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Dernière mise à jour : 2024-02-09
Définir les comptes bancaires

Définir les comptes bancaires

  • Définissez les institutions financières.
  • Définissez la devise par défaut d’une société.
  • Configurez le processus de gestion
    Événement lié à un compte bancaire
     et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
  • Sécurité : le domaine
    Set Up: Bank Entity
     dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
Créez des comptes bancaires dans Workday pour tous les comptes d’opérations externes sur lesquels vous effectuez des transactions. En ce qui concerne les comptes autres que les comptes d’opérations, créez un compte uniquement si vous devez effectuer des rapprochements. Ces comptes permettent ces opérations :
  • Créer, effectuer et recevoir des paiements.
  • Rapprochez les livres.
  • Gérer la trésorerie.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un compte bancaire
     ou à la tâche
    Modifier un compte bancaire
     .
  2. Pour la section générale
    Information sur le compte
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom écrit phonétiquement
    Vous pouvez utiliser des noms écrits phonétiquement pour les champs de compte bancaire suivants afin d’inclure leur bonne prononciation dans les fichiers de paiement :
    • Organisation
    • Nom associé au compte
    • Institution financière
    • Nom de la succursale
    S'affiche lorsque :
    • Vous activez les noms écrits phonétiquement dans la tâche
      Modifier la configuration du locataire - Internationalisation
      .
    • Les utilisateurs sélectionnent les paramètres régionaux et la langue d'affichage dans leurs préférences.
    Pour
    le Nom associé au compte
    et
    le Nom de la succursale
    , la langue privilégiée du pays associé au compte bancaire doit correspondre à la langue activée dans la configuration du locataire.
    Organisation
    La sélection d’une hiérarchie de sociétés vous permet de partager le compte entre ses sociétés. Vous pouvez changer cette valeur s’il n’y a aucune activité sur le compte.
    Société propriétaire légale
    Workday affiche ce champ lorsque vous sélectionnez une hiérarchie de sociétés comme
    Organisation
    .
    Vous pouvez sélectionner une société dans la hiérarchie en tant que propriétaire légal du compte bancaire. Workday utilise cette société comme données de référence pour le produit Workday Bank Connectivité afin d’intégrer les comptes de la hiérarchie de sociétés.
    Devise du compte
    Devise dans laquelle vous stockez les fonds sur le compte et convertissez les fonds que vous transférez sur le compte.
    Dans le cas des sociétés, Workday indique automatiquement la devise de la société. Dans le cas des hiérarchies de sociétés, Workday indique automatiquement la devise à partir des détails de la consolidation, le cas échéant. Sinon, Workday utilise la devise par défaut du locataire. Vous pouvez remplacer cette valeur par n’importe quelle devise s’il n’y a aucune activité sur le compte.
    Pour utiliser ce compte pour la paie, la devise du compte doit correspondre à la devise de la société.
    Accepter toutes les devises/Accepter ces devises
    Devises des fonds que ce compte peut recevoir.
    Exemple : vous précisez les devises acceptées pour les paiements entrants dans ce champ. Quand vous exécutez le règlement, Workday traite les paiements entrants uniquement dans les devises propres à ce compte.
    Pour limiter les devises autorisées sur les fonds décaissés, vous pouvez également définir une règle de routage bancaire. Voir Définir les règles de routage bancaire.
    Types de paiements autorisés
    Les types de paiements utilisés pour la paie, les paiements aux fournisseurs et les autres paiements doivent correspondre aux types de paiements des comptes bancaires.
    Exemple : si vos employés peuvent sélectionner
    un dépôt direct
     comme type de paiement privilégié pour les paiements de la paie, le compte bancaire utilisé pour effectuer ces paiements doit inclure le type de paiement
    dépôt direct
     .
    Sélectionnez
    Manuel
     pour effectuer des paiements manuels hors cycle à partir de ce compte.
    Vous définissez les types de paiements à l’aide de la tâche
    Mettre à jour les types de paiements
     .
    Segment de sécurité lié à des comptes bancaires
    Un segment de sécurité lié à un compte bancaire permet à un groupe de sécurité particulier de travailleurs d’utiliser ce compte bancaire pour créer, modifier et annuler des paiements ad hoc.
  3. Entrez
    les détails du compte
     particuliers pour le
    Pays
    sélectionné :
    Option Description
    Code bancaire
    Entrez le code bancaire à 6 chiffres avec ou sans tirets. Exemple : 000000 ou 00-00-00. (Royaume-Uni uniquement).
    Nº de compte
    Pour le Royaume-Uni, le numéro de compte doit être à 8 chiffres.
    Nº de rôle
    (Facultatif) Obligatoire pour certains comptes de société de crédit immobilier ou anciens comptes de société de crédit immobilier. La plupart des comptes n’utilisent plus les numéros de rôle. (Royaume-Uni uniquement)
    Nom associé au compte
    Pour le Royaume-Uni, un nom associé au compte est facultatif, car les virements bancaires reposent sur des codes bancaires et des numéros de compte.
    IBAN
    (Facultatif) Entrez un numéro IBAN pour autoriser le virement de fonds vers ou depuis ce compte au-delà des frontières nationales. Ce champ s’affiche uniquement pour certains pays.
    Si le relevé bancaire du compte utilise le format ISO20022, vous devez préciser le numéro IBAN qui est indiqué dans le fichier de relevé bancaire.
    Fraction
    Entrez la forme fractionnée du numéro de transit bancaire, qui peut être utilisée à la place de la reconnaissance de caractères magnétiques sur le chèque.
    Non utilisé au Royaume-Uni.
    RMC mise en forme
    Si vous utilisez un stock de chèques en blanc et que votre banque exige un format de reconnaissance magnétique de caractères différent de celui de la disposition pour impression prédéfinie par Workday, entrez les valeurs appropriées.
    Workday utilise la reconnaissance de caractères magnétiques que vous précisez à l’emplacement sélectionné sur la disposition pour impression des chèques.
    Non utilisé au Royaume-Uni.
    Solde cible
    Inscrivez le solde que vous souhaitez maintenir pour ce compte afin de pouvoir conserver ce renseignement et l’inclure dans des rapports.
    Exemple : la banque transfère l’argent depuis ou vers le compte pour atteindre le montant cible. Sinon, vous pouvez choisir d’avoir un certain solde à la fin de chaque journée et de transférer l’argent vous-même.
    Format de relevé bancaire
    Workday affecte des codes de type de solde, de récapitulatif et de type de transaction aux enregistrements de relevé bancaire en fonction du format de relevé.
    Pour les relevés bancaires précédemment importés, enregistrés et soumis pour rapprochement, vous pouvez sélectionner ou mettre à jour le format de relevé uniquement lorsqu’ils ont été entièrement rapprochés.
    Ensemble de codes personnalisés de relevé bancaire
    (Facultatif) Affectez au compte bancaire un ensemble de codes de relevé bancaire prédéfini avec vos propres codes de solde de compte, de récapitulatif et de type de transaction personnalisés. Ces codes sont pour les formats de relevé bancaire BAI2, BTRS, ISO 20022 ou non standard.
    Les codes de type fondés sur le locataire et déclarés par la banque peuvent être sélectionnés dans :
    • Des mappages de worktags de relevé bancaire.
    • Des relevés bancaires entrés manuellement.
    • Rapprochements manuels de relevés bancaires.
    • Les règles de correspondance du rapprochement bancaire et les règles de conditions propres aux éléments relevés pour la première fois pour les rapprochements automatiques et les rapprochements d’éléments relevés pour la première fois.
  4. Effectuez le rapprochement entre le solde du compte dans Workday et le solde de l’institution financière. Pour effectuer le rapprochement des comptes autres que d’opérations, vous pouvez utiliser des transactions bancaires ad hoc et des modèles pour enregistrer l’information clé sur les transactions.
    Pour la section
    Configuration du rapprochement
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Mode avancé
    Cochez cette case pour rapprocher les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles en fonction des ensembles de règles de rapprochement. Workday crée automatiquement des transactions bancaires ad hoc pour rapprocher les éléments relevés pour la première fois à l’aide des ensembles de règles propres aux éléments relevés pour la première fois.
    Décochez la case si vous rapprochez les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles en fonction des montants et des numéros de référence correspondants uniquement.
    Exécuter un rapprochement bancaire automatique
    • Sélectionnez
      Manuellement
       pour lancer manuellement le rapprochement des relevés bancaires pour tous les relevés de ce compte.
    • Sélectionnez
      Au moment du chargement
       pour lancer le rapprochement automatique des relevés bancaires lorsque vous chargez les relevés de ce compte dans Workday.
    Ensemble de règles de correspondance
    Sélectionnez un ensemble de règles de correspondance pour rapprocher les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles. Workday utilise les règles pour mettre en correspondance :
    • Une ligne de relevé bancaire à un élément rapprochable
    • Une ligne de relevé bancaire à plusieurs éléments rapprochables
    • Plusieurs lignes de relevé bancaire avec un élément rapprochable
    • Plusieurs lignes de relevé bancaire avec plusieurs éléments rapprochables
    • Une ou plusieurs lignes de relevé bancaire avec un ou plusieurs éléments suggérés
    Ensemble de règles de rapprochement bancaire
    Sélectionnez un ensemble de règles pour rapprocher les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles. Workday utilise les règles pour mettre en correspondance :
    • Une ligne de relevé bancaire à un élément rapprochable
    • Une ligne de relevé bancaire avec un ou plusieurs éléments suggérés
    Lors d’un rapprochement de relevé bancaire, Workday exécute les ensembles de règles de correspondance
    avant
     les ensembles de règles de rapprochement bancaire. Les règles de rapprochement bancaire en double sont ignorées.
    Exécuter le rapprochement des éléments relevés pour la première fois
    Les valeurs valides sont :
    • Après le rapprochement automatique
       : lance automatiquement le rapprochement des éléments relevés pour la première fois pour le compte bancaire une fois tous les autres rapprochements automatiques terminés.
    • Manuellement
       : sélectionnez cette option pour lancer manuellement le rapprochement des éléments relevés pour la première fois.
    Ensemble de règles propres aux éléments relevés pour la première fois
    Sélectionnez l’ensemble de règles à utiliser pour créer des transactions ad hoc à rapprocher des éléments relevés pour la première fois, tels que les frais de service ou de transaction générés à partir de ce compte.
    Ensemble de règles propres aux paiements de clients
    Sélectionnez un ensemble de règles actif pour copier les lignes de relevé bancaire non rapprochées dans l’avis de versement du paiement de client.
    Lorsque le spécialiste des créances traite les ensembles de règles propres aux paiements de clients, Workday enregistre un paiement de client et un dépôt et rapproche automatiquement le dépôt.
    Regrouper les paiements de clients dans un dépôt
    Regrouper les paiements électroniques d'étudiants dans un dépôt
    Sélectionnez cette option pour regrouper les paiements électroniques lancés par Workday sous forme de paiements par carte de crédit ou par prélèvement automatique en un seul dépôt et rapprochez ces dépôts en un seul élément.
    Regrouper les paiements électroniques aux fins du rapprochement
    Sélectionnez cette option pour regrouper les paiements électroniques sortants effectués par transfert électronique de fonds ou par dépôt direct dans un seul groupe de rapprochement. Workday génère le groupe de rapprochement de paiements électroniques au moment du règlement et rapproche ce groupe en un seul élément.
    Soumettre les relevés bancaires rapprochés automatiquement
    Sélectionnez cette option pour soumettre les relevés bancaires rapprochés automatiquement. Workday envoie les relevés pour approbation dès que toutes les lignes et tous les éléments relevés pour la première fois sont rapprochés.
    Solde d'ouverture par défaut du relevé bancaire
    Sélectionnez cette option pour remplir automatiquement les soldes d’ouverture des relevés bancaires importés lorsqu’ils ne fournissent pas cette valeur. Workday calcule le solde d’ouverture à partir du solde de clôture du dernier relevé bancaire non annulé du compte.
    Les soldes d’ouverture doivent figurer sur tous les relevés bancaires pour le rapprochement.
  5. (Facultatif) Dans la section
    Configuration du mappage de worktags
     , sélectionnez un
    ensemble de règles propres aux worktags de relevé bancaire
     à associer au compte bancaire. Workday utilise l’ensemble de règles de remplacement des worktags de relevé bancaire pour affecter des worktags précis aux lignes de relevé bancaire du compte.
  6. À la section
    Utilisation du compte bancaire
     , indiquez l’utilisation qui sera faite du compte.
    Vous pouvez définir un compte bancaire pour effectuer des paiements aux fournisseurs et des paiements liés à des frais, et recevoir des paiements de clients. Vous pouvez également créer un compte bancaire pour des fonctions uniques, comme un compte qui sert uniquement aux charges salariales.
    Définissez un compte bancaire qui inclut toutes les utilisations et qui servira de compte par défaut pour votre règle de routage bancaire.
    Pour la section, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Utilisation principale du compte
    Sélectionnez les types de paiements principaux à utiliser pour ce compte bancaire. Exemple : sélectionnez
    Paiement ad hoc
     pour utiliser ce compte pour payer les frais bancaires au moyen de paiements ad hoc.
    Autoriser d’autres utilisations
    Sélectionnez cette option pour rendre le compte bancaire disponible pour tous les autres types de paiements que vous pourriez avoir besoin de traiter.
  7. Pour la section
    Options liées aux chèques
     (non utilisée pour le Royaume-Uni), tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Activer le service Paiements positifs
    Sélectionnez cette option pour envoyer à l’institution financière un fichier électronique contenant le détail des chèques émis à partir de ce compte. Workday compare un chèque présenté pour un paiement à la liste des chèques dans le fichier électronique. Si un ou plusieurs éléments du chèque ne correspondent pas au fichier électronique, la banque peut suspendre le paiement.
    Avant de pouvoir activer le service Paiements positifs, vous devez créer une intégration avec l’institution financière à l’aide du Créateur d’interface Entreprise de Workday. Vous pouvez ensuite déclencher l’intégration à partir de la définition du processus de gestion
    Événement d’impression des paiements
     .
    Dernier numéro de chèque utilisé
    Le premier chèque de la séquence commence par le numéro du dernier chèque + 1.
    À moins qu’il n’y ait une rupture ou un écart dans la séquence des chèques, vous devez uniquement définir la séquence de départ lorsque vous créez le compte. S’il y a une rupture dans la séquence de chèques, redémarrez la séquence en entrant le numéro de départ de la nouvelle séquence – 1.
    Disposition pour impression des chèques
    Remplacez la disposition pour impression des chèques par défaut de votre locataire de production par une disposition propre à ce compte.
    Si vous n’avez pas défini de disposition pour impression par défaut ni affecté de disposition pour impression des chèques au compte bancaire, Workday utilise par défaut la disposition de formulaire commercial prédéfinie.
Workday achemine le nouveau compte bancaire au prochain participant du processus de gestion pour révision et approbation.
Vous pouvez utiliser les comptes bancaires que vous créez pour :
  • Définir des règles de routage.
  • Enregistrer et déposer des paiements de clients.
  • Créez des transactions bancaires ad hoc.
  • Effectuer des paiements manuels.
  • Enregistrer des ventes au comptant.
  • Externaliser l’impression et la gestion des chèques.
Créer des règles fondées sur les types de paiements
Créez les règles d’intégration suivantes pour gérer les paiements par transfert électronique de fonds et par dépôt direct :
  • Règle 1 : indique le système d’intégration à utiliser pour le routage des paiements
    par dépôt direct
     .
  • Règle 2 : indique le système d’intégration à utiliser pour le routage des paiements
    par transfert électronique de fonds
     .
La règle de conditions pour les paiements par dépôt direct a la priorité la plus élevée dans la grille
Définition du règlement
 , suivie de la règle de conditions pour les paiements par transfert électronique de fonds. Le premier paiement traité par le moteur de règlement est un paiement par transfert électronique de fonds. Workday tente de mettre en correspondance le paiement avec la première règle de la grille. Lorsque cette règle ne renvoie aucune correspondance, Workday évalue le paiement par rapport à la seconde règle. Dans ce cas, Workday :
  • Reconnaît que la règle s’applique aux types de paiements par transfert électronique de fonds.
  • Enregistre une correspondance.
  • Utilise le système d’intégration associé à la seconde règle.
Lors de la définition d’un système d’intégration, tenez compte des éléments suivants :
  • Un critère non précisé signifie que vous incluez tout.
  • Un paiement doit remplir toutes les conditions définies sur une rangée de la grille
    Définition du règlement
     pour produire une correspondance positive.
  • Définissez d’abord la règle la plus précise, puis passez aux règles les plus générales.