Überlegungen zum Setup: Zuwendungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Zuwendungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Zuwendungen können Sie Details zu Zuwendungsverträgen erfassen, sodass Sie Ihre Zuwendung als Spesen abrechnen, fakturieren und einziehen können. Zuwendungen enthalten eine oder mehrere Zuwendungspositionen, die eine Finanzierungsquelle und Parameter für die Berechnung des Ertrags angeben.
Vorteile und Nutzen
Optimieren Sie Ihren Zuwendungsprozess und steigern Sie die Effizienz wie folgt:
- Ordnen Sie Zuwendungsausgaben Geldmitteln, Fördermitteln und Sponsoren zu.
- Berechnen Sie indirekte Kosten für Ihre Zuwendungsausgaben mithilfe der Kostensätze aus Ihrer Zuwendungsvereinbarung.
- Erfassen Sie alle Details, die eine Zuwendung unterstützen, an einem Ort, einschließlich Anhänge, Budgetpläne, Engagements für Mitarbeiter und Sonderkonditionen.
- Realisieren Sie den Ertrag für Ihre Ausgaben für Zuwendungen.
- Fakturierung von Sponsoren für direkte und indirekte Zuwendungskosten.
- Verfolgen Sie Aufgaben für die Zuwendungsverwaltung.
Anwendungsfälle
- Fakturieren Sie von Sponsoren erstattungsfähige Direktausgaben sowie F&A-Kosten, die während eines Fakturierungszyklus angefallen sind.
- Berechnen und realisieren Sie den Ertrag für F&A-Kosten für Ihre Zuwendungsausgaben, wenn Sie eine Kostenerstattungstransaktion abschließen.
- Verteilen Sie Zuwendungsgutschriften und Erträge auf mehrere Abteilungen.
- Erzwingen Sie Ausgabenbeschränkungen, Fakturierungslimits oder Gehaltsdeckel für Zuwendungen.
- Erteilen Sie die F&A-Kosten für Sponsoren ganz oder teilweise und teilen Sie die Kosten auf Ihre Abteilungen auf.
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Wie möchten Sie dem Sponsor fakturieren? | Sie können dem Sponsor folgende Arten von Zuwendungspositionen fakturieren:
Sie können Fakturierungszeitpläne erstellen, die in Raten oder Transaktionen fakturiert werden. Sie können die Fakturierung auch mit Fakturierungsmeilensteinen steuern. Mit einem Hybrid-Fakturierungszeitplan können Sie den Sponsoren Vorauszahlungsbeträge fakturieren und dann die Vorauszahlung im Zeitverlauf bei Ausgaben für die Kostenerstattung verbrauchen. Workday zeigt den Restsaldo für Ihr Projekt im Fakturierungszeitplan an. |
Wie stellen Sie die Kontrolle über Ihre Zuwendungsverträge sicher? | Sie können Geschäftsprozesse so konfigurieren, dass Zuwendungsverträge zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet werden, wenn Sie:
|
Wie werden zuwendungsbezogene Entgeltabrechnungen und andere Ausgaben über Ihre Zuwendung oder Ihr Fördermittel berechnet? | Sie können eine zuwendungsbezogene Entgeltabrechnung oder Ausgabe mit einem Fördermittel belasten, indem Sie das Fördermittel-Worktag zur Kostenallokation für die Entgeltabrechnung oder zur Ausgabentransaktion hinzufügen. Workday bestimmt dann basierend auf dem Fördermittel-Worktag und dem Budgetdatum in der Ausgabenposition und anderen Konfigurationen, wie Datumsangaben der Zuwendungsposition und Objektklassen-Mapping, welcher Zuwendungsposition die Ausgaben berechnet werden. Um für die F&A-Berechnung und die Ertragsrückerstattung auswählbar zu sein, muss der Fördermittel aus einem gesponserten Geldmittel stammen.
Sie können andere Worktags mit Ihren Zuwendungsausgaben verknüpfen, indem Sie die Worktags als zugehörige Worktags für die Zuwendung hinzufügen. Wenn Sie das Fördermittel zu einer Ausgabentransaktion hinzufügen, werden die Ausgaben automatisch mit den zugehörigen Worktags getaggt. Beispiel: Um ein Fördermittel immer mit einem bestimmten Geldmittel und einer bestimmten Kostenstelle zu verknüpfen, fügen Sie das Geldmittel und die Kostenstelle als zugehörige Worktags zum Fördermittel hinzu. |
Wie erhalten Sie F&A oder indirekte Kosten vom Zuwendungssponsor? | Sie können den F&A-Satz für Ihre Zuwendung konfigurieren. Wenn Sie eine auswählbare Zuwendungsausgabe vornehmen oder zahlen, berechnet Workday automatisch die mit der Ausgabe verknüpften F&A-Kosten und Ertragsrealisierung. Sie können dem Sponsor dann die direkten und indirekten Kosten gleichzeitig fakturieren. |
Wann möchten Sie den Ertrag für Ihre Zuwendung realisieren? | Sie können Erträge folgendermaßen realisieren:
|
Möchten Sie basierend auf den Ausgabenkategorien Ihrer Ausgaben unterschiedliche F&A-Kostensätze anwenden? | Sie können F&A-Ausnahmen erstellen, um unterschiedliche F&A-Sätze auf verschiedene Objektklassen anzuwenden. Derselbe F&A-Satz gilt für alle Ausgabenkategorien in derselben Objektklasse. Um einen anderen F&A-Satz als den primären Satz anzuwenden, haben Sie folgende Möglichkeiten:
|
Wie verfolgen Sie Änderungen an Ihrem Zuwendungsvertrag oder den indirekten Kostensätzen? | Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Zuwendung zu aktualisieren:
Sie können jederzeit auf die historischen Versionen einer Zuwendung zugreifen. |
Welche Aufgaben oder Berichte müssen Sie außerhalb von Workday ausführen, um Ihre Zuwendung zu verwalten? | Sie können Zuwendungsaufgabenlisten erstellen, um Meilensteinaufgaben zu verfolgen, die Sie abschließen müssen, bevor Sie eine Zuwendung fakturieren oder abschließen. Sie können Vorlagen verwenden, um schnell Aufgabenlisten für Zuwendungen zu erstellen, die denselben Sponsor, denselben Zweckcode oder dieselbe Zuwendungsart haben.
Sie können Benachrichtigungen einrichten, um Personen, denen Meilensteinaufgaben zugewiesen sind, zu benachrichtigen, wenn ihre Aufgaben fast fällig oder überfällig sind. Wenn Sie eine Zuwendungsaufgabe als Fakturierungsmeilenstein identifizieren, stellt Workday sicher, dass die Fakturierungsraten erst fakturierbar sind, wenn Sie die Aufgabe abgeschlossen haben. |
Möchten Sie Gutschriften auf mehr als eine Organisation innerhalb einer Zuwendung verteilen oder Mitarbeitern aus mehreren Organisationen ermöglichen, Berichte zur Zuwendung zu erstellen? | Sie können Zuwendungsgutschriften verwenden, um Zuwendungsgutschriften auf mehrere Abteilungen zu verteilen.
Wenn Sie das Reporting für mehrere Organisationen zu Zuwendungsgutschriften aktivieren, können alle Mitarbeiter aus Organisationen mit einer Gutschriftallokation Berichte zur Zuwendung erstellen. |
Müssen bestimmte Felder in Ihren Zuwendungsverträgen leer oder auf bestimmte Werte gesetzt werden? | Sie können benutzerdefinierte Validierungen in Zuwendungsverträgen oder Zuwendungsrevisionen erstellen, um zu erzwingen, dass bestimmte Felder in Ihren Zuwendungen immer einen der folgenden Werte aufweisen:
Sie können benutzerdefinierte Validierungen für alle Felder im Zuwendungs-Header, in der Zuwendungsposition und in Zuwendungsrollen erstellen. Beispiel: Sie können eine benutzerdefinierte Validierung erstellen, um Folgendes sicherzustellen:
|
Empfehlungen
- Um Vorauszahlungen vom Sponsor zu erhalten und ausgegebene Beträge vom Vorauszahlungssaldo abzuziehen, verwenden Sie anstelle einer Vorauszahlungszuwendungsposition eine Zuwendungsposition für Kostenerstattung mit Fakturierungszeitplan für Vorauszahlung.
- Verwenden Sie Zuwendungsaufgaben, um Benachrichtigungen über das Schließen von Aufgaben oder Reportinganforderungen mit sich näherndem Fälligkeitsdatum zu erhalten.
Anforderungen
- Richten Sie die erforderlichen Worktags für Ihre Finanzbuchhaltung ein.
- Um Zuwendungserträge zu berechnen und dem Sponsor zu fakturieren, verwenden Sie für Ihre Zuwendung einen Sponsor-finanzierten Geldmittel.
- Um Zuwendungsbudgets zu verwalten, erstellen Sie eine Planstruktur.
- Erstellen Sie für Zuwendungspositionen für Kostenerstattung und Festbetrag ein Objektklassen-Mapping, um Ihre internen Ausgabenkategorien mit den Sponsorkostenkategorien zu mappen. Um das Budget mit den Istzahlen in Ihrer Sponsorenrechnung zu verknüpfen, schließen Sie die Objektklasse als Dimension in die Planstruktur für Ihre Zuwendung ein.
Einschränkungen
Eine Zuwendung kann nur bis zu 200 Zuwendungspositionen enthalten. Um mehr als 200 Zuwendungspositionen zu unterstützen, erstellen Sie mehrere Zuwendungen.
Sie können von Sponsoren finanzierte Zuwendungen oder Zuwendungen mit Kostenanteil erstellen, aber Workday berechnet nur Zuwendungskosten und realisiert nur Erträge für von Sponsoren finanzierte Zuwendungen.
Mandanten-Setup
Erstellen Sie Sequenz-IDs, die neuen Zuwendungen zugewiesen werden sollen.
Öffnen Sie die Aufgabe Mandanten-
Setup bearbeiten - Financials
, um die neue Sequenz-ID mit dem ID-Generator für Zuwendungen zu mappen
.Sicherheit
Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionalen Bereich „Grants Management“:
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Prozess: Zuwendung
| Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Aufgaben und Berichte zum Erstellen, Verwalten und Anzeigen von Zuwendungen. |
Berichte: Award
| Ermöglicht das Erstellen von Berichten zu Zuwendungen:
|
Set Up: Grants Management
| Ermöglicht die Konfiguration von zuwendungsunterstützenden Details, einschließlich Fördermitteln, F&A-Konfigurationen, Zuwendungsfakturierung, Zuwendungsaufgabenlisten und Objektklassengruppen. |
Um Fakturierungszeitpläne für eine Zuwendung zu erstellen oder zu bearbeiten, konfigurieren Sie die Domäne
Process: Billing
im funktionalen Bereich „Customer Contracts“ oder „Project Billing“.Geschäftsprozesse
Geschäftsprozess | Überlegungen |
|---|---|
Zuwendungsereignis
| Leitet einen neuen Zuwendungsvertrag zur Prüfung und Genehmigung weiter. Sie können die folgenden Aktionsschritte als Unterprozesse hinzufügen:
|
Zuwendungsrevisionsereignis
| Leitet eine Zuwendungsrevision zur Prüfung und Genehmigung weiter. Sie können einen Unterprozess hinzufügen, um eine Revision für das Zuwendungsbudget zu erstellen. |
Fakturierungszeitplan für Zuwendung - Ereignis
| Leitet eine neu erstellte Zuwendung an die Person weiter, die für die Erstellung des Fakturierungszeitplans für die Zuwendung verantwortlich ist. |
Zuwendungsantragsereignis
| Leitet einen Zuwendungsantrag zur Prüfung und Genehmigung weiter. |
Zuwendungsaufgabenereignis
| Leitet eine Zuwendungsaufgabe zur Prüfung und Genehmigung weiter, wenn die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde, die Zuwendungsaufgaben in Workday als abgeschlossen markiert. |
Zuwendungskosten erneut verarbeiten
| Workday leitet die Neuberechnung der Zuwendungskosten zur Genehmigung weiter, wenn Sie geänderte Zuwendungskosten erneut verarbeiten. |
Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Zuwendungsgutschriften für Zuwendung
Zuwendungsgutschriften für Zuwendungspositionen | Ermöglicht es Ihnen, die Zuwendungsgutschriften für die Zuwendungen oder Zuwendungspositionen eines Unternehmens anzuzeigen. |
Zuwendung suchen
| Ermöglicht es Ihnen, die Konfigurationen für eine bestimmte Zuwendung anzuzeigen. |
Zuwendungsaufgaben suchen
| Ermöglicht das Auflisten und Anzeigen aller Aufgaben für die Zuwendungsverwaltung. |
Zuwendungen suchen
| Ermöglicht das Auflisten und Anzeigen aller Zuwendungen für ein bestimmtes Unternehmen. |
Empfänger für weitergereichte Zuwendung suchen
| Ermöglicht es Ihnen, die Empfänger einer bestimmten Zuwendung anzuzeigen. |
Sponsorenrechnungen für Zuwendung anzeigen
| Hiermit können Sie die Kundenrechnungen, die Sie für eine Zuwendung generiert haben, auflisten und anzeigen. |
Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Zuwendung korrigieren
| Korrigieren Sie eine Zuwendung, ohne eine Version der ursprünglichen Zuwendung zu speichern. |
Rufen Sie Zuwendungen ab
Zuschlag übermitteln | Rufen Sie Zuwendungsverträge ab oder erstellen Sie sie.
Der Webservice Submit Award
initiiert den Geschäftsprozess Zuschlagsereignis. |
Rufen Sie Zuwendungsrevision und Korrekturgrund ab
Put Zuwendungsrevision und Korrekturgrund | Rufen Sie Gründe für Zuwendungsrevisionen und -korrekturen ab, erstellen oder aktualisieren Sie sie. Sie können Zuwendungsrevisionen basierend auf diesen Gründen zur Genehmigung weiterleiten. |
Get Definitions der Zuwendungsgutschrift
Put Definition der Zuwendungsgutschrift | Rufen Sie Definitionen der Zuwendungsgutschrift ab, erstellen oder aktualisieren Sie sie. |
Lebenszyklusstatus für Zuwendungen abrufen
Put Award Lebenszyklusstatus | Rufen Sie den Lebenszyklusstatus von Zuwendungen für die Zuwendung oder die Zuwendungsposition ab oder legen Sie sie fest. Sie können benutzerdefinierte Validierungen basierend auf dem Status des Zuwendungslebenszyklus erstellen. |
Get Billing Schedules
Submit Billing Schedule | Rufen Sie den Fakturierungszeitplan für eine Zuwendung ab, erstellen oder aktualisieren Sie ihn. |
Rufen Sie den Status von Zuwendungsaufgaben ab
Put Status der Zuwendungsaufgabe | Rufen Sie den Status einer Aufgabe für die Zuwendungsverwaltung ab oder aktualisieren Sie sie. |
Rufen Sie Katalog der staatlichen Finanzhilfen ab
Katalog der staatlichen Finanzhilfen - Put | Rufen Sie Informationen zum Fördermittelprogramm für Zuwendungen ab, erstellen oder aktualisieren Sie sie. |
Empfänger für weitergereichte Zahlung abrufen
Empfänger für weitergereichte Zuwendung - Put | Rufen Sie die Empfänger einer Zuwendung ab, erstellen oder aktualisieren Sie sie. Ein Empfänger für die weitergereichte Zuwendung muss ein Lieferant für das Unternehmen sein, das mit der Zuwendung verknüpft ist. |
Zuwendungsrevision übermitteln
| Übermitteln Sie eine Zuwendungsrevision und leiten Sie die Revision zur Genehmigung weiter. Dieser Webservice initiiert den Geschäftsprozess Zuwendungsrevisionsereignis. |
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Banking und Zahlungsabwicklung | Sie können Geldmittel aus Sponsorzahlungen in Anspruch nehmen, um elektronische Zahlungen und Einzahlungen abzuwickeln. |
Budgets und Pläne | Wenn Sie einen Zuwendungsplan erstellen, können Sie den Finanzierungsbetrag der Zuwendung anhand des budgetierten Betrags des Plans prüfen.
Wenn Sie ein Zuwendungsbudget verwalten, prüft Workday, ob die ausgegebenen Beträge innerhalb des Budgets liegen, bevor die Transaktionen genehmigt werden. |
Customer Accounts | Sie erstellen Sponsorrechnungen, um dem Sponsor eine Rechnung zu stellen. |
Finance | Sie können ausgegebene Beträge mit Ihrer Zuwendung belasten und dem Sponsor Ausgaben für funktionale Bereiche in „Finanzen“ in Rechnung stellen. Beispiele: Aufwands-, Bestands-, Beschaffungs- und Lieferantenkonten. |
Finanzbuchhaltung | Sie können die Kontierungsregel so konfigurieren, dass die Hauptbuch-Konten angegeben werden, in denen Workday Journalpositionen für berechnete Zuwendungskosten und Ertragsrealisierung buchen soll.
Wenn Sie Objektklassen konfigurieren, um interne Ausgabenkategorien mit Sponsorkostenkategorien zu mappen, fügt Workday die Worktags der Objektklasse zu den operativen und Buchungsjournalen hinzu. |
Entgeltabrechnung | Sie können Gehälter und Anpassungen für Entgeltbuchungen für Ihre Zuwendung als Spesen abrechnen.
Wenn Sie eine Gehaltsdeckelung zuweisen, wendet Workday die Kostenzurechnungs-Worktags für die alternative Entgeltabrechnung auf folgende Entgeltbeträge an:
|
Student-Finanzen | Wenn Ihre Zuwendung die Finanzhilfe eines Studenten finanziert, können Sie die Finanzhilfe Ihrem Sponsor zur Erstattung in Rechnung stellen. |
Lieferantenkonten | Empfänger der Zuwendung müssen Lieferanten des Unternehmens sein, das mit der Zuwendung verknüpft ist. |
Zeit | Sie können die Zeit verfolgen, die Mitarbeiter für ein Projekt aufwenden, um sicherzustellen, dass sie ihren Arbeitsaufwand für eine Zuwendung erfüllen. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.