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Última actualización: 2023-06-23
Consideraciones de definición: pago para trabajadores de ausencia

Consideraciones de definición: pago para trabajadores de ausencia

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la remuneración de los trabajadores de ausencia. En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Puede procesar la nómina de los trabajadores de ausencia definiendo lo siguiente:
  • Qué tipos de ausencia afectan a su nómina.
  • Qué percepciones pagar durante la ausencia.
  • Qué deducciones calcular y atrasar durante la ausencia.
  • Cuándo pagar las percepciones
El proceso de pagos a trabajadores de ausencia también incluye cálculos de cumplimiento relacionados y la preparación de informes normativos.

Beneficios para la empresa

Workday Payroll se integra a la perfección con Workday Absence Management para permitirle procesar pagos a trabajadores de ausencia en función de los datos de ausencia introducidos por sus HR Partners.
Workday también le ayuda a cumplir con los requisitos específicos de cada país de la siguiente manera:
  • Cálculo de impuestos sobre los pagos
  • Optimización de la preparación de informes en un sistema.

Ejemplos de uso

Puede procesar pagos a trabajadores de ausencia para:
  • Deducciones de beneficios y jubilación
  • Duelo
  • Diferencias de percepciones debidas a ausencias preceptivas por ley (FRA, Reino Unido).
  • Varios puestos (CAN, EE. UU.).
  • Ausencia por paternidad o por motivos familiares.
  • Pago parcial de una ausencia sabática.
  • Discapacidad a corto plazo.
  • Ausencia por enfermedad (CAN, Reino Unido, EE. UU.)
También puede procesar la nómina de los trabajadores que pasan de un tipo de ausencia a otro, como de una ausencia por paternidad retribuida a una no retribuida.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas
Consideraciones
¿Qué percepciones o deducciones debe procesar para los trabajadores de ausencia?
En el caso de los trabajadores de ausencia con efecto en nómina, Workday aplica criterios de elegibilidad para procesar automáticamente:
  • Componentes de pago, como diferencias retroactivas o entradas de nómina únicas. Puede especificar otros componentes de pago para calcularlos en función de los tipos de ausencia y de trabajador mediante la ficha
    No activo (en ciclo, sustitución bajo demanda)
     de la categoría de ejecución.
  • Pagos únicos y bonus de Workday Compensation sin configuración adicional en la ficha
    No activo (en ciclo, sustitución bajo demanda)
     .
Para Payroll for Canada and the US, para trabajadores con varios puestos y tipos de ausencia que:
  • Tanto en función de la posición como del trabajador, Workday procesa los componentes de pago para la unión de los tipos de ausencia.
  • Ya sea en función de la posición o del trabajador, Workday procesa los componentes de pago para el tipo de ausencia del puesto principal.
¿Qué periodos de empleo quiere que cubran los bonus de los trabajadores de ausencia? (USA)
Puede configurar los bonus de la Ley de Normas Razonables de Trabajo (FLSA) para:
  • Asignar en periodos inactivos y hacer que Workday reduzca el total de bonus en los periodos en los que los trabajadores están de ausencia.
  • Ignore los periodos inactivos y asigne el total de bonus a los periodos activos dentro de las fechas de cobertura. Los periodos activos pueden abarcar varios periodos de pago.
  • Asigne el total de bonus a todos los periodos FLSA en la ventana de cobertura.
  • Asigne el total de bonus a los periodos FLSA activos y a los periodos FLSA inactivos que tengan horas FLSA.
¿Necesita procesar ausencias de reclasificación? (FRA)
Puede configurar Workday para procesar ausencias de reclasificación y:
  • Pagar las percepciones correspondientes durante cada fase de la ausencia, como el periodo de preaviso o el periodo legal.
  • Eximir los complementos de reclasificación durante el periodo legal de las cotizaciones al seguro social y someterlos a CSG/CRDS en la renta de sustitución.
¿Qué tipos de ausencia está procesando? (AUS, FRA, UK)
Para la nómina de Australia, puede crear tipos de ausencia para pagos de ausencia preceptivos por ley. Asegúrese de proporcionar toda la información obligatoria para el tipo de ausencia.
Para Payroll for France, puede notificar los tipos de ausencia en la DSN asignando los tipos de ausencia de Workday a los declarados en la DSN.
En Payroll for the UK, puede crear tipos de ausencia para pagos de ausencia preceptivos por ley. Asegúrese de proporcionar toda la información obligatoria para el tipo de ausencia. Ejemplos:
  • La fecha de vencimiento prevista de la paga obligatoria por maternidad (SMP) o de la paga obligatoria por paternidad (SPP) para calcular las tarifas de pago.
  • La fecha de vencimiento prevista o la semana de parto para SMP para determinar la semana de calificación para la ausencia retribuida.
Workday calcula los pagos preceptivos por ley en función de las semanas completas completadas en el periodo de pago. Workday no paga una semana parcial hasta que esa semana finaliza en un periodo de pago siguiente.
¿Cuáles son los requisitos de notificación de los trabajadores de ausencia? (AUS, CAN, UK)
Para cumplir con los requisitos de informes de Payroll for Australia, utilice la tarea
View STP Reporting Categories
 para asignar los componentes de pago de cada uno de sus tipos de ausencia a la categoría correcta de Single Touch Payroll (STP) correspondiente.
En Payroll for Canada, Workday rellena los datos de registro de empleo (ROE) de los trabajadores:
  • En una ausencia después de enviar el proceso de gestión
    Solicitud de ausencia
     .
  • Con percepciones asegurables durante al menos un periodo de pago.
Puede crear un certificado de empleo para esos trabajadores mediante la tarea
Creación de datos de certificado de empleo para eventos
 .
En el caso de la nómina del Reino Unido, para cumplir con los requisitos legales de notificación de datos de nómina y contribuciones a la Seguridad Social, puede hacer lo siguiente:
  • Prepare el envío de pago completo (FPS) con información en tiempo real (RTI).
  • Envíe informes de RTI directamente a HMRC a través del servicio en línea de RTI de HMRC.
Cuando los trabajadores solicitan o regresan de una ausencia a mitad de periodo, Workday genera un envío de RTI FPS por cada subperiodo creado para la ausencia. En este caso, acceda a la tarea
Run UK RTI FPS
 para iniciar una integración de RTI FPS para cada envío, en orden ascendente. Espere a que se acepte cada envío antes de enviar el siguiente.
¿Cómo quiere gestionar los recibos de nómina y los cheques de los trabajadores de ausencia? (CAN, REINO UNIDO, EE. UU.)
Para Payroll for Canada and the US, puede configurar cuántos cheques se entregarán a los trabajadores de ausencia cuando:
  • Solicitan o regresan de una ausencia a mitad de periodo.
  • La ausencia es una ausencia basada en el trabajador.
Puede seleccionar
Componente de pago
 como
Tipo de prorrateo
 para la categoría de evento de prorrateo de
nómina GTN de ausencia con sustitución de entorno de cliente
 en el informe
Mantenimiento de sustitución de prorrateo de nómina
 . Esta configuración le permite generar un cheque para todo el periodo de pago. No puede volver al prorrateo de bruto a neto después de activar el prorrateo de componentes de pago y la nómina finalizada.
Para Payroll for the UK, puede enviar versiones en papel de los formularios P60 a los trabajadores de ausencia que elijan recibir copias en papel de sus recibos de nómina.

Recomendaciones

Para optimizar el rendimiento, Workday recomienda configurar lo siguiente:
  • Ejecute categorías utilizando el estado de proceso de nómina más específico para identificar a los trabajadores que procesar. Ejemplo: utilice los criterios de selección
    De ausencia con entrada de nómina única
     en lugar de
    De ausencia
     con
    entrada de nómina (única) para componente de pago
     .
  • Componentes de pago con criterios de elegibilidad para que solo se calculen para los trabajadores elegibles. Ejemplo: configure el pago por discapacidad o la ausencia por paternidad solo para los trabajadores elegibles.
Evite cálculos e informes imprecisos cargando el historial de nómina antes de conceder una ausencia a los trabajadores. En Payroll for the UK, cargue también los importes de impuestos acumulados para cada tipo preceptivo por ley.
Para Payroll for the UK, configure Statutory Sick Pay (SSP) como vacaciones y permisos en lugar de ausencias para introducir distintas tarifas de pago para cada periodo de ausencia. Cree únicamente un tipo de ausencia para que la SSP gestione la enfermedad de larga duración, lo que también requiere una configuración de vacaciones y permisos para la enfermedad de corta duración.

Requisitos

Para la nómina de Canadá, Francia, Reino Unido y EE. UU., configure los tipos de ausencia para que tengan efecto en la nómina en Workday Absence Management.
En Payroll for Australia, configure los tipos de pago de ausencia para cada tipo de ausencia en la gestión de ausencias de Workday.
Configure las categorías de ejecución por:
  • Incluir estados de trabajadores de ausencia al procesar pagos dentro o fuera de ciclo. Ejemplo:
    De ausencia con entrada de nómina única
    .
  • Seleccionar los componentes de pago que se calcularán para esos trabajadores. Ejemplo: pago por discapacidad (CAN, FRA, UK).
  • Seleccionar los componentes de pago que se calcularán para esos trabajadores. Ejemplo: pago por discapacidad o 401K (EE. UU.).
  • Seleccionar los componentes de pago que se calcularán para esos trabajadores. Ejemplo: ausencia por paternidad (AUS).
  • Seleccionar estados específicos antes de pagar a los trabajadores que tienen varios puestos. Ejemplo: finaliza sus puestos adicionales y su puesto principal permanece activo (CAN, EE. UU.).
Para aplicar el prorrateo de componentes de pago a una percepción para trabajadores de ausencia, defina la percepción como basada en posición cuando utilice una ausencia basada en posición.

Limitaciones

No puede hacer referencia directamente a campos de informe relacionados con el objeto de gestión Evento de solicitud de ausencia en los cálculos de Workday Payroll, como el motivo de ausencia.
Payroll for Canada no admite la función ROE con ausencias en cascada.
En el caso de Payroll for Canada, todos los tipos de ausencia activan el certificado de ausencia, incluidos los que no tienen activado el efecto de nómina en Workday Absence Management. Ejemplo: ausencia retribuida.
La nómina para el Reino Unido no admite tipos de ausencia en cascada vinculados a pagos preceptivos por ley.
En Payroll for France, Workday considera que los trabajadores con ausencia terapéutica siguen activos. Para garantizar que los cálculos y los informes de DSN sean precisos, configure este tipo de ausencia mediante una combinación de lo siguiente:
  • Un tipo de ausencia sin efecto en nómina que se utilizará al asignar al trabajador una ausencia terapéutica a tiempo parcial.
  • Un plan de vacaciones y permisos para representar el tiempo real que el trabajador no está en el trabajo debido a la ausencia.

Definición de entorno de cliente

En la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
 , puede desactivar el proceso de componentes de pago con diferencias retroactivas para trabajadores de ausencia en el ámbito de la categoría de ejecución. A continuación, Workday utiliza la configuración de componente de pago de la ficha
No activo (en ciclo, sustitución bajo demanda)
 en la categoría de ejecución al procesar eventos retroactivos.

Security

Dominios
Consideraciones
Process: P60 (Reports) - UK
 y
Process: P60 (Run) - UK
 en el área funcional UK Payroll.
Le permite crear formularios P60, incluidas las versiones en papel, para los trabajadores de ausencia.
Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA
 en el área funcional USA Payroll.
Le permite configurar impuestos estatales y locales como, por ejemplo, para nuevas ausencias médicas estatales.
Set Up: Payroll - FRA
 en el área funcional FRA Payroll.
Le permite asignar ausencias de Workday Absence Management a los valores de rúbrica necesarios para los informes de DSN.
Set Up: Payroll (ROE) - CAN
 en el área funcional CAN Payroll.
Le permite asignar códigos de motivo de Service Canada a tipos de evento para registrar ausencias.
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific)
 en el área funcional Core Payroll.
Le permite configurar componentes específicos de nómina, como percepciones y deducciones, para calcular los trabajadores de ausencia.
Set Up: Payroll (Reporting)
 en el área funcional Core Payroll.
Le permite configurar opciones de informes relacionadas con la impresión de recibos de nómina.
Set Up: Settlement
 en el área funcional Banking and Settlement
Le permite configurar opciones de liquidación relacionadas con la impresión de recibos de nómina.
Set Up: Tenant Setup - Payroll
 en el área funcional System
Le permite configurar parámetros para todo el entorno de cliente.

Procesos de gestión

Procesos de gestión
Consideraciones
Asignación de asignación de costos
Configure como subproceso del proceso de gestión
Solicitud de ausencia
 para asignar costos a las posiciones de ausencia.
No puede utilizar este subproceso para asignar costos a trabajadores de ausencia. Añada una condición de paso al proceso de gestión
Solicitud de ausencia
 para omitir los costos de las ausencias basadas en el trabajador. De lo contrario, las solicitudes de ausencia basadas en el trabajador detendrán el proceso de gestión y deberá cancelarlas.
Request Leave of Absence
Solicitud de reincorporación de ausencia
Configure un paso Tarea
externa
 en el proceso de gestión
Solicitud de ausencia
 para que los trabajadores puedan cambiar sus opciones de impresión. Ejemplo: los trabajadores pueden elegir recibir copias impresas de sus recibos de nómina o formularios de cierre de ejercicio mientras están de ausencia.

Informes

Informes o tableros de control
Consideraciones
Todos los resultados de pago que bloquean los cambios de opción de prorrateo de entorno de cliente
 (Canadá, Reino Unido, EE. UU.)
Sirve para identificar y finalizar cualquier resultado de nómina en curso o de nómina retroactiva antes de activar el prorrateo de componentes de pago en el informe
Mantenimiento de sustitución de prorrateo de nómina
 .
Tenant Analyzer
Sirve para verificar la configuración de la categoría de ejecución con las recomendaciones de Workday para trabajadores de ausencia con el fin de optimizar el rendimiento.
Trabajadores de ausencia
Sirve para identificar a los trabajadores de ausencia y comprobar que los pagos en curso existentes que tengan sigan siendo aplicables durante la ausencia.
Trabajadores por reincorporarse de ausencia
Sirve para identificar a los trabajadores que se han reincorporado de una ausencia y comprobar que ha configurado correctamente la nómina para ellos.

Integraciones

Sin efectos.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones
Consideraciones
Gestión de ausencias
Workday Payroll procesa los tipos de ausencia configurados en Workday Absence Management con el efecto en nómina activado.
Al configurar las ausencias en cascada, asegúrese de que los periodos de ausencia no se solapen.
Atrasos
Puede recuperar los atrasos de los componentes de pago procesados para trabajadores de ausencia. También puede reducir el saldo de atrasos con una entrada de nómina, como cuando los trabajadores pagan deducciones mediante cheques personales. Configure categorías de ejecución para que los trabajadores de ausencia tengan un resultado de pago que Workday pueda utilizar para realizar un seguimiento de los atrasos.
Componentes de pago
Workday aplica criterios de elegibilidad de componente de pago al procesar pagos para trabajadores de ausencia. Cuando los trabajadores se van de ausencia a mitad de periodo, Workday crea varios subperiodos y puede configurar lo siguiente:
  • Prorrateo de componente de pago, lo que da como resultado un resultado de bruto a neto que incluye valores de componente de pago independientes para cada subperiodo.
  • Prorrateo de bruto a neto, lo que da como resultado importes brutos a neto independientes para cada subperiodo.
Entrada de nómina
Puede utilizar entradas de nómina para sustituir el pago base de los trabajadores de ausencia. Ejemplo: configure una entrada de nómina para pagar un importe reducido durante el periodo de ausencia en lugar de utilizar el prorrateo.
Cálculos de pago retroactivo
Puede procesar:
  • Eventos retroactivos admitidos que introduce mientras el trabajador está de ausencia en el periodo actual.
  • Solicitudes o reincorporaciones de ausencias retroactivas
El cálculo de pago retroactivo no admite varias devoluciones de ausencia en un evento de ausencia. Para reincorporar a trabajadores o corregir reincorporaciones de varios tipos de ausencia, hágalo para cada tipo en un evento independiente.
Ejecutar categorías
En el caso de Payroll para Australia, Francia y Reino Unido, las categorías de ejecución determinan qué componentes de pago y trabajadores se procesarán en las fechas iniciales de los subperiodos. Los trabajadores tienen un estado no activo cuando están de ausencia con efecto en nómina durante todo el periodo de pago.
Workday aplica la configuración de la ficha
No activo (en ciclo, sustitución bajo demanda)
 para procesar a los trabajadores no activos .
En Payroll for Canada and the US, las categorías de ejecución y la elegibilidad determinan qué componentes de pago y trabajadores se procesarán en las fechas iniciales de los subperiodos. Los trabajadores con un solo puesto tienen un estado no activo cuando están de ausencia con efecto en nómina durante todo el periodo de pago. Cuando tienen varios puestos, Workday los considera no activos cuando se encuentran en:
  • Ausencia basada en el trabajador en el grupo de pago procesado
  • Ausencia basada en posición para cada puesto del grupo de pago procesado
Workday aplica la configuración de la ficha
No activo (en ciclo, sustitución bajo demanda)
 en la categoría de ejecución para procesar a los trabajadores no activos.
En todos los países, cuando los trabajadores están de ausencia sin el efecto de nómina activado, Workday Payroll los considera activos e ignora las siguientes fichas en la categoría de ejecución:
  • La configuración de la ficha
    No activo (en ciclo, sustitución bajo demanda)
     .
  • Cualquier configuración que defina para los estados
    De ausencia
     en las fichas
    General
     y
    Fuera de ciclo (manual adicional bajo demanda)
     .
Configuración de impuestos (EE. UU.)
Workday ofrece actualizaciones de cumplimiento que puede utilizar para calcular la remuneración de los trabajadores de ausencia. Algunas configuraciones distribuidas requieren que las active para la empresa. Ejemplo: para utilizar una nueva ausencia médica estatal, configúrela en la sección
Otros
 de la tarea
Edición de informes de impuestos locales y estatales de empresa de EE. UU
 .
Seguimiento de tiempo
Los trabajadores pueden introducir y enviar horas a través de Workday Time Tracking mientras están disfrutando de una ausencia. También puede crear una validación de tiempo para evitar el envío.
Tarifas sindicales (EE. UU.)
Workday le permite definir tipos impositivos para sindicatos y sustituir entidades fiscales por defecto para ausencias familiares y médicas retribuidas. Puede introducir un tipo exclusivo en la ficha
Tipo de unión
 de la tarea
Edición de informes de impuestos locales y estatales de empresa de EE. UU
 .
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.