Überlegungen zum Setup: Verarbeitung von Zuwendungskosten
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und der Verwendung der Verarbeitung von Zuwendungskosten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Die Verarbeitung von Zuwendungskosten in Workday berechnet die indirekten Kosten und die Ertragsrealisierung im Zusammenhang mit Zuwendungsausgaben. Workday initiiert die Verarbeitung von Zuwendungskosten nur für Ausgaben für Kostenerstattungen und Zuwendungspositionen mit festen Beträgen.
Vorteile und Nutzen
Verarbeitung von Zuwendungskosten:
- Die F&A-Kosten werden automatisch berechnet, wenn Sie Ausgaben für Ihre Zuwendungen tätigen.
- Erstellt Ausgabenpositionen für die Kostenerstattung aus Ihren Direktausgaben, die Ihren Sponsoren in Rechnung gestellt werden sollen.
- Erstellt die Buchungen für F&A-Kosten und Ertragsrealisierung für Ihre Zuwendungsausgaben.
Anwendungsfälle
Sie können Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten für folgende Zwecke konfigurieren:
- Generieren Sie Journale für F&A und Zuwendungsertragsrealisierung.
- Erstellen Sie Buchungen für Kosten, die außerhalb des Datums der Zuwendungsposition liegen.
- Überschreiben Sie die Ausgabenkategorie und die Objektklasse für F&A-Kosten, um die indirekten Kosten von den direkten Ausgaben für Ihre Zuwendung zu trennen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Was ist die Positionsart in Ihrer Zuwendungsposition? | Wenn Ihre Zuwendungsposition die folgende Positionsart hat, gilt Folgendes:
|
Wann möchten Sie die F&A-Kosten für Ihre Zuwendungsausgaben berechnen? | Sie können die Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten so konfigurieren, dass Workday Zuwendungskosten berechnet und operative Journale generiert:
Workday empfiehlt, die Verarbeitung von Zuwendungskosten so zu konfigurieren, dass sie nach Abschluss eines Geschäftsprozesses erfolgt. |
Wie berechnen Sie Zuwendungskosten für Ausgabentransaktionen, die außerhalb des Datums der Zuwendungsposition erfolgen? | Die Datumsangaben der Zuwendungsposition stellen die Budgetdaten dar, die zwischen dem Datum Von und Bis in der Zuwendungsposition liegen. Standardmäßig verarbeitet Workday nur Zuwendungskosten für Ausgabentransaktionen, die innerhalb des Datums der Zuwendungsposition erfolgen.
Um Zuwendungskosten für Ausgabentransaktionen außerhalb der Datumsangaben der Zuwendungsposition zu verarbeiten, können Sie Ihre Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten so konfigurieren, dass Datumsangaben der Zuwendungsposition ignoriert werden. Wenn Sie Ausgaben außerhalb der Datumsangaben der Zuwendungsposition tätigen, berechnet Workday die Zuwendungskosten und generiert die F&A-Journalpositionen für die Ausgaben. Sie können diese Journalpositionen dann verwenden, um die Ertragsrealisierung für Zuwendungen auszugleichen. |
Wie werden Zuwendungskosten bei Zuwendungen für mehrere Unternehmen verarbeitet? | Wenn bei einer Zuwendung für mehrere Unternehmen das Unternehmen im Zuwendungs-Header nicht mit dem Unternehmen in der Zuwendungsposition übereinstimmt, verwendet Workday das Unternehmen in der mit den Ausgaben verknüpften Zuwendungsposition, um die Verarbeitungsregel für Zuwendungskosten abzuleiten.
Sie können für jedes verbundene Unternehmen individuelle Datumsangaben für Zuwendungspositionen und Regeln für das Objektklassen-Mapping festlegen. |
Empfehlungen
- Workday empfiehlt, Zuwendungskosten bei Abschluss des Geschäftsprozesses für Ausgabentransaktionen zu generieren. Damit können Sie F&A-Kosten und die Ertragsrealisierung für Zuwendungen genau dann erfassen, wenn sie anfallen, und so die Abstimmung optimieren.
- Um sicherzustellen, dass Workday F&A-Kosten nicht für zuvor berechnete F&A-Kosten berechnet, schließen Sie die F&A-Objektklasse aus der Art der F&A-Kostenbasis aus.
Anforderungen
- Wenn Sie die Verarbeitung von Zuwendungskosten von bei der Zahlungsabwicklung in die Verarbeitung bei Abschluss des Geschäftsprozesses ändern, geben Sie ein zukünftiges Gültigkeitsdatum an. Workday generiert weiterhin Zuwendungskosten bei der Zahlungsabwicklung für alle Ihre Ausgabentransaktionen vor diesem Datum.
- Fügen Sie Fördermittel, die mit einer effektiven Zuwendungsposition verknüpft sind, als Worktags in die Ausgabenpositionen ein, für die Workday Zuwendungskosten generieren soll.
Einschränkungen
- Sie können das Gültigkeitsdatum von Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten, die verwendet werden, nicht ändern.
- Sie können nur eine F&A-Ausgabenkategorie und eine F&A-Objektklasse in der Verarbeitungsregel für Zuwendungskosten überschreiben.
Mandanten-Setup
Verwalten Sie Ihre Kontierungsregeln und richten Sie die Hauptbuch-Konten für Workday so ein, dass die Journalpositionen für F&A und Ertragsrealisierung gemäß den folgenden Kontierungsregeln gebucht werden:
- Indirekte Kosten - Aufwand
- Indirekte Kosten - Ertrag
Aktivieren Sie die Verarbeitung von Zuwendungskosten für nicht von Workday bereitgestellte
Journalquellen
, indem Sie die Aufgabe Journalquellen verwalten öffnen und das Kontrollkästchen Zuwendungskosten verarbeiten für die Journalquellen
aktivieren.Konfigurieren Sie Ihre Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten, indem Sie in den möglichen Aktionen für das Unternehmen wählen.
Sicherheit
Um Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten zu erstellen, benötigen Sie Sicherheitszugriff auf die Domäne
Set Up: Grants Management
im funktionalen Bereich „Grants Management“.Geschäftsprozesse
Um Zuwendungskosten nach einer Änderung erneut zu verarbeiten, die sich auf die F&A-Kostenberechnungen auswirkt, konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Zuwendungskosten erneut verarbeiten -
Ereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie.Reporting
Um die von Workday generierten Ausgabenpositionen für die Kostenerstattung anzuzeigen, verwenden Sie die Berichtsdatenquelle
Cost Erstattungstransaktionspositionen
in Ihrem benutzerdefinierten Bericht.Um die Buchungen für F&A und Ertragsrealisierung anzuzeigen, wählen Sie in den möglichen Aktionen der ursprünglichen Ausgabentransaktion . Sie finden die Buchhaltung für F&A und die Ertragsrealisierung für Zuwendungen auf den folgenden Registern:
- Indirekte Kosten
- Ertragsrealisierung für Zuwendungen
Integrationen
Keine Auswirkungen.
Beziehungen und Touchpoints
Touchpoint | Überlegungen |
|---|---|
F&A-Journale | Die Verarbeitung von Zuwendungskosten interagiert zur Berechnung der F&A-Kosten mit den folgenden Features:
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Ertragsrealisierungsjournale für Zuwendungen | Die Verarbeitung von Zuwendungskosten interagiert zur Berechnung der Ertragsrealisierung für Zuwendungskosten mit folgenden Features:
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Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.