Consideraciones de definición: facturación de concesión
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la facturación de concesión. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
La facturación de concesión le permite gestionar las cuentas por cobrar y facturar los costos de concesión en función de los requisitos del patrocinador. Puede crear programas de facturación independientes para cada línea de concesión a fin de especificar los detalles de facturación, factura y cuota. Workday utiliza el programa de facturación para determinar cómo facturar a los patrocinadores los costos de las líneas de concesión.
Beneficios para la empresa
La facturación de concesión le permite realizar un seguimiento de los ingresos y gastos asociados a una concesión y facturar a sus patrocinadores en función de los programas y requisitos de facturación exclusivos de cada patrocinador.
Ejemplos de uso
Puede hacer lo siguiente:
- Genere facturas de patrocinador para costos de concesión mediante tipos de facturación de cuotas y transacciones.
- Consumir saldos de pago anticipado y especificar una frecuencia de facturación para las cuotas.
- Ponga el programa de facturación o el estado de facturación del patrocinador en espera para evitar que se facturen las concesiones activas.
- Defina límites de facturación para controlar el importe de gasto que puede facturar al patrocinador.
- Realizar un seguimiento del estado de facturación de las facturas facturadas y no facturadas mediante informes.
- Facturar a los patrocinadores de forma periódica.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuándo debe facturar al patrocinador? | Puede facturar al patrocinador de acuerdo con un programa predeterminado o a medida que incurra en gastos.
También puede facturar cuotas para pagos anticipados y, a continuación, cargar sus gastos de costo reembolsable con los saldos de pago anticipado a medida que los incurra. |
¿Cómo desea facturar a los patrocinadores los gastos en los que incurre? | Cuando desee:
|
¿Factura a los patrocinadores en monedas distintas a la moneda de la empresa? | Si factura en varias monedas, puede crear un contrato de concesión y un programa de facturación de concesión en la moneda del patrocinador de facturación. Cuando crea:
|
¿A qué nivel desea controlar los gastos facturables de sus concesiones? | Puede establecer límites de facturación en:
|
¿Desea separar los costos directos de las instalaciones y la administración en una factura de patrocinador? | Workday muestra líneas de factura de patrocinador independientes para costos directos e instalaciones y administración cuando se sustituye una clase de objeto. Puede especificar una clase de objeto para sustituir las transacciones de instalaciones y administración en las reglas de proceso de costos de concesión. |
¿Cuándo debe reconocer los ingresos de su concesión? | Puede reconocer ingresos de concesión para:
|
¿Los patrocinadores le envían pagos sin facturas? | Puede registrar ingresos sin factura en líneas de concesión de importe fijo sin ingresos diferidos. Consulte Registro de ventas al contado. |
Recomendaciones
Utilice un tipo de línea de concesión de costo reembolsable con un tipo de facturación de cuotas en lugar de un tipo de línea de concesión de pago anticipado al crear un programa de facturación de pago anticipado. Esto le permite:
- Reciba pagos anticipados de su patrocinador antes de incurrir en costos directos, instalaciones y administración.
- Automatice el seguimiento de su saldo de pago anticipado.
Requisitos
Antes de generar la factura para facturar a sus patrocinadores, debe hacer lo siguiente:
- Cree y apruebe una concesión.
- Cree o asigne un programa de facturación de concesión a cada línea de concesión.
- Genere las cuotas elegibles para la facturación de tipo de cuota.
Limitaciones
- Solo puede activar los ingresos diferidos para los tipos de línea de concesión de importe fijo al crear una concesión.
- Solo puede consultar las transacciones en una factura de patrocinador después de generar la factura. Workday no admite vistas previas de facturas.
- No puede cambiar los importes en las facturas de costo reembolsable.
Definición de entorno de cliente
Para definir la facturación de instalaciones y administración, puede configurar las reglas de proceso de costos de concesión para su empresa. Seleccione en el menú de acciones relacionadas de la empresa y utilice esta tarea para determinar si Workday:
- Genera costos de concesión al finalizar la liquidación o el proceso de gestión.
- Ignora las fechas de línea de concesión para los costos de concesión.
- Sustituye el worktag de clase de objeto en las transacciones de instalaciones y administración.
Security
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Process: Award Billing en el área funcional Grants Management |
|
Process: Billing en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing |
|
Set Up: Customer Contracts en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing | Cree tipos de programa para mostrarlos como opciones en los programas de facturación. |
Set Up: Grants Management en el área funcional Grants Management |
|
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Evento de concesión
| Cree y apruebe una concesión antes de la facturación. |
Evento de programa de facturación
| Cree y apruebe un programa de facturación. |
Evento de programa de facturación de concesión
| Cree y apruebe un programa de facturación durante la creación de la concesión. |
Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Estado de línea de costo reembolsable
| Consulte el estado de facturación de las líneas de transacción de costo reembolsable. |
Búsqueda de líneas de costo reembolsable
| Consulte las líneas de transacción de costo reembolsable de una concesión mediante una búsqueda por facetas. |
Búsqueda de facturas de patrocinador para empresa
| Consulte las facturas de patrocinador de una empresa mediante una búsqueda por facetas. |
Saldos de pago anticipado para concesiones
| Consulte los saldos de pago anticipado de sus concesiones. |
Consulta de facturas de patrocinador para concesión
| Consulte las facturas de patrocinador de una concesión.
Puede añadir este informe a la consulta compuesta de contrato de concesión. |
Los siguientes orígenes de datos de informe son muy útiles en los informes personalizados:
- Líneas de transacción de costo reembolsablemuestra las líneas de transacción de costo reembolsable y la información de facturación de concesión.
- Facturas de clientemuestra las facturas de patrocinador para empresas y concesiones.
- Líneas de asiento para información financieramuestra todas las líneas de asiento creadas para las concesiones.
Integraciones
Puede utilizar el servicio web
Submit Billing Schedule
para enviar programas de facturación para concesiones.Conexiones y puntos de contacto
La facturación de primas interactúa con la contabilidad financiera mediante:
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Asientos de instalaciones y administración | Puede sustituir un worktag de clase de objeto para transacciones de instalaciones y administración para mostrar líneas de factura independientes para costos directos e instalaciones y administración. |
Asientos de reconocimiento de ingresos de concesión | Workday genera asientos de reconocimiento de ingresos para tipos de línea de concesión de costo reembolsable en el momento del gasto. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.