步驟︰建立供應商合約
建立商品和服務的供應商合約，讓您能夠充分利用供應商折扣，並確保︰
- 供應商發票明細的合約總金額不會超過供應商合約的總金額。
- 採購單和供應商發票的日期必須在合約日期範圍內。
- 存取「維護供應商合約類型」任務。為每個供應商合約類型新增列，並選取您需要的選項。選取「排定發票」或「手動發票」。完成此任務時，請參考以下說明︰選項說明排定的發票建立已排定分期的發票。當供應商合約明細包含具有無形資產追踪選項的支出種類時，選取此選項。排定採購單為供應商合約中的商品明細建立分期排定的採購單。您無法為服務明細或專案服務明細建立具有排程採購單的供應商合約類型。 Workday 依數量分配排定的採購單。手動發票建立手動發票以針對供應商合約套用。手動發票可讓您產生︰
- 與採購單相關的發票。
- 與採購單無關的發票。
手動採購單建立手動採購單以套用供應商合約。允許型錄將合約連結至供應商合約。接收合約明細依據合約明細套用收料單。對於具有「接收合約明細」的合約類型，Workday 會登記企業資產和任何相關聯的折舊時間表。當供應商合約明細包含使用無形資產追踪選項的支出種類時，請選取此選項。建立義務準備金針對套用至供應商合約的供應商發票，建立承諾會計義務。多方供應商在供應商合約上新增供應商分頁，讓您能夠︰- 定義要為合約提供服務的供應商。
- 為符合條件的任何供應商開啟合約。
供應商合約「供應商」分頁上的「加價百分比」欄位可讓您設定合約折扣或加價。對於加價訂價，請輸入正值。對於折扣訂價，請輸入負值。Workday 只會將加價百分比套用至供應商合約上的型錄和供應商項目。續約條款使用您和供應商在合約中定義的續約條款，自動續約供應商合約和合約明細。您無法為具有續約條款的供應商合約啟用目錄。寄銷將「寄銷數量」欄位新增至供應商合約的商品明細。多重參與者維護多家公司之間的共用合約。您可以在合約參與者分頁上，將公司新增為供應商合約的參與者。然後，您可以在這些公司的採購交易中使用該合約。或者，您可以使用GPO 合約參照欄位來維護團體採購合約的參照號碼。融資租賃套用收料單並建立︰- 費用認列
- 供應商發票時間表
- 供應商發票分期
營業租賃建立︰- 費用認列
- 供應商發票時間表
- 供應商發票分期
短期營業租賃建立營業租賃的費用認列和供應商發票時間表和分期。您可以將此租賃合約類型用於年限不超過 12 個月的營業租賃。變動付款建立租賃類型的供應商合約，其租賃付款金額在整個租賃期內都不同。允許保留款擷取和追踪供應商合約和採購單的保留款金額。安全性︰「設定︰供應商合約」功能區中的「供應商合約」網域。 - 存取「建立供應商合約」任務。您可以在提交之前將供應商合約儲存為「草稿」狀態。完成每個區段時，請參考以下說明︰選項說明合約參照請指定供應商使用的合約號碼 (如果有的話)。暫停限制使用者依據此合約建立採購單或發票。預設下單供應商連結方當您選取供應商合約時，系統會在採購單上填入下單供應商連結方和相關聯的出貨資訊。當您使用編輯下單供應商連結方任務設定供應商下單供應商連結方時，可從提示中進行選擇。合約總金額輸入的金額必須等於或大於以下值︰
- 供應商合約的「明細合計金額」
- 租賃類型供應商合約的「租賃付款總額」
覆寫付款類型當您在供應商定義上指定其他付款類型時，覆寫預設設定並建立新的付款類型。此欄位僅適用於已排定發票或已排定採購單類型的合約。型錄當您選取型錄合約做為合約類型時，您可以選取多個目錄與供應商型錄相關聯。合約參與者當您從「合約類型」提示中選取參與者類型的供應商合約時，就會顯示此分頁。在此分頁上，新增︰- 參與合約協議的公司。
- 標頭處的公司，用於指出公司為合約的參與者。
供應商項目合約訂價當您為採購項目的供應商合約配置進階訂價時，就會顯示此分頁。若要新增可供多個供應商使用的合約，請選取已啟用「多個供應商」的供應商合約類型。安全性︰在供應商合約功能區中配置供應商合約事件業務流程和安全性原則。 - (選用) 新增附件並選取附件種類以指定文件類型。您可以使用附件分頁來新增附件並指定附件種類。
- (選用) 新增、變更或更正已核准的合約︰在這些任務中啟用供應商合約時間表和分期︰
- 建立供應商合約的供應商發票時間表。
- 建立供應商合約的採購單時間表。
存取「建立供應商合約修訂」任務並更新合約。安全性︰在供應商合約功能區中配置供應商合約修訂事件業務流程和安全性原則。
- Workday 傳送新的或更新的供應商合約以供核准。
- 供應商合約進入「正在核准」業務流程階段。
- 您可以在修訂分頁中檢視合約的每個版本。
使用者可從
動作
分頁選取 核准
或 拒絕
，在「我的任務」中將供應商合約狀態設為 核准
或 拒絕
。