Saltar al contenido principal
Documentación
Documentación
Administrator Guide
Última actualización: 2024-03-08
Pasos: definición de los formularios ACA 1094-C y 1095-C

Pasos: definición de los formularios ACA 1094-C y 1095-C

Defina los informes de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio.
Workday le permite cumplir con los requisitos de informes 1094-C y 1095-C del IRS. Puede hacer lo siguiente:
  • Identifique los planes de asistencia sanitaria que:
    • Estén autoasegurados o totalmente financiados.
    • Proporcionar cobertura esencial mínima (MEC).
    • Proporcione cobertura de valor mínimo (MVC).
  • Defina poblaciones de empleados con respecto a los requisitos de los formularios 1094-C y 1095-C.
  • Configure las opciones del Formulario 1094-C por empresa.
  • Cree grupos de empresas grandes aplicables a la ACA (ALE).
  • Cree reglas de elegibilidad de puerto seguro 4980H.
  • Configure los puertos seguros 4980H.
  • Generar y distribuir los Formularios 1094-C y 1095-C cumplimentados.
  • Procese datos de ACA para empresas de entidad jurídica única (SLE).
Asegúrese de que comprende sus requisitos de cumplimiento normativo antes de configurar los formularios 1094-C y 1095-C. Workday le permite crear los formularios 1094-C y 1095-C, pero no asume la responsabilidad del cumplimiento normativo.
  1. Acceda a la tarea
    Edición de plan de beneficios
    .
    En el caso de los planes de cobertura médica, en la sección
    Opciones de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio de EE. UU.
     , seleccione lo siguiente:
    • El
      método de financiación
      .
    • La casilla si el plan proporciona la
      Cobertura de valor mínimo de ACA
      .
    • Si la
      cobertura esencial mínima de ACA
       se aplica al empleado, al cónyuge o a los dependientes. También puede ofrecer cobertura conyugal de forma condicional.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Benefits
     en el área funcional Benefits.
  2. Acceda a la tarea
    Creación de regla de elegibilidad de beneficios
     (opcional).
    Determine las cualificaciones del empleado para el refugio protegido 4980H. Cree una o varias reglas de elegibilidad de puerto seguro 4980H de ACA si va a crear una configuración de puerto seguro 4980H.
    Workday determina la población de trabajadores para el proceso ACA 1094-C y 1095-C en función de su estado de tiempo completo. Cuando crea reglas de elegibilidad de ajuste ACA 1095-C, puede incluir o excluir esa población.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Benefits
     en el área funcional Benefits.
  3. Acceda a la tarea
    Creación de configuración de puerto seguro de ACA 4980H
     (opcional).
    Coteje el refugio protegido 4980H con las poblaciones de empleados seleccionadas con la regla de elegibilidad 4980H que creó en el paso anterior. Indique a qué meses se aplican estos permisos de seguridad 4980H a los grupos de empleados elegibles.
    Seguridad: dominio
    Affordable Care Act (ACA) Administration
     en el área funcional Benefits.
  4. Acceda a la tarea
    Creación de grupo ALE de ACA
     .
    Un empleador grande aplicable (ALE) puede ser una sola entidad o un grupo de entidades relacionadas. Una sola entidad es una empresa con un número de identificación de empleador o una entidad gubernamental designada. Un grupo de entidades relacionadas es una empresa matriz y sus filiales. Cada entidad debe presentar un Formulario 1094-C ante el IRS. Cada grupo ALE está asociado a un año natural y a una o varias empresas durante uno o varios meses especificados.
    Workday utiliza estos datos para rellenar el Formulario 1094-C automáticamente.
    Utilice la tarea
    Mantenimiento de orden de miembro ALE de ACA
     para ordenar los miembros ALE de todos los grupos ALE para su transmisión al IRS.
    Seguridad: dominio
    Affordable Care Act (ACA) Administration
     en el área funcional Benefits.
  5. Acceda a la tarea
    Cálculo de total de 1094-C y recuentos de empleados a tiempo completo por mes
     .
    En el caso de una SLE, Workday agrupa los recuentos en la empresa principal.
    Seguridad: dominio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     en el área funcional Benefits.
  6. Defina la información de configuración de empresa 1094-C.
  7. Acceda a los informes
    ACA 1094-C Form/Box Tester
     y
    ACA 1095-C Form/Box Tester
     (opcional).
    Si utiliza ACA ALE Groups en Workday, el
    ACA 1094-C Form/Box Tester
     muestra el orden de los miembros ALE. Ordene el orden con la tarea
    Mantenimiento de orden de miembro ALE de ACA
     .
    El evaluador muestra los datos más actualizados en Workday, no los datos creados por última vez al ejecutar la tarea
    Creación de datos 1095-C/1094-C de ACA
     . Después de finalizar una corrección de datos, acceda a la tarea
    Creación de datos ACA 1095-C/1094-C
     para crear formularios cumplimentados.
    Seguridad:
    • Dominio
      Affordable Care Act (ACA) Administration
       en el área funcional Benefits.
    • Dominio
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       en el área funcional Benefits.
  8. Acceda a la tarea
    Create ACA 1095-C/1094-C Data
     .
    Workday recopila los datos 1095-C/1094-C a partir de los cuales puede crear formularios 1095-C de empleado. Puede ejecutar el trabajo de creación de datos tantas veces como sea necesario. Cada vez que se ejecuta el trabajo de creación de datos, Workday sobrescribe los datos que hayan cambiado desde la ejecución anterior.
    Puede cambiar la información de contacto en la configuración de empresa del 1094-C después de crear los datos del 1095-C. Si selecciona la casilla
    Actualizar solo datos de 1094-C
     , Workday solo actualizará la información de contacto cuando vuelva a crear los datos del 1095-C. No actualiza otra información del formulario 1095-C, como los códigos.
    Después de crear los datos 1094-C y 1095-C, Workday ofrece la opción de actualizar los datos mediante la tarea
    Create ACA 1095-C/1094-C Data (Corrections)
     . Seleccione la casilla
    Impedir correcciones de formularios 1095-C para formularios transmitidos anteriormente
     para actualizar solo los datos del formulario 1094-C. Workday genera correcciones para los formularios 1095-C no transmitidos cuando es necesario, tanto si selecciona la casilla como si no.
    Utilice la tarea
    Consulta de datos de formulario ACA 1095-C
     para verificar los datos.
    Workday aplica el orden de los miembros ALE al crear o consultar los datos del formulario 1094-C.
    Si la empresa es una entidad jurídica única (SLE), Workday crea solo un formulario 1095-C para cada empleado que haya trabajado en varias empresas dentro de la SLE.
    Seguridad:
    • Dominio
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
       en el área funcional Benefits.
    • Dominio
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       en el área funcional Benefits.
  9. Importe los datos de los dependientes que no existen en Workday, como los participantes y jubilados de COBRA, así como los datos obligatorios que Workday no genera.
    A partir del ejercicio fiscal 2020, debe rellenar los siguientes campos mediante el EIB
    Import 1095-C Form Recipients Data
     :
    • Edad del empleado a 1 de enero
    • Línea 14 Códigos de cuentas de reembolso de asistencia sanitaria de cobertura individual (ICHRA)
    • Línea 17
    Una vez que haya importado los datos a Workday, puede consultarlos en los informes de Workday, crear 1095-C y enviar datos al IRS mediante los conectores ACA.
  10. Acceda a la tarea
    Publicación de formularios 1095-C de empleado
     (opcional).
    Envíe los formularios a los empleados de autoservicio para que puedan consultar e imprimir el PDF.
    Seguridad: dominio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
     en el área funcional Benefits.
  11. Para que a los empleados les resulte más fácil encontrar la opción en dispositivos móviles, añada: la opción 1095-C Printing Election (opcional). 
    Puede mostrar esta opción en:
    • El centro de operaciones de beneficios y pagos con la tarea
      Mantenimiento de centros de operaciones
    • El worklet Beneficios con la tarea
      Configuración de worklet
    El worklet Beneficios no está disponible en el escritorio de Workday.
    Seguridad: dominio
    Set Up: System
     en el área funcional System.
  12. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de definición de clasificación de ACA 1095-C
     (opcional).
    Configure la ordenación de los campos y dónde divide Workday los archivos.
    Seguridad: dominio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C
     en el área funcional Benefits.
  13. Acceda a la tarea
    Creación de formularios ACA 1095-C
     .
    Ejecute esta tarea solo después de que los datos de empleados y dependientes estén actualizados y esté listo para enviar los formularios cumplimentados al IRS. Si realiza cambios en los datos de ACA después de crear formularios 1095-C, es posible que los datos de Workday ya no coincidan con los formularios enviados.
    1. Para enviar formularios 1095-C impresos al IRS, seleccione la casilla
      Unmask Social Security Numbers
       . Esta opción muestra los SSN en el PDF generado.
    2. Para incluir a los empleados activos que reciben la versión electrónica, seleccione la casilla
      Incluir trabajadores excluidos de la copia en papel
       .
    Seguridad: dominio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     en el área funcional Benefits.
  14. Envíe los datos del Formulario 1094-C y del Formulario 1095-C al IRS.
Workday crea los formularios 1094-C y 1095-C que, a continuación, puede enviar al IRS de forma electrónica. Workday crea formularios 1095-C independientes para cada empresa que tiene un trabajador durante el año.
Los empleados pueden seleccionar
Cambio de elección de impresión de 1095-C
 en el centro de operaciones de beneficios y pagos o en el worklet de beneficios (solo en la aplicación móvil). Pueden elegir recibir su formulario 1095-C cumplimentado tanto en papel como en formato electrónico (PDF) o solo en copia electrónica.
Consulte los formularios creados y los datos de los formularios 1094-C y 1095-C. Además, acceda a los siguientes informes:
  • Consultar detalles de recuento total y ETC 1094-C
    .
    Puede consultar la información de empleado de todas las empresas relacionadas para una SLE.
  • Consulta de datos de destinatario de formulario 1095-C
    .
Acceda a la tarea
Eliminación de datos de formulario 1095-C
 para eliminar los datos de destinatarios 1095-C seleccionados para una empresa y un ejercicio fiscal especificados. No puede eliminar los datos de destinatarios 1095-C transmitidos anteriormente.
Algunos estados de EE. UU. exigen que presente un informe para verificar la cobertura sanitaria. Acceda al informe
1095-C Eligible Employees by State or Region
 para consultar los datos del 1095-C de trabajador en un estado o región específicos.