Concept : multidevise

Workday fournit des fonctionnalités multidevises pour répondre à vos besoins en matière de gestion financière. Ces fonctionnalités vous permettent d’enregistrer et de traiter les transactions commerciales qui se produisent dans une devise autre que la devise de base de la société d’enregistrement.

Exemple : une société exerçant ses activités en USD peut enregistrer une vente à un client français avec une facture libellée en EUR.

Workday tient également compte de l’effet qu’ont plusieurs devises sur tous les calculs de gains ou de pertes et sur la comptabilisation de vos transactions et éléments impayés.

Devise de la société

 : la devise d’une société, également appelée devise du grand livre, est la devise de base utilisée par chaque société de votre locataire Workday pour générer et exécuter sa comptabilité. Exemple : vous pouvez avoir des sociétés aux États-Unis, en Allemagne et au Canada, chacune ayant sa propre devise : USD, EUR et CAD, respectivement. Comme vous pouvez entrer des transactions financières dans plusieurs devises différentes, la devise de la société est essentielle pour la comptabilité, car Workday convertit toutes les devises des transactions en une seule devise de société ou de grand livre commune. Voir Concept : devise de la société.

Devise de transaction

: La devise d'une transaction soumise est la devise de la transaction. Cette devise persiste tout au long du cycle de vie de la transaction. Bien que Workday utilise la devise de la société pour générer la comptabilité des transactions, vous pouvez affecter des devises étrangères aux transactions. Il peut s’agir de la devise du client, du fournisseur ou une autre devise. Dans la plupart des cas, la devise d’une facture et celle de son paiement correspondent. Si ce n’est pas le cas, Workday enregistrera automatiquement, dans le cadre du règlement, le gain et la perte réalisés en fonction de la différence de change.

Lorsque vous approuvez une transaction opérationnelle, Workday génère des écritures comptables dans la devise de la société ou du grand livre. Si la devise de la transaction et la devise de la société sont différentes, Workday convertit automatiquement la devise de la transaction dans la devise de la société. Par conséquent, vous devez mettre à jour les taux de conversion entre la devise de la société et celle des autres devises dans lesquelles vous effectuez des transactions. Voir Concept : devise de transaction.

Devise du compte bancaire

 : les comptes bancaires ont également leur propre devise, dans laquelle les fonds sont stockés. Vous stockez les fonds sur le compte bancaire et convertissez les fonds que vous transférez sur le compte en utilisant la devise du compte. Vous pouvez également préciser les devises acceptées par un compte bancaire. Si nécessaire, Workday et les banques convertissent les devises des fonds déposés et transférés sur le compte.

Exemple : votre société américaine a un compte bancaire local en USD et un compte bancaire basé en Irlande en EUR. Vous effectuez un transfert bancaire de 100 000 USD du compte américain vers le compte irlandais, qui accepte les USD. La banque vous indique un taux de change de 85 000 EUR égal à 100 000 USD. Workday transfère 100 000 USD hors du compte bancaire américain et dépose 85 000 EUR sur le compte bancaire irlandais.

Devise de l’article

 : les articles de vente, les articles d’achat et les éléments de frais qui sont configurés peuvent avoir leurs propres devises qui définissent la valeur de l’article. Si les devises de l’article et de la transaction diffèrent, Workday convertit automatiquement la devise de l’article dans la devise de la transaction. Cela se produit avec les demandes d’approvisionnement, les bons de commande, les factures, les ajustements de factures et les notes de frais.

Devise du client et du fournisseur

 : pour chaque client et fournisseur que vous définissez dans Workday, vous pouvez affecter :

Une devise par défaut qui est leur devise privilégiée pour les transactions.
Les devises acceptées, qui sont des devises qu’ils acceptent.

Chaque fois que vous créez une transaction (par exemple, une facture) dans une devise de transaction autre que la devise du grand livre, vous pouvez remplacer la devise par défaut par n’importe quelle devise acceptée en fonction de votre configuration de taux de change. La devise sélectionnée devient la devise de transaction. Vous pouvez utiliser de nombreuses tâches dans Workday pour créer ces transactions.

Ce diagramme affiche le flux des devises dans Workday Financial Management, au fur et à mesure que Workday les convertit.

La devise entre dans les transactions opérationnelles à partir de diverses sources, selon la transaction. Comme les clients et les fournisseurs ont leur propre devise, Workday charge automatiquement la devise dans les transactions des clients et des fournisseurs. Pour les notes de frais, Workday utilise la devise de la société de l’employé ou la devise du choix de paiement de l’employé (si les devises sont différentes). Lorsque des éléments sont utilisés dans des transactions, Workday les convertit dans la devise de la transaction. Les autres transactions utilisent la devise de la société par défaut.

Les étapes clés pour convertir les devises de transaction en devises de présentation sont les suivantes :

Vous créez des transactions dans différentes devises de transaction.
Lorsque Workday génère des écritures opérationnelles à partir de transactions, les écritures sont créées à la fois dans la devise de transaction et dans la devise du grand livre.
À la fin du mois, vous effectuez une réévaluation pour recalculer les montants en devises dans votre devise de grand livre, ce qui vous permet d’obtenir des montants en devise de grand livre plus précis. Vous pouvez ensuite utiliser une écriture d’ajustement pour enregistrer les gains et les pertes causés par les fluctuations des taux de change depuis la date de la transaction. Voir Éléments à prendre en compte pour la définition : réévaluation.
Pour la production de rapports, vous pouvez présenter l’information financière dans une autre devise appelée devise de présentation ou devise convertie. Workday utilise les règles de conversion que vous définissez pour déterminer les taux de conversion, puis utilise ces taux en temps réel pour convertir la devise du grand livre en monnaie de présentation. Voir Concept : conversion des devises.