Concept : paiements de clients

Lorsque vous devez enregistrer un grand nombre de paiements en même temps, vous pouvez les traiter à l’aide de la tâche

Enregistrer en masse des paiements de clients

. Utilisez cette tâche lorsque les paiements ne font référence qu’à une ou à quelques factures chacun. Vous pouvez également enregistrer les paiements de différents clients.

Gardez à l’esprit que la tâche ne fait qu’enregistrer les paiements et qu’elle ne les impute pas. Par conséquent, Workday ne crée pas d’écritures opérationnelles. Si vous souhaitez que Workday crée des écritures opérationnelles pour enregistrer la trésorerie, vous pouvez créer un dépôt dans le cadre de la tâche. Workday crée ensuite les écritures à partir du dépôt.

Workday vous permet de centraliser la réception des paiements des clients afin qu’une seule société puisse payer les factures de ses sociétés associées. Une société peut recevoir des paiements d’un client au nom d’autres sociétés associées et payer leurs factures. Cette fonctionnalité vous permet de reconnaître plus rapidement et plus facilement la réception des paiements et accélère le versement d’espèces aux banques. Toutefois, Workday ne prend pas en charge l’imputation de paiements pour les paiements au nom d’une société et les transactions liées aux radiations qui incluent des factures avec des modalités d’escompte (de caisse).

Configuration pour les paiements intersociétés :

Utilisez la politique de sécurité du domaine
Process: Customer Invoice
pour permettre à votre spécialiste des comptes clients de consulter plus de détails sur la facture d’une autre société.
Pour que les sociétés aient des liens intersociétés, sélectionnez
Initiation de transactions autorisée
dans la tâche
Modifier le profil intersociétés d’une société
.

Les autres domaines de Workday qui prennent en charge les paiements intersociétés comprennent :

Le rapport
Afficher la comptabilité d’une transaction de client
contient un onglet
Intersociétés
qui affiche les lignes comptables intersociétés, y compris les dettes et les créances.
Les relevés de clients décrivent les paiements en provenance ou à destination d’une autre société, le cas échéant.
Pour traiter des paiements intersociétés lorsque la mise en équilibre par worktag est active pour l’une ou l’autre des sociétés, veillez à ce que la société qui paie en votre nom utilise la même devise que celle de votre société, de la facture et du paiement.
Pour rechercher des factures dans d’autres sociétés, utilisez les catégories d’invites
Client à facturer identique
ou
Auteur de versements - Par société
pour les tâches suivantes :
Enregistrer un paiement de client
Imputer un paiement de client

Vous pouvez enregistrer et imputer les paiements de clients avec un montant de paiement de 0. Cela vous aide à effacer plusieurs factures impayées et ajustements qui ne sont pas liés à une seule transaction.

Lorsque vous imputez un montant de 0, Workday crée un paiement de client dont le statut de paiement est

Terminé

et le statut d’imputation

est Entièrement imputé

.

Lorsque vous enregistrez des paiements de clients dont le montant est de zéro, vous ne pouvez pas :

Enregistrer un dépôt.
Ont une devise de paiement et de facture différente.
Entrez l’information sur l’avis de versement.
Sélectionnez le paiement pour l’imputation automatique.

Lorsque vous imputez des paiements de clients dont le montant est de zéro, vous ne pouvez pas :

Enregistrer des trop-perçus.
Porter un montant au crédit du compte.

Si vous ne souhaitez pas enregistrer des paiements de clients avec un montant de paiement de 0, vous pouvez créer des validations personnalisées pour

les paiements de clients

dans le rapport

Mettre à jour des validations personnalisées

.

Les transferts de paiements enregistrent l’activité d’imputation de paiements du client et ne génèrent pas de résultats comptables. Workday enregistre ces transactions en tant que

Transfert entrant de paiement

ou

Transfert sortant de paiement,

selon le client pour lequel vous exécutez le rapport. Vous pouvez accéder au rapport

Détails de l’activité liée à un client

ou

Récapitulatif de l’activité liée à un client

pour afficher les détails. Les factures intersociétés ne génèrent pas de transferts de paiement.

Les transferts de paiements ont lieu lorsque l’imputation de paiements concerne des factures :

Le
client auteur de versements
est différent du client associé au paiement.
Par exemple, sous la société A, vous enregistrez un paiement de client pour lequel le
client auteur de versements
est
John Doe
, mais vous imputez ce paiement au
client
Bluemoon
.
Transfert de paiement sortant
 : lorsque vous accédez au rapport
Récapitulatif de l’activité liée à des clients
pour John Doe et que vous cliquez sur la colonne
Total des paiements
, Workday affiche une grille des détails de la transaction avec deux rangées pour chaque transaction de paiement. Une rangée affiche le
type de transaction
Paiement
, y compris
le Montant du paiement
et la valeur
Diminution
associée. La deuxième rangée affiche le
type de transaction
de
transfert de paiement sortant
et la valeur
d’augmentation
associée pour le retrait du montant du paiement.
Transfert entrant de paiement
 : lorsque vous accédez au rapport
Récapitulatif de l’activité liée à des clients
pour Bluemoon et que vous cliquez sur la colonne
Total des paiements
, Workday affiche une grille des détails de la transaction ne comportant qu’une seule rangée pour chaque transaction de paiement. La rangée affiche le
type de transaction
de
transfert de paiement entrant
et la valeur
de diminution
associée, car elle réduit les créances.
La société liée au paiement est différente de la société liée à la facture.
Par exemple, vous enregistrez un paiement de client pour
la société
 A
au client John Doe, mais vous l’imputez à une facture de
la société
 B
au client John Doe.
Transfert de paiement sortant
 : lorsque vous accédez au rapport
Récapitulatif de l’activité liée à un client
pour la société A et que vous cliquez sur la colonne
Total des paiements
pour le client John Doe, Workday affiche une grille des détails de la transaction comportant deux rangées pour chaque transaction de paiement. Une rangée affiche le
type de transaction
Paiement
, y compris le
montant du paiement
et la valeur
Diminution
associée. La deuxième rangée affiche le
type de transaction
de
transfert de paiement sortant
et la valeur
d’augmentation
associée pour le retrait du montant du paiement.
Transfert entrant de paiement
 : lorsque vous accédez au rapport
Récapitulatif de l’activité liée à un client
pour la société B et que vous cliquez sur la valeur dans la colonne
Total des paiements
pour le client John Doe, Workday affiche une grille des détails de la transaction ne contenant qu’une seule rangée. La rangée affiche le
type de transaction
de
transfert de paiement entrant
et la valeur
de diminution
associée, car elle réduit les créances.

Les contrats d’organisme subventionnaire pour étudiants permettent aux établissements d’enseignement, aux sociétés et aux organismes gouvernementaux de payer les frais d’études d’un ou de plusieurs étudiants. Accédez à la tâche

Record Student Sponsor Payment

pour enregistrer des paiements d’organismes subventionnaires pour étudiants et les imputer expressément aux factures des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants.

Dans certains pays, les sociétés peuvent choisir de payer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les paiements plutôt que sur les factures. Lors de la configuration, vous pouvez enregistrer la TVA en attente sur la facture et la TVA à payer lors du recouvrement du paiement. Workday calcule et comptabilise automatiquement la TVA sur le paiement. Lorsque vous configurez la TVA sur les paiements pour une société :

Les factures de clients que vous n’avez pas payées utiliseront toujours la comptabilité initiale. Workday n’applique pas la comptabilité fiscale au paiement.
Les factures de clients que vous créez après avoir configuré la TVA utiliseront cette dernière dans la comptabilité de paiement.

Éléments à prendre en compte pour la TVA dans Workday :

Les factures de clients et les ajustements de factures de clients prennent en charge des taux différents par ligne de facture.
Les montants d’impôt au prorata pour les paiements partiels sont pris en charge.
Les paiements portés au crédit du compte utilisent le taux d’imposition par défaut d’une société.
Les paiements portés au crédit du compte s’appliquent à une facture de client.

Vous pouvez configurer les modalités de paiement dans Workday pour définir :

Les dates d’échéance d’une facture de client.
Les escomptes en fonction du moment où votre client paie la facture.
Les modalités de paiement propres au client.

Les modes de paiement déterminent le compte utilisé par Workday pour diverses transactions. Workday fournit plusieurs modes de paiement que vous pouvez utiliser pour configurer les types de paiements dans votre environnement à l’aide de la tâche

Mettre à jour les types de paiements

. Certains des modes de paiement sont électroniques, ce qui comporte des considérations de traitement supplémentaires. Vous pouvez utiliser le mode de paiement par prélèvement automatique pour les types de paiements électroniques.

Si vous utilisez un fournisseur tiers pour traiter les paiements en dehors de Workday, nous vous recommandons de mapper votre type de paiement au

Mode de paiement

,

Manuel

.

Un type de paiement est une forme de paiement valide que vous utilisez pour effectuer des paiements. Workday vous permet de configurer chaque type de paiement et de le mapper à un mode de paiement valide prédéfini par Workday. Les types de paiements électroniques, comme les paiements par prélèvement automatique ou par carte de crédit, sont traités au moyen de lots de règlement. Workday crée automatiquement un dépôt et un paiement combinés. Une fois que le moteur de règlement a terminé les paiements, il génère les écritures comptables associées à chaque paiement.

Pour les autres types de paiements, enregistrez les paiements à l’aide de la tâche

Enregistrer un paiement de client

et imputez-les aux factures associées. Exemple : vous pouvez mapper un

Mode de paiement

par

Carte de crédit

au

Type de paiement

Visa

.

Pour vous donner une vue claire du processus de paiement, Workday fournit plusieurs rapports, dont les suivants :

Pour afficher les détails des transactions de paiement des clients, vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé. Utilisez l’objet de gestion

Historique des transactions de clients

de la source de données

Customer Payment for Invoices Report

et sélectionnez les champs de rapport pertinents :

Date comptable
Imputations de paiements de clients
Devise de la facture
Montant porté au crédit du compte
Montant du trop-perçu
Motif du trop-perçu
Worktags de trop-perçu
Total du paiement imputé
Date de la transaction

Vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé pour afficher les paiements des clients et les détails des transactions pertinentes.

Accédez à la tâche
Créer un rapport personnalisé
.
Sélectionnez
Avancé
pour le type de rapport.
Sélectionnez
Paiement de client pour des factures
pour
la source de données
.
Accédez à l’objet de gestion
Paiement de client pour des factures
et sélectionnez les colonnes de rapport pertinentes.
Accédez à l’objet de gestion
Historique des transactions de clients
et sélectionnez les colonnes de rapport pertinentes, y compris les champs suivants, puis sélectionnez
OK
 :
Date comptable
: Récupère la date comptable de la transaction de client.
Imputations de paiements de clients
: Récupère les imputations de paiements de clients pour la transaction de client.
Devise de la facture
: Récupère la devise de la facture utilisée dans la transaction du client.
Motif de trop-perçu
: récupère le motif utilisé pour la transaction de client en trop-perçu.
Worktags de trop-perçu
: Récupère les worktags utilisés pour la transaction de client de trop-perçu.
Date de la transaction
: Récupère la date de la transaction pour la transaction du client.

Workday prend également en charge la production de rapports sur toutes les transactions des clients, y compris les paiements des clients, les ventes au comptant et les radiations, à partir d’une seule source de données de rapport

Customer Transactions

.