Überlegungen zum Setup: Award Billing
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Zuwendungsfakturierung dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit der Zuwendungsfakturierung können Sie Forderungen verwalten und Zuwendungskosten basierend auf Sponsorenanforderungen fakturieren. Sie können für jede Zuwendungsposition separate Fakturierungszeitpläne erstellen, um Fakturierungs-, Rechnungs- und Ratendetails anzugeben. Workday bestimmt mithilfe des Fakturierungszeitplans, wie den Sponsoren die Kosten in Ihren Zuwendungspositionen in Rechnung gestellt werden.
Vorteile und Nutzen
Mit der Zuwendungsfakturierung können Sie Erträge und Aufwendungen verfolgen, die mit einer Zuwendung verknüpft sind, und Ihren Sponsoren eine Rechnung stellen, die auf den eindeutigen Fakturierungszeitplänen und Anforderungen jedes Sponsors basiert.
Anwendungsfälle
Sie können:
- Generieren Sie Sponsorenrechnungen für Zuwendungskosten mithilfe der raten- und transaktionsbasierten Fakturierungsarten.
- Verbrauchen Sie Vorauszahlungssalden und geben Sie ein Fakturierungsintervall für Raten an.
- Setzen Sie den Fakturierungszeitplan oder den Sponsorenfakturierungsstatus zurück, um eine Fakturierung für aktive Zuwendungen zu verhindern.
- Definieren Sie Fakturierungslimits, um den Betrag der Ausgaben zu steuern, die Sie dem Sponsor in Rechnung stellen können.
- Verfolgen Sie den Fakturierungsstatus fakturierter und nicht fakturierter Rechnungen mithilfe von Berichten.
- Fakturieren Sie Sponsoren wiederkehrend.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wann müssen Sie dem Sponsor eine Rechnung stellen? | Sie können dem Sponsor gemäß einem vorgegebenen Zeitplan oder bei anfallenden Spesen eine Rechnung stellen.
Sie können auch Raten für Vorauszahlungen fakturieren und dann Ihre erstattungsfähigen Ausgaben gegen die Vorauszahlungssalden abrechnen, wenn diese anfallen. |
Wie möchten Sie den Sponsoren die anfallenden Spesen in Rechnung stellen? | Wenn Sie:
|
Fakturieren Sie Sponsoren in anderen Währungen als der Unternehmenswährung? | Wenn Sie in mehreren Währungen fakturieren, können Sie einen Zuwendungsvertrag und einen Fakturierungszeitplan für die Zuwendung erstellen, die in der Währung des Rechnung-an-Sponsors vorliegen. Wenn Sie Folgendes erstellen:
|
Auf welcher Ebene möchten Sie die fakturierbaren Spesen für Ihre Zuwendungen kontrollieren? | Sie können Fakturierungslimits für Folgendes festlegen:
|
Möchten Sie in einer Sponsorrechnung Direktkosten von indirekten Kosten trennen? | Workday zeigt separate Sponsorenrechnungspositionen für Direktkosten und indirekte Kosten an, wenn Sie eine Objektklasse überschreiben. Sie können eine Objektklasse angeben, mit der indirekte Kosten in Ihren Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten überschrieben werden. |
Wann müssen Sie den Ertrag für Ihre Zuwendung realisieren? | Sie können Zuwendungserträge für Folgendes realisieren:
|
Senden Sponsoren Ihnen Zahlungen ohne Rechnungen? | Sie können Erträge ohne Rechnung in Zuwendungspositionen mit festen Beträgen ohne abgegrenzten Ertrag erfassen. Siehe Barverkäufe erfassen. |
Empfehlungen
Verwenden Sie eine Zuwendungspositionsart für Kostenerstattung mit einer ratenbasierten Fakturierungsart anstelle der Positionsart „Vorauszahlung“, wenn Sie einen Fakturierungszeitplan für Vorauszahlungen erstellen. Dadurch haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Erhalten Sie Vorauszahlungen von Ihrem Sponsor, bevor bei Ihnen direkte Kosten sowie indirekte Kosten anfallen.
- Automatisieren Sie die Verfolgung Ihres Vorauszahlungssaldos.
Anforderungen
Bevor Sie die Rechnung für die Fakturierung Ihrer Sponsoren generieren, müssen Sie folgende Schritte durchführen:
- Erstellen und genehmigen Sie eine Zuwendung.
- Erstellen Sie einen Fakturierungszeitplan für Zuwendungen oder weisen Sie jeder Zuwendungsposition einen Zuwendungsfakturierungszeitplan zu.
- Generieren Sie die auswählbaren Raten für die ratenbasierte Fakturierung.
Einschränkungen
- Sie können beim Erstellen einer Zuwendung nur „Abgegrenzter Ertrag“ für Zuwendungspositionen mit festen Beträgen aktivieren.
- Sie können Transaktionen für eine Sponsorrechnung erst anzeigen, nachdem Sie die Rechnung generiert haben. Workday unterstützt keine Rechnungsvorschau.
- Sie können Beträge für Rechnungen mit Kostenerstattung nicht ändern.
Mandanten-Setup
Um die Fakturierung von indirekten Kosten einzurichten, können Sie die Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten für Ihr Unternehmen konfigurieren. Wählen Sie für Verarbeitung von Zuwendungskosten bearbeiten in den möglichen Aktionen für das Unternehmen und legen Sie mit dieser Aufgabe fest, ob Workday Folgendes ausführt:
- Generiert Zuwendungskosten bei der Zahlungsabwicklung oder beim Abschluss des Geschäftsprozesses.
- Workday ignoriert das Datum der Zuwendungsposition für Zuwendungskosten.
- Überschreibt das Objektklassen-Worktag in Transaktionen für indirekte Kosten.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Process: Award Billing im funktionalen Bereich „Grants Management“. |
|
Process: Billing in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“ |
|
Setup: Customer Contracts in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“ | Erstellen Sie Zeitplanarten, die als Optionen in Fakturierungszeitplänen angezeigt werden sollen. |
Set Up: Grants Management im funktionalen Bereich „Grants Management“. |
|
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Zuwendungsereignis
| Erstellen und genehmigen Sie eine Zuwendung vor der Fakturierung. |
Fakturierungszeitplan - Ereignis
| Erstellen und genehmigen Sie einen Fakturierungszeitplan. |
Fakturierungszeitplan für Zuwendung - Ereignis
| Erstellen und genehmigen Sie bei der Erstellung der Zuwendung einen Fakturierungszeitplan. |
Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Positionsstatus für Kostenerstattung
| Zeigen Sie den Fakturierungsstatus für Transaktionspositionen für die Kostenerstattung an. |
Positionen für Kostenerstattung suchen
| Zeigen Sie Positionen für Kostenerstattungstransaktionen für eine Zuwendung mithilfe einer Facettensuche an. |
Sponsorenrechnungen für Unternehmen suchen
| Zeigen Sie Sponsorenrechnungen für ein Unternehmen mithilfe einer Facettensuche an. |
Vorauszahlungssalden für Zuwendungen
| Zeigen Sie die Vorauszahlungssalden für Ihre Zuwendungen an. |
Sponsorenrechnungen für Zuwendung anzeigen
| Zeigen Sie Sponsorenrechnungen für eine Zuwendung an.
Sie können diesen Bericht zur Composite View des Zuwendungsvertrags hinzufügen. |
Sie können die folgenden Berichtsdatenquellen in benutzerdefinierten Berichten verwenden:
- Positionenfür Kostenerstattungstransaktion zeigt Positionen für Kostenerstattungstransaktionen und Informationen zur Fakturierung der Zuwendung an.
- Kundenrechnungenzeigt Sponsorenrechnungen für Unternehmen und Zuwendungen an.
- Journalpositionen für Finanzreportingzeigt alle Journalpositionen an, die für Zuwendungen erstellt wurden.
Integrationen
Sie können den Webservice
Submit Billing Schedule
verwenden, um Fakturierungszeitpläne für Zuwendungen zu übermitteln.Beziehungen und Touchpoints
Die Zuwendungsfakturierung interagiert wie folgt mit der Finanzbuchhaltung:
Features | Überlegungen |
|---|---|
Journale für indirekte Kosten | Sie können ein Objektklassen-Worktag für indirekte Kosten überschreiben, um separate Rechnungspositionen für direkte Kosten und indirekte Kosten anzuzeigen. |
Ertragsrealisierungsjournale für Zuwendungen | Workday generiert Ertragsrealisierungsjournale für erstattungsfähige Zuwendungspositionsarten zum Zeitpunkt der Spesenabrechnung. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.