Schritte: Zuwendungen einrichten

Bevor Sie Zuwendungen in Workday erstellen und verwalten, müssen Sie die Zuwendungspositionsarten für das Unternehmen , Sponsorinformationen und Satzvereinbarungen konfigurieren. Abhängig von den Bedingungen in Ihrem Zuwendungsvertrag können Sie auch andere Informationen zum Zuwendungsmanagement definieren, z. B.:

Lebenszyklusstatus von Zuwendungen

Ertragsallokationen

Ausgabenbeschränkungen.

Definitionen der Zuwendungsgutschrift.

Wenn Sie diese Felder frühzeitig einrichten, können Sie beim Erstellen Ihrer Zuwendungen auswählen.

(Optional)Optionale Felder ausblenden oder erforderlich machen .

Konfigurieren Sie die Felder, die im Geschäftsprozess Zuwendungsereignis
ausgeblendet oder als erforderlich festgelegt werden sollen, je nach Sicherheitsfreigabe der Mitarbeiter.

(Optional) Benutzerdefinierte Objektdefinitionen erstellen und bearbeiten .

Um Informationen wie Sponsorencodes oder Forschungsprotokolle zu erfassen, fügen Sie benutzerdefinierte Felder zu den Geschäftsobjekten „Zuwendung“ oder „Zuwendungsposition“ hinzu.

(Optional) Richten Sie die Statuswerte für den Zuwendungslebenszyklus ein, die Sie zur Verwaltung Ihrer Zuwendungen benötigen.

Siehe:Schritte: Lebenszyklusstatus für Zuwendungen einrichten .

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

Fördermittelprogramm verwalten

Definieren Sie die Fördermittelauflistungen für die Bundesprogramme, die die Zuwendungen finanzieren. Sie können Berichte zu Journalpositionen nach der Nummer des Fördermittelprogramms erstellen.

Sicherheit: Domäne Set Up: Award Classifications
im funktionalen Bereich „Grants Management“.

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

Zuwendungsgruppe erstellen

Um Ihre Zuwendungen so zu organisieren, dass sie in Berichten leichter gesucht werden können, erstellen Sie Zuwendungsgruppen für Ihre Zuwendungen.

Sicherheit: Domäne Set Up: Award Groups
im funktionalen Bereich „Grants Management“.

Konfigurationen für das Fördermittelmanagement einrichten.

Evaluieren Sie die allgemeinen Konfigurationen der Positionsarten für Ihre Zuwendungsunternehmen.

Erstellen Sie Unternehmen , wenn die allgemeinen Konfigurationen nicht anwendbar sind.

Aktivieren Sie für Unternehmen die Fakturierung von erstattungsfähigen Spesen außerhalb der Datumsangaben der Zuwendungsposition.

Sponsorinformationen einrichten und verwalten.

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

Create Spend Restriction

Erstellen Sie alle Ausgabenbeschränkungen, die Ihr Sponsor im Zuwendungsvertrag angibt. Erstellen Sie benutzerdefinierte Validierungen in den Ausgabenbereichen, auf die Sie die Beschränkungen anwenden möchten, indem Sie Allowable Spend for Grant
als externes Quellfeld verwenden.

Sicherheit:

Set Up: Fund
und Set Up: Fund Accounting
im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.

Set Up: Grants Management
im funktionalen Bereich „Grants Management“.

Set Up: Spend Restrictions
im funktionalen Bereich „Financial Accounting“.

Erstellen Sie Satzvereinbarungen für indirekte Kosten, die Sie den Zuwendungspositionen für Kostenerstattung, Festbetrag oder Abgrenzung zuweisen können.

Siehe:Schritte: Erstellen von Tarifvereinbarungen für Einrichtungen und Verwaltung .

Ertrag aus indirekten Kosten allozieren.

Erstellen Sie ein Ertragsallokationsprofil, um zu bestimmen, wie Workday F&A- oder indirekte Kosten auf Geldmittel und andere Worktags verteilt.

(Optional)Schritte: Budgetprüfungen für Zuwendungen einrichten .

Erstellen Sie den Optionssatz für die Budgetprüfung, um das Budget für Ihren Zuwendungsplan zu prüfen.

(Optional) Um Zuwendungsanhänge nach Kategorie zu sichern, konfigurieren Sie segmentbasierte Sicherheitsgruppen für Anhang .

Siehe:Schritte: Zuwendungsanhänge sichern .

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

Arten von Sonderkonditionen verwalten

Erstellen Sie die besonderen Geschäftsbedingungen, die Ihr Sponsor möglicherweise zur Finanzierung Ihres Projekts benötigt. Wenn Sie eine Zuwendung erstellen, können Sie eine dieser Bedingungen auswählen und einen beschreibenden Kommentar zur Bedingung hinzufügen.

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

NSF-Codes verwalten

Richten Sie NSF-Codes (National Science Fund) ein, die zu staatlich finanzierten Zuwendungen hinzugefügt werden sollen. Sie können den Code verwenden, um Berichte zu jährlich finanzierten Forschungsaufwendungen für die Codekategorie zu erstellen.

Sicherheit: Domäne Set Up: Grants Management
im funktionalen Bereich „Grants Management“.

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

Kategorien für Zuwendungsanhänge verwalten

Erstellen Sie Dokumentkategorien wie z. B. Interessenkonflikt
oder Zuschlagsnotiz
, die Sie Anhängen in Zuwendungen zuweisen möchten. Mithilfe von Kategorien können Sie Dokumente nach Art identifizieren, wenn Sie eine Zuwendung prüfen.

Sicherheit: Domäne Set Up: Grants Management
im funktionalen Bereich „Grants Management“.

(Optional) Öffnen Sie die Aufgabe

Definitionen der Zuwendungsgutschrift verwalten

Erstellen Sie Definitionen der Zuwendungsgutschrift für die Worktag-Arten, die Sie mit der Zuwendung oder den Zuwendungspositionen verknüpfen möchten.

Damit Mitarbeiter aus mehreren Organisationen Berichte zu einer Zuwendung erstellen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Reporting für mehrere Organisationen

Sicherheit: Domäne Set Up: Grants Management
im funktionalen Bereich „Grants Management“.

(Optional) Wenn Ihre Zuwendungen mehrere Unternehmen betreffen, können Sie die Unternehmen so einrichten, dass sie die Zuwendungen als eine Einheit verwalten.

Siehe:Schritte: Zuwendungen für mehrere Unternehmen einrichten .

(Optional) Um den Prüfprozess für die Erstellung Ihrer Zuwendung anzupassen, kopieren Sie den Geschäftsprozess Zuwendungsereignis (Standarddefinition)
und konfigurieren Sie ihn für die Organisation, die mit der Zuwendung verknüpft ist. Sie können folgende Aktionsschritte hinzufügen:

Option	Bezeichnung
Zuwendung prüfen	Identifizieren Sie die Sicherheitsgruppen für die Rollen, die die Zuwendung prüfen können.
Zuwendungsbudget-Hub	Fügen Sie diesen Schritt hinzu, um eine Budgetprüfung zu initiieren, nachdem Sie die Zuwendung genehmigt haben.
Fakturierungszeitplan für Zuwendungen - Ereignis	Fügen Sie diesen Schritt hinzu, um einen Fakturierungszeitplan für die Zuwendung zu erstellen, nachdem Sie die Zuwendung erstellt haben.

(Optional)Meldungen für benutzerdefinierte Validierung konfigurieren .

So erstellen Sie benutzerdefinierte Validierungen für:

Für Zuwendungsrevisionen verwenden Sie die Transaktionsart Zuwendungsrevision
.

Für Zuwendungskorrekturen und -erstellungen verwenden Sie die Transaktionsart Zuwendungsvertrag
.

Bei Zuwendungen mit Version können Sie benutzerdefinierte Validierungen nur für die aktuelle und zukünftige Version, aber nicht für die historische Version der Zuwendungen implementieren.

(Optional) Um Mitarbeiter Rollen in Zuwendungen, Fördermitteln und Fördermittelhierarchien zuzuweisen, sodass die Zuweisungen auch dann persistiert werden, wenn sich die Stellen oder Organisationen der Mitarbeiter ändern, erstellen Sie auswählbare Ermittler für die Mitarbeiter, die den Rollen zugewiesen werden sollen.

Siehe:Schritte: Auswählbare Prüfer erstellen und zuweisen .

Erstellen Sie Zuwendungen.