Überlegungen zum Setup: indirekte Kosten
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von F&A-Kosten für wettbewerbsfähige Zuwendungen mit Kostenerstattung und Festbetrag-Zuwendungspositionen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
F&A-Kosten sind die indirekten Kosten, die mit den administrativen Vorgängen einer Zuwendung verbunden sind.
Vorteile und Nutzen
- Workday berechnet die F&A-Kosten automatisch basierend auf Ihren Bedingungen und Sätzen, sodass eine manuelle Berechnung der Kosten nicht erforderlich ist.
- Sie können indirekte Kosten zusammen mit den ursprünglichen Ausgaben für Ihre Zuwendung fakturieren und realisieren.
- Sie können den F&A-Satz der Bildungseinrichtung mit einem neuen Satz abwählen oder überschreiben.
- Sie können einen Grenzwert für die Menge der direkten Ausgaben festlegen, die Workday zur Berechnung der F&A-Kosten in einer Zuwendungsposition verwenden kann.
Anwendungsfälle
- Sie möchten die F&A-Kosten für alle Zuwendungsausgaben außer Laborausstattung berechnen.
- Sie möchten unterschiedliche F&A-Kostensätze innerhalb und außerhalb des Forschungscampus anwenden.
- Sie haben das Budgetdatum der ursprünglichen Ausgabentransaktion geändert und müssen die F&A-Kosten mit einem anderen Kostensatz neu berechnen.
- Sie möchten dem Sponsor die F&A-Kosten und die ursprünglichen Ausgaben separat erfassen und fakturieren.
- Sie möchten die F&A-Kosten für den Sponsor erlassen und die Kosten mit Geldmitteln Ihrer eigenen Organisationen zahlen.
- Sie möchten die F&A-Kosten begrenzen, die Zuwendungsunterempfänger für eine Erstattung beantragen können.
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Welche Ihrer Ausgabenkategorien haben dieselben F&A-Kostensätze? | Sie können Ausgabenkategorien, die denselben F&A-Kostensatz haben, mit derselben Objektklasse mappen.
Workday wendet denselben F&A-Satz auf alle Ausgaben in derselben Objektklasse an. |
Wie bestimmen Sie den F&A-Kostensatz? | Sie können die folgenden Bedingungen in Ihrer Zuwendungsposition konfigurieren, um den Satz zu bestimmen, mit dem Workday die F&A-Kosten berechnet:
|
Möchten Sie mehr als einen F&A-Kostensatz für dieselbe Zuwendung anwenden? | Wenn Sie unterschiedliche Kostensätze für verschiedene Perioden auf dieselbe Zuwendung anwenden möchten, können Sie eine F&A-Ausnahme verwenden, um den ursprünglichen Primärsatz zu überschreiben. Sie können Kostensätze auch nach Objektklassen angeben.
Sie können den ursprünglichen Kostensatz abwählen, indem Sie einen neuen Satz für den Sponsor anwenden und die Differenz zu Ihren eigenen Organisationen in Rechnung stellen. |
Auf welche Hauptbuch-Konten möchten Sie F&A-Transaktionen buchen? | Sie können einen Regelsatz für die Kontierung erstellen, um die Hauptbuch-Konten für die Buchung von F&A-Kosten und Ertragsrealisierungstransaktionen anzugeben. |
Wie möchten Sie die F&A-Kosten in Ihrer Zuwendung begrenzen? | Sie können ein Basislimit für die Zuwendungsposition festlegen, um die maximalen Direktkosten zu begrenzen, die Workday zur Berechnung von F&A-Kosten verwenden kann.
Um den Betrag zu begrenzen, den Empfänger Ihrer Zuwendung belasten können, können Sie ein Basislimit für die Positionen der weitergereichten Zuwendung angeben. |
Welche Organisationen sollen für F&A-Kosten zahlen, die nicht von Ihrem Sponsor gedeckt werden? | Sie können F&A-Kosten, die nicht von Ihrem Sponsor gedeckt werden, auf eine oder mehrere Organisationen oder Finanzierungsquellen verteilen, indem Sie das Profil der F&A-Aufwandsallokation konfigurieren. |
Wie möchten Sie Berichte zu F&A-Kosten erstellen und diese fakturieren? | Standardmäßig erfasst Workday alle F&A-Kosten zusammen mit den ursprünglichen Ausgaben und Sie fakturieren beide gleichzeitig. Um F&A-Kosten getrennt von den ursprünglichen Ausgaben zu erfassen und zu fakturieren, können Sie die Verarbeitungsregel für Zuwendungskosten für Unternehmen so konfigurieren, dass die Ausgabenkategorie oder die Objektklasse für F&A überschrieben wird. |
Auf welche Organisationen möchten Sie F&A-Erträge verteilen? | Sie können F&A-Erträge auf eine oder mehrere Organisationen verteilen, indem Sie ein F&A-Ertragsallokationsprofil konfigurieren.
Sie können Erträge von Sponsoren oder aus Kostenanteilsmitteln aufteilen. |
Empfehlungen
Konfigurieren Sie die Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten des Unternehmens für folgende Zwecke:
- Generieren Sie Zuwendungskosten bei Abschluss des Geschäftsprozesses und nicht bei der Zahlungsabwicklung, um die Ertragsrealisierung für Ihre Zuwendung zu optimieren.
- Überschreiben Sie Objektklassen und Ausgabenkategorien für indirekte Kosten, damit Sie die indirekten Kosten von den direkten Kosten in Ihren Sponsorrechnungen trennen können.
Anforderungen
- Mappen Sie interne Ausgabenkategorien mit Sponsorobjektklassen, bevor Sie eine Kostenbasisart erstellen. Workday berechnet F&A-Kosten nur für Ausgabentransaktionen in den Objektklassen der Kostenbasisarten.
- Fügen Sie Fördermittel-Worktags zu den Ausgabenpositionen hinzu, für die Sie F&A-Kosten generieren möchten. Workday verwendet die Fördermittel-Worktags für die Ausgabentransaktionen, um zu bestimmen, welche Zuwendungsposition und welcher F&A-Kostensatz verwendet werden sollen.
Einschränkungen
Sie können dieselbe F&A-Ausnahme nicht für mehr als eine Zuwendung verwenden.
Mandanten-Setup
Wenn Sie Zuwendungskosten erneut verarbeiten, bricht Workday die vorherigen F&A-Journalpositionen ab und erstellt neue F&A-Journalpositionen, die sie ersetzen. Um stattdessen vorherige F&A-Journalpositionen umzukehren, öffnen Sie die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
und aktivieren Sie die Umkehr von Buchungsjournalen im Abschnitt Journaloptionen
.Sicherheit
Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionalen Bereich „Grants Management“:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Manage: Grant Proposals
Process: Award - Core | Ermöglicht das Konfigurieren und Anzeigen folgender Elemente:
|
Set Up: Grants Management
| Ermöglicht die Konfiguration und Anzeige folgender F&A-Einstellungen:
|
Geschäftsprozesse
Wenn Sie Zuwendungskosten aufgrund einer Änderung der F&A-Konfiguration oder einer Ausgabentransaktion erneut verarbeiten, bricht Workday zuvor berechnete F&A-Kostenpositionen ab und ersetzt sie und leitet diesen Prozess zur Prüfung und Genehmigung an einen Prüfer weiter. Sie können den Geschäftsprozess Zuwendungskosten erneut verarbeiten -
Ereignis
konfigurieren, um anzugeben, an wen die Prüfungen und Genehmigungen weitergeleitet werden sollen.Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Buchhaltungsinformationen für indirekte Kosten anzeigen
| Mit diesem Bericht können Sie die Buchungen für die mit einer Ausgabe verbundenen F&A-Kosten anzeigen, einschließlich:
Sie können diesen Bericht in den möglichen Aktionen der genehmigten Lieferantenrechnungen für die ursprünglichen Ausgaben öffnen. |
Kostenbasisarten für indirekte Kosten anzeigen
| Mit diesem Bericht können Sie die Kostenbasisarten und Objektklassen in einem Objektklassensatz anzeigen.
Mithilfe dieses Berichts und des Objektklassen-Mappings können Sie die Kostenbasisart für eine Ausgabenkategorie bestimmen. |
Ausnahme für indirekte Kosten anzeigen
| Mit diesem Bericht können Sie die Details zu einer Ausnahme von einer F&A-Satzvereinbarung anzeigen. |
Satzvereinbarung für indirekte Kosten anzeigen
| Mit diesem Bericht können Sie den F&A-Kurs für einen Standort, eine Kursart und ein Budgetstartdatum anzeigen. |
Ertragsallokationsprofil für indirekte Kosten anzeigen
| Mit diesem Bericht können Sie die Allokation der F&A-Erträge anzeigen und anzeigen, ob es eine Kostenteilung aus Ihrer eigenen Organisation gibt. |
Profil der indirekten Kostenallokation für aufgehobenen Aufwand anzeigen
| Mit diesem Bericht können Sie die Allokation für abgewählte Kosten anzeigen, die nicht von Ihrem Sponsor gedeckt wurden. |
Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Rufen Sie Basisarten für indirekte Kosten ab
Basisart für indirekte Kosten - Put | Rufen Sie Kostenbasisarten ab, aktualisieren oder erstellen Sie sie. |
Rufen Sie Arten von Kostensätzen für indirekte Kosten ab
Put Indirekte Kosten - Kostensatzart | Rufen Sie verschiedene F&A-Kostensatzarten ab, aktualisieren oder erstellen Sie sie. |
Abrufen von Ausnahmen für indirekte Kosten
Put Indirekte Kosten - Ausnahme | Rufen Sie Ausnahmen für F&A-Satzvereinbarungen ab, aktualisieren oder erstellen Sie sie. |
Rufen Sie Objektklassen-Mappings für indirekte Kosten ab
Objektklassen-Mapping für indirekte Kosten | Rufen Sie das Mapping von internen Ausgabenkategorien mit Sponsorobjektklassen ab, aktualisieren oder erstellen Sie es. |
Rufen Sie Satzvereinbarungen für indirekte Kosten ab
Satzvereinbarung für indirekte Kosten und Verwaltung eingeben | Rufen Sie F&A-Satzvereinbarungen ab, aktualisieren oder erstellen Sie sie. |
Rufen Sie Ertragsallokationsprofile für indirekte Kosten ab
Ertragsallokationsprofil für indirekte Kosten | Rufen Sie Profile ab, aktualisieren oder erstellen Sie sie, um Erträge vom Sponsor zu verteilen. |
Rufen Sie Profile für indirekte Kostenallokation ab
Put Indirekte Kosten - Allokationsprofil für abgewählte Einrichtungen und Administratoren | Rufen Sie Profile ab, aktualisieren oder erstellen Sie sie, um die von Ihrem Sponsor nicht erstattungsfähigen F&A-Kosten auf Geldmittel zu allozieren. |
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Customer Accounts | Sie können Kundenrechnungen erstellen, um dem Sponsor direkte und indirekte Kosten für eine Zuwendung in Rechnung zu stellen. |
Spesen | Sie können F&A-Kosten für Spesen für eine Zuwendung berechnen. |
Finanzbuchhaltung | Sie können Kontierungsregeln konfigurieren, um die Hauptbuch-Konten für die Buchung von F&A-Journalpositionen festzulegen. |
Entgeltabrechnung | Sie können F&A-Kosten für die Mitarbeitervergütung für eine Zuwendung berechnen. |
Lieferantenkonten | Sie können F&A-Kosten für Lieferantenrechnungspositionen berechnen, die Fördermittel-Worktags enthalten.
Sie können die Buchung von F&A-Kosten aus den ursprünglichen Lieferantenrechnungen anzeigen. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.