Consideraciones de definición: costos de instalaciones y administración
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los costos de instalaciones y administración para las adjudicaciones competitivas con líneas de adjudicación de costo reembolsable y de importe fijo. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Los costos de F&A son los costos indirectos asociados a las operaciones administrativas de una concesión.
Beneficios para la empresa
- Workday calcula automáticamente los costos de F&A en función de sus condiciones y tipos, lo que elimina la necesidad de calcular los costos manualmente.
- Puede facturar y reconocer ingresos por costos indirectos junto con los gastos originales de su concesión.
- Tiene la flexibilidad de renunciar a la tarifa de F&A institucional o sustituirla por una nueva tarifa.
- Puede definir un límite en el importe de gastos directos que Workday puede utilizar para calcular los costos de F&A en una línea de concesión.
Ejemplos de uso
- Quiere calcular los costos de F&A para todos los gastos de concesión, excepto el equipo de laboratorio.
- Quiere aplicar distintas tarifas de costos de F&A para la investigación en el campus y fuera del campus.
- Ha cambiado la fecha de presupuesto de la transacción de gastos original y debe volver a calcular los costos de F&A con una tarifa de costo diferente.
- Quiere registrar y facturar al patrocinador por separado los costos de F&A y los gastos originales.
- Quiere renunciar a los costos de F&A para el patrocinador y pagar los costos con fondos de sus propias organizaciones.
- Quiere limitar los costos de F&A que los subreceptores de concesión pueden solicitar para su reembolso.
Preguntas que debe tener en cuenta
Pregunta | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuáles de sus categorías de gasto comparten las mismas tarifas de costo de F&A? | Puede asignar categorías de gasto que compartan la misma tarifa de costo de F&A a la misma clase de objeto.
Workday aplica la misma tarifa de F&A a todos los gastos de la misma clase de objeto. |
¿Cómo se determina la tarifa de costo de F&A? | Puede configurar las siguientes condiciones en la línea de concesión para determinar la cotización que Workday utiliza para calcular los costos de F&A:
|
¿Desea aplicar más de una tarifa de costo de F&A para la misma prima? | Cuando quiera aplicar distintas tarifas de costo para distintos periodos en la misma prima, puede utilizar una excepción de F&A para sustituir la tarifa principal original. También puede especificar tarifas de costo por clases de objeto.
Puede renunciar a la tarifa de costo original aplicando una nueva tarifa para el patrocinador y cargando la diferencia a sus propias organizaciones. |
¿En qué cuentas de libro mayor desea contabilizar las transacciones de F&A? | Puede crear un conjunto de reglas de contabilización en cuenta para especificar las cuentas de libro mayor para contabilizar los costos de F&A y las transacciones de reconocimiento de ingresos. |
¿Cómo desea limitar los costos de F&A en su concesión? | Puede definir un límite de base en la línea de concesión para limitar los costos directos máximos que Workday puede utilizar para calcular los costos de F&A.
Para limitar el importe que los subreceptores pueden cargar a su concesión, puede especificar un límite de base en las líneas de subconcesión. |
¿Qué organizaciones deberían pagar los costos de F&A no cubiertos por su patrocinador? | Puede distribuir los costos de F&A no cubiertos por su patrocinador a una o varias organizaciones o fuentes de financiación configurando el perfil de asignación de gastos de exención de F&A. |
¿Cómo desea generar informes y facturar los costos de F&A? | Por defecto, Workday registra todos los costos de F&A junto con los gastos originales y factura ambos al mismo tiempo. Para generar informes y facturar los costos de F&A por separado de los gastos originales, puede configurar la regla de proceso de costos de concesión de su empresa para sustituir la categoría de gasto o la clase de objeto para F&A. |
¿A qué organizaciones desea asignar los ingresos de F&A? | Puede distribuir los ingresos de F&A a una o varias organizaciones configurando un perfil de asignación de ingresos de F&A.
Puede asignar ingresos de patrocinadores o de fondos de costo compartido. |
Recomendaciones
Configure las reglas de proceso de costos de concesión de empresa para:
- Genere costos de concesión al finalizar el proceso de gestión en lugar de en la liquidación, para optimizar el reconocimiento de ingresos de su concesión.
- Sustituya las clases de objeto y las categorías de gasto de los costos indirectos, de modo que pueda separar los costos indirectos de los costos directos en las facturas de patrocinador.
Requisitos
- Asigne categorías de gasto interno a clases de objeto de patrocinador antes de crear un tipo de base de costo. Workday solo calcula los costos de F&A para las transacciones de gastos en las clases de objeto de los tipos de base de costo.
- Incluya worktags de subvención en las líneas de gasto en las que desea generar costos de F&A. Workday utiliza los worktags de subvención en las transacciones de gastos para determinar qué línea de concesión y qué tarifa de costo de F&A utilizar.
Limitaciones
No puede utilizar la misma excepción de F&A en más de una concesión.
Definición de entorno de cliente
Cuando reprocesa los costos de concesión, Workday cancela las líneas de asiento de F&A anteriores y crea nuevas líneas de asiento de F&A para sustituirlas. Para revertir las líneas de asiento de F&A anteriores, acceda a la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
y active la reversión de asientos de contabilidad en la sección Opciones de asiento
.Security
Configure los siguientes dominios en el área funcional Grants Management:
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Gestionar: propuestas de subvención
Proceso: concesión - Core | Le permite configurar y consultar:
|
Definición: gestión de subvenciones
| Le permite configurar y consultar los siguientes parámetros de F&A:
|
Procesos de gestión
Cuando reprocesa los costos de concesión debido a un cambio en la configuración de F&A o en la transacción de gasto, Workday cancela y sustituye las líneas de costos de F&A calculadas anteriormente y envía este proceso a un revisor para su revisión y aprobación. Puede configurar el proceso de gestión
Evento de reproceso de costos de concesión
para especificar a quién enviar las revisiones y aprobaciones.Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Consulta de contabilidad para instalaciones y administración
| Este informe le permite consultar la contabilidad de los costos de F&A relacionados con un gasto, incluidos:
Puede acceder a este informe desde el menú de acciones relacionadas de las facturas de proveedor aprobadas para el gasto original. |
Consulta de tipos de base de costo de instalaciones y administración
| Este informe le permite consultar los tipos de base de costo y las clases de objeto en un conjunto de clases de objeto.
Mediante este informe y la asignación de clase de objeto, puede determinar el tipo de base de costo para una categoría de gasto. |
Consulta de excepción de instalaciones y administración
| Este informe le permite consultar los detalles de una excepción a un acuerdo de tasa de F&A. |
Consulta de acuerdo de tasa de instalaciones y administración
| Este informe le permite consultar la tarifa de F&A para una ubicación, un tipo de tarifa y una fecha inicial de presupuesto. |
Consulta de perfil de asignación de ingresos de instalaciones y administración
| Este informe le permite consultar la asignación de ingresos de F&A y si hay costos compartidos de su propia organización. |
Consulta de perfil de asignación de gasto exento de instalaciones y administración
| Este informe le permite consultar la asignación de costos a los que ha renunciado y que no ha cubierto su patrocinador. |
Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Obtención de tipos de base de instalaciones y administración
Tipo de base Put Instalaciones y Administración | Recuperar, actualizar o crear tipos de base de costo. |
Obtención de tipos de tipo de tarifa de costo de instalaciones y administración
Tipo de tasa de costo de instalaciones y administración | Recupere, actualice o cree distintos tipos de tasa de costo de F&A. |
Obtención de excepciones de instalaciones y administración
Transferencia de excepción de instalaciones y administración | Recupere, actualice o cree excepciones en los acuerdos de tasa de F&A. |
Obtención de asignaciones de clases de objeto de instalaciones y administración
Asignación de clase de objeto de instalación y administración | Recupere, actualice o cree las asignaciones de categorías de gasto interno a clases de objeto de patrocinador. |
Obtención de acuerdos de tarifas de instalaciones y administración
Acuerdo de tasa de administración e instalaciones de venta | Recupere, actualice o cree acuerdos de tasa de F&A. |
Obtención de perfiles de asignación de ingresos de instalaciones y administración
Carga de perfil de asignación de ingresos de instalaciones y administración | Recupere, actualice o cree perfiles para distribuir los ingresos del patrocinador. |
Obtención de perfiles de asignación de gastos exentos de administración e instalaciones
Carga de perfil de asignación de gastos exentos de administración e instalaciones | Recupere, actualice o cree perfiles para asignar a los fondos los costos de F&A no reembolsables por su patrocinador. |
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Cuentas de cliente | Puede crear facturas de cliente para facturar al patrocinador los costos directos e indirectos de una concesión. |
Gastos | Puede calcular los costos de F&A en los gastos de una concesión. |
Contabilidad financiera | Puede configurar reglas de contabilización en cuenta para definir las cuentas de libro mayor para contabilizar líneas de asiento de F&A. |
Nómina | Puede calcular los costos de F&A en la compensación de empleado para una prima. |
Cuentas de proveedor | Puede calcular los costos de F&A en líneas de factura de proveedor que contengan worktags de subvención.
Puede consultar la contabilidad de los costos de F&A a partir de las facturas de proveedor originales. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.