Concept : rapprochement des comptes bancaires
Utilisez le traitement du rapprochement bancaire pour rapprocher les relevés bancaires par rapport à vos transactions de trésorerie. Workday propose plusieurs façons de rapprocher vos comptes :
- Entrée rapide et rapprochement.
- Entrée manuelle des relevés bancaires et rapprochement manuel ou automatique.
- Téléversement de relevés bancaires et rapprochement manuel ou automatique.
Entrée rapide et rapprochement
Si vous disposez d’un relevé bancaire papier, cette méthode vous permet de créer une version de votre relevé bancaire dans Workday à partir de vos propres enregistrements de compte. Lorsque vous mettez en correspondance ce relevé bancaire généré avec le relevé bancaire, vous rapprochez manuellement les écritures correspondantes ou ajoutez de nouvelles écritures, et effectuez le rapprochement au fur et à mesure. Lorsque vous avez terminé, le rapprochement est finalisé. Cette méthode de rapprochement bancaire ne nécessite aucune configuration, si ce n’est la création de vos comptes bancaires, et est assez rapide pour un petit nombre de transactions.
Saisie des relevés bancaires
L’enregistrement du relevé bancaire dans Workday permet à Workday de comparer vos transactions de trésorerie au relevé bancaire lors du rapprochement. Vous pouvez enregistrer les données de relevé bancaire dans Workday en :
- Entrant manuellement les données de relevé bancaire élément par élément.
- Téléversant le relevé à l’aide d’une intégration de service Web public que vous avez définie avec votre banque.
Rapprochement bancaire
Une fois les données du relevé bancaire entrées dans Workday, vous pouvez les rapprocher manuellement ou automatiquement. Le processus de rapprochement bancaire vous permet de :
- Rapprocher chaque élément de relevé bancaire avec un élément correspondant dans votre enregistrement de compte.
- Ajouter des éléments à votre enregistrement de compte lorsque le relevé bancaire indique qu’il s’agit d’un élément relevé pour la première fois. Exemples : transferts bancaires électroniques ou frais de gestion.
- Rapprocher les éléments de registre par rapport aux lignes de relevé bancaire que Workday suggère comme correspondances proches.
Rapprochement manuel
Le rapprochement manuel vous permet de rechercher manuellement les transactions au compte et les lignes de relevé bancaire correspondantes en fonction des attributs et des éléments cochés qui correspondent. Vous pouvez rapprocher différentes relations entre les lignes de relevé bancaire et les transactions au compte :
- Plusieurs éléments de relevé bancaire en un seul élément dans vos enregistrements de compte.
- Au moins deux lignes de relevé bancaire, ou au moins deux éléments rapprochables, qui se compensent.
- Un seul élément de relevé bancaire à plusieurs éléments dans vos enregistrements de compte.
- Plusieurs éléments de relevé bancaire à plusieurs éléments dans vos enregistrements de compte.
Rapprochement automatique
Lorsque vous créez ou modifiez un compte bancaire, vous indiquez un rapprochement automatique de base ou avancé. Vous pouvez également le configurer pour qu’il s’exécute lorsque vous chargez un relevé, ou vous pouvez démarrer le rapprochement automatique manuellement. Vous pouvez rapprocher un relevé bancaire à la fois ou plusieurs relevés bancaires dans un intervalle de dates indiquées.
- Rapprochement automatique de base– Un rapprochement automatique de base examine les montants et les dates des transactions tout en comparant les entrées de relevé bancaire à vos transactions opérationnelles. Lorsque les deux correspondent, l’élément est rapproché. Si l’un d’eux correspond, cela suggère une correspondance, mais un rapprochement n’est pas fait.
- Rapprochement automatique avancé– Un rapprochement automatique avancé nécessite la création de définitions pour les modèles de transaction, les objets, les motifs de rapprochement et les règles. Vous utilisez les règles pour mettre en correspondance des éléments de relevé bancaire avec des éléments de vos enregistrements de compte.Workday utilise des règles avec une action de rapprochement pour rapprocher les lignes qui correspondent exactement ou qui correspondent à une tolérance définie par l’utilisateur. Si les lignes sont une correspondance proche, Workday utilise des règles avec une action de suggestion pour émettre une suggestion. Exemple : s’il trouve dans vos comptes une ligne dont le numéro de référence et la date correspondent et pour laquelle le montant est clôturé, Workday suggère un ajustement.Pour les lignes d’éléments relevés pour la première fois, Workday peut créer automatiquement des transactions bancaires ad hoc.
Après l’exécution d’un rapprochement automatique, vous pouvez utiliser un rapprochement manuel pour rechercher les lignes de relevé bancaire non rapprochées restantes à mettre en correspondance avec les transactions.