Enregistrer un paiement de client
Configurez le processus de gestion
Événement d’imputation d’un paiement de client
dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.Enregistrez la réception des paiements de clients et imputez ces paiements aux factures et aux ajustements de factures. Vous pouvez également enregistrer des dépôts en même temps.
Lorsque vous enregistrez des paiements de clients :
- Si un client paie en trop le montant d’une facture, vous pouvez imputer le trop-perçu à une autre facture impayée ou le porter au crédit du compte.
- Si vous la portez au crédit du compte, vous pouvez l’imputer à une autre facture plus tard ou la rembourser.
- Si vous entrez un montant de paiement égal à zéro, vous pouvez compenser plusieurs factures et ajustements dont le montant est net à zéro.
- Accédez à la tâcheEnregistrer un paiement de client.Lorsque vous entrez l’Information sur le paiement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Client auteur de versementsObligatoire si vous souhaitez imputer un paiement ou si vous sélectionnezPrêt pour l’imputation automatique.Devise de paiementWorkday inscrit automatiquement la devise lorsque vous spécifiez uneDevise par défautdans le profil de client.Montant total du paiementVous pouvez définir le montant du paiement à 0 pour effacer les éléments impayés sans inclure le montant du paiement dans le paiement de client.Référence de paiementUne référence que vous pouvez utiliser pour repérer ce paiement lors du rapprochement bancaire. Exemple : pour un paiement par chèque, entrez le numéro du chèque.Créer un dépôtCochez cette case pour créer automatiquement un dépôt pour le paiement enregistré. Indiquez les valeursdecompte bancaireetde référence du dépôt.Si vous créez un dépôt pour un paiement unique, Workday créera l’imputation du paiement et le dépôt en une seule transaction de créances.Lorsque la société indiquée sur le dépôt diffère de la société indiquée sur la facture de client pour les paiements au nom du client, Workday ne crée pas de dépôt au moment de l’enregistrement du paiement. Vous devez enregistrer le dépôt séparément.Vous ne pouvez pas créer de dépôts de clients lorsque vous enregistrez un paiement de client de montant nul.Lien vers le documentSi vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un référentiel externe, entrez l’adresse URL de cet emplacement. Une fois la transaction enregistrée, Workday affiche l’URL sous la forme d’un lien hypertexte vers l’image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d’approuver la transaction.Workday valide le lien pour s’assurer qu’il est associé à un modèle d’identificateur uniforme de ressource (URI) valide, comme défini par l’administrateur de la sécurité. Ce processus offre une sécurité supplémentaire pour éviter le contenu malveillant dans les liens externes.Pour ajouter un URI valide, définissez lechamp Link Typeavec la valeurCustomer Invoice Document Linkdans la tâcheMaintain External Link Validation. Lorsque l’emplacement du contenu externe change,assurez-vous de mettre à jour l’adresse URL dans Workday. - (Facultatif) Lorsque vous sélectionnezOptions de paiement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Prêt pour l’imputation automatiqueCochez cette case pour les paiements que vous souhaitez imputer sur des factures à l’aide de la tâcheImputer automatiquement des paiements de clients. Vous pouvez enregistrer plusieurs paiements l’un après l’autre, puis exécuter la tâche d’imputation automatique pour les imputer tous en même temps.Vous ne pouvez pas cocher cette case lorsque vous enregistrez des paiements d’un montant de zéro.Ne pas imputer le paiement à des factures bloquéesSi vous cochez cette case, Workday n’affichera pas les factures bloquées dans la grilleImputer un paiement de client.Afficher uniquement les factures mises en correspondance pendant l’imputationCochez cette case pour filtrer la grille dans la tâcheImputer un paiement de clientpour afficher uniquement les factures qui correspondent aux références duchamp Avis de versement. - (Facultatif) Lorsque vous entrezun avis de versement, tenez compte des éléments suivants :Vous ne pouvez pas entrer un avis de versement pour un paiement d’un montant de zéro.
Option Description FactureRecherchez une facture spécifique pour ce client.Montant à payerPayez un montant partiel sur la facture ou imputez le paiement intégral au montant dû.Autre information sur le versementVous pouvez référencer une facture à payer à l’aide du champType d’avis de versementpour désigner une facture par :- Facture consolidée
- Identifiant de client
- Nom du client
- Nº de facture
- Autre
- Nº de bon de commande
Détails.Taux de changeLorsque la devise de votre facture est différente de la devise de paiement, vous pouvez remplacer manuellement le taux de change dans le champRemplacement manuel du taux de changede l’ongletTaux de changede l’avis de versement. - (Facultatif) Créez des validations avec erreurs critiques et des messages d’avertissement en accédant à la tâcheMettre à jour les validations personnaliséespour éviter les erreurs de traitement lorsque vous enregistrez ou modifiez un paiement.
Vous pouvez enregistrer, imputer et déposer le paiement en fonction des options sélectionnées.
Quand vous configurez :
- Générateur d’identifiants - Paiements de clientsdans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière, Workday génère un numéro d’identifiant unique qui s’affiche commenº de paiementlorsque vous affichez le paiement.
- Pour des validations personnalisées avec erreurs critiques, Workday enregistre un paiement au statutBrouillonet vous empêche de l’imputer ou de l’associer à un dépôt.
Workday génère uniquement des écritures comptables pour les paiements imputés et déposés.
- Modifiez un paiement de client en accédant à la tâcheMettre à jour un avis de versementdans le menu des actions connexes du paiement de client. Une fois vos modifications terminées, accédez à la tâcheImputer automatiquement des paiements de clientspour mettre le paiement en correspondance avec les bonnes factures.
- Vous pouvez également annuler un paiement, le retourner, annuler l’imputation d’un paiement ou enregistrer un trop-perçu, sauf lorsque le paiement est associé à un remboursement de client dont le statut estBrouillon.
- Réglez les paiements de clients impayés par carte de crédit et prélèvement automatique. Le processus de règlement crée et règle les paiements facturés. Une fois le processus terminé, Workday met à jour les écritures comptables pour chaque paiement.