Éléments à prendre en compte pour la définition : paiements ad hoc
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des paiements ad hoc. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Dans Workday, vous pouvez utiliser des paiements ad hoc pour effectuer des paiements uniques ou des paiements peu fréquents en dehors des processus de facturation et de dettes standard. Les exemples incluent :
- Participations en capital.
- Paiements d’intérêts.
- Virements internes ou étrangers.
- Paiements de fusion et d’acquisition.
- Paiements des fournisseurs de la paie.
- Paiements de taxes/impôts.
- Paiements de saisie-arrêt de salaire.
Avantages pour l’entreprise
Les paiements ad hoc vous permettent de faire ces actions :
- Effectuer des paiements uniques sans avoir à créer ni à approuver de factures.
- Traiter les paiements urgents à l’aide de processus de gestion de paiement ad hoc, ce qui simplifie le processus d’approbation des paiements.
- Répondre à vos exigences de paie hors cycle pour les feuilles de temps en retard ou ajustées ou pour les paiements manqués.
Cas d’utilisation
Vous pouvez :
- Créer des bénéficiaires ad hoc à usage unique qui se désactivent automatiquement après le règlement.
- Définir des modèles de paiement ad hoc pour créer des paiements ad hoc comportant des attributs communs, ce qui vous permet de réduire au minimum les erreurs manuelles et de rationaliser la création de paiements ad hoc.
- Inclure les paiements ad hoc applicables dans les déclarations fiscales de fin d’année de la paie, telles que les rapports 1099 MISC et 1099 NEC (É.-U.). Cela vous permet de délivrer des données de paiement d’impôt complètes et exactes aux bénéficiaires 1099 et à l’IRS.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment sécuriser l’accès des utilisateurs aux comptes bancaires afin que ceux-ci ne puissent créer des paiements ad hoc que pour certains comptes bancaires? | Vous pouvez configurer des groupes de sécurité segmentés pour limiter l’accès aux comptes bancaires. Seuls les membres des groupes de sécurité peuvent sélectionner les comptes bancaires autorisés pour leur niveau de sécurité lors de la création de paiements ad hoc.
Exemple : vous définissez des segments de sécurité avec vos comptes bancaires pour les gestionnaires et les analystes. Les gestionnaires peuvent accéder à tous les comptes bancaires pour lancer des paiements ad hoc, mais les analystes ne peuvent sélectionner que les comptes bancaires répertoriés dans leur segment de sécurité. |
Comment sécuriser l’accès des utilisateurs aux catégories de dépenses afin que les utilisateurs ne puissent créer des paiements ad hoc que pour des catégories de dépenses désignées? | Vous pouvez configurer des groupes de sécurité segmentés de manière à restreindre l’accès aux catégories de dépenses de paiement ad hoc et aux hiérarchies de catégories de dépenses. Seuls les membres des groupes de sécurité peuvent sélectionner les catégories de dépenses autorisées pour leur niveau de sécurité lors de la création de paiements ad hoc.
Exemple : vous empêchez le spécialiste des dettes fournisseurs de créer des paiements ad hoc pour les catégories de dépenses que vous avez désignées pour les factures de fournisseurs. Le spécialiste peut uniquement utiliser des catégories de dépenses précises pour traiter les dépenses par l’entremise de transactions de paiement ad hoc. |
Comment configurer un bénéficiaire ad hoc pour un usage unique? | Lorsque vous créez un bénéficiaire ad hoc, cochez la case Bénéficiaire à utilisation unique pour désactiver le bénéficiaire après sa première utilisation.
Workday désactive automatiquement les bénéficiaires ad hoc à usage unique lorsque les paiements ad hoc sont réglés. |
Comment Workday empêche-t-il la modification des informations de règlement des bénéficiaires ad hoc pendant le processus de paiement ad hoc? | Quand vous soumettez un paiement ad hoc, Workday conserve l’adresse et les informations du compte bancaire de règlement d’un bénéficiaire ad hoc. Workday verrouille ces informations pour éviter que les mises à jour effectuées sur le bénéficiaire ad hoc aient une incidence sur le paiement ad hoc soumis et approuvé.
Cette action vous aide à :
|
Recommandations
Fonctionnalité | Recommandations |
|---|---|
Validations personnalisées | Si vous configurez des validations personnalisées pour les paiements ad hoc, pensez à appliquer les mêmes validations de worktags que celles que vous utilisez sur une facture de fournisseur. La création d’un paiement ad hoc est similaire à l’entrée d’une facture de fournisseur. |
Ajouter ou retirer des pièces jointes | Pour ajouter ou retirer des pièces jointes associées à des paiements ad hoc, et ce, quel que soit leur statut, configurez l’accès au domaine pour l’une des actions connexes suivantes :
Exemple : ajoutez des pièces justificatives à un paiement ad hoc finalisé ou rapproché sans avoir à l’annuler, à annuler le rapprochement et à le soumettre de nouveau pour approbation dans le cadre de processus de gestion. |
Modèles de paiement ad hoc | Nous vous recommandons d’utiliser un modèle de paiement ad hoc pour effectuer des paiements ad hoc récurrents avec des attributs communs. Workday charge automatiquement les valeurs d’un modèle prédéfini dans les nouveaux paiements ad hoc créés à l’aide du modèle. Vous pouvez effectuer un paiement directement à partir du modèle à l’aide de la tâche Créer un paiement ad hoc à partir d’un modèle .
Pour créer des modèles supplémentaires, vous pouvez copier votre modèle de paiement ad hoc et procéder à des ajustements. |
Paiements ad hoc intersociétés | Vous pouvez créer un paiement ad hoc pour le compte d’intersociétés. Vous configurez d’abord la société mère et ses sociétés affiliées à l’aide d’un profil intersociétés.
Lorsque vous créez le paiement ad hoc, vous entrez la société payante dans la section d’en-tête. Workday définit par défaut cette société au niveau des lignes; vous pouvez la remplacer par son entité affiliée intersociétés définie dans le profil. Exemple : la société associée à l’en-tête, Global Modern Services Inc., États-Unis, effectue un paiement ad hoc au nom de la société au niveau des lignes, Global Modern Services Ltd., Canada. Lorsque vous réglez le paiement ad hoc, Workday génère les résultats comptables suivants :
|
Exigences
Workday exige l’information sur le compte bancaire de règlement d’un bénéficiaire lorsque vous utilisez des modes de paiement électronique pour les paiements ad hoc.
Lorsque vous ne fournissez aucune information relative au compte bancaire de règlement dans un profil de bénéficiaire, vous devez fournir ces informations lorsque vous créez un paiement ad hoc.
Limite
Workday ne prend pas en charge plusieurs lignes de paiement ad hoc dans un modèle de paiement ad hoc. Pour fractionner les paiements de différentes catégories de dépenses sur plusieurs lignes, vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires lorsque vous créez un paiement ad hoc à partir du modèle.
Configuration du locataire
Vous pouvez configurer les groupes de sécurité des travailleurs pour limiter les comptes bancaires et les catégories de dépenses qu’ils peuvent utiliser pour effectuer des paiements ad hoc. Les travailleurs peuvent uniquement sélectionner les comptes bancaires ou les catégories de dépenses autorisées pour leur niveau de sécurité.
Sécurité
Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Ad Hoc Payee
| Permet de créer, de modifier et d’afficher des bénéficiaires ad hoc pour les paiements ad hoc. Vous pouvez utiliser des bénéficiaires ad hoc pour effectuer des paiements ad hoc uniques. |
Process: Ad Hoc Payee - Activate/Inactivate
| Permet d’activer ou de désactiver un bénéficiaire ad hoc à l’aide d’actions connexes relatives au bénéficiaire. |
Process: Ad Hoc Payment – Add Attachment
Process: Ad Hoc Payment – Add/Change Attachment | Vous permet d’ajouter ou de retirer des pièces jointes relatives aux paiements ad hoc de n’importe quel statut. Les utilisateurs peuvent accéder à l’une des actions connexes suivantes relatives à un paiement ad hoc :
|
Process: Ad Hoc Payment – Access Worker
Process: Ad Hoc Payment – CORE Process: Ad Hoc Payment (nouveau) Process: Ad Hoc Payment – View | Permet d’afficher, de créer et de modifier des paiements ad hoc.
L’accès au domaine Process: Ad Hoc Payment – Access Worker vous permet de sélectionner des employés comme bénéficiaires lorsque vous créez ou modifiez un paiement ad hoc. Dans la liste déroulante Bénéficiaire , vous pouvez entrer le nom de l’employé dans le champ Rechercher .Ce domaine vous permet également d’utiliser des employés comme bénéficiaires dans les services Web de paiement ad hoc. |
Process: Ad Hoc Payment Settlement
| Vous permet d’effectuer le règlement des paiements ad hoc et d’afficher les rapports connexes. Vous pouvez également imprimer directement des chèques à l’aide de l’action connexe Imprimer un chèque dans un paiement ad hoc. |
Process: Ad Hoc Payment Reporting
| Vous permet d’utiliser les rapports suivants :
Le domaine donne également accès aux sources de données de rapport et aux filtres à utiliser en lien avec les rapports sur les paiements ad hoc personnalisés. |
Set Up: Ad Hoc Payment Template
| Vous permet de créer des modèles pour simplifier le processus de création de paiements ad hoc multiples comportant des attributs communs. |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer les processus de gestion suivants pour réviser et approuver les paiements ad hoc et les modèles :
- Événement de paiement ad hoc
- Modèle de paiement ad hoc
Production de rapports
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des modèles de paiement ad hoc
| Utilisez ce rapport pour rechercher et réviser vos modèles de paiement ad hoc. Vous pouvez utiliser les actions connexes pour effectuer ce qui suit :
|
Rechercher des paiements
| Filtrez les résultats par la catégorie de paiements Paiement ad hoc pour rechercher tous les paiements ad hoc applicables à votre organisation. |
Afficher un bénéficiaire ad hoc
| Affiche les détails de tous les bénéficiaires ad hoc créés pour votre organisation. Vous pouvez également activer ou désactiver des bénéficiaires ad hoc à l’aide d’actions connexes d’un bénéficiaire ad hoc. |
Afficher un segment de sécurité lié à des catégories de dépenses pour paiement ad hoc
| Affiche les segments de sécurité avec les catégories de dépenses et les hiérarchies de catégories de dépenses que les travailleurs peuvent utiliser lors de la création de paiements ad hoc. |
1099 Data Audit - Ad Hoc Payments with 1099 Payees and non-1099 Spend Categories
| Affiche les lignes de paiement ad hoc pour les bénéficiaires 1099 avec des catégories de dépenses autres que 1099 (États-Unis). Pour inclure les bénéficiaires et leurs paiements applicables dans les déclarations fiscales de fin d’année, mappez les catégories de formulaires 1099 aux catégories et aux hiérarchies de dépenses.
Workday suit et classe tous les autres paiements de bénéficiaires 1099 comme étant sans catégorie. |
1099 Data Audit – Ad Hoc Payments with 1099 Spend Categories and non-1099 Payees
| Affiche les lignes de paiement ad hoc avec des catégories de dépenses 1099 pour les bénéficiaires autres que 1099. Pour inclure les paiements ad hoc et leurs bénéficiaires applicables dans les déclarations fiscales de fin d’année, affectez le type de formulaire d’administration fiscale 1099 MISC ou 1099 NEC aux bénéficiaires. |
Nous vous conseillons d’utiliser les sources de données de rapport et les filtres suivants pour créer des rapports personnalisés :
Source de données ou filtre de rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Source de données Ad Hoc Payees
| Affiche les bénéficiaires ad hoc pour votre organisation. |
Source de données Ad Hoc Payments
| Affiche les paiements ad hoc pour votre organisation. Il vous invite à indiquer les sociétés ou les hiérarchies de sociétés pour filtrer les résultats. |
Source de données Ad Hoc Payment Lines
| Affiche les lignes de paiement ad hoc pour votre organisation. Il vous invite à indiquer les sociétés ou les hiérarchies de sociétés pour filtrer les résultats. |
Source de données Ad Hoc Payment Template
| Affiche les modèles de paiement ad hoc pour votre organisation. Il vous invite à entrer la société, les comptes financiers et la devise de présentation pour filtrer les résultats. |
Filtre de source de données Bank Account for Ad Hoc Payment Template
| La liste des comptes financiers utilisés pour filtrer les modèles de paiement ad hoc. |
Filtre de source de données Company for Ad Hoc Payment Template
| La liste des sociétés utilisées pour filtrer les modèles de paiement ad hoc. |
Filtre de source de données Currency for Ad Hoc Payment Template
| La liste des devises utilisées pour filtrer les modèles de paiement ad hoc. |
Intégrations
Vous pouvez utiliser ces services Web pour importer, créer ou mettre à jour en masse des paiements ad hoc, des modèles et des bénéficiaires ad hoc :
Service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Ad Hoc Payees
| Récupère les bénéficiaires ad hoc de Workday en utilisant les critères que vous avez indiqués. Vous pouvez ensuite exporter les bénéficiaires dans des systèmes tiers. |
Put Ad Hoc Payee
| Importe et crée des bénéficiaires ad hoc à utiliser pour effectuer des paiements ad hoc. |
Get Ad Hoc Payments
| Récupère les paiements ad hoc de Workday en utilisant les critères que vous avez indiqués. Vous pouvez ensuite exporter les paiements dans des systèmes tiers. |
Submit Ad Hoc Payment
| Ajoute ou met à jour un paiement ad hoc. Soumet ensuite l’événement de changement par l’entremise du processus de gestion Événement de paiement ad hoc à des fins de révision et d’approbation. |
Cancel Ad Hoc Payment
| Annule en masse des paiements ad hoc à partir de systèmes Workday ou d’autres systèmes. |
Correct Ad Hoc Payment
| Corrige en masse des paiements ad hoc. |
Get Ad Hoc Payment Templates
| Récupère les modèles de paiement ad hoc de Workday en utilisant les critères que vous avez indiqués. Vous pouvez ensuite exporter les modèles dans des systèmes tiers. |
Put Ad Hoc Payment Template
| Importe et crée des modèles de paiement ad hoc. |
Submit Ad Hoc Payment Template
| Ajoute ou met à jour un modèle de paiement ad hoc. Soumettez ensuite l’événement de changement par l’entremise du processus de gestion Modèle de paiement ad hoc à des fins de révision et d’approbation. |
Submit Ad Hoc Payment from Template
| Crée un paiement ad hoc à l’aide d’un modèle de paiement ad hoc. Il est ensuite soumis au processus de gestion Événement de paiement ad hoc . |
Connexions et interactions
Vous pouvez créer des paiements ad hoc pour payer :
- Des travailleurs auxiliaires
- Des clients
- Des employés
- Des fournisseurs
- Des administrations fiscales
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.