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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-09-20
Schritte: Auszeichnungen einrichten

Schritte: Auszeichnungen einrichten

Bevor Sie Prämien in Workday erstellen und verwalten, müssen Sie die Prämienzeilentypen, Sponsoreninformationen und Tarifvereinbarungen des Unternehmens konfigurieren. Abhängig von den Bedingungen in Ihrem Vergabevertrag können Sie auch andere Informationen zur Vergabeverwaltung definieren, darunter:
  • Lebenszyklusstatus der Auszeichnung.
  • Einnahmenzuweisungen.
  • Ausgabenbeschränkungen.
  • Definitionen von Prämiengutschriften.
Wenn Sie diese Felder im Voraus einrichten, können Sie beim Erstellen Ihrer Auszeichnungen daraus auswählen.
  1. Konfigurieren Sie die Felder, die im Geschäftsprozess
    „Award Event“
     ausgeblendet oder benötigt werden sollen, abhängig von der Sicherheitsfreigabe des Mitarbeiters.
  2. Um Informationen wie Sponsorcodes oder Forschungsprotokolle aufzuzeichnen, fügen Sie den Geschäftsobjekten „Award“ oder „Award Line“ benutzerdefinierte Felder hinzu.
  3. (Optional) Richten Sie die Lebenszyklusstatus der Auszeichnungen ein, die Sie zum Verwalten Ihrer Auszeichnungen benötigen.
  4. (Optional) Greifen Sie auf die Aufgabe
    „Unterstützungslisten verwalten“
     zu.
    Definieren Sie die Unterstützungslisten für die Bundesprogramme, die die Auszeichnungen finanzieren. Sie können über Journalzeilen nach der Assistance Listing Number berichten.
    Sicherheit:
    Einrichten: Domäne „Auszeichnungsklassifizierungen“
     im Funktionsbereich „Zuschussverwaltung“.
  5. (Optional) Greifen Sie auf die Aufgabe
    „Award-Gruppe erstellen“
     zu.
    Um Ihre Auszeichnungen zu organisieren, sodass sie in Berichten leichter zu finden sind, erstellen Sie Auszeichnungsgruppen für Ihre Auszeichnungen.
    Sicherheit:
    Einrichten: Domäne „Award Groups“
     im Funktionsbereich „Grants Management“.
    • Bewerten Sie die allgemeinen Linientypkonfigurationen für Ihre Award-Unternehmen.
    • Erstellen Sie Unternehmensüberschreibungen, wenn die allgemeinen Konfigurationen nicht anwendbar sind.
    • Aktivieren Sie für Unternehmen die Abrechnung erstattungsfähiger Kosten außerhalb der Vergabefristen.
  8. (Optional) Greifen Sie auf die Aufgabe
    „Ausgabenbeschränkung erstellen“
     zu.
    Erstellen Sie alle Ausgabenbeschränkungen, die Ihr Sponsor im Vergabevertrag festlegt. Erstellen Sie benutzerdefinierte Validierungen in den Ausgabenbereichen, auf die Sie die Beschränkungen anwenden möchten, und verwenden Sie
    „Zulässige Ausgaben für Zuschüsse“
     als externes Quellfeld.
    Sicherheit:
    • Einrichten: Fonds
       und
      Einrichten: Fondsbuchhaltung
       im Funktionsbereich Gemeinsames Finanzmanagement.
    • Einrichten: Zuschussverwaltung
       im Funktionsbereich Zuschussverwaltung.
    • Einrichten: Ausgabenbeschränkungen
       im Funktionsbereich Finanzbuchhaltung.
  9. Erstellen Sie Tarifvereinbarungen für Einrichtungen und Verwaltung (F&A), die Sie den Prämienpositionen „Kostenerstattung“, „Festbetrag“ oder „Prepaid“ zuordnen können.
  10. Erstellen Sie ein Umsatzzuweisungsprofil, um zu bestimmen, wie Workday F&A- oder indirekte Kosten auf Fonds und andere Worktags verteilt.
  11. Erstellen Sie den Optionssatz „Budgetprüfung“, um das Budget Ihres Prämienplans zu prüfen.
  12. (Optional) Um Auszeichnungsanhänge nach Kategorie zu sichern, konfigurieren Sie segmentbasierte Sicherheitsgruppen für Anhangskategorien.
  13. (Optional) Greifen Sie auf die Aufgabe
    „Spezielle Bedingungstypen verwalten“
     zu.
    Erstellen Sie die besonderen Geschäftsbedingungen, die Ihr Sponsor möglicherweise zur Finanzierung Ihres Projekts verlangt. Wenn Sie eine Auszeichnung erstellen, können Sie aus diesen Bedingungen auswählen und einen beschreibenden Kommentar zur Bedingung hinzufügen.
  14. (Optional) Greifen Sie auf die Aufgabe
    „NSF-Codes verwalten“
     zu.
    Richten Sie Codes der National Science Foundation (NSF) ein, um sie zu staatlich finanzierten Auszeichnungen hinzuzufügen. Mit dem Code können Sie jährlich finanzierte Forschungsausgaben für die Codekategorie melden.
    Sicherheit:
    Einrichten: Domäne „Zuschussverwaltung“
     im Funktionsbereich „Zuschussverwaltung“.
  15. (Optional) Greifen Sie auf die Aufgabe
    „Kategorien für Auszeichnungsanhänge verwalten“
     zu.
    Erstellen Sie Dokumentkategorien, wie etwa
    „Interessenkonflikt“ (COI)
     oder
    „Benachrichtigung über die Vergabe“ (NOA)
    , um sie Anhängen zu Vergaben zuzuordnen. Mithilfe von Kategorien können Sie Dokumente beim Überprüfen einer Auszeichnung nach Typ identifizieren.
    Sicherheit:
    Einrichten: Domäne „Zuschussverwaltung“
     im Funktionsbereich „Zuschussverwaltung“.
  16. (Optional) Greifen Sie auf die Aufgabe
    „Prämiengutschriftdefinitionen verwalten“
     zu.
    Erstellen Sie Prämiengutschriftdefinitionen für die Arbeitstagtypen, die Sie mit der Prämie oder den Prämienzeilen verknüpfen möchten.
    Um Mitarbeitern mehrerer Organisationen die Meldung einer Prämie zu ermöglichen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    „Meldung mehrerer Organisationen“
     .
    Sicherheit:
    Einrichten: Domäne „Zuschussverwaltung“
     im Funktionsbereich „Zuschussverwaltung“.
  17. (Optional) Wenn an Ihren Auszeichnungen mehrere Unternehmen beteiligt sind, können Sie die Unternehmen so einrichten, dass sie die Auszeichnungen als eine einzige Einheit verwalten.
  18. (Optional) Um den Überprüfungsprozess für Ihre Auszeichnungserstellung anzupassen, kopieren Sie den Geschäftsprozess
    „Auszeichnungsereignis (Standarddefinition)“
     und konfigurieren Sie ihn für die mit der Auszeichnung verknüpfte Organisation. Sie können diese Aktionsschritte hinzufügen:
    Option Bezeichnung
    Bewertungspreis
    Identifizieren Sie die Sicherheitsgruppen für die Rollen, die die Auszeichnung überprüfen können.
    Award Budget Hub
    Fügen Sie diesen Schritt hinzu, um nach der Genehmigung der Auszeichnung eine Budgetprüfung einzuleiten.
    Preisabrechnungsplan-Ereignis
    Fügen Sie diesen Schritt hinzu, um nach der Erstellung der Prämie einen Abrechnungsplan für die Prämie zu erstellen.
  19. So erstellen Sie benutzerdefinierte Validierungen für:
    • Für Preisänderungen verwenden Sie den Transaktionstyp
      „Preisänderung“
       .
    • Verwenden Sie für Korrekturen und Neuvergaben von Auszeichnungen den Transaktionstyp
      „Auszeichnungsvertrag“
       .
    Bei versionierten Auszeichnungen können Sie benutzerdefinierte Validierungen nur für die aktuelle und zukünftige Version der Auszeichnungen implementieren, nicht jedoch für die historischen Versionen.
  20. (Optional) Um Mitarbeitern Rollen bei Auszeichnungen, Zuschüssen und Zuschusshierarchien zuzuweisen, sodass die Zuweisungen auch dann bestehen bleiben, wenn sich die Positionen oder Organisationen der Mitarbeiter ändern, erstellen Sie berechtigte Ermittler, die den Mitarbeitern die Rollen zuweisen können.
Erstellen Sie Auszeichnungen.