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Última actualización: 2025-05-16
Creación de acumulaciones de ausencias

Creación de acumulaciones de ausencias

Seguridad: dominio
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
 en el área funcional Time Off and Leave.
Defina acumulaciones para usarlas en planes de vacaciones y permisos que realicen un seguimiento de los saldos. Una acumulación especifica el importe de acumulación, cuándo reciben los trabajadores las acumulaciones y otras reglas. Si una acumulación tiene requisitos de elegibilidad, una frecuencia o límites que difieren del plan de vacaciones y permisos, puede definir requisitos específicos para la acumulación.
Cuando una acumulación está asociada a un plan de vacaciones y permisos basado en posición, los límites se basan en la posición. Aunque es habitual basar el cálculo de acumulación y las reglas de elegibilidad en la posición, puede definir reglas que hagan referencia a la posición principal de un trabajador o a todas las posiciones.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de acumulación de ausencias
     .
  2. Asigne un nombre a la acumulación e introduzca un código de identificación para los servicios web.
  3. Defina la acumulación a partir de la cual los trabajadores pueden comprar vacaciones y permisos (opcional):
    1. Seleccione la casilla
      Permitir comprar vacaciones y permisos
       .
      No puede editar esta casilla después de crear la acumulación. Puede definir una acumulación para comprar o como una acumulación periódica.
    2. Introduzca un valor en el campo
      Nombre de visualización de compra de vacaciones y permisos
       .
      Workday muestra el valor en la lista de
      valores Tipo de vacaciones y
       permisos de la tarea
      Compra de vacaciones y permisos
       . Si el campo está en blanco, Workday muestra el
      Nombre de acumulación
      . Le recomendamos que introduzca el mismo valor que las vacaciones y permisos que ven los usuarios cuando solicitan vacaciones y permisos.
  4. Defina el
    Cálculo
    de acumulación.
    Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Cálculo
    Seleccione el cálculo que devuelve el número de horas o días que reciben los trabajadores con cada acumulación. Puede seleccionar lo siguiente:
    • Un valor constante. Ejemplo: 12 horas o 0,5 días.
    • Un cálculo basado en una tabla de tarifas de servicio.
    • Cualquier otro tipo de cálculo.
    Cuando utilice la acumulación en un plan basado en días, especifique una unidad de tiempo diaria, como 0,5 (días), no 4 (horas). Cuando utilice la acumulación en un plan por horas, introduzca una unidad de tiempo por horas, como 4 (horas), no 0,5 (días). Workday no convierte automáticamente las horas en días ni los días en horas.
    Cuando utiliza la acumulación para comprar, al seleccionar la casilla
    Permitir comprar vacaciones y permisos
     , el cálculo se establece automáticamente en
    0
    y el campo no se puede editar. Una acumulación configurada para la compra no se sumará al saldo del plan de vacaciones y permisos a menos que el trabajador compre vacaciones y permisos para compensarla.
    Prioridad
    Defina una prioridad para procesar la acumulación. Introduzca un valor exclusivo. Las prioridades de acumulación determinan su orden de proceso, lo que es especialmente importante si se producen en la misma fecha y contribuyen al mismo plan de vacaciones y permisos.
    Ejemplo:
    Vacaciones
     tiene una prioridad de 1 y
    Vacaciones por enfermedad
     tiene una prioridad de 10. Si ambas acumulaciones se producen en la fecha final del periodo, Workday añade primero la acumulación
    de vacaciones
     al saldo.
    Ajustes/sustituciones permitidos
    Active ajustes y sustituciones para las acumulaciones de ausencias de los trabajadores.
    Si la acumulación tiene un valor de
    Método de frecuencia de acumulación
     diferente al del plan de vacaciones y permisos, añada una sustitución en la ficha
    Sustituciones de plan de vacaciones y permisos
     .
    Opciones
    Especifique un tipo de acumulación:
    • A principio de periodo
      : los trabajadores reciben las acumulaciones de abono a principio de periodo, al principio del periodo de saldo, en lugar de en incrementos a lo largo del periodo de saldo. No puede utilizar acumulaciones anticipadas con planes de vacaciones y permisos basados en posición.
      Para asegurarse de que las acumulaciones anticipadas se acumulen en el primer periodo del periodo de saldo, utilice una de las siguientes opciones de programación:
      • Añada una de estas reglas de programación a la acumulación:
        • Programación: carga inicial
        • Programación: Anual - 1.er periodo del año (basado en fecha final de periodo) o contratación o baja a mitad de periodo
      • Añada la acumulación a un plan de vacaciones y permisos con un calendario de periodos acumulado anual y un método de frecuencia de acumulación de
        Inicio de periodo
        . Si utiliza esta opción, no es necesario que añada reglas de programación a la acumulación.
    • Basado en fecha de referencia
      : los trabajadores pueden recibir acumulaciones al inicio o al final del calendario de periodos. El valor de acumulación puede cambiar durante el periodo si un trabajador gana o pierde la elegibilidad para la propia acumulación o si los cálculos dentro de la acumulación se resuelven de manera diferente. Workday prorratea la acumulación en función de la fecha de referencia del cambio. No puede utilizar acumulaciones Basado en fecha de referencia con planes de vacaciones y permisos basados en posición.
      La programación es opcional para este tipo de acumulación si añade un paso Servicio
      de ajuste de acumulación automatizado
       después del paso
      Finalización
       al proceso de gestión
      Cambio de puesto
       .
      En
      Método de frecuencia de acumulación de ausencias
      , seleccione
      Inicio de periodo
       o
      Final de periodo
      .
    • Ninguno
      : la acumulación no tiene ningún comportamiento de prorrateo especial y funciona en función de la fecha inicial o final del periodo.
    No puede cambiar las opciones
    Carga inicial
     o
    Basado en fecha de referencia
     después de que la acumulación esté en uso. Sin embargo, puede cambiar de
    Ninguno
     a cualquiera de estas opciones si no hay ajustes ni sustituciones para la acumulación en la tarea
    Mantenimiento de ajustes/sustituciones de acumulación y vacaciones y permisos
     .
    Cuando utiliza la acumulación para comprar, al seleccionar la casilla
    Permitir comprar vacaciones y permisos
     , el campo
    Opciones
     se establece automáticamente en
    Ninguna
    y no se puede editar.
    Redondeo
    Seleccione una definición de redondeo para aplicarla a los cálculos de acumulación al principio o en la fecha de referencia. Workday aplica el redondeo como parte del paso de servicio
    Ajuste de acumulación automatizado
     en el proceso de gestión
    Cambio de puesto
     . Ejemplo:
    redondee al valor más próximo a 0,1
    .
    Seleccionar una definición de redondeo puede eliminar la necesidad de ajustar aún más los resultados de acumulación.
  5. Si utiliza Workday Time Tracking, seleccione
    Etiquetas de cálculo de horas
     como referencia para el cálculo de acumulación. Si selecciona:
    • Más de una etiqueta seguida, todos los bloques de horas deben tener las etiquetas para estar en este cálculo.
    • Etiquetas en filas independientes, todos los bloques de horas deben tener etiquetas en al menos una fila para estar en este cálculo.
  6. Seleccione la regla
    de programación
     que determina cuándo reciben los trabajadores la acumulación.
    Ejemplo: puede seleccionar una regla que haga que las horas de festivos flotantes solo se acumulen en el primer mes del año.
    Puede combinar varias reglas de programación en la misma fila o insertar una fila independiente para cada regla. Un trabajador debe cumplir todos los criterios especificados en la misma fila. Si define criterios en filas independientes, un trabajador debe cumplir los criterios en al menos una fila. Las acumulaciones basadas en fecha de referencia no necesitan una regla de programación.
  7. En la ficha
    Sustituciones de plan de vacaciones y permisos
     , cumplimente la sección
    Sustitución de frecuencia de acumulación
     si esta frecuencia de acumulación difiere de la frecuencia de acumulación del plan de vacaciones y permisos (opcional). Mientras realiza esta tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Método de frecuencia de acumulación de ausencias
    Especifica cuándo añadir la acumulación al saldo de plan de un trabajador. Seleccione una de estas opciones:
    • Inicio de periodo
      : antes de restar las vacaciones y permisos.
      Los trabajadores pueden alcanzar los límites superiores antes y los límites inferiores más tarde que si Workday procesa las acumulaciones después de las vacaciones y permisos.
    • Fin de periodo
      : después de restar las vacaciones y permisos.
    • Frecuencia personalizada
      : en función del cálculo de fecha que defina en los cuatro campos siguientes.
    Cuando utiliza la acumulación para comprar, al seleccionar la casilla
    Permitir comprar vacaciones y permisos
     , debe seleccionar
    Inicio de periodo
     o
    Fin de periodo
    .
    Primera fecha de devengo
    Se aplica a acumulaciones con una frecuencia personalizada.
    Seleccione el cálculo que devuelve la primera fecha de la acumulación, como
    Worker: Hire Date
     o
    Worker: Time Off Service Date
    , o cree su propio cálculo de fecha para devolver esta fecha.
    Ejemplos:
    • Cree un cálculo de incremento/decremento de fecha que devuelva la fecha de contratación de un trabajador más 30 días. (La fecha de contratación cae el día 31 del mes y el mes siguiente tiene menos de 30 días. La acumulación se produce el último día del mes).
    • Detenga una acumulación si un trabajador tiene unas vacaciones y permisos aprobados en la fecha de aniversario de contratación o varios días antes o después de la fecha. Utilice el
      Número de días para pausar una acumulación
       para especificar tanto el número de días a ambos lados de su aniversario como los días para pausar la acumulación.
    • Retrasar las acumulaciones de vacaciones y permisos anuales hasta el siguiente día de trabajo disponible para los trabajadores que estén ausentes el día de su acumulación anual y el día anterior. Seleccione el cálculo de valor de instancia
      Fecha de acumulación en pausa si el trabajador está ausente
       . Si selecciona este cálculo de valor de instancia, no introduzca valores recurrentes de acumulación en los dos campos siguientes.
    Los trabajadores deben cumplir los criterios de programación para que la acumulación se produzca en esta fecha.
    Acumulación periódica cada
    Se aplica a acumulaciones con una frecuencia personalizada.
    Introduzca el número de unidades de tiempo periódicas (días o meses) después de la primera fecha de acumulación en las que se va a producir la acumulación.
    Ejemplo: introduzca
    1
     si la acumulación se va a producir todos los meses en el aniversario de la primera fecha de acumulación.
    Unidad de tiempo de periodicidad de acumulación de ausencias
    Se aplica a acumulaciones con una frecuencia personalizada.
    Especifique si el intervalo de periodicidad representa
    Días
     o
    Meses
    .
    Número de días para pausar una acumulación
    Se aplica a acumulaciones con una frecuencia personalizada. Solo está disponible cuando
    la Fecha de primera acumulación
     es
    Pausar acumulación para eventos de vacaciones y permisos relacionados
    .
    Introduzca el número de días para pausar la acumulación si un trabajador está ausente durante un periodo definido antes o después de que se cumpla su aniversario de antigüedad.
  8. Cumplimente la sección
    Sustitución de elegibilidad de trabajador
     si los criterios de elegibilidad de esta acumulación difieren de los criterios de elegibilidad de trabajador definidos para el plan de vacaciones y permisos.
    Las reglas de elegibilidad de esta ficha sustituyen a las reglas definidas en el nivel de plan de vacaciones y permisos. Si no define reglas aquí, la acumulación hereda automáticamente las reglas asociadas al plan de vacaciones y permisos.
    Al añadir reglas en esta ficha, tenga en cuenta lo siguiente:
    • Debe añadir las mismas reglas de elegibilidad que ya están configuradas en el plan de vacaciones y permisos (si las hay) y cualquier regla adicional que haga que la elegibilidad para la acumulación sea única.
    • Todos los trabajadores son elegibles para la acumulación si no hay criterios de elegibilidad en el plan o la acumulación.
    • Los trabajadores deben cumplir todos los criterios especificados en la misma fila.
    • Si define los criterios en filas independientes, los trabajadores deben cumplir los criterios en al menos una fila.
  9. Utilice los campos
    Sustitución de límite
     para definir un límite superior de acumulación si es diferente del límite superior definido para el plan.
    Workday reduce automáticamente la acumulación de cualquier periodo de cálculo por el importe de saldo que supera el límite y muestra la acumulación anulada en las páginas e informes de Workday.
    Además de los límites de acumulación, estos parámetros pueden afectar a las acumulaciones de trabajadores:
    • El orden de proceso de acumulación (definido por la prioridad de acumulación)
    • El momento del proceso de acumulación (definido por el plan de vacaciones y permisos).
    Opción Descripción
    Valor
    Seleccione la regla de cálculo que devuelva el número máximo de días u horas que los trabajadores pueden acumular en el saldo del plan de vacaciones y permisos.
    Cuando un trabajador compra vacaciones y permisos, el valor es el límite que el saldo de vacaciones y permisos no debe superar.
    Basado en
    Seleccione el plan de vacaciones y permisos que incluye la acumulación. Workday muestra el periodo de saldo del plan.
    Excepción: si define una acumulación para un plan de acumulación por uso, seleccione la acumulación.
  10. Configure la sección
    Sustitución de caducidad
     para que las vacaciones y permisos puedan caducar en relación con la fecha en la que se acumularon.
    También puede configurar la caducidad de las acumulaciones para planes de vacaciones y permisos con límites de arrastre y caducidad; sin embargo, las acumulaciones que caducan estarán exentas de estas reglas de arrastre.
    Mientras realiza esta tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Cantidad de tiempo antes de caducidad
    Seleccione un valor constante o un cálculo para el número de días o meses después de la fecha de acumulación en que caducan las unidades de acumulación.
    Una vez guardado, este campo puede ser obligatorio y no podrá eliminarlo.
    Unidad de tiempo antes de vencimiento
    Seleccione
    Días
     o
    Meses
     como unidad de tiempo para medir la fecha de caducidad.
    Una vez guardado, este campo puede ser obligatorio y no podrá eliminarlo.
    Incluir devengos de periodo de saldo anterior en cálculo de límite superior
    Seleccione esta opción si la acumulación que vence debe incluirse en los cálculos del límite superior de saldo del plan de vacaciones y permisos en los periodos de saldo.
    Es posible que no pueda eliminar el vencimiento de una acumulación una vez guardada. Antes de guardar, revisar Concepto: vencimiento de acumulación.
  11. En la ficha
    Opciones de compra
     , defina las opciones para que los trabajadores compren vacaciones y permisos (opcional).
    Mientras realiza esta tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Disponible para comprar durante
    Seleccione cuándo pueden comprar los trabajadores vacaciones y permisos:
    • En cualquier momento
       Los trabajadores pueden comprar vacaciones y permisos en cualquier momento durante el periodo de saldo.
      En la lista de valores
      Saldo actualizado en periodo
       , seleccione cuándo se actualiza el saldo:
      • Periodo actual
         El saldo se actualiza en el mismo periodo en el que el trabajador compra vacaciones y permisos.
      • Siguiente periodo
         El saldo se actualiza en el siguiente periodo después de que el trabajador compre vacaciones y permisos.
      Las fechas de ajuste de nómina inicial y final se calculan automáticamente en función del evento de compra. Workday establece la fecha inicial de ajustes de nómina en la más reciente de estas dos fechas: la fecha en la que se envía el evento de compra o la fecha en la que se actualiza el saldo de vacaciones y permisos. La fecha final de los ajustes de nómina se establece en un año después de la fecha inicial de los ajustes de nómina.
    • Periodo fijo
       Los trabajadores pueden comprar vacaciones y permisos en función de un programa de compra.
      Debe seleccionar un horario para comprar vacaciones y permisos en la lista de valores
      Comprar horario
       . Los trabajadores solo pueden seleccionar los horarios de compra si tienen el mismo calendario de periodos que el plan de vacaciones y permisos al que está vinculada la acumulación.
    Límite máximo para comprar
    Seleccione un cálculo para definir el límite de vacaciones y permisos que un trabajador puede comprar.
    En la lista de
    valores Límite máximo aplicable a
     , considere si desea que los trabajadores compren vacaciones y permisos en cualquier momento o varias veces a lo largo del año en función del programa de compra:
    • Periodo en el que se actualiza el saldo
       Los trabajadores pueden comprar hasta el límite máximo para cada periodo en el que se actualiza el saldo.
    • Periodo de saldo
       Los trabajadores pueden comprar hasta el límite máximo para todo el periodo de saldo.
    Incrementos permitidos para comprar
    Seleccione un cálculo para definir los incrementos o múltiplos de vacaciones y permisos que los trabajadores pueden comprar.
    Tarifa de pago para ajustes
    Seleccione la tarifa de pago que se utilizará para los ajustes de nómina:
    • Al inicio del primer ajuste salarial
       Workday utiliza la tarifa de pago del trabajador al inicio del primer periodo de ajuste de pago para todos los periodos de pago. Esto está corregido.
    • Tasa actual durante cada periodo de pago
       Workday utiliza la tarifa de pago del trabajador para cada periodo de pago. Esto podría variar si la tarifa de pago del trabajador cambia en un periodo de pago.
    • Cuándo se compraron las vacaciones y permisos
      . Workday utiliza la tarifa de pago del trabajador en el momento en que compró vacaciones y permisos para todos los periodos de pago. Esto está corregido.
Limitación de acumulación de horas por enfermedad a 40 horas
El plan de vacaciones y permisos retribuidos, que incluye acumulaciones de
vacaciones
 y
vacaciones por enfermedad
, tiene un límite superior de acumulación de 120 horas. Quiere limitar la acumulación de ausencias por enfermedad a 40.
En la ficha
Sustituciones de plan de vacaciones y permisos
 , especifique lo siguiente:
  • Valor
    :
    40 horas
  • Basado en
    :
    vacaciones y permisos retribuidos
Al calcular la acumulación de
ausencias por enfermedad
de un trabajador, Workday compara el saldo del plan del trabajador con el límite de 40 horas. Si el saldo del plan supera las 40 horas, se reduce la acumulación en el número de horas que superan el límite.
Sustitución del método de frecuencia de acumulación de ausencias
De acuerdo con la política de vacaciones y permisos de su organización, los trabajadores acumulan 12 horas de vacaciones y permisos retribuidos en:
  • La fecha de contratación
  • Cada aniversario mensual de la fecha de contratación para el primer año natural de empleo.
Después de eso, reciben su acumulación completa al comienzo del año. Está configurando el plan de vacaciones y permisos retribuidos. Tiene un
Método de frecuencia de acumulación
 de ausencias de
Inicio de periodo
. El plan tiene dos acumulaciones:
  • Acumulación de vacaciones y permisos retribuidos - Después de primer año natural de empleo
    Dado que esta acumulación tiene la misma frecuencia que el plan, no son necesarias instrucciones
    de Sustitución de frecuencia de acumulación
     .
  • Acumulación de vacaciones y permisos retribuidos - Primer año natural de empleo
    Esta acumulación se produce con una frecuencia diferente a la del plan, por lo que debe introducir las siguientes instrucciones para
    Sustitución de frecuencia de acumulación
    :
    • Método de frecuencia de acumulación
      :
      personalizado
    • Primera fecha de acumulación
      :
      trabajador: fecha de contratación
    • Acumulación periódica cada
      :
      1
    • Unidad de tiempo de recurrencias de acumulación de ausencias
      :
      meses
  • Añada acumulaciones a planes de vacaciones y permisos.
  • Determine a qué plan de vacaciones y permisos está asociada una acumulación comprobando la ficha
    Utilización
     de la acumulación.
  • Acceda a los siguientes informes para verificar que ha configurado las acumulaciones correctamente:
    • Auditoría de excepción de cálculo
    • Evaluación de cálculo de ausencias