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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2026-03-13
Concept : paiements de clients

Concept : paiements de clients

Lorsque vous recevez un paiement de client, vous pouvez :
  • Enregistrer le paiement et le déposer.
  • Appliquer le paiement aux factures de clients ou aux ajustements de factures. Lors de imputation de paiements, vous pouvez :
    • Imputer le montant total ou le paiement partiel, et porter le solde au crédit du compte.
    • Appliquer ou remplacer les montants escompte (de caisse) par défaut.
    • Désélectionnez toutes les facture et tous les ajustements de facture dans la grille imputation de paiements .
    • Radier des montants de facture complets ou partiels.
  • Enregistrer un trop-perçu et le porter au crédit du compte.
Après avoir soumis le paiement, vous pouvez :
  • Annuler l’imputation de la totalité du paiement et modifier celui-ci pour apporter des corrections.
  • Annulez le paiement s'il a été erreur avant que le dépôt soit rapprochement effectué.
  • Retourner le paiement déjà déposé à la banque.
Lorsque vous annulez des paiements :
  • Les paiements en attente ne peuvent plus faire l’objet d’un règlement.
  • Workday n’inclut plus ces paiements lorsque vous imprimez des chèques ou générez le fichier bancaire pour les lots de règlement terminés.
  • Si vous avez déjà imprimé le chèque ou envoyé le fichier bancaire, l’annulation entraîne l’arrêt de ces paiements. Assurez-vous d’annuler le chèque à l’aide de la tâche
    Enregistrer des chèques annulés
    .
Lorsque vous annulez ou retournez des paiements, Workday génère des écritures pour contrepasser les paiements initiaux, annule leur imputation et rend la facture de nouveau disponible pour l’imputation de paiements. Vous pouvez accéder au rapport
Rechercher des paiements
 pour afficher les paiements émis et annulés en un seul emplacement et rapprocher vos paiements.
Vous pouvez configurer la vérification du solde de trésorerie pour empêcher le traitement des paiements sortants en cas de fonds insuffisants. Voir Étapes : configurer la vérification avancée du solde de trésoreriele
Vous pouvez utiliser les tâches suivantes pour effectuer les différentes actions :
  • Enregistrer un paiement de client
  • Enregistrer en masse des paiements de clients
  • Imputer un paiement de client
  • Imputer automatiquement des paiements de clients
  • Créer un dépôt de paiement de client
  • Créer un remboursement de client
Si vous avez des paiements comportant des volumes importants de lignes de versements, vous pouvez utiliser les services Web pour les téléverser, puis traiter le tout à l’aide de la tâche
Imputer automatiquement des paiements de clients
.
Dans les tâches
Imputer automatiquement des paiements de clients
 et
Planifier l’imputation automatique de paiements de clients
 , vous pouvez traiter les imputations de paiements avec :
  • Des ajustements de crédit de facture de clients qui incluent des escomptes de paiement rapide.
  • Les factures de clients avec montants négatifs qui incluent des escomptes de paiement rapide.

Enregistrez en masse des paiements de clients

Lorsque vous devez enregistrer un grand nombre de paiements en même temps, vous pouvez les traiter à l’aide de la tâche
Enregistrer en masse des paiements de clients
. Utilisez cette tâche lorsque les paiements ne font référence qu’à une ou à quelques factures chacun. Vous pouvez également enregistrer les paiements de différents clients.
Gardez à l’esprit que la tâche ne fait qu’enregistrer les paiements et qu’elle ne les impute pas. Par conséquent, Workday ne crée pas d’écritures opérationnelles. Si vous souhaitez que Workday crée des écritures opérationnelles pour enregistrer la trésorerie, vous pouvez créer un dépôt dans le cadre de la tâche. Workday crée ensuite les écritures à partir du dépôt.

Paiement de client excédentaire

Lorsque vous réceptionner des fonds excédentaires d’un client, vous pouvez enregistrer le montant comme suit :
  • Solde porté au crédit du compte : dans l’en-tête du paiement lorsque vous ne savez pas à quelles factures postuler le montant de paiement excessif. Ce montant est enregistré à titre de montant dû dans votre grand grand livre, mais il est fondé sur vos règles d’inscription comptable. Vous pouvez également traiter un remboursement pour le solde. Le paiement reste en cours avec le statut Imputé au crédit du compte. Cela n'affiche pas les détails de l'endroit où le trop-perçu sera appliqué, sauf pour le client spécifique .
  • Montant porté au crédit du compte dans la grille Imputation du paiement pour une ligne de facture qui génère un document de montant porté au crédit du compte qui est lié à la facture spécifique et à son associé au client à facturer. Pour cette transaction :
    • Le paiement est marqué comme finalisé et entièrement payé.
    • Le montant est bloqué comme crédit pour les factures futures et vous pouvez postuler manuellement, automatiquement, en annuler l’imputation ou le rembourser au besoin.
    • Incluez l'OAD dans les relevés de client pour communiquer l'information sur le crédit au client.
    • Vous pouvez ajouter un montant porté au crédit du compte pour :
      • Factures de client à montant positif.
      • Factures de client consolidées.
      • Refacturations de facture de clients.
      • Des ajustements de facture au débit, lorsque le montant imputé est égal au montant dû et que vous postuler pas de radiations ni d’escomptes aux ajustements.
      • Lorsque vous imputez une facture intersociétés , Workday affecte automatiquement la société de la facture imputée au document de montant porté au crédit du compte nouvellement généré, garantissant ainsi l'exactitude de la comptabilité du crédit.
    • Workday ne prend pas en charge les montants porté au crédit du compte lorsque la facture sélectionnée :
      • Comporte une radiation ou un escompte (de caisse): .
      • Est une facture de client de montant négatif ou dont le montant est égal à zéro.
      • Est un ajustement de facture de crédit.
      • Est entièrement payé.
      • Est une facture intersociétés pour laquelle la mise en équilibre par worktag standard ou facultatif est activée.
  • Trop-perçus : pour radier un petit solde créditeur imbriqué qui n’est pas pratique pour le suivi, postuler ou le remboursement.
    • Pour traiter les trop-perçus, vous devez configurer le processus de gestion Trop-perçus .
    • Vous ne pouvez pas postuler les trop-perçus à des factures futures.
    • Les fonds doivent être comptabilisés comme résultat net.
    • Pour contrepasser la radiation et remettre les fonds au statut porté au crédit du compte , vous devez annuler le paiement dans le menu des actions connexes Trop-perçu lié à un paiement de client. Lorsque vous annulez un paiement de client, Workday annule automatiquement tous les trop-perçus qui y sont associés.
    • Lorsque vous entrez un montant de trop-perçu , Workday utilise l’apprentissage automatique pour afficher des recommandations quant au motif de trop-perçu , ainsi que les worktags de centre de coûts et emplacement .

Paiements intersociétés

Workday vous permet de centraliser la réception des paiements des clients afin qu’une seule société puisse payer les factures de ses sociétés associées. Une société peut recevoir des paiements d’un client au nom d’autres sociétés associées et payer leurs factures. Cette fonctionnalité vous permet de reconnaître plus rapidement et plus facilement la réception des paiements et accélère le versement d’espèces aux banques. Toutefois, Workday ne prend pas en charge l’imputation de paiements pour les paiements au nom d’une société et les transactions liées aux radiations qui incluent des factures avec des modalités d’escompte (de caisse).
Configuration pour les paiements intersociétés :
  • Utilisez la politique de sécurité du domaine
    Process: Customer Invoice
     pour permettre à votre spécialiste des comptes clients de consulter plus de détails sur la facture d’une autre société.
  • Pour que les sociétés aient des liens intersociétés, sélectionnez
    Initiation de transactions autorisée
     dans la tâche
    Modifier le profil intersociétés d’une société
    .
Les autres domaines de Workday qui prennent en charge les paiements intersociétés comprennent :
  • Le rapport
    Afficher la comptabilité d’une transaction de client
     contient un onglet
    Intersociétés
     qui affiche les lignes comptables intersociétés, y compris les dettes et les créances.
  • Les relevés de clients décrivent les paiements en provenance ou à destination d’une autre société, le cas échéant.
  • Pour traiter des paiements intersociétés lorsque la mise en équilibre par worktag est active pour l’une ou l’autre des sociétés, veillez à ce que la société qui paie en votre nom utilise la même devise que celle de votre société, de la facture et du paiement.
  • Pour rechercher des factures dans d’autres sociétés, utilisez les catégories d’invites
    Client à facturer identique
     ou
    Auteur de versements - Par société
     pour les tâches suivantes :
    • Enregistrer un paiement de client
    • Imputer un paiement de client

Paiements de montant égal à zéro

Vous pouvez enregistrer et postuler des paiements de client avec un montant de paiement de 0. Cela vous aide à effacer plusieurs factures et ajustements impayés qui ne sont pas associés en une seule transaction.
Lorsque vous postuler un montant de 0, Workday crée un paiement de client dont le statut de paiement est
Terminé
 et que le statut de application
est Entièrement imputé
 .
Lorsque vous enregistrez des paiements de client de montant nul, vous ne pouvez pas :
  • Enregistrer un dépôt.
  • Ont une devise de paiement différente de facture .
  • Entrez l’information sur avis de versement .
  • Sélectionnez le paiement pour l’imputation automatique.
Lorsque vous postuler des paiements de client de montant nul, vous ne pouvez pas :
  • Enregistrer des trop-perçus.
  • Porter un montant au crédit du compte.
Si vous ne souhaitez pas enregistrer des paiements de client avec un montant de paiement de 0, vous pouvez créer des validations personnalisées pour
le paiement de client
 dans le rapport
Mettre à jour des validations personnalisées
 .
Workday ne prend pas en charge cette fonctionnalité sur le service Web
Put Customer Payment
 .

Paiements et dépôts de paiements de clients à partir des relevés bancaires

Vous pouvez également enregistrer les paiements et les dépôts de client directement à partir des lignes de relevé bancaire . Vous devez configurer des ensembles de règles propres aux paiement de client pour définir les critères de mappage de la ligne de relevé bancaire au paiement de client. Vous pouvez ensuite associer ces ensembles de règles à un compte bancaire. Lorsque vous enregistrez un relevé bancaire et exécutez la tâche
Planifier un paiement de client à partir d’une ligne de relevé bancaire
 , le système vérifie si la ligne de relevé bancaire correspond aux règles définies.
  • Chaque ligne de relevé bancaire crée un paiement et un dépôt.
  • Lorsqu’une société est activée pour le séquencement sans interruption pour des factures de client , vous pouvez définir un ensemble de règles paiement de client afin de désigner un client auteur de versements qui se trouve dans la ligne de relevé bancaire d’une correspondance exacte ou de préfixes de facture .
  • Exceptions pour la mise en correspondance de paiements sans interruption :
    • Si le texter de avis de versement exclut les zéros non significatifs, la tâche correspondante ne pourra pas rechercher le numéro de facture sans interruption.
    • Si plusieurs factures avec des clients à facturer différents sont trouvées, les factures seront chargées, mais le champ de client restera en blanc pour l'entrée manuelle.
    • L’activation du séquencement sans interruption permet au système d’ignorer les factures standard pendant le processus de mise en correspondance des relevé bancaire .

Transferts de paiements

Les transferts de paiements enregistrent l’activité application de paiement de client et ne génèrent pas de données comptables. Workday enregistre ces transactions en tant que
mutation entrant de paiement
 ou
mutation sortant de paiement,
 selon le client pour lequel vous exécutez le rapport. Vous pouvez accéder au rapport
Détails de l’activité liée à un client
 ou au rapport
Récapitulatif de l’activité liée à un client
 pour afficher les détails. Les factures intersociétés ne génèrent pas de transferts de paiement.
Les transferts de paiements se produisent lorsque l’ imputation de paiements concerne des factures pour lesquelles :
  • Le
    client auteur de versements
     est différent du client pour le paiement .
    • Par exemple, sous la société A, vous enregistrez un paiement de client où le
      client auteur de versements
       est
      John Doe
       , mais vous postuler ce paiement au
      client
      Bluemoon
       .
    • Transfert sortant de paiement
       : lorsque vous accédez au rapport
      Récapitulatif de l’activité liée à des clients
       pour John Doe et cliquez sur la valeur dans la colonne
      Total des paiements
       , Workday affiche une grille des détails de la transaction avec deux rangées pour chaque transaction de paiement. Une rangée affiche le
      type de transaction
       de
      paiement
       , y compris
      le montant du paiement
       et la valeur
      de diminution
       associée. La deuxième rangée affiche le
      type de transactionTransfert
      sortant de paiement
       et la valeur
      d’augmentation
       associée pour le retrait du montant du paiement.
    • Transfert entrant de paiement
       : Lorsque vous accédez au rapport
      Récapitulatif de l’activité liée à des clients
       pour Bluemoon et cliquez sur la valeur dans la colonne
      Total des paiements
       , Workday affiche une grille des détails de la transaction avec une seule rangée pour chaque transaction de paiement. La rangée affiche le
      type de transactionTransfert
       de
      paiement entrant de type
       et la valeur
      de diminution
       associée, puisqu'elle réduit le créances de.
  • La société liée au paiement est différente de la société liée à la facture.
    • Par exemple, vous enregistrez un paiement de client pour
      la société
       A
       au client John Doe, mais vous l’ postuler à une facture de
      la société
       B
       au client John Doe.
    • Transfert sortant de paiement
       : lorsque vous accédez au rapport
      Récapitulatif de l’activité liée à des clients
       pour la société A et que vous cliquez sur la valeur dans la colonne
      Total des paiements
       pour le client John Doe, Workday affiche une grille des détails des transactions avec deux rangées pour chaque transaction de paiement. Une rangée affiche le
      type de transaction
       de
      paiement
       , y compris le
      montant du paiement
       et la valeur
      de diminution
       associée. La deuxième rangée affiche le
      type de transactionTransfert
      sortant de paiement
       et la valeur
      d’augmentation
       associée pour le retrait du montant du paiement.
    • Transfert entrant de paiement
       : Lorsque vous accédez au rapport
      Récapitulatif de l’activité liée à des clients
       pour la société B et que vous cliquez sur la valeur dans la colonne
      Total des paiements
       pour le client John Doe, Workday affiche une grille des détails de la transaction avec une seule rangée de transaction. La rangée affiche le
      type de transactionTransfert
       de
      paiement entrant de type
       et la valeur
      de diminution
       associée, puisqu'elle réduit le créances de.

Paiements de contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants

Les contrats d’organisme subventionnaire pour étudiants permettent aux établissements d’enseignement, aux sociétés et aux organismes gouvernementaux de payer les frais d’études d’un ou de plusieurs étudiants. Accédez à la tâche
Record Student Sponsor Payment
 pour enregistrer des paiements d’organismes subventionnaires pour étudiants et les imputer expressément aux factures des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants.

TVA sur les paiements

Dans certains pays, les sociétés peuvent choisir de payer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les paiements plutôt que sur les factures. Lors de la configuration, vous pouvez enregistrer la TVA en attente sur la facture et la TVA à payer lors du recouvrement du paiement. Workday calcule et comptabilise automatiquement la TVA sur le paiement. Lorsque vous configurez la TVA sur les paiements pour une société :
  • Les factures de clients que vous n’avez pas payées utiliseront toujours la comptabilité initiale. Workday n’applique pas la comptabilité fiscale au paiement.
  • Les factures de clients que vous créez après avoir configuré la TVA utiliseront cette dernière dans la comptabilité de paiement.
Éléments à prendre en compte pour la TVA dans Workday :
  • Les factures de clients et les ajustements de factures de clients prennent en charge des taux différents par ligne de facture.
  • Les montants d’impôt au prorata pour les paiements partiels sont pris en charge.
  • Les paiements portés au crédit du compte utilisent le taux d’imposition par défaut d’une société.
  • Les paiements portés au crédit du compte s’appliquent à une facture de client.
Le Workday ne prend pas en charge la TVA sur les paiements pour des transactions intersociétés directes lorsque la mise en équilibre par worktag est activée pour les encaissements intersociétés .

Modalités de paiement

Vous pouvez configurer les modalités de paiement dans Workday pour définir :
  • Les dates d’échéance d’une facture de client.
  • Les escomptes en fonction du moment où votre client paie la facture.
  • Les modalités de paiement propres au client.

Remplacements de paiement

Lors de l’enregistrement ou de la modification de paiements de client , vous pouvez remplacer le montant de escompte (de caisse) de paiement calculé par le système directement dans avis de versement du paiement de client et préciser le montant réel de escompte (de caisse) appliqué par le client si l’ escompte appliqué diffère des modalités de paiement. Cette fonctionnalité s’applique uniquement lorsque vous sélectionnez une seule facture. La fonctionnalité ne postuler pas lorsque :
  • Vous avez plusieurs factures dans chaque rangée.
  • Le montant indiqué dans les champs Escompte appliqué et Montant à payer dépasse le montant dû.
  • Il y a des références à droite de la ligne de versement.
  • Vous sélectionnez à côté gauche un type de document non pris en charge, comme une facture consolidée, un document de montant porté au crédit du compte ou des paiements au nom d’un autre fournisseur.
  • Le signe du montant de l' escompte (de caisse) ne correspond pas au document pris en charge.

Les modes de paiement

Les modes de paiement déterminent le compte utilisé par Workday pour diverses transactions. Workday fournit plusieurs modes de paiement que vous pouvez utiliser pour configurer les types de paiements dans votre environnement à l’aide de la tâche
Mettre à jour les types de paiements
. Certains des modes de paiement sont électroniques, ce qui comporte des considérations de traitement supplémentaires. Vous pouvez utiliser le mode de paiement par prélèvement automatique pour les types de paiements électroniques.
Si vous utilisez un fournisseur tiers pour traiter les paiements en dehors de Workday, nous vous recommandons de mapper votre type de paiement au
Mode de paiement
,
Manuel
.

Types de paiements

Un type de paiement est une forme de paiement valide que vous utilisez pour effectuer des paiements. Workday vous permet de configurer chaque type de paiement et de le mapper à un mode de paiement valide prédéfini par Workday. Les types de paiements électroniques, comme les paiements par prélèvement automatique ou par carte de crédit, sont traités au moyen de lots de règlement. Workday crée automatiquement un dépôt et un paiement combinés. Une fois que le moteur de règlement a terminé les paiements, il génère les écritures comptables associées à chaque paiement.
Pour les autres types de paiements, enregistrez les paiements à l’aide de la tâche
Enregistrer un paiement de client
 et imputez-les aux factures associées. Exemple : vous pouvez mapper un
Mode de paiement
 par
Carte de crédit
 au
Type de paiement
Visa
.

Rapports sur les paiements

Pour vous donner une vue claire du processus de paiement, Workday fournit plusieurs rapports, dont les suivants :
  • Comptes de clients en attente d’une action
  • Détails de l’activité liée à un client
  • Récapitulatif de l’activité liée à des clients
  • Détails du solde pour un client
  • Récapitulatif du solde pour des clients
  • Dépôts de paiements de clients en attente d’une action
  • Éléments impayés de clients
  • Paiements de clients en attente d’une action
  • Rechercher des paiements
  • Afficher un document de montant porté au crédit du compte
Pour afficher les détails des transactions de paiement de clients, vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé. Utilisez l’ objet de gestion
Customer Transaction History
 de la source de données
Customer Payment for Invoices Report
 et sélectionnez les champs de rapport pertinents :
  • Date comptable
  • Imputations de paiements de clients
  • Devise de la facture
  • Montant porté au crédit du compte
  • Montant du trop-perçu
  • Motif du trop-perçu
  • Worktags de trop-perçu
  • Paiement total imputé
  • Date de la transaction
Vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé pour afficher les détails des paiements de clients et des transactions pertinentes.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un rapport personnalisé
    .
    • Sélectionnez
      Avancé
       comme type de rapport.
    • Sélectionnez
      Customer Payment for Invoices
       pour
      la source de données
       .
  2. Accédez à l’ objet de gestion
    Paiement de client pour des factures
     et sélectionnez les colonnes de rapport appropriées.
  3. Accédez à l’ objet de gestion
    Historique des transactions de clients
     , sélectionnez les colonnes de rapport pertinentes, y compris les champs suivants, puis sélectionnez
    OK
     :
    • Date comptable
       : Récupère la date comptable de la transaction client.
    • Imputations de paiements de clients
       : récupère les imputations de paiement de client pour la transaction client.
    • Devise de la facture
       : récupère la devise de la facture utilisée dans la transaction client.
    • Motif de trop-perçu
       : récupère le motif utilisé pour la transaction client de trop-perçu .
    • Worktags de trop-perçu
       : récupère les worktags utilisés pour la transaction client de trop-perçu .
    • Date de la transaction
       : Récupère la date de la transaction client.
Workday prend aussi en charge la production de rapports sur toutes les transactions de client , y compris les paiements de client , les ventes au comptant et les radiations, à partir d’une source de données de rapport unique
Customer Transactions
 .