Consideraciones de definición: Project Tracking
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de Project Tracking. Encontrará información sobre:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Project Tracking le da acceso a un conjunto limitado de funciones de Projects y le permite crear proyectos específicamente para realizar un seguimiento de las horas y de los gastos.
Recomendamos utilizar Project Tracking si no necesita:
- Crear proyectos facturables
- Crear proyectos de inversión
- Utilizar la gestión de recursos avanzada
Beneficios para la empresa
Puede usar Project Tracking para registrar, gestionar y generar informes sobre los gastos y las horas trabajadas en sus proyectos.
Ejemplos de uso
Puede usar Project Tracking para:
- Crear y gestionar proyectos
- Realizar un seguimiento del trabajo con planes de proyecto
- Asignar trabajadores a proyectos con planes de recursos
- Realizar un seguimiento de las horas introducidas para los proyectos y generar informes al respecto (solo con Time Tracking)
- Realizar un seguimiento de los gastos de proyecto y generar informes al respecto (solo con Expenses)
Preguntas que debe tener en cuenta
Asuntos | Preguntas | Consideraciones |
|---|---|---|
IDs de proyecto | ¿Quiere utilizar un formato personalizado para sus IDs de proyecto? | Puede definir un formato personalizado para los IDs de proyecto en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas . |
Creación de proyecto | ¿Cómo definirá los valores de campo comunes para sus proyectos? | Para mantener la coherencia y reducir la entrada de datos, puede usar las siguientes tareas con el fin de definir los valores de campo de proyecto:
Los usuarios pueden seleccionar estos valores al crear o actualizar un proyecto. |
Creación de proyecto | ¿Cómo quiere que los usuarios creen proyectos nuevos? | Puede simplificar en gran medida el proceso de creación de un proyecto nuevo permitiendo a los usuarios copiar proyectos existentes. Para activar esta función, configure la acción de inicio Copia de proyecto en la política de seguridad del proceso de gestión Creación de proyecto . |
Planes de recursos | ¿Cómo quiere crear planes de recursos? | Cuando crea un plan de recursos para una jerarquía de proyectos, todos los proyectos que comparten la misma jerarquía heredan el mismo plan de recursos. Utilice este método para que los usuarios ahorren tiempo cuando los proyectos de una jerarquía utilicen siempre el mismo plan de recursos. Cuando crea un plan de recursos para un proyecto individual, ese proyecto será el único que usará el plan de recursos. Utilice este método si sus planes de recursos difieren entre proyectos. |
Planes de recursos | ¿Cómo quiere definir las categorías para los roles de proyecto? | Si especifica valores para las categorías de rol de proyecto , los gestores de proyectos pueden organizar los roles de proyecto en las líneas de plan de recursos. |
Planes de recursos | ¿Quiere solicitar la aprobación manual de las líneas de plan de recursos nuevas o modificadas? | Los gestores de proyectos y los gerentes de recursos pueden aprobar manualmente los cambios realizados en las líneas de plan de recursos. Para activar el proceso de aprobación, configure el proceso de gestión Línea de plan de recursos de proyecto . |
Planes de recursos | ¿Cómo quiere capturar los datos del plan de recursos que son exclusivos para su organización? | Puede configurar objetos personalizados para ampliar Workday y satisfacer sus requisitos exclusivos de planes de recursos. |
Recursos de proyecto | ¿Cómo quiere gestionar las aprobaciones de nuevos trabajadores de proyecto? | Los gestores de proyectos y los gerentes de recursos pueden aprobar manualmente a los trabajadores cuando tienen asignaciones de proyecto nuevas. Para activar el proceso de aprobación, defina el proceso de gestión Solicitud de un trabajador . |
Recursos de proyecto | ¿Utilizará grupos de recursos dinámicos para gestionar sus grupos de trabajadores y simplificar la dotación de personal para el proyecto? | Los grupos de recursos dinámicos permiten que los gerentes puedan asociar grupos de trabajadores a proyectos en función de las cualificaciones de trabajador preestablecidas. Pueden realizar lo siguiente:
Los trabajadores de proyecto que estén en grupos de recursos dinámicos pueden introducir las horas y los gastos de sus asignaciones de proyecto. |
Entrada de horas Solo para Time Tracking. | ¿Quiere que los trabajadores puedan registrar sus horas en cualquier proyecto o solo en sus asignaciones de proyecto? | Puede permitir que los trabajadores de proyecto registren horas en cualquier proyecto sin tener una asignación en un plan de recursos. Utilice la plantilla de entrada de horas para activar esta función. De lo contrario, deberá asignar los trabajadores de proyecto a un plan de recursos antes de que puedan registrar horas en el proyecto. |
Entrada de horas Solo para Time Tracking. | ¿Qué ventana de tiempo quiere que los trabajadores usen cuando registren su tiempo en un proyecto? | Los trabajadores de un plan de recursos pueden registrar las horas en un proyecto o una tarea de proyecto. Workday rellena automáticamente el rango de fechas con las fechas de inicio y finalización del proyecto. Puede configurar un rango de fechas más limitado para que los trabajadores registren sus horas con la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas utilizando las fechas especificadas en:
Puede utilizar varios orígenes para limitar aún más el rango de fechas. Los trabajadores solo pueden registrar horas cuando los rangos de fechas seleccionados se solapan. |
Gastos Solo para Expenses. | ¿Desea restringir la selección de los trabajadores de proyecto únicamente a sus proyectos asignados en sus informes de gastos? | Puede restringir los worktags de proyecto que los trabajadores pueden seleccionar cuando crean o editan un informe de gastos. Para limitar que los trabajadores solo seleccionen los worktags para sus asignaciones de proyecto, configure la sección Gastos en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas . |
Recomendaciones
Le recomendamos que:
- Configure el proceso de gestiónCreación de proyectopara permitir que los usuarios puedan copiar proyectos con el fin de reducir el tiempo dedicado a la entrada de datos.
- Cree sus planes de recursos en el nivel de jerarquía de proyectos cuando los proyectos de la misma jerarquía utilicen el mismo plan de recursos. Esta configuración:
- Reduce el tiempo dedicado a la entrada de datos.
- Mantiene la coherencia.
- Evita errores.
- Configure grupos de recursos dinámicos para simplificar la dotación de personal del proyecto.
Requisitos
- Active el área funcional Project Tracking.
- Cree jerarquías de proyectos.
Limitaciones
Project Tracking tiene un subconjunto limitado de funciones de Projects. No se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:
- Crear proyectos facturables
- Crear proyectos de inversión
- Utilizar un informe de búsqueda de trabajador para asignar personal a sus proyectos
- Asignar trabajadores a tareas de proyecto
- Crear previsiones de recursos
- Crear tarifas de costo de mano de obra o determinar los costos de mano de obra para el proyecto
- Cree presupuestos de proyecto.
- Facturar a los clientes
Definición de entorno de cliente
Acceda a las secciones
Proyectos
y Gastos
de la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
para consultar las opciones de configuración de entorno de cliente específicas del proyecto.En función de cómo configure Project Tracking en Workday, puede:
- Crear un formato personalizado para los IDs de su proyecto.
- Limitar el rango de fechas en el que los trabajadores de proyecto pueden registrar las horas que trabajan en un proyecto.
- Restringir el acceso de los trabajadores a los worktags de proyecto para sus planes de recursos asignados. Esta restricción garantiza que los trabajadores seleccionen los proyectos correctos para sus informes de gastos.
Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Business Process Administration en el área funcional System | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden editar los siguientes procesos de gestión:
|
Manage: Business Process Definitions en el área funcional System | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden gestionar los siguientes procesos de gestión:
|
Set Up: Project Tracking en el área funcional Project Tracking | Un superdominio para los dominios Set Up en el área funcional Project Tracking.Los usuarios con seguridad en este dominio pueden configurar proyectos. |
Set Up: Period Schedule en el área funcional Project Tracking | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden configurar y gestionar los calendarios de periodos de nómina para los proyectos. |
Set Up: Project Details en el área funcional Project Tracking | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden gestionar la configuración de los detalles de proyecto, incluidas las fases y las tareas. |
Set Up: Risk and Priorities en el área funcional Project Tracking | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden configurar los riesgos y las prioridades del proyecto. |
Set Up: Dynamic Resource Pool en el área funcional Project Tracking | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden utilizar tareas e informes para crear, editar, eliminar y consultar grupos de recursos dinámicos. |
Manage: Project Tracking en el área funcional Project Tracking | Un superdominio para los dominios Manage en el área funcional Project Tracking. Los usuarios con seguridad en este dominio pueden gestionar proyectos. |
Manage: Project Details en el área funcional Project Tracking | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden gestionar y consultar los proyectos existentes. Puede controlar el acceso a los planes de proyecto y de recursos a través de sus respectivos dominios. |
Manage: Project Plan en el área funcional Project Tracking | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden gestionar y consultar la información de plan de proyecto, incluida la asignación de recursos a las tareas de plan de proyecto. |
Manage: Project Custom Task Name en el área funcional Project Tracking | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden editar y consultar la información de los nombres personalizados de tareas. |
Manage: Project Resources en el área funcional Project Tracking | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden gestionar y consultar los planes de recursos de proyecto. |
View: Project en el área funcional Project Tracking | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden consultar los proyectos. |
Worker Data: Project Tracking en el área funcional Project Tracking | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden acceder a la información de seguimiento del proyecto de un trabajador. Esta información incluye los roles de trabajador de proyecto y la información de proyecto en el perfil de trabajador. |
Para garantizar el acceso adecuado, revise los roles y actividades de los siguientes miembros del equipo:
Roles de seguridad de dominio | Funciones |
|---|---|
Administrador de Project Tracking |
|
Administrador de Time Tracking | Define la entrada de horas de proyecto en Workday Time Tracking. |
Gestor de proyectos |
|
Trabajador de proyecto | Introduce las horas trabajadas en Time Tracking seleccionando un proyecto o una tarea de plan de proyecto. |
Especialista en entrada de datos de gasto | Etiqueta los gastos en un proyecto mediante worktags para el proyecto, la fase de proyecto y la tarea de proyecto. |
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Línea de plan de recursos de proyecto en el área funcional Project Tracking | Permite a los gestores de proyectos:
Tiene una política de seguridad que le permite conceder aprobaciones a varios grupos de seguridad. También puede activar el avance manual al siguiente paso para un administrador de procesos de gestión. |
Solicitud de un trabajador en el área funcional Projects | Permite cambios en las asignaciones de trabajadores. Este proceso de gestión es un subproceso obligatorio del proceso de gestión Línea de plan de recursos de proyecto . |
Creación de proyecto en el área funcional Project Tracking. | Permite a los administradores de Project Tracking hacer lo siguiente:
Permite a los gestores de proyectos:
|
Edición de proyecto en el área funcional Project Tracking | Permite a los gestores de proyectos:
|
Informes
Informe | Consideraciones |
|---|---|
Búsqueda de proyectos
| Utilice este informe para buscar proyectos existentes. |
Mis proyectos
| Utilice este worklet para mostrar los proyectos que utiliza con más frecuencia. |
Consulta de proyecto
| Utilice este informe compuesto como punto de acceso central para consultar y editar la información sobre proyectos existentes. |
Consulta de cronología de plan de proyecto
| Utilice este informe para mostrar el programa de las fases y tareas de proyecto por:
|
Puede usar los siguientes orígenes de datos de informe para crear informes personalizados:
- Top Level Project Hierarchies en el objeto de gestión Jerarquía de proyectos
- Project Hierarchies en el objeto de gestión Jerarquía de proyectos
- Project Roles en el objeto de gestión Rol de proyecto
- Project Plan Phases en el objeto de gestión Fase de plan de proyecto
- Project Plan Tasks en el objeto de gestión Tarea de plan de proyecto
Integraciones
Servicio web | Consideraciones |
|---|---|
Get Projects
| Recupera proyectos con todos los detalles asociados, que incluyen:
|
Get Projects without Dependencies
| Recupera proyectos sin el plan de recursos o los campos Grupos de proyectos yDependencias .Puede recuperar:
Solo se usa para migraciones de datos. |
Envío de proyecto
| Crea un evento de proyecto y lo envía a través del proceso de gestión Creación de proyecto para su aprobación. Workday crea el nuevo proyecto tras su aprobación. |
Get Project Phases
| Recupera fases de proyecto. |
Put Project Phase
| Añade y actualiza fases de proyecto. |
Get Project Role Categories
| Recupera categorías de rol de proyecto, que incluyen:
|
Put Project Role Category
| Añade y actualiza categorías de rol de proyecto. |
Get Resource Plans
| Recupera datos sobre planes de recursos y líneas de plan de recursos. |
Submit Resource Plan
| Envía datos sobre planes de recursos y líneas de plan de recursos mediante el proceso de gestión Línea de plan de recursos de proyecto . Tras la aprobación, Workday actualiza los planes de recursos y las líneas de plan de recursos. |
Get Project Worker Roles
| Recupera roles de trabajador de proyecto, que incluyen:
|
Put Project Worker Role
| Añade y actualiza roles de trabajador de proyecto. |
Get Project Plans
| Recupera planes de proyecto. |
Put Project Plan
| Añade y actualiza planes de proyecto. |
Get Project Tasks
| Recupera tareas de proyecto. |
Put Project Task
| Añade y actualiza tareas de proyecto. todos los nombres de tarea deben ser únicos, no solo los IDs de tarea. |
Get Period Schedules
Solo para Time Tracking. | Recupera los periodos para la entrada de horas. |
Put Period Schedule
Solo para Time Tracking. | Añade y actualiza los periodos para la entrada de horas. |
Conexiones y puntos de contacto
Project Tracking también interactúa con las siguientes áreas de Workday:
- Los gerentes asignan trabajadores de HCM Core a sus proyectos.
- Los trabajadores de proyecto pueden usar Time Tracking para introducir las horas de proyecto.
- Los gerentes y los trabajadores de proyecto pueden usar Expenses para realizar un seguimiento de los gastos de proyecto.
- Los administradores pueden usar Time Tracking para especificar los calendarios de periodos de los proyectos.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.