Projekte erstellen

Administrator Guide

Projekte erstellen

Lesen Sie die Überlegungen zum Setup der Projekterstellung. Siehe: Überlegungen zum Setup: Projekte erstellen.

Erstellen Sie eine Projekthierarchie. Siehe: Projekthierarchien erstellen.

Konfigurieren Sie die folgenden Geschäftsprozesse und Sicherheitsrichtlinien im funktionalen Bereich „Project Tracking“:

Projekt erstellen

Projekt bearbeiten

Sicherheit: Domäne Manage: Project Details
im funktionalen Bereich „Project Tracking“.

Sie können nicht fakturierbare, fakturierbare, bilanziell aktivierbare und Opportunity-Projekte erstellen. Diese Workday-Projekte unterstützen Sie bei der Planung und Verfolgung Ihrer Arbeit und Ressourcen. Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Kopieren Sie diese Daten aus einem ähnlichen Projekt:

Zusammenfassung für Finanzen

Übersicht (Zusammenfassung und Details)

Projektplan

Ressourcenplan

Worktags

Wählen Sie Vorlagen, um allgemeine Projektinformationen vorab auszufüllen.

Geben Sie alle Ihre Projektdaten manuell ein.

Greifen Sie auf eine der folgenden Optionen zu:

Aufgabe

Projekt erstellen

Aufgabe

Opportunity-Projekt erstellen

Ein zu kopierendes Projekt. In den möglichen Aktionen für das Projekt wählen Sie

Projekt

Projekt kopieren

. Sie können nur die Projekte und Projektdaten kopieren, auf die Sie zugreifen können.

Eine genehmigte Idee. In den möglichen Aktionen für die Idee wählen Sie

Idee

Projekt erstellen

(Optional) Wählen Sie eine oder mehrere Vorlagen für Ihr Projekt.

Wenn Sie eine

Kundenvertragsvorlage

wählen, erstellt Workday ein fakturierbares Projekt.

Bei der Bearbeitung des Abschnitts

Projektzusammenfassung

sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Projektname	Sie können Projektnamen wiederverwenden, indem Sie die Validierungsregel für kritische Fehler für Projektnamen im Bericht Benutzerdefinierte Validierungen verwalten bearbeiten .
Startdatum Enddatum	Wählen Sie das Start- und Enddatum für das Projekt. Diese Datumsangaben steuern, wann Mitarbeiter Zeit für das Projekt in der Zeiterfassung protokollieren können. Mitarbeiter können die Zeit für das Projekt nur zwischen diesen beiden Datumsangaben protokollieren.
Status	Projektvorschauen zeigen diesen Status nur zu Informationszwecken an. Der Projektstatus steuert nicht das funktionale Verhalten.
Eigentümer	Gibt die für das Projekt verantwortliche Person an. Sie können diese Informationen für Rollup-Berichte verwenden.
Wahrscheinlichkeit	Geben Sie für ein Opportunity-Projekt eine Zahl zwischen 1 und 100 ein, um die Wahrscheinlichkeit der Konvertierung in ein Projekt anzugeben. Workday hängt [O] an die Namen von Opportunity-Projekten an. Wenn es im Rahmen eines Opportunity-Projekts zum Verkauf kommt, können Sie es mithilfe der Aufgabe Opportunity-Projekt in Projekt umwandeln konvertieren.

Bei der Bearbeitung des Abschnitts

Referenzinformationen

sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Optionale Projekthierarchien	Wählen Sie zusätzliche Hierarchien, um Projekte zu Reportingzwecken zu gruppieren.
Projekt-ID	Wenn Sie das Feld Projekt-ID leer lassen, generiert Workday eine sequenzielle ID. Integrationen verwenden die Projekt-IDs als Referenz; sie können nur von Workday-Administratoren geändert werden.
Fakturierbar	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Fakturierung von Zeit und Spesen sowie die Ertragsrealisierung für das Projekt zu aktivieren. Workday macht ein Projekt in folgenden Fällen fakturierbar: Sie verknüpfen das Projekt mit einem Vertrag oder einer Vertragsposition. Sie wählen eine Kundenvertragsvorlage. Ein Mitarbeiter protokolliert fakturierbare Zeit dafür.
Kapital	Wählen Sie diese Option, um das Projekt in ein bilanziell aktivierbares Projekt zu ändern. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, ist Folgendes nicht möglich: Vorhandene Transaktionen prüfen, die mit dem bilanziell zu aktivierenden Projekt getaggt sind. Auf ein nicht bilanziell aktivierbares Projekt zurücksetzen. Ein bilanziell aktivierbares Projekt ist spezifisch für ein einzelnes Unternehmen, das Sie für das Projekt wählen. Sie können Transaktionen mit einem bilanziell aktivierbaren Projekt taggen, sofern sie zu diesem Unternehmen gehören. Workday registriert die resultierenden Assets für das Unternehmen.
Projekt im Opportunity Marketplace anzeigen	Diese Option macht Projektrollen als Karrierechancen in Opportunity Marketplace verfügbar. Mit dieser Option können Sie Folgendes aktivieren: Projektmitarbeiter können Interesse an nicht zugewiesenen Rollen für dieses Projekt melden, während es aktiv ist. Projektmanager können ihre Projekte mit interessierten Kandidaten besetzen. Sie müssen die Projektrollenanforderungen so konfigurieren, dass sie Kenntnisse enthalten, damit Workday diese Rollen in Opportunity Marketplace anzeigt. Mitarbeiter können vorgeschlagene Projektrollen, die ihren Kenntnissen entsprechen, anzeigen und Interesse daran melden. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Ihr Administrator Projekte so konfiguriert hat, dass sie in Opportunity Marketplace angezeigt werden. Projekte werden nicht sofort als Vorschläge im Opportunity Marketplace angezeigt. Projektvorschläge werden von Montag bis Freitag alle 24 Stunden aktualisiert. Siehe: Schritte: Talent Marketplace einrichten.
Unternehmen	Workday: Workday gibt dieses Unternehmen in Zeitblöcken als Standardeintrag an, wenn Mitarbeiter Zeit für das Projekt protokollieren. Workday weist ein Worktag für die Buchhaltung zu, es sei denn, Sie überschreiben die Worktags in der operativen Transaktion.
Projektwährung	Workday konvertiert alle internen und fakturierbaren Sätze in diese Währung, wenn Sie Berichte zum Projekt erstellen.
Customer	Erforderlich für fakturierbare Projekte. Workday: Workday gibt den Inhalt dieses Felds in Zeitblöcken und Arbeitsblättern als Standardeintrag an, wenn Mitarbeiter Zeit für das Projekt protokollieren. Workday weist ein Worktag für die Buchhaltung zu, es sei denn, Sie überschreiben die Worktags in der operativen Transaktion.
Ausgleichs-Worktag	Wenn Sie bei bilanziell aktivierbaren Projekten den Worktag-Ausgleich in Ihrem Mandanten aktivieren, können Sie ein Worktag wählen, um Journale für Transaktionen auszugleichen. Entsprechend den Regeln wird das Ausgleichs-Worktag des Projekts und nicht das Ausgleichs-Worktag der Transaktion evaluiert. Workday generiert Buchungseingaben für Verbindlichkeiten und ForderungenBuchungen , um Ihr Journal auszugleichen, wenn sich die Werte in der Transaktion und im Projekt unterscheiden. Wenn Sie eine Kostenstelle als Ausgleichs-Worktag verwenden, können Sie in der Aufgabe Kostenstelle bearbeiten Werte auf Unternehmen oder Unternehmenshierarchien beschränken.
Optionale Ausgleichs-Worktags	Wenn Sie bei bilanziell aktivierbaren Projekten optionale Ausgleichs-Worktags in Ihrem Mandanten aktivieren, können Sie bis zu 5 Worktags auswählen. Sie können sie mit Ihrem primären Ausgleichs-Worktag verwenden, um zu mehreren Worktags in einer einzigen Transaktion Berichte zu erstellen und sie auszugleichen. Workday schließt das Projekt-Worktag für das Projekt ein. Sie können eine Kostenstelle als optionales Ausgleichs-Worktag verwenden, um in der Aufgabe Kostenstelle bearbeiten Werte auf Unternehmen oder Unternehmenshierarchien zu beschränken.
Projektgruppen	Verknüpfen Sie das Projekt mit einer Gruppe zugehöriger Projekte, um später den Abruf und Vergleich zu erleichtern. Diese Gruppierung ist für Rollup-Reportingzwecke nützlich.
Externe Projektreferenz	Sie können das Projekt mit einer externen Projekt-ID verknüpfen, z. B. der ID eines Drittanbieterprojekts.
Externer Link	Um das Projekt mit einer externen Website zu verknüpfen, geben Sie hier die URL ein. Beispiel: https://zimit.io/ Die URL muss mit einem von Ihrem Projektadministrator angegebenen autorisierten Format übereinstimmen. Sie können externe Links für das Projekt mithilfe der Aufgabe Maintain External Link Validation einrichten.
Kundenvertragsvorlage	Nur für fakturierbare Projekte. Sie können den Geschäftsprozess „Projekt erstellen“ so konfigurieren, dass ein Kundenvertragsentwurf aus dieser Vorlage generiert wird.
Voraussetzung für	Zeigt alle Projekte an, die eine Abhängigkeitsbeziehung zu diesem Projekt haben.
Abhängigkeiten	Wählen Sie ein Projekt, um eine Abhängigkeitsbeziehung zu Ihrem aktuellen Projekt zu erstellen. Diese Beziehung bietet Ihnen bidirektionale Einblicke in zugehörige Projektdetails, die sich auf das aktuelle Projekt auswirken könnten.

Bei der Bearbeitung des Registers

Worktags

sind folgende Informationen zu beachten:

Wenn Sie das Projekt für eine Transaktion wählen, füllt Workday die Transaktion mit den Werten der Spalte

Standard-Worktag

aus.

Für den Worktag-Ausgleich verwendet Workday nur dann ein Ausgleichs-Worktag, wenn Sie an folgenden beiden Stellen Worktags derselben Art wählen:

Grid

Worktags

Feld

Ausgleichs-Worktag

Sie können zugehörige Worktags für das Projekt mithilfe des Berichts

Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten

einrichten.

Wenn Sie ein Projekt-Asset
bilanziell aktivieren, füllt Workday die zugehörigen Worktags in den Feldern

Standort

und

Worktags

des Betriebs-Assets aus.

(Optional) Bei der Bearbeitung des Registers

Projektdetails

sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Fertigstellungsgrad	Wenn dieser Wert 100 % beträgt, können Mitarbeiter keine Zeit für das Projekt oder die zugehörigen Aufgaben protokollieren.
Erfolgsbewertung	Wählen Sie nach Abschluss des Projekts eine Erfolgsbewertung. Wenn Sie Fertigstellungsgrad gesamt auf weniger als 100 reduzieren, wird das Feld Erfolgsbewertung leer und ist schreibgeschützt.

(Optional) Wählen Sie das Register

Rollenzuweisung

Bei der Bearbeitung des Registers sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Beschränkt auf Einzelzuweisung	Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie der Projektrolle nur einen Mitarbeiter zuweisen.
Zugewiesen	Weist Mitarbeiter zu einer Projektrolle zu und gewährt ihnen die entsprechende Sicherheit für ihre Rolle im Projekt.

Nur Mitarbeiter mit Rollen im Projekt können Projektinformationen sehen. Sie können in dieser Aufgabe auch Rollen auf bestimmte Mitarbeiter beschränken.

(Optional) Füllen Sie das Register

Projektplan

aus.

Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, können Sie nur auf die Projektplanaufgaben im Projektplan zugreifen, die Folgendes sind:

Unbeschränkt.

Beschränkt auf die Projekthierarchie des neuen Projekts.

Von der übergeordneten Hierarchie des neuen Projekts geerbt.

Sie können Ihren Projektplan auch nach der Genehmigung des Projekts hinzufügen.

(Optional) Füllen Sie das Register

Ressourcenplan

aus.

Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, können Sie nur auf die Projektrollen im Ressourcenplan zugreifen, die Folgendes sind: