Cuestiones relativas a la configuración: finalización automática de eventos de dotación de personal
Puede utilizar este tema como herramienta de ayuda para tomar decisiones cuando planifique su configuración y utilice la funcionalidad de finalización automática para procesos de gestión de dotación de personal. Encontrará información sobre lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Puede activar la funcionalidad de finalización automática en estas definiciones de proceso de gestión para completar automáticamente los eventos de contratación o los cambios de puesto que se inician desde Workday Recruiting:
- Introducción de puesto adicional
- Cambio de puesto
- Contratación de trabajador contingente
- Contratación
Listo para contratación
, Workday intenta completar el paso de inicio del evento y el resto del proceso de gestión. Cualquier paso que no se pueda completar automáticamente, se envía con normalidad.Beneficios para la empresa
Puede utilizar la funcionalidad de finalización automática para simplificar el flujo de Workday Recruiting a los procesos de gestión de dotación de personal. Esta configuración reduce el trabajo manual y los errores porque solo tiene que introducir la información una vez al contratar a un candidato.
La función de finalización automática también reduce el número de tareas en Mis tareas que los gerentes y administradores deben completar al omitir algunas partes del evento principal, como las siguientes:
- Aprobación
- Lote/trabajo
- Lista de control
- Cumplimentación de cuestionario
- Edición de datos adicionales
- Informe
- Grupo de informes
- Paso de acción de revisión
- Tarea externa
Cuando activa la funcionalidad de finalización automática en una definición de proceso de gestión, puede seleccionar qué pasos quiere asignar con normalidad. Las integraciones y los pasos de servicio siempre se asignan con normalidad.
Casos de uso
Puede completar automáticamente las contrataciones externas e internas desde Workday Recruiting. La funcionalidad de finalización automática le ayuda a cubrir con mayor facilidad posiciones que normalmente no requieren información adicional ni introducir datos manualmente, como:
- Contrataciones de gran volumen
- Posiciones minoristas
- Posiciones estacionales
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué información necesita para contratar a un trabajador en su organización? | La funcionalidad de finalización automática utiliza los campos introducidos en Workday Recruiting y los valores por defecto del campo de dotación de personal. Cuando un evento de contratación requiere campos que no se rellenan de una de estas fuentes, el evento no puede finalizar automáticamente. En su lugar, Workday vuelve a la ruta normal configurada en la definición del proceso de gestión de dotación de personal.
Puede crear reglas para asegurarse de que los campos de dotación de personal obligatorios tengan valores al aceptar y configurar la función Valores por defecto de campo de dotación de personal .Revise minuciosamente los campos rellenados para asegurarse de que se proporcionan los valores correctos para los procesos de gestión que quiere finalizar automáticamente. |
¿Cómo quiere que la funcionalidad de finalización automática afecte a los subprocesos de dotación de personal? | Puede activar la funcionalidad de finalización automática en estos subprocesos de dotación de personal:
El resto de subprocesos siguen una ruta normal. Los subprocesos que tengan la funcionalidad de finalización automática activada intentarán completarse automáticamente cada vez que haya datos horarios disponibles y válidos para todos los campos. Para evitar que estos subprocesos se completen automáticamente, puede utilizar definiciones de proceso de gestión independientes que no tengan activada la opción de finalización automática . Los detalles de la configuración de finalización automática dependen del subproceso. Ejemplo: active la finalización automática en la definición del proceso de gestión Contrato de empleado . Para finalizar el subproceso automáticamente, también debe configurar un estado de contrato por defecto para los procesos de gestión principales pertinentes. |
¿Los trabajadores de su organización tienen varios puestos? | Cuando tiene varios puestos activados en su entorno de cliente, la funcionalidad de finalización automática no omite la acción de dotación de personal para seleccionar Cambio de puesto o Introducción de puesto adicional para contrataciones internas. Cuando la acción de dotación de personal haya finalizado, el proceso de gestión seleccionado intentará completarse automáticamente con normalidad. |
¿Quiere asegurarse de que solo finalicen automáticamente algunos eventos? | Puede utilizar definiciones de proceso de gestión basadas en reglas para especificar qué eventos deben finalizarse automáticamente.
Ejemplo: su comercio activa la finalización automática para contratar a cajeros, pero no para contratar a un vicepresidente porque es más probable que para este último cargo necesite introducir manualmente información adicional. |
¿Utiliza plantillas consolidadas para las definiciones del proceso de gestión Cambio de puesto ? | Solo puede finalizar automáticamente una definición del proceso de gestión Cambio de puesto cuando todos los subprocesos consolidados también tengan configurada la funcionalidad de finalización automática.
Ejemplo: activa una definición del proceso de gestión Cambio de puesto para la funcionalidad de autocompletar. Decide no configurar la funcionalidad de finalización automática en el subproceso Propuesta de cambio de compensación , así que elimina la plantilla consolidada.Si un subproceso de la plantilla consolidada no finaliza automáticamente, el proceso principal tampoco finaliza automáticamente. |
¿Quiere modificar la cronología de reclutamiento para incorporar la funcionalidad de finalización automática? | Cuando cambia a un candidato al estado Listo para contratación , Workday intenta finalizar automáticamente el evento al instante. Es posible que quiera modificar su proceso de reclutamiento actual para tener en cuenta este cambio en la cronología de contratación.
Ejemplo: normalmente cambia a los candidatos al estado Listo para contratación en cuanto el proceso de reclutamiento finaliza. Para mantener la flexibilidad cuando active la funcionalidad de finalización automática, modifique sus procesos para cambiar a los candidatos al estado Listo para contratación una semana después de su fecha de contratación. |
¿Utiliza el proceso de gestión Oferta en su organización? | El evento de contratación rellena el Motivo de contratación utilizando la información introducida en el proceso de gestión Oferta . Cuando no use el proceso de gestión Oferta :
|
Recomendaciones
- Como la funcionalidad de finalización automática puede eliminar aprobaciones y otros pasos de verificación, configúrela solo para los eventos que probablemente no necesiten información adicional ni que se introduzcan datos manualmente.
- Dado que los cambios de puesto siempre requieren un motivo de contratación, configure el proceso de gestiónOfertapara que el campoMotivo de contrataciónsea obligatorio. Esta configuración garantiza que los reclutadores siempre completen el campo.
- Si añade puestos adicionales desde Reclutamiento, asegúrese de seleccionarVarios puestoscomo opción de definición de posición en la tareaEdición de definición de entorno de cliente - HCM.
- Si desea que los pasos omitidos se ejecuten aunque un evento finalice automáticamente correctamente, Workday recomienda configurar lalista de valores Enrutar normalmentepara los procesos de gestión y especificar los pasos omitidos que desea ejecutar.
Requisitos
Para asegurarse de que los eventos de dotación de personal tengan todos los valores de campos obligatorios, Workday solo le permite finalizar automáticamente los eventos de dotación de personal que se inician desde Workday Recruiting.
Limitaciones
La funcionalidad de finalización automática no admite envíos de vuelta.
Aunque los pasos de servicio nunca se omiten, las notificaciones de los pasos de servicio siempre se omiten.
Cliente
La funcionalidad de finalización automática no admite el campo
Perfil de horas laborales
en la lista de valores Opciones de definición de posición
de la tarea Edición de definición de entorno de cliente - HCM
, ya que el campo no está disponible en Workday Recruiting.Seguridad
Para finalizar automáticamente un evento de dotación de personal, debe especificar qué grupos de seguridad pueden iniciar y completar el evento desde la solicitud de puesto. Cuando una persona que no tiene asignada la seguridad adecuada cambia a un candidato al estado
Listo para contratación
desde Workday Recruiting, el evento no finaliza automáticamente.Procesos de gestión
Cuando la definición del proceso de gestión
Listo para contratación
incluye los pasos Lote/trabajo
, marque la casilla de selección Don't wait for this step to complete, move immediately to the next step
en cada paso de Lote/trabajo
. Esta configuración garantiza que el evento de dotación de personal pueda completarse automáticamente.Workday envía notificaciones de proceso de gestión personalizado sobre los procesos de gestión que se completan automáticamente. Puede configurar una condición de paso para omitir la notificación personalizada.
Informes
Si desea generar informes sobre eventos que se han finalizado automáticamente con la función de finalización automática, no a través de un servicio web, Workday recomienda crear informes personalizados que incluyan los campos de carga externa y de evento finalizado automáticamente.
Puede definir los parámetros de filtro en estos campos para marcarlos como:
- Falso para carga externa
- Verdadero para evento finalizado automáticamente
Integraciones
La configuración de finalización automática en una definición de proceso de gestión de dotación de personal no afecta a los servicios web.
Cuando habilita la función de finalización automática y configura notificaciones personalizadas en una definición de proceso de gestión, Workday crea un registro de evento y genera una notificación personalizada para los pasos de acción que inician subprocesos. Ahora bien, cuando inicia un proceso de gestión que permite llevar a cabo la función de finalización automática a través de un servicio web, Workday crea un registro de evento, pero no genera una notificación personalizada para los pasos de acción que inician subprocesos.
Conexiones y puntos de contacto
La funcionalidad de finalización automática para eventos de dotación de personal interactúa con:
- Compensación
- Nómina
- Workday Recruiting
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.