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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Process: Order to Cash Period Close

Process: Order to Cash Period Close

Passez en revue le flux des produits pendant la clôture de période pour vous familiariser avec le processus de clôture de période.
Cette rubrique fournit des directives que vous pouvez prendre en compte pour faciliter votre processus de clôture de fin de période et sur la façon dont vous souhaitez gérer les documents ouverts liés à la réception de paiements, à la finalisation de la facturation et à la comptabilisation des biens et services.
Votre liste de contrôle du processus de passation de commande à la trésorerie peut comprendre plusieurs tâches. Considérez ces directives comme un exemple pour vos activités de clôture de périodes. Pour un cas d’utilisation lié à ce sujet, voir Cas d’utilisation : passer de l’ordre à la clôture de la période dans la bibliothèque de cas d'utilisation.
  1. Entrer des paiements.
    Assurez-vous d’avoir entré et approuvé tous les paiements reçus des clients.
  2. Créer des dépôts pour tous les paiements non déposés.
    Pour rechercher des paiements de clients non déposés :
    1. Accédez au rapport
      Rechercher des paiements de clients
      .
      Sécurité :
      domaine Process: Customer Invoice Payment
       dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
    2. Dans le champ
      Date de paiement au plus tard le
      , sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
    3. Décochez
      Inclure les paiements déposés
       pour afficher uniquement les paiements que vous n’avez pas encore déposés.
    4. Pour créer un dépôt pour chaque paiement non déposé, à partir des actions connexes de chaque paiement, sélectionnez
      Paiement de client
      Créer un dépôt
      .
      Vous pouvez également utiliser les actions connexes du paiement pour imputer des paiements à des paiements non imputés en sélectionnant
      Imputer
      un paiement de client
      .
    5. Sélectionnez le paiement pour lequel vous souhaitez créer le dépôt ou imputer le paiement et sélectionnez
      Soumettre
       pour lancer le processus d’approbation.
  3. Imputer tous les paiements non imputés.
    Pour rechercher des paiements non imputés qui ont été déposés :
    1. Accédez au rapport
      Rechercher des paiements de clients
      .
      Sécurité :
      domaine Process: Customer Invoice Payment
       dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
    2. Dans le champ
      Date de paiement au plus tard le
      , sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
    3. Dans le
      champ Statut de l'imputation
      , sélectionnez
      Non imputé
      .
    4. Cochez
      Inclure les paiements déposés
       pour afficher les paiements que vous avez déposés.
    5. Pour imputer le paiement non imputé, à partir des actions connexes de chaque paiement, sélectionnez
      Imputation
      de paiement de client
      .
    6. Sélectionnez la facture à laquelle vous souhaitez imputer le paiement et sélectionnez
      Soumettre
       pour lancer le processus d’approbation.
  4. Finalisez la facturation pour la période.
    1. Accédez au rapport
      Rechercher des factures de clients pour une société
       .
      Sécurité :
      Reports: Customer Accounts
       dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
    2. Pour
      le statut de la facture
      , sélectionnez :
      1. Brouillon
      2. Incomplet
      3. En cours
      4. Dans le champ
        Date de la facture au plus tard le
        , sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
      5. Cliquez sur
        OK
        .
      Workday affiche toutes les factures disponibles pour la finalisation.
    3. Dans le menu des actions associées de chaque facture que vous voulez finaliser, sélectionnez
      Soumettre une
      facture client
       pour lancer le processus d'approbation des factures suivantes :
      • Brouillon
      • Incomplet
  5. (Facultatif) Créez des factures de clients pour les transactions facturables. Si votre société utilise la facturation de projet et les transactions à l’utilisation, accédez à la tâche
    Créer une facture de client pour des transactions facturables
     afin de créer des factures pour la fin de période.
    Sécurité :
    • Process: Project Billing - Invoicing
       dans le domaine fonctionnel Project Billing.
    • Process: Billing Invoice
       dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
    1. Dans le champ
      Date de transaction au plus tard le
      , sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
    2. Cliquez sur
      OK
      .
    3. Révisez les transactions dans la grille
      Factures à créer
       et sélectionnez les transactions précises pour lesquelles vous souhaitez créer des factures.
    4. Cliquez sur
      OK
       pour lancer le processus d’approbation.
  6. (Facultatif) Créez des factures de clients pour les versements aux fins de facturation. Si votre société utilise un contrat de client et un calendrier de facturation, accédez à
    Créer une facture de client pour des versements aux fins de facturation
     afin de créer des factures pour la fin de période.
    Sécurité :
    • Process: Project Billing - Invoicing
       dans le domaine fonctionnel Project Billing.
    • Process: Billing Invoice
       dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
    1. Dans le
      champ Société
      , entrez votre société.
    2. Dans le champ
      Date de la facture au plus tard le
      , sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
    3. Cliquez sur
      OK
      .
    4. Dans la grille
      Versements aux fins de facturation
       , sélectionnez le versement aux fins de facturation que vous souhaitez facturer.
    5. Cliquez sur
      OK
       pour lancer le processus d’approbation.
  7. (Facultatif) Créez des versements aux fins de comptabilisation des produits pour les transactions facturables.
    Si votre société utilise des contrats de clients et souhaite comptabiliser les produits, accédez à la tâche
    Créer des versements aux fins de comptabilisation des produits pour un facturable
     .
    Sécurité : domaine
    Process: Revenue Schedule - Core
     dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
    1. Pour
      Société
      , sélectionnez le nom de votre société.
    2. Pour
      le type de transaction
      , sélectionnez l'un des types de transactions suivants :
      • Heures et frais liés à un projet
      • Projet à prix fixe
      • Exécution d'une commande
      • À l’utilisation
    3. Dans le champ
      Date de transaction au plus tard le
      , sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
    4. Cliquez sur
      OK
      .
    5. Révisez et sélectionnez les lignes pour lesquelles vous souhaitez créer des versements.
    6. Cliquez sur
      Créer ou mettre à jour des versements aux fins de comptabilisation des produits
       pour créer des versements pour des transactions facturables.
  8. (Facultatif) Créez des versements aux fins de comptabilisation des produits pour les calendriers fondés sur le pourcentage d’achèvement.
    Si votre société utilise des calendriers de comptabilisation des produits pourcentage d’achèvement et souhaite comptabiliser les produits d’un projet à mesure qu’il progresse, accédez à la tâche
    Réviser le pourcentage d’achèvement pour la comptabilisation des produits
     .
    1. Pour
      Société
       ou
      Projet/Hiérarchie de projets,
       sélectionnez vos critères.
    2. Dans le champ
      Date de fin de transaction
      , sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
    3. Pour
      le statut lié au pourcentage d'achèvement
      , sélectionnez
      Approuvé
      .
    4. Pour
      la méthode de pourcentage d'achèvement
      , sélectionnez
      Heures
       ou
      Coût
      .
    5. Cliquez sur
      OK
      .
    6. Révisez et sélectionnez les lignes pour lesquelles vous souhaitez créer des versements.
    7. Cliquez sur
      Créer des versements aux fins de comptabilisation des produits pour des transactions facturables
       afin de créer des versements pour le type de transaction
      Projet à prix fixe
      .
  9. Créer la comptabilisation pour comptabiliser les produits.
    Après avoir créé les versements, comptabilisez les produits en générant la comptabilité.
    1. Accédez à la tâche
      Créer la comptabilisation des produits
      .
      Sécurité :
      domaine Revenue Recognition Installment Event
       dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
    2. Pour
      Société
      , sélectionnez le nom de votre société.
    3. Dans le champ
      Date comptable au plus tard le
      , sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
    4. Cliquez sur
      OK
      .
    5. Sélectionnez les versements pour lesquels vous souhaitez générer la comptabilisation des produits, puis cliquez sur
      OK
      .
    6. Cliquez sur
      OK
       pour démarrer le traitement.
    7. Cliquez sur
      Actualiser
       pour terminer le processus.
    8. Affichez la comptabilité générée par le processus en sélectionnant
      Versement aux fins de comptabilisation des produitsAfficher
      la comptabilité
       à partir du menu des actions connexes du versement.
  10. Configurez Workday pour gérer votre comptabilité de fin de période en débitant ou en créditant vos comptes de grand livre
    Produits différés
     et
    Créances non facturées
     .
  11. Créez des écritures d’ajustement pour montant rattaché/détaché.
    Configurez Workday pour gérer la comptabilité de fin de période pour les composantes multiples. Vous pouvez créer des écritures d’ajustement pour montant rattaché/détaché pour reclasser les soldes de produits différés et constatés par régularisation.
    1. Accédez à la tâche
      Créer une écriture d’ajustement pour montant rattaché/détaché
       .
      Sécurité : configurez le processus de gestion
      Événement lié à une écriture pour montant rattaché/détaché
       et la politique de sécurité rattachée dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
    2. Pour
      la société
      , sélectionnez la société indiquée dans l'en-tête du contrat.
    3. Pour
      l'exercice
      , sélectionnez l'exercice d'inscription pour les montants depuis le début du contrat et les écritures opérationnelles.
    4. Pour
      la période
      , sélectionnez la période d'inscription pour les montants depuis le début du contrat et les écritures opérationnelles.
    5. Cliquez sur
      OK
      .
    6. Révisez les lignes d'écriture et cliquez sur
      OK
       pour créer des écritures d'ajustement pour montant rattaché/détaché.
      Workday calculera et inscrira automatiquement les écritures nécessaires pour reclasser les produits différés parmi les lignes de contrat.
  12. Créez des écritures d’ajustement pour écart de conversion.
    En cas d’écarts de facturation et de comptabilisation des produits dus au moment et aux taux de conversion, vous pouvez créer des écritures d’ajustement pour écart de conversion pour calculer la différence. Workday calculera et inscrira automatiquement les écritures nécessaires pour tenir compte du gain/perte sur change.
    1. Accédez à la tâche
      Créer une écriture d’ajustement pour écart de conversion pour un contrat de client
       .
      Sécurité : configurez le processus de gestion
      Événement lié à une écriture pour montant rattaché/détaché
       et la politique de sécurité rattachée dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
    2. Pour
      la société
      , sélectionnez la société indiquée dans l'en-tête du contrat.
    3. Pour
      l'exercice
      , sélectionnez l'exercice d'inscription pour les montants depuis le début du contrat et les écritures opérationnelles.
    4. Pour
      la période
      , sélectionnez la période d'inscription pour les montants depuis le début du contrat et les écritures opérationnelles.
    5. Pour
      la Règle d'ajustement pour écart de conversion
      , sélectionnez une règle d'ajustement pour écart de conversion pour indiquer les worktags et les comptes de grand livre à créditer ou au débit pour le gain ou la perte réalisé.
    6. Cliquez sur
      OK
      .
    7. Révisez les lignes de contrat et cliquez sur
      OK
       pour créer une écriture d'ajustement pour écart de conversion pour un contrat de client pour les lignes de contrat.
      Workday calculera et inscrira automatiquement les écritures nécessaires pour comptabiliser le gain ou la perte sur change.
  13. Clôturer des groupes d’activité pour les comptes de clients.
  14. Rapprochez les créances dans le grand livre.
    Utilisez un ou tous les rapports prédéfinis par Workday ou les rapports personnalisés que vous avez créés pour rapprocher vos créances et le solde du grand livre :
    • Rapprochement des soldes des comptes de créances et des comptes de clients
       .
      Utilisez ce rapport pour afficher les différences entre les créances de comptes de grand livre et les soldes opérationnels des comptes de clients.
      Sécurité :
      domaine Reports: Financial Accounting
       dans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
    • Rapprochement des soldes des comptes de créances et des comptes de clients - Récapitulatif des exceptions
      Utilisez ce rapport pour afficher les exceptions de créances récapitulées qui résultent d’éléments impayés, de différences de temps et d’écritures comptables inscrites pour des comptes de contrôle.
      Sécurité :
      domaine Reports: Financial Accounting
       dans le domaine fonctionnel Financial Accounting.