Consideraciones de definición: proceso de costos de concesión
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso del proceso de costos de concesión. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
El proceso de costos de concesión en Workday calcula los costos indirectos o de instalaciones y administración, así como el reconocimiento de ingresos relacionados con el gasto de concesión. Workday inicia el proceso de costos de concesión solo para gastos en líneas de concesión de costo reembolsable y de importe fijo.
Beneficios para la empresa
Proceso de costos de concesión:
- Calcula automáticamente los costos de F&A cuando los gasta con respecto a sus concesiones.
- Crea líneas de gasto de costo reembolsable a partir de sus gastos directos para facturar a sus patrocinadores.
- Crea la contabilidad de los costos de F&A y el reconocimiento de ingresos de los gastos de concesión.
Ejemplos de uso
Puede configurar reglas de proceso de costos de concesión para:
- Generar asientos de F&A y de reconocimiento de ingresos de concesión.
- Cree la contabilidad de los costos que queden fuera de las fechas de línea de concesión.
- Sustituya la categoría de gasto y la clase de objeto de los costos de F&A para separar los costos indirectos de los gastos directos en su concesión.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuál es el tipo de línea de su línea de concesión? | Cuando la línea de concesión es del tipo de línea:
|
¿Cuándo desea calcular los costos de F&A para su gasto de concesión? | Puede configurar las reglas de proceso de costos de concesión para que Workday calcule los costos de concesión y genere asientos de operaciones en:
Workday recomienda configurar el proceso de costos de concesión para que se produzca al finalizar un proceso de gestión. |
¿Cómo se calculan los costos de concesión de las transacciones de gastos que se producen fuera de las fechas de línea de concesión? | Las fechas de línea de concesión representan las fechas de presupuesto comprendidas entre la fecha inicial y la fecha final en la línea de concesión. Por defecto, Workday solo procesa los costos de concesión de las transacciones de gastos que se producen en las fechas de línea de concesión.
Si desea procesar los costos de concesión de las transacciones de gastos fuera de las fechas de línea de concesión, puede configurar las reglas de proceso de costos de concesión para que ignoren las fechas de línea de concesión. Cuando incurre en gastos fuera de las fechas de línea de concesión, Workday calcula los costos de concesión y genera las líneas de asiento de F&A para el gasto. A continuación, puede utilizar estas líneas de asiento para cuadrar el reconocimiento de ingresos de concesión. |
¿Cómo se procesan los costos de concesión en concesiones multiempresa? | En una concesión multiempresa, si la empresa de la cabecera de concesión es diferente de la empresa de la línea de concesión, Workday utiliza la empresa de la línea de concesión asociada al gasto para derivar la regla de proceso de costos de concesión para procesar los costos de concesión.
Puede definir fechas de línea de concesión individuales y reglas de asignación de clases de objeto para cada empresa asociada. |
Recomendaciones
- Workday recomienda generar costos de concesión al finalizar el proceso de gestión de transacción de gastos. Le permite contabilizar los costos de F&A y conceder el reconocimiento de ingresos a medida que los incurre, lo que simplifica la conciliación.
- Para asegurarse de que Workday no calcule los costos de F&A sobre los costos de F&A calculados anteriormente, excluya la clase de objeto F&A del tipo de base de costo de F&A.
Requisitos
- Cuando cambie el proceso de costos de concesión de que se produzca en el momento de la liquidación a que se produzca en la finalización del proceso de gestión, especifique una fecha efectiva futura. Workday sigue generando costos de concesión en la liquidación para todas las transacciones de gastos anteriores a esta fecha.
- Incluya las subvenciones asociadas a una línea de concesión efectiva como worktags en las líneas de gasto en las que desea que Workday genere costos de concesión.
Limitaciones
- No puede cambiar la fecha efectiva de las reglas de proceso de costos de concesión que están en uso.
- Solo puede sustituir una categoría de gasto de F&A y una clase de objeto de F&A en la regla de proceso de costos de concesión.
Definición de entorno de cliente
Mantenga las reglas de contabilización en cuenta y defina las cuentas de libro mayor para que Workday contabilice las líneas de asiento de reconocimiento de ingresos y de F&A en las siguientes reglas de contabilización:
- Gastos de costos de instalaciones y administración
- Ingresos por costos de instalaciones y administración
Active el proceso de costos de concesión para orígenes de asientos que no sean distribuidos por Workday accediendo a la tarea
Mantenimiento de orígenes de asiento
y seleccionando la casilla Proceso de costos de concesión
para los orígenes de asiento.Configure las reglas de proceso de costos de concesión seleccionando en el menú de acciones relacionadas de la empresa.
Security
Para crear reglas de proceso de costos de concesión, necesita acceso de seguridad al dominio
Set Up: Grants Management
en el área funcional Grants Management.Procesos de gestión
Para reprocesar los costos de concesión después de un cambio que afecte a los cálculos de costos de F&A, configure el proceso de gestión
Evento de reproceso de costos de concesión
y la política de seguridad.Informes
Para ver las líneas de gasto de costo reembolsable que genera Workday, utilice el origen de datos de informe
Cost Reimbursable Transaction Lines
en su informe personalizado.Para consultar la contabilidad de F&A y el reconocimiento de ingresos, vaya al menú de acciones relacionadas de la transacción de gastos original y seleccione . Puede encontrar la contabilidad de F&A y el reconocimiento de ingresos de concesión en las siguientes fichas:
- Instalaciones y administración
- Reconocimiento de ingresos de concesión
Integraciones
Sin efectos.
Conexiones y puntos de contacto
Punto de contacto | Consideraciones |
|---|---|
Asientos de F&A | El proceso de costos de concesión interactúa con estas funciones para calcular los costos de F&A:
|
Asientos de reconocimiento de ingresos de concesión | El proceso de costos de concesión interactúa con estas funciones para calcular el reconocimiento de ingresos de concesión:
|
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.