Créer des lots de règlement manuels
- Créez les éléments impayés et les paiements en attente à régler.
- Pour régler les paiements de remboursement de client, choisissez d’utiliserl’option Optimisation des remboursements de clientsdans le rapportMettre à jour les choix d’utilisation de fonctions.
- Définissez un profil intersociétés dans Workday pour le règlement des éléments intersociétés.
- Sécurité : domaineProcess: Settlementdans le domaine fonctionnel Banking and Settlement ou un ou plusieurs des domaines suivants :
- Domaine Process: Ad Hoc Payment Settlementdans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
- Domaine Process: Bank Account Transfer for Settlement/Settlementdans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
- DomaineProcess: Customer Invoice Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- DomaineProcess: Customer Refund Settlementdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- DomaineProcess: Expense Report Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Expenses.
- DomaineProcess: Intercompany Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- DomaineProcess: Miscellaneous Payment Request Settlementdans le domaine fonctionnel Miscellaneous Payments.
- DomaineProcess: Payroll Settlementdans le domaine fonctionnel Core Payroll.
- DomaineProcess: Payroll Third-Party Payments Settlementdans le domaine fonctionnel Core Payroll.
- DomaineProcess: Pending Student Refund/Settlementdans le domaine fonctionnel Student Financials.
- DomaineProcess: Procurement Card Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Procurement.
- DomaineProcess: Student Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Student Financials.
- DomaineProcess: Student Sponsor Refund/Settlementdans le domaine fonctionnel Student Financials.
- DomaineProcess: Supplier Invoice Payment/Settlementdans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Vous pouvez créer, modifier, prévisualiser et traiter des lots de règlements pour effectuer le règlement d’éléments impayés et de paiements en attente. Workday communique avec les banques pour envoyer des paiements sortants et recevoir des paiements entrants.
- Accédez à la tâcheCréer un lot de règlement.Vous pouvez également régler un paiement ponctuel dans le menu des actions connexes d’un élément impayé ou d’un paiement en attente. Workday crée un brouillon de lot de règlement contenant le paiement ponctuel.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description DeviseCette valeur de devise peut différer de la devise du compte bancaire, mais les comptes bancaires de la règle de routage bancaire doivent l’accepter.Pour sélectionner plusieurs devises ou toutes les devises, vous devez activer les lots de règlement multidevises dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière. Vous pouvez sélectionner plusieurs devises lorsque vous recherchez des éléments ou des paiements à ajouter au lot de règlement. Workday règle les paiements dans la devise de chaque transaction.Devise d'affichagePour les lots de règlement en une seule devise, la devise affichée est la devise du lot de règlement.Workday affiche le total des paiements entrants ou sortants du lot de règlement dans cette devise à titre informatif, tout en acquittant les paiements dans la devise de la transaction. Vous pouvez remplacer la devise par défaut de la société par une autre devise associée au compte bancaire de la société.Filtres de sélection automatiqueWorkday inclut tous les éléments impayés et les paiements en attente qui correspondent aux critères du filtre de règlement pour les éléments suivants :- Organisation
- Évaluer
- Date d’exécution
Vous pouvez ajouter ou supprimer des sélections du lot de règlements si nécessaire avant de traiter l'exécution. Pour le Royaume-Uni, la date du lot de règlements correspond à la date de traitement des Bankers' Automated Clearing Services.Inclure les paiements au nom d’autres sociétésSélectionnez cette option pour régler les demandes de paiement d’autres sociétés concernant les catégories de paiements suivantes et effectuer des paiements au nom d’autres sociétés :- Paiements d'avances
- Les transactions par carte de crédit pour frais professionnels
- Notes de frais
- Les demandes de paiement divers
- Factures de fournisseur
Les sociétés disponibles dépendent de votre profil intersociétés. Cette option n’est pas disponible si vous réglez des paiements pour une hiérarchie de sociétés.Si vous avez précisé au nom d’autres sociétés dans un filtre personnalisé, cochez également cette case.Exclure les paiements négatifsSélectionnez cette option pour exclure le traitement des paiements négatifs, tels que les ajustements de crédit non imputés, dans le lot de règlement.Workday regroupe tous les paiements négatifs par société, catégorie de paiements et devise sur une seule rangée. Ils sont marqués comme exclus dans la tâcheAfficher un lot de règlement.Date dynamique de paiement à un fournisseurSélectionnez la date de paiement à un fournisseur que vous souhaitez utiliser pour le lot de règlement.- Lorsque la date d’escompte sur la facture du fournisseur est passée, Workday utilise la date d’échéance de la facture du fournisseur comme date de paiement.
- Lorsque la date d’échéance de la facture du fournisseur est passée, Workday utilise la date du lot de règlement comme date de paiement.
Un lot de règlement peut avoir des paiements aux fournisseurs avec des dates de paiement différentes. La banque exécute les paiements aux fournisseurs en fonction de la date de paiement, et non de la date à laquelle vous envoyez le fichier de paiement.Workday regroupe également les ajustements de crédit aux fournisseurs en fonction de la valeur de date de paiement que vous avez sélectionnée. Vous pouvez cocher la case Imputerdes ajustements de crédit de fournisseur au premier paiement dûdans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financièrepour imputer automatiquement les ajustements de crédit de facture de fournisseur aux paiements de factures pendant le règlement. Workday compense les notes de crédit en attente avec les factures de fournisseurs, quelle que soit leur date d’échéance.Workday crée immédiatement un brouillon de lot de règlement avec un identifiant généré automatiquement en fonction de la configuration de votre locataire. - Cliquez surAjouterpour rechercher et sélectionner les éléments impayés et les paiements en attente à inclure dans le lot de règlement.
- Passez en revue les paiements que vous avez inclus dans le lot de règlement.Lerécapitulatifet d’autres vues affichent les paiements à générer. Workday combine les paiements pour des documents tels que les notes de frais et les factures de fournisseurs, le cas échéant.Si nécessaire, modifiez les détails du paiement :
- Cliquez surModifierpour modifier les détails d’un élément, tels que le compte bancaire, les dates de paiement à un fournisseur ou le type de paiement, ou pour ajouter une note. Vous pouvez retirer des éléments impayés du paiement.
- Cliquez surGérer des paiementspour modifier les détails de paiement ou retirer des paiements du lot de règlement. Vous ne pouvez pas retirer des paiements de la paie des groupes de paie.
- Cliquezsur Traiter les exceptionspour modifier les paiements avec des exceptions telles qu’un compte bancaire qui ne prend pas en charge un certain type de paiement. Vous pouvez également retirer les paiements avec des exceptions.
- Pour afficher les éléments sélectionnés, cliquez surAfficher des articles.Si les paiements de vos notes de frais incluent des notes de frais d’un montant égal à zéro, vous pouvez cliquer surGérer les remboursements d’un montant égal à zéropour les retirer du lot de règlement.
- Pour régler les paiements des éléments impayés et les paiements en attente inclus dans le lot, cliquez surTraiter.
Workday lance le processus de gestion
Événement lié au lot de règlement
et acquitte ses éléments impayés et ses paiements en attente. Si vous avez configuré l’intégration des versements, Workday traite le fichier pendant le lot de règlement.
Une fois que le moteur de règlement a terminé les paiements, il génère les écritures comptables associées à chaque paiement et les envoie à la comptabilité générale de Workday. Si les périodes de grand livre pour la date du lot de règlement sont clôturées ou ont le statut
Clôture en cours
, les paiements sont imputés à la première période de grand livre ouverte qui est disponible. Si aucune période de grand livre ouverte n’est disponible, le statut des changements d’écritures des paiements est défini à Erreur
.Après le lancement du lot de règlement, vous pouvez :
- Approuvez l’événement lié au lot de règlement.
- Pour les paiements électroniques :
- Approuvez la transmission de paiements.
- Terminer et approuver toutes les étapes du processus de gestionÉvénement de transmission de paiements.
- Téléversez les accusés de réception de paiements pour les paiements dont le statut du paiement estEn attente d’un accusé de réception.
- Assurez-vous que vous avez correctement envoyé les fichiers d’intégration des paiements.
- Pour les paiements par chèque :
- Remplissez les tâches d’impression de chèques dansMes tâchespour lancer l’impression des chèques lorsque vous êtes prêt.
- Terminer et approuver toutes les étapes des processus de gestionTâche d’impression de chèquesetÉvénement d’impression des paiements.
Pour modifier un lot de règlement provisoire, utilisez le rapport
Rechercher des lots de règlement
. Si nécessaire, changez le nom du lot de règlement
ou la date de paiement
. La date de paiement est la date du règlement qui s’affiche sur les chèques et les avis des paiements inclus dans l’exécution. Pour les paiements électroniques, la date de paiement correspond à la date à laquelle vous traitez le lot de règlement.