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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-10-03
Créer des paiements ad hoc

Créer des paiements ad hoc

  • Configurez le compte bancaire pour activer les paiements ad hoc.
  • Configurez le processus de gestion
    Événement de paiement ad hoc
     et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
  • Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :
    • Process: Ad Hoc Payment (nouveau)
    • Process: Ad Hoc Payment – Access Worker
    • Process: Ad Hoc Payment – Add Attachment
    • Process: Ad Hoc Payment – Add/Change Attachment
    • Process: Ad Hoc Payment – CORE
    • Process: Ad Hoc Payment – View
    • Process: Ad Hoc Payee
Vous pouvez créer des paiements ad hoc pour effectuer des paiements uniques, comme des paiements de taxes et de la paie pour les travailleurs. Vous pouvez créer ces paiements pour divers types de bénéficiaires, y compris les bénéficiaires ad hoc.
  1. Accédez à l’une des tâches suivantes :
    • Créer un paiement ad hoc
    • Créer un paiement ad hoc à partir d’un modèle
  2. Pour la section
    Information sur le paiement ad hoc
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Devise
    La devise par défaut est la devise du bénéficiaire. Si aucune devise par défaut n’est affectée au bénéficiaire, Workday utilise la devise du compte bancaire.
    Si le bénéficiaire est un fournisseur, la devise doit faire partie de celles qui sont acceptées par le fournisseur.
    Éliminer le gain ou la perte sur change
    Cochez cette case pour exclure les gains ou pertes sur change causés par les paiements ad hoc.
    Exemple : vous remplacez le taux de conversion de devises par le taux de la banque. La différence entre les deux valeurs crée une écriture de gain ou de perte sur change réalisée.
    Avec cette option, Workday élimine la ligne d’écriture supplémentaire et applique la différence à l’écriture de charges ou de produits.
    Option relative aux taxes par défaut
    Provient automatiquement des détails du compte de la société.
    Workday remplit automatiquement l’option relative aux taxes sur la ligne à partir de l’en-tête, mais vous pouvez la remplacer au niveau de la ligne.
    Adresse de destination
    Workday utilise cette adresse lors de l’évaluation des règles de taxe pour les valeurs de remplacement du code de code de taxe/impôt et d’assujettissement aux taxes pour les lignes de transaction.
    Code de taxe par défaut
    Est chargé automatiquement depuis le fournisseur. Si vous ne payez pas de code de taxe/$ par défaut ou que vous voulez le faire changer, consultez un code de taxe/impôt obligatoire.
    Le code de taxe/impôt de l'en-tête s'affiche automatiquement dans les lignes du document d'approvisionnement, que vous pouvez remplacer.
    Date de paiement
    Date qui détermine à quel moment l’institution financière traite le paiement.
    Exemple : si vous avez besoin que la banque traite un paiement pour le fournisseur le vendredi, entrez vendredi comme date de paiement. Démarrez un lot de règlement mercredi pour envoyer le fichier de paiement à la banque quelques jours à l’avance. Dans Workday, la date du lot de règlement est le mercredi et la date de paiement est le vendredi.
    Code de traitement
    Sélectionnez la façon dont vous souhaitez traiter le paiement ad hoc.
    Vous pouvez utiliser cet attribut pour :
    • Regrouper les paiements en lots de règlement.
    • Organiser les paiements par chèque et par avis dans des fichiers de lots pour impression.
    • Générer des rapports sur les paiements ad hoc dans des rapports personnalisés.
  3. Lorsque vous remplissez la section
    Détails du paiement
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Montant d'impôt/taxe
    Si vous avez choisi de payer la taxe, Workday affiche la somme des taxes fixées à partir des lignes d'assujettissement, en fonction du code de taxe/impôt que vous avez payé pour chaque ligne. Pour remplacer ce montant, vous pouvez changer la taxe selon le taux dans l'onglet
    Taxe
    .
    Si vous devez saisir les taxes à payer au fournisseur, saisissez le montant des taxes pour la taxe. Vous devez avoir au moins une ligne avec un assujettissement aux taxes qui est imposable et pour l'affectation.
    La taxe aux lignes correspond uniquement au montant non recouvrable de la transaction et ne correspond pas toujours au montant de cet en-tête.
    Si vous saisissez une valeur négative, Workday affecte le montant des taxes à une ligne négative ou de coût nul.
    Montant du fret
    Autres frais
    Affectez ces coûts au débarquement depuis l’en-tête de transaction sur les lignes. Rapport une catégorie de dépenses admissibles à une affectation du fret et d’autres frais à moins d’une ligne, comme cela a été défini dans la tâche
    à écritures de dépenses
    .
    Exemple : vous achetez un appareil. Vous pouvez compter d’une ligne pour l’appareil lui-même et d’une autre pour son installation.
    Lien vers le document
    Workday affiche ce champ lorsque vous sélectionnez
    Lien vers le document Paiement ad hoc
     dans la tâche
    Mettre à jour la validation des liens externes
    .
    Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'adresse URL de cet emplacement. Une fois la transaction incluse, Workday affiche l'URL sous la forme d'un lien hypertexte vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d’approuver la transaction.
    Workday valide le lien pour s’assurer qu’il a un modèle d’Identifiant de ressource uniforme (URI) valide, tel que défini dans la tâche
    Mettre à jour la validation des liens externes
    . Ce processus offre une protection supplémentaire pour éviter le contenu malveillant dans les liens externes.
    Si l’emplacement du contenu externe change, mettez à jour l’URL dans Workday.
    Objet de paiement du pays d’origine
    Objet de paiement du pays de réception
    Sélectionnez les codes d’objet du paiement qui identifient l’objet du paiement, comme requis par les banques ou les exigences réglementaires locales dans le pays d’origine ou le pays destinataire.
    Workday affiche ces champs lorsque vous activez les codes d’objet de paiement à l’aide de la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
    .
    Paiement de taxes
    Cochez cette case quand vous effectuez un paiement à une administration fiscale afin que Workday prépare le fichier de service ACH pour l’intégration bancaire.
    Pour le Royaume-Uni, cochez cette case afin de préparer un fichier pour le BACS au format Standard 18.
  4. Dans l’onglet
    Lignes
    , entrez les détails du paiement :
    Option Description
    Catégorie de dépenses
    La catégorie de dépenses associe les articles/éléments aux règles d’inscription comptable correspondantes et fournit des détails supplémentaires pour la production des rapports. Si vous sélectionnez un article/élément, Workday inscrit automatiquement la catégorie qui est affectée à l’article/élément, que vous ne pouvez pas modifier.
    Assujettissement aux taxes
    Indique si la ligne est imposable et, si c'est le cas, son recouvrement. Vous pouvez utiliser l'assujettissement aux taxes pour filtrer les transactions dans les rapports. L'assujettissement aux taxes de la règle de traitement fiscal propre à l'article en fonction de l'adresse de destination, d'board par article d'achat, puis par catégorie de dépenses. S'il n'existe aucune correspondance, il est effectivement destiné à l'article d'achat. Sinon, il provient automatiquement de la catégorie de dépenses.
    Code de taxe/impôt
    S'il est imposable, le code provient automatiquement du
    code de taxe/impôt par défaut
     de l'en-tête, que vous pouvez remplacer.
    Recouvrement de taxes
    Workday charge automatiquement le pourcentage de taxe recouvrable dans la ligne de transaction en fonction de l’assujettissement aux taxes et du code de taxe/impôt. Lorsque vous modifiez le recouvrement de taxes, Workday applique le pourcentage de taxe recouvrable et le mode d’affectation au montant de taxe/impôt pour les taux de taxe/impôt liés au code de taxe/impôt.
    Utilisez la tâche
    Mettre à jour des recouvrements de taxes
     pour préciser le recouvrement de taxes pour plusieurs taux de taxe/impôt liés à chaque code de taxe/impôt.
    Option relative aux taxes
    Sélectionnez
    Calculer la taxe autocotisée
     lorsque les détails du paiement sont corrects. Cette option vous permet d'inscrire votre taxe à payer dans un compte de grand livre distinct. Sinon,
    consultez Calculer les taxes à payer au
     fournisseur pour imputer le paiement des taxes au fournisseur ou au revenu.
    Montant total
    La
    quantité
     multipliée par le
    coût unitaire
     pour un article/élément sélectionné. Si vous modifiez la valeur calculée, Workday recalcule le coût unitaire.
  5. (Facultatif) Si vous mettez à jour les taxes sur une ligne de paiement ad hoc, cliquez sur
    Mettre à jour les taxes
     pour recalculer le montant des taxes affiché dans l’en-tête. Workday recalcule automatiquement les taxes d’en-tête quand vous soumettez ou enregistrez pour plus tard.
  6. (Facultatif) Lorsque vous payez un nouveau bénéficiaire ad hoc par voie électronique, entrez l’information sur le compte bancaire dans l’onglet
    Compte bancaire de règlement
     .
Lorsque vous affichez la transaction :
  • L’onglet
    Détails de la ligne
     affiche la répartition comptable de tous les montants des coûts installés affectés aux lignes depuis l’en-tête ainsi que le montant brut total. Le montant brut total correspond au montant net total plus les taxes, le fret et les autres frais. Workday utilise le montant brut total pour :
    • L’écriture de débit de la comptabilisation de dépenses.
    • Les charges à payer pour des réceptions.
    • Le coût d’acquisition par défaut lors de l’enregistrement d’actifs.
  • L’onglet
    Taxe/impôt
     affiche le pourcentage recouvrable et la répartition des montants de taxes recouvrables et non recouvrables en fonction des éléments suivants :
    • Assujettissement aux taxes.
    • Code de taxe/impôt.
    • Montant taxable/imposable.
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 pour passer en revue tous les paiements ad hoc applicables à votre organisation. Le rapport filtre les paiements ad hoc par :
  • Société.
  • Bénéficiaire ou payeur du paiement ad hoc.
  • Statut du paiement ad hoc.
  • Date de la transaction de paiement ad hoc.