Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Créer des ensembles de règles de correspondance pour le rapprochement bancaire

Créer des ensembles de règles de correspondance pour le rapprochement bancaire

Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :
  • Access Matching Rule Set (segmenté)
  • Process: Matching Rule Set
  • Set Up: Matching Rule Set
Workday vous permet de mettre en correspondance les lignes de relevé bancaire avec vos transactions opérationnelles pour les rapprochements automatiques de relevés bancaires. Vous pouvez créer un ensemble de règles comprenant différentes règles de correspondance, règles de conditions et méthodes de correspondance à associer à un compte bancaire. Les règles de correspondance permettent de comparer :
  • Une ligne de relevé bancaire à un élément rapprochable.
  • Une ligne de relevé bancaire à plusieurs éléments rapprochables.
  • Plusieurs lignes de relevé bancaire à un élément rapprochable.
  • Plusieurs lignes de relevé bancaire à plusieurs éléments rapprochables.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un ensemble de règles de correspondance
    .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Ordre
    Classez les règles les plus spécifiques par ordre numérique avant celles qui exigent moins de précision en ce qui concerne la correspondance. Ainsi, lorsque Workday trouve une correspondance, il est possible de cesser de mettre en correspondance la ligne de relevé bancaire.
    Exemple : vous souhaitez appliquer la mise en correspondance un-à-un pour la
    Date de la transaction
     et le
    Montant
    seulement
     s’il n’y a pas d’autre correspondance exacte. Vous configurez une règle pour une correspondance exacte comme première règle de l’ensemble de règles. Ensuite, vous ajoutez la règle avec le critère
    Date de la transaction
     et
    Montant
     comme deuxième règle de la séquence. Workday applique la première règle pour les correspondances exactes, puis la seconde règle pour rapprocher les éléments restants.
    Placez les règles de suggestion après les règles de rapprochement dans la liste ordonnée.
    Motif de la correspondance
    Détermine le motif professionnel utilisé pour rapprocher ou créer une transaction bancaire ad hoc.
    Mode avancé
    Sélectionnez cette option pour créer des règles de correspondance qui utilisent la structure de règles de conditions pour mettre en correspondance les lignes de relevé bancaire avec les éléments rapprochables.
    Regrouper par
    Sélectionnez
    Regrouper par
     pour regrouper plusieurs lignes de relevé bancaire ou plusieurs éléments rapprochables à l’aide d’un attribut commun. Workday met en correspondance les groupes de lignes ou les éléments rapprochables lors du rapprochement automatique.
    Pour la méthode de mise en correspondance un-à-plusieurs, sélectionnez
    Conditions de correspondance
     si les autres attributs disponibles ne s’appliquent pas. Cet attribut regroupe tous les éléments rapprochables selon les critères utilisés pour les
    Conditions de correspondance
    , la
    Condition de correspondance
     ou les deux, le cas échéant.
    Source 1
    Source 2
    Source 1
     et
    Source 2
     sont respectivement la ligne de relevé bancaire et l’élément rapprochable. Définissez les critères de mise en correspondance des lignes de relevé bancaire et des éléments rapprochables. Pour d’autres critères de correspondance, définissez des règles de conditions.
    Lorsque vous utilisez la méthode de mise en correspondance un-à-un, vous pouvez définir des tolérances entre les montants au débit ou au crédit. Vous définissez un pourcentage (ou montant total) à partir du montant de la ligne de relevé bancaire. Vous devez choisir de créer des transactions bancaires ad hoc pour les différences entre la ligne de relevé bancaire et l’élément rapprochable.
    Pour les autres types de rapprochement, le montant de la ligne de relevé bancaire doit correspondre au montant de l’élément rapprochable. Lorsque vous mettez en correspondance plusieurs lignes ou plusieurs éléments rapprochables, les montants du groupe doivent correspondre.
    Pour mettre en correspondance les lignes de relevé bancaire avec les éléments rapprochables par date de valeur, vous pouvez sélectionner :
    • Date de valeur
       : Workday met en correspondance les lignes de relevé en utilisant leur date de valeur comme critère supplémentaire.
    • Date de valeur si disponible
       : si la date de valeur n’est pas disponible sur une ligne de relevé, Workday utilise plutôt la date de la ligne de relevé bancaire.
    Condition de correspondance
    En mode avancé, vous pouvez utiliser des règles de conditions pour filtrer les lignes de relevé bancaire et les éléments rapprochables à l’aide d’attributs supplémentaires. Vous mettez ensuite en correspondance les lignes de relevé bancaire avec les éléments rapprochables.
    Une règle de conditions se compose d’un ou de plusieurs énoncés logiques comparant les attributs de sources de données à l’aide des opérateurs de comparaison logique ET ou OU.
    Exemple :
    Ligne de relevé bancaire
     contient la
    Référence de la transaction
    .
    Créer une transaction bancaire ad hoc
    Sélectionnez cette option pour créer automatiquement des entrées correspondantes lorsque vous mettez en correspondance des lignes de relevé bancaire avec des éléments rapprochables à l’aide des montants de tolérance. Workday crée des transactions bancaires ad hoc lorsque le montant de la ligne de relevé et le montant de la transaction se situent dans le montant de tolérance défini. Workday rapproche le montant de la ligne de relevé bancaire et le montant de la transaction, de même que la différence de la transaction bancaire ad hoc. Les transactions bancaires ad hoc reposent sur le modèle de transaction bancaire ad hoc associé.
    Vous pouvez uniquement créer des transactions bancaires ad hoc pour un rapprochement un-à-un.
    Action
    Sélectionnez l’action à effectuer lorsque les critères de correspondance sont remplis :
    • Rapprocher
       des lignes ou des groupes de relevés bancaires avec des éléments ou des groupes rapprochables.
    • Suggérer
       un ou plusieurs éléments rapprochables comme correspondances potentielles pour une ligne de relevé bancaire ou un groupe de relevés bancaires. Vous pouvez passer en revue et rapprocher manuellement les correspondances suggérées lorsque vous traitez les exceptions de rapprochement bancaire.
  3. (Facultatif) Pour tester vos règles et afficher un ensemble de résultats, cliquez sur
    Test
    .
    Les résultats comprennent également les transactions sans correspondance et les lignes de relevé bancaire.
    Workday affiche un message d’erreur lorsque plus de 1 000 000 de lignes de relevé bancaire cumulées et de combinaisons d’éléments rapprochables sont disponibles pour la mise en correspondance. Vous pouvez affiner vos résultats de recherche à l’aide des filtres de date.
  4. Affectez l’ensemble de règles de correspondance à un compte bancaire d’une société.
    Vous pouvez affecter le même ensemble de règles de correspondance à plusieurs comptes bancaires. Sachez que les règles de rapprochement définissent uniquement les lignes de relevé bancaire et les éléments rapprochables pour le même compte bancaire. Ils ne sont pas rapprochés avec des éléments de plusieurs comptes bancaires.
Lorsque vous exécutez le rapprochement automatique, Workday utilise l’ensemble de règles de correspondance que vous configurez pour mettre en correspondance les lignes de relevé bancaire avec les éléments rapprochables pour le compte bancaire affecté. Workday prend en compte toutes les lignes bancaires et tous les éléments rapprochables qui ne sont pas rapprochés et qui se situent également dans les limites des tolérances définies. Les éléments rapprochables comprennent les transactions bancaires ad hoc créées pour les différences de montant. Une fois la mise en correspondance terminée, Workday applique toutes les règles de rapprochement bancaire, règles de suggestion et règles propres aux éléments relevés pour la première fois.
Pour rapprocher ces paiements, vous créez un ensemble de règles de rapprochement à l’aide de la méthode de correspondance plusieurs-à-un :
  • La banque traite les fichiers de paiement électronique sur une période de deux jours et crée les lignes de relevé bancaire sur plusieurs relevés bancaires.
    Le rapprochement met en correspondance les différentes lignes de relevé bancaire avec le paiement électronique réglé.
  • La société de la carte de crédit déduit les frais d’un paiement réglé par paiement de carte de crédit, ce qui génère des lignes de relevé bancaire pour les frais et le montant du règlement.
    Workday applique les règles de correspondance pour rapprocher les 2 lignes de relevé bancaire du montant initial de la carte de crédit.
  • Accédez à la tâche
    Mettre à jour des ensembles de règles de correspondance
     pour :
    • Sert à afficher les détails des règles d'un ensemble de règles, comme la méthode de correspondance et l'ordre des règles, et indique si une règle est actuellement active.
    • Modifiez un ensemble de règles à partir de son menu d’actions connexes pour ajouter, retirer ou désactiver des règles particulières à partir des rapprochements futurs. Vous pouvez également définir l’ensemble de l’ensemble de règles comme inactif.
  • Définissez des règles de conditions, des règles et des ensembles de règles pour les éléments relevés pour la première fois.