Étapes : définir le processus de clôture

Avant de clôturer, vous devez définir les règles et les groupes d’activité qui se rapportent au processus de clôture. Vous pouvez également créer une liste de contrôle de clôture facultative pour gérer les clôtures de période, de trimestre et de fin d’exercice directement dans Workday à l’aide du flux de travail des processus de gestion. Une liste de contrôle de clôture vous permet :

De surveiller la progression de la clôture.

D’analyser les indicateurs clés.

D’envoyer des notifications aux travailleurs à propos de la clôture.

Définir les règles de traitement de la clôture de l’exercice.

Définir des groupes d’activité pour clôture de période.

Créez et mettez à jour une tâche À faire.

Créez des éléments À faire
qui reflètent les étapes que vous exécutez pendant les processus de clôture de période et de fin d’exercice, dans Workday et dans les ressources externes.

Créez et mettez à jour des listes de contrôle.

Créez une liste de contrôle
de clôture pour ajouter des groupes d’éléments À faire
à votre processus de clôture de période. Chaque liste de contrôle est une étape ordonnée unique dans le processus de gestion, mais vous pouvez terminer les éléments À faire
de cette liste de contrôle dans n’importe quel ordre.

Créez des processus de gestion personnalisés.

Ajoutez les éléments À faire
et les listes de contrôle comme étapes du processus de gestion Événement de clôture de période
de vos organisations. Affectez des groupes de sécurité aux travailleurs responsables de l’exécution de chaque étape.

Configurez le processus de gestion Événement lié à une notification de clôture de période
.

Le processus de gestion vous permet d’envoyer des notifications sur une clôture à n’importe quel travailleur.

Votre liste de contrôle de clôture est intégrée au processus de gestion Événement de clôture de période
. Placez les tâches de la liste de contrôle de clôture dans un ordre logique et désignez la responsabilité de chaque étape. Workday avise la personne responsable quand elle doit effectuer une tâche.

Vous pouvez créer votre liste de contrôle avec les tâches suivantes à effectuer dans Workday :

Rapprocher la trésorerie et les transactions opérationnelles.

Exécuter des rapports de rapprochement pour les comptes de fournisseurs.

Approuver les transactions en attente, telles que les notes de frais.

Mettre en correspondance les transactions sur les lignes d’écriture.

Mettre à jour les statuts des périodes de grand livre.

Réviser les règles de clôture de l’exercice.

Certifier les comptes.

Exécuter le processus de clôture de fin d’exercice.

Vous pouvez également créer votre liste de contrôle avec les tâches suivantes à faire en dehors de Workday :

Percevoir les comptes de clients.

Assurer la coordination avec les personnes responsables de l’exécution de chaque étape.