie de cette étape, ne sera souvent déclenchée que lorsque toutes les autres étapes en parallèle seront terminées.
Solution :
 modifiez la définition de processus de gestion Accueil et intégration pour placer l’étape
Formulaire I-9
 à remplir dans sa propre étape séquentielle (avec un numéro d’ordre unique). Pour de meilleurs résultats, aucune autre étape ne doit être exécutée en parallèle.
La notification n'est pas déclenchée lorsque l'étape du processus de gestion est terminée.
Cause :
 Il se peut que la notification ne soit pas associée correctement à l'étape du processus de gestion ou qu'une condition dans la notification ne soit pas remplie.
Solution :
 vérifiez la définition de notification personnalisée pour vous assurer qu’elle est liée au bon processus de gestion et à la bonne étape. Vérifiez l’onglet
Condition
 de la notification pour voir s’il existe des règles qui empêchent son déclenchement. Vérifiez également la
console des traitements
 pour le travailleur afin de voir si le processus de gestion se comporte comme prévu.
Les liens dans la notification (par exemple, vers le
plan d'accueil et d'intégration
) ne fonctionnent pas pour la nouvelle embauche.
Cause :
 Il s’agit souvent d’un problème de sécurité. L'accès à son compte Workday n'a peut-être pas encore été accordé pour la nouvelle embauche, ou la sécurité de la page cible est insuffisante.
Solution :
 assurez-vous que l’étape
Créer un compte Workday
 dans les processus de gestion
Embauche
 ou
Accueil et intégration
 s’exécute avant l’envoi des notifications avec liens internes. Vérifiez que la définition
du préaccueil et de l’intégration externes
 est configurée correctement si vous souhaitez que les postulants puissent accéder au contenu avant leur date de début.
Le gestionnaire ou d’autres participants ne reçoivent pas leurs notifications de rappel.
Cause :
 Le destinataire peut être mal défini ou l'utilisateur n'a pas d'adresse de courriel de travail dans Workday.
Solution :
 vérifiez le champ
Destinataire
 de la notification personnalisée pour vous assurer que le rôle approprié (par exemple,
Gestionnaire
,
partenaire RH
) est sélectionné. Vérifiez dans le profil du travailleur que le destinataire prévu dispose d’une adresse de courriel de travail valide.
Un approbateur ou un autre participant (par exemple,
Gestionnaire
) ne peut pas voir ni effectuer d'action dans une étape d'accueil et d'intégration.
Cause :
 Il s’agit généralement d’un problème de sécurité lorsque le rôle de sécurité de l’utilisateur n’a pas l’autorisation pour cette étape précise du processus de gestion.
Solution :
 accédez à la
politique de sécurité des processus de gestion
 pour le processus de gestion
Accueil et intégration
 . Recherchez l’étape précise (par exemple,
Documents à passer en revue
,
À faire
) et assurez-vous que le groupe de sécurité approprié (par exemple,
Gestionnaire
,
Partenaire RH
) est répertorié avec l’autorisation d’effectuer une action pour cette étape.
Concept : expérience d’accueil et d’intégration
Étapes : définir le processus de gestion de l’accueil et de l’intégration
Étape : Définir l’accueil et l’intégration des employés
Concept : processus de gestion
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FAQ : Processus de gestion