Lieferantenrechnungsanforderung erstellen
- Wenn Sie Rechnungsarten verwenden, konfigurieren Sie die Rechnungsarten nach Land.
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessEreignis der Lieferantenrechnungsanforderungund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
- Sicherheit: DomäneSelf-Service: Supplier Invoice Requestim funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
Erstellen Sie eine Zahlungsanforderung für Waren- oder Servicepositionen in Workday, indem Sie der Anforderung Rechnungsinformationen hinzufügen. Nachdem Workday Zahlungsanforderungen genehmigt hat, konvertiert Workday diese automatisch in Lieferantenrechnungen.
- Öffnen Sie die AufgabeLieferantenrechnungsanforderung erstellen.
- Bei der Bearbeitung des AbschnittsHauptinformationensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung RechnungsdatumGeben Sie das Datum für die Lieferantenrechnung ein. Wenn der Lieferant bestimmte Zahlungsbedingungen hat, steuert dieses Datum das Fälligkeitsdatum.Beispiel: Wenn die ZahlungsbedingungenNet 30lauten, liegt dasFälligkeitsdatum30 Tage nach dem Rechnungsdatum. Wenn das Datum in eine geschlossene Periode fällt, bucht Workday die Buchung in die nächste verfügbare Periode.UnternehmenDas für Rechnungszahlungen zuständige Unternehmen.Wenn Sie einem anderen Lieferanten als dem Lieferanten für den Bestellauftrag eine Rechnung ausstellen möchten, wählen Sie das Unternehmen mit der aktivierten OptionUnterschiedliche Lieferanten für Rechnung und Bestellauftrag zulassen.LieferantWählen Sie den Lieferanten für die Rechnung aus. Workday zeigt die Lieferanten an, die für das ausgewählte Unternehmen oder die ausgewählte Unternehmenshierarchie zur Verfügung stehen.Wenn Sie einem anderen Lieferanten als dem Lieferanten für den Bestellauftrag eine Rechnung ausstellen möchten, wählen Sie den Lieferanten mit der aktivierten OptionRechnungsstellung an beliebige Lieferanten.Zahlung-an-VerbindungWenn der Lieferant einenStandardfür die Zahlung-an-Verbindung hat, wird er in diesem Feld angezeigt. Sie können den automatisch geladenen Wert bei Bedarf aktualisieren.WährungWorkday lädt automatisch die bevorzugte Währung des Lieferanten. Andernfalls wird die Unternehmenswährung verwendet. Sie können die Währung in eine beliebige akzeptierte Währung ändern, die für den Lieferanten definiert wurde.KontrollgesamtbetragGeben Sie einen Betrag ein, wenn Sie wissen, wie hoch die Gesamtrechnung ist, und Sie sicherstellen möchten, dass der berechneteGesamtrechnungsbetragIhren Erwartungen entspricht.LieferantenrechnungsnummerWenn Sie das Lieferantendokument erhalten haben, geben Sie dessen Rechnungsnummer ein.Beispiel: Wenn der Lieferant eine Lieferantenrechnung bereitgestellt hat, geben Sie die Rechnungsnummer aus dem Lieferantendokument ein. - Bei der Bearbeitung des AbschnittsWeitere Informationensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Versand-an-AdresseWorkday verwendet diese Adresse bei der Evaluierung von Steuerregeln, um Überschreibungen für Steuercodes und die Steueranwendbarkeit für die Transaktionspositionen zu bestimmen.ZahlungsbedingungenWorkday lädt die Zahlungsbedingungen automatisch aus dem Lieferanten. Sie können die Bedingungen jedoch bei Bedarf ändern.Handling-CodeWählen Sie einen Handling-Code für die Zahlung dieser Rechnung, z. B.Hold Payment for PickupoderOvernight Payment.Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Handling-Anweisungen einrichten.ReferenzartSie können eine internationale Referenzart für die Lieferantenrechnung auswählen.ReferenznummerWenn Sie eine Referenzart für die Lieferantenrechnung auswählen, müssen Sie eine Referenznummer mit maximal 140 Zeichen eingeben.Art der gesetzlichen RechnungWenn Sie Ihre Lieferantenrechnungen mithilfe von Rechnungsarten gemäß den behördlichen Anforderungen kategorisieren, wählen Sie eine Rechnungsart aus.FrachtbetragAllozieren Sie diese Einstandskosten aus dem Header der Transaktion auf die Positionen. Diese Aktion erfordert, dass mindestens eine Position eine Ausgabenkategorie hat, die für die Allokation von Fracht- und anderen Kosten auswählbar ist, wie in der AufgabeAusgabenkategorien verwaltenfestgelegt.SteuerbetragWorkday zeigt den an den Lieferanten fälligen Steuerbetrag an. Wenn die UnternehmenssteueroptionAn Lieferanten fällige Steuer eingebenlautet, wird der Steuerbetrag standardmäßig in den Rechnungs-Header übernommen, wenn Sie eine Rechnung aus der Lieferantenrechnungsanforderung erstellen.Um Regeln für Standardvorgaben von Steuern für aus Lieferantenrechnungsanforderungen erstellten Rechnungen auszulösen, aktivieren Sie die Unternehmenssteueroptionen für Rechnungen aus Lieferantenrechnungsanforderungen auf Mandantenebene.Wenn die UnternehmenssteueroptionAn Lieferanten fällige Steuer berechnenoderSelbst einbehaltene Steuer berechnenlautet und Sie Regeln für Standardvorgaben von Steuern einrichten, füllt Workday die folgenden Felder in der Lieferantenrechnungsposition aus:- Steueranwendbarkeit
- Steuercode
- Steueroption
- Steuererstattungsfähigkeit
Wenn Sie einen negativen Wert eingeben, ordnet Workday den Steuerbetrag einer negativen oder Nullkostenposition zu.MemoGeben Sie ein Memo für den Rechnungsanforderungs-Header ein oder aktualisieren Sie das vorhandene Memo. - Bei der Bearbeitung des RegistersPositionensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung PostenbeschreibungFügen Sie eine Beschreibung hinzu, damit Sie und Ihre Lieferanten bestimmte Posten leichter identifizieren können.Wenn eine Beschreibung verfügbar ist, wird von Workday automatisch eine Beschreibung vorausgefüllt, wenn Sie den Posten wählen.AusgabenkategorieDie Ausgabenkategorie verknüpft Posten mit entsprechenden Kontierungsregeln und enthält zusätzliche Details für das Reporting. Wenn Sie einen Posten auswählen, wird der Wert automatisch auf den dem Posten zugewiesenen Wert aktualisiert und Sie können ihn nicht ändern.Die Ausgabenkategorie für die Rechnungsposition erfordert die AusgabenkategorieverwendungLieferantenrechnung.Menge- Geben Sie bei Warenpositionen die Anzahl der Posten ein.
- Bei Servicepositionen aktualisiert Workday die Menge automatisch auf Null.
Kosten pro EinheitBasiert auf dem ausgewählten Posten. Wenn sich die Währungen für denPostenund die Rechnung unterscheiden, rechnet Workday diesen Wert automatisch in dieWährungder Rechnung um.Posten-IDsPosten-IDs für Katalog-, Punchout- oder EinkaufspostenWenn Sie Lieferantenrechnungen mit primären Posten-IDs in der AufgabeAnzeigeoptionen für Art der Posten-ID verwaltenkonfigurieren, zeigt Workday bis zu drei Posten-IDs-IDs in Spalten an. Sie können die verbleibenden Posten, die nicht als bevorzugte Posten-IDs gekennzeichnet wurden, aus der SpalteZusätzliche Posten-IDswählen.Posten-TagsPosten-Tags, die mit dem Katalog-, Punchout- oder Einkaufsposten verknüpft sind.Erweiterter Betrag- Bei WarenpositionenMengemultipliziert mitKosten pro Einheit. Wenn Sie den Wert fürErweiterter Betragändern, berechnet Workday dieKosten pro Einheitneu. Wenn Sie dieKosten pro Einheitändern, berechnet Workday den Wert fürErweiterter Betragneu.
- Bei Servicepositionen lädt Workday den Wert fürErweiterter Betragautomatisch. Sie können denIn Rechnung zu stellenden Betragbei Bedarf ändern.
Um Nullkostenpositionen zu erstellen, benötigen Sie mindestens einen weiteren Positionsposten, der den Gesamtrechnungsbetrag größer als Null macht. Wenn Sie Nullkostenpositionen erstellen, alloziert Workday Folgendes:- DenSteuerbetragauf eine einzelne Nullkostenposition, wenn andere Positionen keine Steueranwendbarkeit angeben.
- Das FeldFrachtbetragin die letzte Nullkostenposition der Rechnung.
WorktagsVerwenden Sie Worktags als Schlüsselwörter, um Transaktionen einfacher zu klassifizieren und zu finden. Konfigurieren Sie die zulässigen Worktag-Arten in der AufgabeVerwendung von Worktags verwalten. Wenn Sie eine Worktag-Art mit zugehörigen Worktags auswählen, lädt Workday in Transaktionen automatisch die zugehörigen Worktag-Werte.FakturierbarDiese Option wird angezeigt, wenn die Rechnungsposition ein Worktag für fakturierbare Projekte enthält. Wählen SieFakturierbar, wenn die Position oder der Positionssplit für das Projekt fakturierbar ist.Die OptionFakturierbarhat keine Auswirkungen auf die Buchhaltung, wenn Sie sie als Dimension in die Kontierungsregelbedingungen aufnehmen.MemoGeben Sie ein Memo für die Rechnungsanforderungsposition ein oder aktualisieren Sie das vorhandene Memo.Internes MemoGeben Sie Informationen ein, die intern für andere Benutzer in Ihrem Unternehmen angezeigt werden sollen, z. B. Zahlungsanweisungen oder Steuerspezifikationen.Der Inhalt desInternen Memowerden nicht in die Lieferantenrechnung übertragen, die aus der Lieferantenrechnungsanforderung erstellt wurde.SplitsKlicken Sie auf diese Option, um Positionen nachBetragoderMengezu splitten. Sie können dann die Beträge oder Menge für den Split angeben, ein Memo eingeben und bestimmte Worktags für jeden Positionssplit auswählen.Sie können Servicepositionen nur nach Betrag splitten. - Verwenden Sie das RegisterAnhänge, um Dateien hochzuladen oder per Drag-and-Drop zu verschieben, z. B. Dokumente für Lieferantenrechnungen.Workday unterstützt die Dateitypen, die in der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Systemfür Geschäftsdokumentanhänge aufgeführt sind.
- ÜbermittelnSie die Lieferantenrechnung zur Genehmigung oder wählen Sie die OptionFür später speichern.
- Workday initiiert den GeschäftsprozessEreignis der Lieferantenrechnungsanforderungzur Prüfung und Genehmigung. Wenn die Geschäftsprozessdefinition einen Genehmigungsschritt enthält, können Prüfer die Lieferantenrechnung ändern, bevor Sie sie genehmigen.
- Öffnen Sie über den BerichtLieferantenrechnungsanforderungen suchenvorhandene Rechnungsanfragen, die Sie gespeichert oder übermittelt haben, zu und aktualisieren Sie diese.