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Última actualización: 2023-06-23
Consideraciones de definición: informes de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio

Consideraciones de definición: informes de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio

Puede utilizar este tema para planificar la configuración y el uso de los informes para cumplir con los requisitos de la Ley de Protección al Paciente y Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA). En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Qué es

La ACA regula la cobertura médica de los empleados estadounidenses. Workday le permite informar sobre la cobertura médica al Servicio de Impuestos Internos (IRS) para cumplir con los requisitos de informes de la ACA.

Beneficios para la empresa

Workday le ayuda a cumplir con las normativas de la ACA al permitirle preparar y transmitir formularios de la ACA al IRS y a los empleados.

Ejemplos de uso

  • Es un gran empleador aplicable (ALE) que necesita proporcionar formularios 1095-C cada año a los empleados para resumir la cobertura.
  • Debe crear los formularios 1095-C y 1094-C para enviarlos al IRS para los informes de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio.
  • Tiene varios grupos ALE o un grupo ALE externo.
  • Tiene varias empresas en una sola entidad.
  • Debe permitir que los partners de software gestionen las transmisiones de formularios.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta
Consideraciones
¿Cómo gestionará la impresión y el envío por correo de los formularios 1095-C?
Puede configurar un
Conector de envío de correos de ACA
 integración que envía datos de ACA 1094-C y 1095-C a un proveedor de servicios de correo externo. El proveedor, CIC Plus, proporciona el soporte del servicio de envío de correos por un costo adicional.
Puede acceder a la tarea
Creación de formularios ACA 1095-C
 para generar archivos PDF e imprimirlos.
¿Utilizará socios de software para gestionar la transmisión de formularios a los gobiernos federal y estatal?
Puede activar partners de software para realizar la transmisión de formularios al crear o editar la configuración de la empresa.
¿Qué método de financiación utilizan sus planes de beneficios?
El proceso de creación de datos 1095-C utiliza el método de financiación (autoasegurado o totalmente financiado) de los planes de beneficios en el día en que se ejecuta el proceso.
Puede editar los planes de beneficios para cambiar el método antes de crear los datos cuando:
  • El método de financiación de los planes cambia.
  • Debe utilizar el método en la fecha de referencia del año de referencia.
Una vez finalizados los informes, puede editar el plan para restaurar el método de financiación. Ejemplo: en el año de plan 2021, cambia al método de financiación
Self Insured
 . Sin embargo, cuando transmite su informe 1095-C 2020 al IRS, debe cambiar el método de financiación a
Totalmente asegurado
 para que coincida con el método utilizado ese año. Restaure el método de financiación a
Autoasegurado
 después de finalizar los informes de 2020.

Recomendaciones

Consideración
Recomendación
Ubicación de trabajo alternativa
Para garantizar la correcta fecha efectiva de los requisitos de residencia, utilice el
Cambio de información de contacto
 en lugar de la tarea
Cambio de información de contacto de trabajo
 .
Dependientes de empleados fallecidos para planes médicos autoasegurados
Puede contratar a los dependientes supervivientes como empleados a tiempo parcial si es una organización autoasegurada. Este método garantiza que el código 1G se rellene correctamente. Para un gran número de dependientes, puede utilizar la opción
Importar datos de destinatarios de formularios 1095-C
 EIB
Configuración de EIB
Para acortar las longitudes de dirección y nombre, utilice el EIB
Import 1095-C Form Recipients Data
 .
Importación de destinatarios
Utilice el EIB
Import 1095-C Forms Recipients Data
 para cargar los datos de formulario de los participantes cubiertos cuyas inscripciones no realiza un seguimiento en Workday. Ejemplo: perceptores o jubilados de COBRA.
Consideraciones legales
Consulte a su equipo jurídico y a su agente de beneficios para determinar lo siguiente:
  • Puertos seguros para los que tiene trabajadores elegibles.
  • Si tiene poblaciones para añadir o excluir de la creación de datos 1095-C.
  • Si tiene varios grupos ALE o miembros extranjeros que estén sujetos al mandato del empleador.
  • Si tiene varias empresas de las que debe informar como una sola entidad.
  • Qué opciones de configuración utilizar para los códigos de línea 14, 15 y 16 en la casilla
    Utilizar fecha final de cobertura en mes de baja
    de la tarea
    Creación de configuración de empresa ACA 1094-C
     .
Planes médicos
Para garantizar que los códigos de la línea 14 sean precisos, configure los campos en la sección
Opciones de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio de EE. UU.
 y en las secciones
Cobertura esencial mínima de la ACA
 para planes médicos.
Pautas de pobreza
Defina las pautas anuales de pobreza federal de EE. UU. en el
Configuración de informes de asistencia sanitaria asequible
 para garantizar que los códigos y los valores de la línea 15 sean precisos.
Jubilaciones
Puede verificar que los jubilados estén afiliados a una organización de jubilados seleccionando la casilla
Incluir jubilados
 en la página
Creación de configuración de empresa 1094-C de ACA
 tarea
Reglas de ajuste
Puede crear beneficios reglas de elegibilidad que incluyen o excluyen tipos de empleados de los informes 1095-C, denominadas reglas de elegibilidad de ajuste ACA 1095-C. Ejemplo: excluya a los contratistas de sus informes.
Periodos de espera
Configure periodos de espera con reglas de evento de inscripción para garantizar la precisión de los códigos 1095-C para el Periodo limitado sin evaluación (LNAP).

Requisitos

  • Seleccione la opción
    Médica
     en
    Tipo de cobertura sanitaria
     para activar los campos relacionados con la ACA.
  • Cuando utilice el EIB
    Import 1095-C Form Recipients Data
     , utilice los códigos de país del IRS para las direcciones internacionales. El IRS no utiliza códigos de país ISO.
  • Hable con su equipo jurídico interno o con su agente de beneficios sobre los requisitos de la ACA.

Limitaciones

Workday proporciona datos 1094-C, pero no genera formularios 1094-C en PDF. Workday genera formularios 1095-C en PDF.
Workday convierte automáticamente el formulario 1094-C en acreditativo o no acreditativo. No puede configurar este criterio. Workday sugiere importar otros datos 1095-C mediante el EIB
Import 1095-C Form Recipients Data
 . Puede enviar todos los datos de su 1095-C de forma colectiva al IRS en una sola transmisión autorizada.
Puede experimentar problemas de rendimiento si ha configurado más de 75 percepciones de nómina en la tarea
Affordable Care Reporting Configuration
 .
A partir del ejercicio fiscal 2020, estos campos requieren que utilice el EIB
Import 1095-C Form Recipients Data
 para rellenar los formularios 1094-C y 1095-C:
  • Mes inicial de plan
    : un número de 2 dígitos para el mes. Obligatorio a partir del año anual de 2020.
  • Edad del empleado a 1 de enero
    : un número entero del 1 al 120 (opcional).
  • Línea 14
    : códigos de cuentas de reembolso de asistencia sanitaria de cobertura individual (ICHRA).
  • Línea 17
    : un código postal de 5 dígitos cuando los códigos de la línea 14 incluyen códigos para ICHRA.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Dominios
Consideraciones
Affordable Care Act (ACA) Administration - USA
 en el área funcional Benefits.
Le permite configurar ACA:
  • Grupos ALE
  • Configuración de empresa
  • Periodos de medición
  • La elaboración de informes
  • Puertos seguros.
Los administradores de beneficios pueden gestionar las sustituciones de corrección de 1094-C de ACA y la orden de miembro ALE de ACA, así como consultar informes de ACA.
Integración Build
 en el área funcional Integration.
Le permite crear y configurar integraciones que envían datos de ACA 1094-C y 1095-C al IRS.
Manage: ACA Partner Integrations
 en el área funcional Benefits.
Le permite conceder acceso a datos de ACA a socios de software para la transmisión de formularios.
Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C - USA
 en el área funcional Benefits.
Le permite ejecutar el proceso de declaración de impuestos anual y puede crear datos y formularios 1095-C.

Procesos de gestión

Sin efectos.

Informes

Informes
Consideraciones
Consulta de datos de formulario 1094-C
Le permite verificar:
  • El número total de formularios 1095-C para el ALE.
  • Si alguien ha corregido los datos del 1094-C después de transmitirlo al IRS.
Consulta de detalles de recuento total y ETC 1094-C
Le permite revisar todos los empleados incluidos en los recuentos de total y de empleados a tiempo completo.
Consulta de datos de destinatario de formulario 1095-C
Le permite consultar las correcciones y los destinatarios externos cargados por el EIB
Import 1095-C Forms Recipient Data
 .
Consulta de datos de destinatario de formulario 1095-C actual
Le permite consultar los mismos datos que el informe
Consulta de datos de destinatario de formularios 1095-C
 , pero solo muestra el formulario 1095-C más reciente.
Empleados elegibles para 1095-C por estado o región
Le permite consultar los datos del formulario 1095-C de los trabajadores seleccionados por estado o región. Este informe no muestra los trabajadores que añade con EIB.

Integraciones

Utilice los siguientes conectores ACA para los datos de los formularios 1094-C y 1095-C del IRS:
  • Conector de devoluciones de información (AIR) de ACA
     :
    • Envía información de registro de ACA al IRS.
    • Envía datos fiscales de la ACA en virtud del programa de devoluciones de información (AIR) de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio.
    • Recupera mensajes de actualización de estado del punto final de IRS.
  • Conector de envío de correos de ACA
     se comunica con CIC Plus, el proveedor de servicios de correo externo de Workday. Defina una relación comercial con CIC Plus aproximadamente dos meses antes de la fecha límite de transmisión.
Utilice estos servicios web para trabajar con partners de software que gestionan la transmisión de formularios:
  • Obtención de datos de empleador según ACA
     : recupera datos de ACA de empresa o empleador para presentaciones estatales y federales 1094-C.
  • Get ACA Employee Data
    : recupera los datos de ACA del empleado para los formularios 1095-C.
    Workday no enmascara los números de Seguro Social (SSN) de los empleados para el servicio web.
  • Poner estado de transmisión de ACA federal
    : genera el estado de transmisión federal y los detalles para mostrarlos en el informe
    Estado de transmisión de ACA
     .
  • Poner estado de transmisión de ACA de estado
    : genera el estado de transmisión de estado y los detalles para mostrarlos en el informe
    Estado de transmisión de ACA
     .

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.