Überlegungen zum Setup: Projekte erstellen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration der Erstellung und Bearbeitung von Projekten durch Benutzer dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum die Kalender eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Vollständige Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit der Projekterstellung können Sie die Projektarbeiten für Ihre Organisation planen und nachverfolgen. Sie können folgende Arten von Projekten erstellen:
- Basisprojektefungieren ausschließlich als Worktags für Finanztransaktionen und Entgeltabrechnungseingaben.
- Fakturierbare Projekteumfassen Kundenverträge, Rechnungen und Fakturierung.
- Bilanziell aktivierbare Projekteumfassen Kostentransaktionen für die Verwaltung von Projektkosten als langfristige Assets.
- Nicht fakturierbare Projektesind interne Projekte, die Kunden nicht in Rechnung gestellt werden.
- Opportunity-Projektesind Verkaufschancen, die Sie später in ein Projekt konvertieren können.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Workday reduziert die Dateneingabe und ermöglicht Ihnen Folgendes:
- Sie können Daten aus einem vorhandenen Projekt kopieren.
- Verwenden Sie Vorlagen, um allgemeine Projektinformationen vorauszufüllen.
- Kopieren Sie Daten aus einer Idee.
Workday optimiert außerdem die Projektverwaltung, indem es Projektmanagern Folgendes ermöglicht:
- Aktualisieren Sie vorhandene Projekte.
- Neue und aktualisierte Projekte genehmigen.
- Kundenvertragsentwürfe generieren.
Anwendungsfälle
- Erstellen Sie Vorlagen für ähnliche Projekte, um den Aufwand zu reduzieren, Konsistenz zu wahren und Fehler zu vermeiden.
- Legen Sie fest, dass Workday einen Kundenvertragsentwurf aus einer Vorlage generiert, nachdem ein Manager ein fakturierbares Projekt genehmigt hat.
- Neue Projekte erstellen.
- Neue Projekte aus genehmigten Ideen generieren.
- Kopieren Sie vorhandene Projekte.
- Aktualisieren Sie vorhandene Projekte.
- Genehmigen Sie Änderungen an Projekten.
- Konvertieren Sie Basisprojekte in vollständig definierte Projekte.
Zu berücksichtigende Fragen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Benötigen Sie Projekte, die nur als Worktags fungieren? | Sie können Basisprojekte erstellen, die als Worktags für Finanztransaktionen und Entgeltabrechnungseingaben verwendet werden. |
Wie möchten Sie Vorlagen für Ihre Projekte konfigurieren? | Sie können Vorlagen für ähnliche Arten von Projekten erstellen, um allgemeine Informationen, die die meisten Benutzer eingeben müssen, als Standard vorzugeben.
In der Projektvorlage können Sie die Projekterstellung weiter vereinfachen, indem Sie die folgenden zusätzlichen Vorlagen verknüpfen:
|
Möchten Sie ein bestimmtes Format für die Projekt-ID verwenden? | Sie können ein benutzerdefiniertes Format für Projekt-IDs in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Financials festlegen. |
Wie möchten Sie Konsistenz zwischen Projekten sicherstellen? | Um Konsistenz zu wahren, können Sie allgemeine Werte für die Projektfelder definieren. Benutzer können diese vordefinierten Werte dann beim Erstellen oder Aktualisieren eines Projekts wählen. |
Wie möchten Sie neue Projekte erstellen? | Sie können das Erstellen eines neuen Projekts vereinfachen, indem Sie Benutzern das Kopieren vorhandener Projekte ermöglichen. Benutzer können die meisten übertragbaren Projektinformationen kopieren. Beispiele: Worktags, Projektpläne und Ressourcenpläne.
Sie können Benutzern auch das Erstellen neuer Projekte aus einer genehmigten Idee ermöglichen. Bei dieser Art von Projekterstellung sind Informationen enthalten, die Sie in der Idee definieren. Um diese Feature zu aktivieren, konfigurieren Sie die initiierenden Aktionen Projekt kopieren und Projekt erstellen aus Idee für den Geschäftsprozess Projekt erstellen . |
Wie möchten Sie Ihre Kundenverträge erstellen? | Sie können das Erstellen von Kundenverträgen vereinfachen, indem Sie Workday so konfigurieren, dass nach der Projektgenehmigung ein Kundenvertragsentwurf generiert wird.
Um dieses Feature zu aktivieren, fügen Sie den Serviceschritt Kundenvertrag erstellen zum Geschäftsprozess Projekt erstellen hinzu, nachdem der Geschäftsprozess abgeschlossen ist. |
Welche externen Links sollen Benutzer zu ihren Projekten hinzufügen? | Sie können Benutzern das Hinzufügen externer Links zu ihren Projekten ermöglichen, indem Sie folgende Arten von URIs konfigurieren:
Bevor Sie beginnen, müssen Sie herausfinden, welche externen Links Ihre Organisation für die Projektverwendung genehmigt hat. |
Empfehlungen
Erstellen Sie Vorlagen, um Felder mit Informationen vorauszufüllen, die für alle Ihre Projekte gelten. Sie können Ihre Projektvorlagen auch mit den folgenden Vorlagen verknüpfen:
- Projektpläne.
- Ressourcenpläne.
- Aufgabenressourcen.
- Kundenverträgen.
Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Projekt erstellen
zum Kopieren von Projekten.Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Projekt erstellen
so, dass ein Kundenvertragsentwurf aus einer Vorlage für fakturierbare Projekte generiert wird.Anforderungen
Erstellen Sie Projekthierarchien für Ihre Organisation, bevor Sie Benutzern das Erstellen von Projekten ermöglichen.
Einschränkungen
Sie können nur Folgendes tun:
- Kundenvertragsvorlagen zu fakturierbaren Projekten hinzufügen.
- Kundenvertragsentwürfe für fakturierbare Projekte generieren, die Sie mit Kundenvertragsvorlagen verknüpfen.
Mandanten-Setup
Um benutzerdefinierte Formate für Ihre Projekt-IDs zu erstellen, können Sie die Option
ID-Generator für Projekte
im Abschnitt Projekte
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
konfigurieren.Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Set Up: Tenant Setup - Security im funktionalen Bereich „System“. | Benutzer können externe Links für Projekte aktivieren und die URIs angeben. |
Business Process Administration im funktionalen Bereich „System“ | Benutzer können die Geschäftsprozesse Projekt erstellen und Projekt bearbeiten bearbeiten . |
Manage: Business Process Definitions im funktionalen Bereich „System“ | Benutzer können die Geschäftsprozesse Projekt erstellen und Projekt bearbeiten verwalten. |
Manage: Initiatives im funktionalen Bereich „Projects“. | Benutzer können Wichtigkeitsbewertungen erstellen und verwalten. |
Manage: Project Details im funktionalen Bereich „Project Tracking“. | Benutzer können Folgendes tun:
|
Set Up: Basic Project Worktag in den funktionalen Bereichen „Common Financial Management“ und „Worktags“. | Benutzer können Basisprojekte erstellen, die als Worktags verwendet werden. |
Set Up: Project im funktionalen Bereich „Projects“. | Benutzer können Projektvorlagen erstellen und verwalten. |
Set Up: Project Details im funktionalen Bereich „Project Tracking“. | Benutzer können Folgendes erstellen und verwalten:
|
Set Up: Project Tracking im funktionalen Bereich „Project Tracking“. | Benutzer können Folgendes tun:
|
Set Up: Risk and Priorities im funktionalen Bereich „Project Tracking“. | Benutzer können Folgendes erstellen und verwalten:
|
Sorgen Sie für ordnungsgemäßen Zugriff auf die folgenden Sicherheitsrollen:
Domänen-Sicherheitsrollen | Überlegungen |
|---|---|
Project Administrator |
|
Projektmanager |
|
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Projekt erstellen im funktionalen Bereich „Project Tracking“. | Bietet Projektadministratoren die folgenden Möglichkeiten:
Bietet Projektmanagern die folgenden Möglichkeiten:
|
Projekt bearbeiten im funktionalen Bereich „Project Tracking“. | Bietet Projektmanagern die folgenden Möglichkeiten:
|
Reporting
Projektmanager können den Bericht
Projekte suchen
anzeigen, um nach vorhandenen Projekten zu suchen.Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Projekte abrufen
| Ruft Projekte anhand Ihrer spezifischen Kriterien ab.
Sie können Projektkriterien für eine einzelne Transaktion basierend auf dem Referenzwert anfordern oder alle Transaktionen abrufen, wenn Sie keine Kriterien angeben. |
Projekt übermitteln
| Erstellt ein Projekt und übermittelt es über den Geschäftsprozess Projekt erstellen zur Genehmigung. |
Verbindungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Kundenverträge | Wenn Sie Projektvorlagen für Kundenverträge definieren, können Projektmanager diese beim Erstellen fakturierbarer Projekte wählen. Sie können den Geschäftsprozess Projekt erstellen aktivieren, um nach der Projektgenehmigung einen Vertragsentwurf zu generieren. |
Services CPQ | Sie können Services CPQ so konfigurieren, dass die Erstellung eines Projekts aus einem Angebot automatisiert wird. Sie können die Geschäftsprozesse Angebotsereignis konfigurieren, um ein Opportunity-Projekt aus einem genehmigten primären Angebot zu erstellen, und den Geschäftsprozess Opportunity-Ereignis so konfigurieren, dass es in ein Projekt konvertiert wird.
Siehe Services CPQ. |
Zeiterfassung | Sie können das Start- und Enddatum des Projekts festlegen. Dieser Datumsbereich legt den Ausgangsdatumsbereich fest, in dem Projektmitarbeiter Zeit für das Projekt oder die Projektaufgaben protokollieren können. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.