Consideraciones de definición: Accounting Center
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de Accounting Center. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Accounting Center es una solución totalmente integrada basada en un motor analítico que le permite:
- Incorpore a Workday transacciones de operaciones de gran volumen de orígenes externos.
- Transforme y enriquezca las transacciones comerciales externas en asientos de contabilidad.
Beneficios para la empresa
Puede hacer lo siguiente:
- Ingerir, enriquecer y transformar transacciones externas en asientos de Workday
- Gestione y realice un seguimiento de las transacciones en lotes desde la ingesta hasta la contabilidad resumida.
- Generar contabilidad detallada y resumida.
- Contabilice asientos resumidos en su libro mayor.
- Generar informes sobre los saldos detallados y resumidos para los informes financieros, operativos y de gestión en las cuentas de libro mayor principal y alternativa.
- Cierre sus libros con plena capacidad de auditoría.
Ejemplos de uso
Puede utilizar Accounting Center para incorporar, transformar y combinar transacciones externas con la contabilidad generada por Workday para incluirlas en su libro mayor de Workday.
Ejemplos:
- Para compañías de seguros: transformación de datos de pólizas y reclamaciones.
- Para empresas de asistencia sanitaria: transformación de datos de plan de seguro de proveedor de asistencia sanitaria.
- Para empresas de medios de comunicación: transforme los eventos empresariales para los programas de producción, incluidos el casting, la nómina, los diseños de escenarios, los efectos visuales y los costos de campaña a través de temporadas de premios.
- Para empresas minoristas: transformación de puntos de venta y servicios de facturación de suscripción.
- Para empresas bancarias: transformación de información de préstamo.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Va a incorporar varios registros e incluirlos en una sola transacción? | La ingesta es el proceso de mover transacciones externas a un conjunto de datos desde donde puede acceder a ellas y analizarlas.
Utilice el ID de agrupación de transacciones en las fases de validación de enriquecimiento y la Configuración de origen de contabilidad para agrupar correctamente los registros de:
El ID de agrupación de transacciones es alfanumérico y no distingue entre mayúsculas y minúsculas. |
¿Va a procesar más de 300 000 registros por transacción en la contabilidad detallada? | Dividir la transacción en conjuntos de registros más pequeños y cuadrar cada transacción más pequeña si se acerca a este límite. Ejemplo: el procesamiento de 5 transacciones con 20 000 registros cada una tendrá un mejor rendimiento que el procesamiento de una transacción con 100 000 registros. Para obtener más información, consulte Accounting Center - División de transacciones grandes. |
¿Cuántos pasos de enriquecimiento desea crear para un origen de contabilidad? | El enriquecimiento es el proceso de mejora de los datos de origen para que pueda usarlos en la contabilidad detallada y resumida. Ejemplo: añadir asignación de worktags, reformatear o eliminar campos, etc.
Puede crear un máximo de tres fases de enriquecimiento. No puede cambiar el número de fases de enriquecimiento una vez creado el origen de contabilidad. |
¿Cómo quiere que Workday procese cada lote en una fase? | Puede configurar el Proceso de Accounting Center para especificar cómo desea que Workday procese cada lote de una fase. Puede seleccionar procesar y avanzar cada lote:
Edición de configuración de proceso de Accounting Center y seleccione una opción. |
¿Va a incluir información adicional en las líneas de asiento detalladas? | Incluya campos como atributos adicionales del conjunto de datos de enriquecimiento en las líneas de asiento detalladas.
Workday recomienda utilizar texto como formato principal para los atributos. |
¿Qué información desea incluir en las líneas de asiento resumidas? | Utilice tablas de asignación de worktags y combinaciones de conjuntos de datos para incorporar los objetos de gestión necesarios a sus conjuntos de datos de enriquecimiento.
Una vez que estos campos existan en sus conjuntos de datos enriquecidos, puede seleccionarlos en las reglas de línea de asiento de origen de contabilidad. |
¿Tiene más de dos millones de líneas en un solo asiento resumido? | El proceso de resumen fallará si el asiento resumido supera el límite máximo de 2 millones de líneas. Workday recomienda actualizar la configuración o los datos ingeridos para que el resumen genere menos líneas de asiento. |
¿Utilizará validaciones personalizadas? | Asegúrese de que sus transacciones cumplan las condiciones especificadas:
|
¿Va a descartar determinadas transacciones sin errores? | Cree un paso de despido personalizado para eliminar determinadas transacciones de un lote. |
¿Sus datos ingeridos incluirán registros sin valor? | Los registros ingeridos sin valor pueden provocar errores de lote. Workday debe contabilizar todas las transacciones de un lote.
Puede hacer lo siguiente:
|
¿Utilizará dimensiones de regla de contabilización en cuenta personalizadas? | Utilice una combinación para crear una instancia de la dimensión de regla de contabilización en cuenta personalizada en el campo aplicable de los datos ingeridos. |
¿Configurará la moneda de libro mayor alternativa?
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|
¿Va a utilizar asientos multimoneda? | Considere si necesita incluir la instancia del código de moneda de transacción en sus datos enriquecidos.
Además, tenga en cuenta lo siguiente:
|
¿Tiene líneas de asiento interempresa con distintas monedas de libro mayor? | Ahora aplicamos el tipo de cotización de moneda en este orden:
|
¿Incluirán los datos de ingesta los asientos de caja y conciliará los asientos de caja? | Incluya la instancia de la cuenta bancaria en los datos ingeridos. Además, incluya el worktag de cuenta bancaria como tipo de worktag en la configuración de contabilidad y seleccione Conciliar con datos bancarios .
Además, utilice el campo Referencia de transacción al seleccionar Conciliar con datos bancarios .Incluya reglas de condición para separar sus cuentas de caja y bancarias del resto de líneas. |
¿Desea realizar un seguimiento del número de transacciones que Workday descarta de un lote actual? | Acceda al informe Búsqueda de lote de Accounting Center y consulte la columna Transacciones descartadas . |
¿Necesita notificaciones de determinados eventos mientras Accounting Center procesa el lote en varias fases? | Defina notificaciones personalizadas en la definición de proceso de gestión mediante campos de informe en el evento de Accounting Center. |
¿Va a utilizar estructuras contables alternativas para los informes? | Acceda a la tarea Edición de detalles contables de empresa y seleccione una estructura contable alternativa para que la empresa genere informes que asignen estructuras contables alternativas o preceptivas por ley a su estructura contable preferida.
Una vez haya creado o contabilizado asientos, no podrá cambiar la estructura contable alternativa. |
¿Controlará el acceso para crear y editar definiciones de tablas de asignación o tablas de asignación en función de las asignaciones de rol? | Cree y asigne roles activados para el sistema de origen.
Los usuarios solo podrán acceder a las definiciones de tabla de asignación y a las tablas de asignación, que contienen un valor de sistema de origen para el que el usuario tiene un rol asignado. |
¿Controlará el acceso a un origen de contabilidad en función de los roles definidos para un sistema de origen? | Cree y asigne roles activados para un sistema de origen.
Cuando un usuario tiene acceso a dominios a través de un grupo de seguridad basado en rol con restricciones que utiliza un rol activado para el sistema de origen, solo puede acceder a orígenes de contabilidad que contengan un valor de sistema de origen en el que se haya asignado un rol al usuario. |
¿Cuándo programará su mantenimiento semanal? | Asegúrese de no programar ningún trabajo o proceso para que se ejecute cerca del inicio de su mantenimiento semanal. Una vez que comience el mantenimiento, todos los trabajos y procesos activos actualmente dejarán de ejecutarse y se producirá un error. Como Workday no admite un reinicio automático, tendrá que reiniciar los trabajos o procesos manualmente. |
¿Utiliza la tarea Gestión de ventana de mantenimiento de Workday para finalizar sus sesiones activas? | Configure la tarea Gestión de ventana de mantenimiento de Workday porque aplicamos Restricción de sesión en el proceso de contabilidad detallada. Para continuar con los lotes de Accounting Center durante la ventana de mantenimiento, añada el usuario que esté configurado en el proceso de gestión a la opción Cuentas de sistema excluidas de restricción de sesión de la tarea Gestión de ventana de mantenimiento de Workday . Este es el usuario de ejecución para el trabajo de proceso principal de contabilidad detallada de Accounting Center en la definición de proceso de gestión de contabilidad detallada de Accounting Center . |
Recomendaciones
Opción | Recomendaciones |
|---|---|
Origen de ingesta para origen de contabilidad |
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Enriquecimiento de datos |
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Validando datos |
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Precisión decimal de moneda | Los importes de la transacción y del libro mayor en la contabilidad detallada deben coincidir con la precisión de moneda de las monedas de la transacción y del libro mayor.
Si los importes no se ajustan a la precisión de moneda de las monedas pertinentes, debe redondearlos a la precisión de moneda correcta en Enriquecimiento. |
Configuración de dominios y entidades de seguridad para tablas y conjuntos de datos para un origen de contabilidad. | Para aumentar la eficiencia en la configuración de dominios para tablas y conjuntos de datos para un origen de contabilidad, utilice la tarea Edición de seguridad de origen de datos Prism de origen de contabilidad .Seguridad: dominio Setup: Accounting Source - Create . |
Creación de reglas de línea de asiento | Puede crear hasta 5000 reglas de línea de asiento en todas las instantáneas de todos los grupos contables para un origen contable. |
Requisitos
El periodo del libro mayor debe estar abierto para que se pueda contabilizar el asiento.
Antes de poder iniciar un lote, asegúrese de que contiene al menos una transacción.
Una fase debe finalizar sin errores antes de avanzar a la siguiente fase.
Limitaciones
- Si hay más de 10 000 excepciones de validación, todo el lote genera errores.
- Los asientos resumidos no comprobarán la comprobación de presupuesto y se contabilizarán aunque provoquen que se supere el presupuesto.
- Al configurar la moneda de libro mayor alternativo para una empresa:
- Accounting Center no genera asientos de moneda principal de libro mayor único ni de moneda de libro mayor alternativo al procesar una transacción.
- El campo Tipo de cotización de moneda existente en la cabecera Origen de contabilidad solo se aplica a la moneda de libro mayor principal. Accounting Center no admite la sustitución del tipo de cotización de moneda de libro mayor alternativo. El tipo de cotización de moneda de libro mayor alternativo está determinado por la configuración en el nivel de empresa y de entorno de cliente.
- Accounting Center no permite definir ni sustituir importes de moneda de libro mayor alternativo. En el proceso de contabilidad detallada, Workday utiliza el tipo de cambio del sistema para generar todos los importes de moneda de libro mayor alternativo.
- No puede utilizar la funcionalidad de cuadre contable mediante worktags en las transacciones. Configure manualmente su origen de contabilidad para crear la contabilidad correctamente.
- En el caso de los asientos de Accounting Center, Workday solo admitirá reglas de asignación de la estructura contable principal a la alternativa.
- Accounting Center no admite todos los tipos de datos de Prism. Para el proceso de Accounting Center, Workday no admite los tipos de campo Moneda, Doble y Número entero. Además, para cualquier campo numérico que utilice como importe de transacción, importe de libro mayor o importe gravable en la configuración de origen de contabilidad, debe mantener una precisión de campo de (20,6).
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Security
Puede acceder al informe
Políticas de seguridad de dominio para área funcional
para consultar todos los dominios de seguridad de Accounting Center.Entre los dominios de seguridad que puede configurar puede encontrar los siguientes:
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Process: Accounting Center en el área funcional Accounting Center. | Puede configurar procesos e informes de Accounting Center. |
Process: Accounting Center Detailing Journals en el área funcional Accounting CenterIncluye los siguientes subdominios:
| Puede cancelar, añadir archivos adjuntos y consultar asientos detallados de Accounting Center. |
Set Up: Accounting Center en el área funcional Accounting CenterIncluye los siguientes subdominios:
| Puede crear, desactivar y editar servicios web y tareas de origen de contabilidad, así como crear sistemas de origen. |
Process: Accounting Center Error Manager en el área funcional Accounting Center. | Puede consultar tareas, informes y servicios web para Accounting Center Error Manager. |
Process: Accounting Center Summary Journals en el área funcional Accounting Center | Puede consultar los siguientes informes:
|
Report: Batches and Jobs Impacted during Disaster en el área funcional Accounting Center. | Puede consultar el informe Lotes afectados por recuperación ante desastres . |
Set Up: Mapping Tables en el área funcional Accounting Center. | Puede crear y actualizar tablas de asignación. |
Set Up: Mapping Table Definitions en el área funcional Accounting Center. | Puede crear y actualizar definiciones de tablas de asignación. |
Procesos de gestión
- Configure el proceso de gestiónEvento de inicio de lote de Accounting Centerpara iniciar un lote de Accounting Center.
- Configure el proceso de gestiónEvento de cancelación de lote de Accounting Centerpara crear un workflow para la cancelación de un lote de Accounting Center y aprobar las solicitudes de cancelación.
- Configure el proceso de gestiónEvento de enriquecimiento de Accounting Centerpara enriquecer los datos.
- Configure el proceso de gestiónEvento de contabilidad detallada de Accounting Centerpara generar una contabilidad detallada.
- Configure el proceso de gestiónEvento de resumen de Accounting Centerpara crear contabilidad resumida.
- Configure el proceso de gestiónEvento de aprobación de edición en línea de Accounting Centerpara conceder acceso a todas las tareas e informes con el fin de utilizar la edición en línea para corregir errores.
Informes
Puede acceder al informe
Informes estándar de Workday
para consultar todos los informes de Accounting Center.
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Informe Lotes afectados durante recuperación ante desastres
| Le permite identificar los lotes afectados durante la recuperación ante desastres. |
Informe Ejecución de métricas de tiempo a nivel de lote
| Le permite supervisar las métricas de tiempo de ejecución de tendencias en el nivel de lote. |
Informe Ejecución de métricas de tiempo en nivel de fase de lote
| Proporciona métricas de tiempo de ejecución de tendencias para todas las fases de un lote o lotes. |
Informe Ejecución de métricas de tiempo en nivel de ejecución de lote
| Le permite generar informes sobre tendencias de métricas de tiempo de ejecución en el nivel de evento de ejecución por lotes. |
Informe Consulta de instantánea de origen de contabilidad . | Proporciona detalles de una configuración de instantánea de origen de contabilidad con fecha efectiva específica. |
También puede crear informes personalizados con los siguientes orígenes de datos de informe:
- Lote de Accounting Center
- Ejecución de lote de Accounting Center
- Fase por lotes de Accounting Center
- Tipos de regla de contabilización en cuenta personalizada
Integraciones
Puede utilizar los siguientes servicios web para migrar y mantener orígenes de contabilidad entre distintos entornos de cliente:
- Obtención de implementaciones de Accounting Center
- Carga de implementaciones de Accounting Center
- Obtención de reglas de condición de origen
- Obtención de configuraciones de proceso de origen de contabilidad
- Obtener instantáneas de origen de contabilidad
- Carga de regla de condición de origen de contabilidad
- Carga de configuración de proceso de origen de contabilidad
- Carga de instantáneas de origen de contabilidad
Puede utilizar los siguientes servicios web para mantener las reglas de contabilización en cuenta o las tablas de asignación en Accounting Center:
- Obtención de dimensiones de regla de contabilización en cuenta personalizada
- Obtención de tipos de regla de contabilización en cuenta personalizada
- Obtención de definiciones de tabla de asignación
- Obtención de tablas de asignación
- Aplicación de dimensión de regla de contabilización en cuenta personalizada
- Carga de tipo de regla de contabilización en cuenta personalizada
- Cargar tabla de asignación
- Definición de tabla de asignación de transferencia
Puede utilizar el servicio web
Put Accounting Center Batch
para crear un nuevo lote.Puede utilizar los siguientes servicios web para recuperar y actualizar los detalles de resolución de las transacciones descartadas:
- Obtención de transacciones descartadas
- Transferencia de transacción descartada
Consulte el directorio de servicios web en Workday Community si desea consultar más servicios web.
Conexiones y puntos de contacto
Puede utilizar Accounting Center con Financial Accounting para procesar asientos, generar registros financieros y cerrar periodos y cierres de ejercicio.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.
Otros impactos
Junto con Workday Prism Analytics, Workday Accounting Center proporciona informes normativos, operativos y normativos mejorados.