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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Schritte: Zuwendungsaufgaben einrichten

Schritte: Zuwendungsaufgaben einrichten

Erstellen Sie Zuwendungen.
Zuwendungsaufgaben sind administrative Aufgaben, die Sie für einen Sponsor ausführen oder verfolgen, um die Bedingungen Ihres Zuwendungsvertrags zu unterstützen. Beispiele für Zuwendungsaufgaben sind Fortschritts- oder Finanzberichte und fakturierbare Meilensteine. Sie können diese Aufgaben in Workday verwalten, indem Sie Zuwendungsaufgaben einrichten und diese Aufgaben in eine Aufgabenliste für eine Zuwendung aufnehmen.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Zuwendungsaufgabenarten verwalten
     .
    Erstellen Sie die Art von Aufgaben, die Sie für Ihre Zuwendungen bereitstellen müssen, und fügen Sie sie zu den entsprechenden Gruppen von Zuwendungsaufgaben hinzu. Sie wählen aus diesen Zuwendungsaufgabenarten aus, wenn Sie die Liste der Zuwendungsaufgaben für die Zuwendungen erstellen.
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Abschlussaufgabe
     für Aufgaben, die Sie erledigen müssen, bevor Sie eine Zuwendung abschließen. Sie können den Status von Abschlussaufgaben mit Standardberichten anzeigen, bevor Sie Ihre Zuwendungen abschließen.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Grants Management
     im funktionalen Bereich „Grants Management“.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Status von Zuwendungsaufgaben verwalten
     .
    Erstellen Sie Statuswerte, um den Fortschritt von Aufgaben anhand vordefinierter Meilensteine und anstehender Fälligkeitsdaten zu verfolgen.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeigt an
      , dass die Aufgabe erledigt ist
       für die Statuswerte, die eine Aufgabe als „Erledigt“ in Ihrer Organisation definieren.
      Beispiel: Wenn eine Aufgabe als erledigt gilt, nachdem Sie einen Bericht an den Sponsor übermittelt haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Zeigt an, dass die Aufgabe erledigt ist
       im Status
      Übermittelt
       .
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Status der Zuwendungsaufgabe für Geschäftsprozess abgeschlossen,
       um die Zuwendungsaufgabe in diesen Status zu setzen, wenn der Geschäftsprozess
      Zuwendungsaufgabenereignis
       abgeschlossen wird.
    Wählen Sie
    Status der Zuwendungsaufgabe für Geschäftsprozess abgeschlossen
     und nicht
    Zeigt an, dass die Aufgabe erledigt ist
     für Statuswerte vor, die das Ende des Geschäftsprozesses, aber nicht der Zuwendungsaufgabe markieren.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Grants Management
     im funktionalen Bereich „Grants Management“.
  3. (Optional) Konfigurieren Sie den über den funktionalen Bereich „Grants Management“ gesicherten Geschäftsprozess
    Zuwendungsaufgabenereignis,
     um Ihre Zuwendungsaufgaben zu verwalten, weiterzuleiten und zu verfolgen.
    • Um einen Schritt zur Prüfung von Zuwendungsaufgaben einzurichten, wählen Sie
      Prüfen: Schließen einer Zuwendungsaufgabe
       für
      "Angeben"
      ab und fügen die Sicherheitsgruppen für die Prüferrollen hinzu.
    • Sie können den Genehmigungsschritt an einen einzelnen Mitarbeiter weiterleiten, indem Sie die Gruppe der
      Eigentümer des Zuwendungsvertrags
       auswählen und den
      Eigentümer des Zuwendungsvertrags
       in der Zuwendungsdefinition festlegen.
    Wenn Sie eine Zuwendungsaufgabe durch den Geschäftsprozess weiterleiten, können Sie den Status der Zuwendungsaufgabe und die Anhänge nur über den Geschäftsprozess aktualisieren.
  4. (Optional) Richten Sie Alerts ein, um zugewiesene Personen zu benachrichtigen, wenn eine Aufgabe fällig ist.
  5. Sie können Vorlagen mit Zuwendungsaufgaben erstellen, die die Standardanforderungen für bestimmte Sponsoren, Zuwendungsarten und Zweckcodes erfüllen.
  6. Erstellen Sie eine Liste der Zuwendungsaufgaben für Ihre Zuwendung und planen Sie diese mit den für die Zuwendung relevanten Istdaten.