建立供應商型錄並載入項目
- 配置型錄載入業務流程和安全性原則。
- 安全性︰「流程︰供應商型錄」和「自助服務︰供應商合約」功能區中的「供應商聯絡人 - 型錄」網域。
- 配置項目的供應商合約。
您可以建立供應商型錄、載入具有計量單位 (UOM) 和單價的型錄項目，並將計量單位與替代項目 ID 建立關聯。然後，您可以將型錄載入申請送交檢閱和核准。
- 存取「建立供應商型錄」任務。
- 按一下「載入項目」，即可存取「型錄載入要求」任務。選項說明生效日期您要建立、更新或停用之型錄項目的日期。選取要更新的現有項目選取此項可將現有的型錄項目加入型錄載入要求，以便更新或停用這些項目。
- 按一下確定。
- 按一下詳細資料分頁並考慮︰
選項 說明 預設備貨時間 (天)您可以在新增項目時變更此潛在候選人時間。但是，如果您未指定項目的潛在候選人時間，Workday 會預設使用在此欄位中輸入的值。指定從採購單的文件日期到預期交付日期之間的天數值。- Workday 會使用備貨時間加上文件日期來計算採購單上的到期日。
- 有多個潛在候選人時間時，Workday 會依據以下優先順序選取潛在候選人時間︰
- 為供應商項目或型錄項目指定的備貨時間。
- 指定的供應商備貨時間。
- 在用戶中指定的備貨時間。
- 在「項目」分頁上按一下「新增」以新增供應商項目，並考慮︰
選項 說明 型錄項目若要變更現有的型錄項目，請從提示中選取一個型錄項目。採購項目請選取要與供應商型錄項目相關聯的採購項目。您可以使用相關採購項目的項目 ID 來搜尋型錄項目。Workday 會顯示與採購項目相關聯的相符採購和型錄項目。如果您在採購項目中儲存了供應商資訊，Workday 建議您先選取採購項目，然後再輸入其他資訊。這可確保供應商資料的一致性。動作Workday 會自動在欄位中填入「更新」。您可以使用以下方法覆寫該選項︰- 非作用中︰您無法為新的請購單或採購單選取非作用中的型錄項目。
- 無變更︰自上次型錄載入後，型錄項目未變更，且在生效日期不需要進一步處理。
供應商項目 ID請輸入供應商項目 ID 以新增型錄項目。當您選取現有的型錄項目時，系統會根據型錄項目自動填入此欄位。商品代碼請選取標準產品分類代碼。範例︰UNSPSC 或 NIGP。支出種類當您在交易中選取此項目做為 Worktag 時，Workday 會自動將其種類納入為 Worktag。基本計量單位連結至採購項目時填入。否則，Workday 建議您在定義多個計量單位時輸入基本計量單位。包裝規格請輸入或更新項目的包裝字串，讓使用者可查看不同的計量單位及其換算係數。範例︰CS/10BX/200EA當您在型錄載入流程中將採購項目與型錄項目建立關聯時，Workday 會自動填入採購項目的包裝字串。備貨時間如果您已定義預設備貨時間 (天)，則會填入此處。 您可以為項目指定不同的備貨時間。當潛在候選人時間有多個時，Workday 會依據這些潛在候選人時間 (即優先順序) 選取其中一個。指定的備貨時間︰Workday 會使用「備貨時間加文件日期」來計算採購單上的到期日。- 供應商項目或型錄項目 (此欄位中的值)。
- 供應商。
- 用戶。
注意︰商品明細中未填入到期日時，Workday 會使用採購單中的標頭到期日來填入對應的商品明細。項目網址如果供應商有網站可存取型錄項目的更多詳細資料，請輸入 URL。項目標記與型錄項目、外部網站採購項目或採購項目相關聯的項目標記。 - 在填寫「訂購計量單位」和「及時 (JIT) 計量單位」區段時，請參考以下說明︰
選項 說明 換算係數輸入組成該計量單位的基本計量單位數。Workday 建議您讓型錄項目和相關採購項目的換算係數值保持一致。在採購文件上，Workday 會根據您與所選型錄項目相關聯的採購項目，填入換算係數。備貨時間計量單位的潛在候選人時間會覆寫項目的潛在候選人時間。預設請選取 1 個計量單位做為預設計量單位進行訂購。 - 在「替代項目 ID」區段中，指定適用項目 ID 類型「」的值和計量單位。當您在「維護項目 ID 類型顯示選項」任務中使用主要項目 ID 配置供應商型錄項目時，Workday 最多會在欄中顯示 3 個項目 ID。您可以在「其他項目 ID」欄中選取未標示為主要項目 ID 的其餘項目。 請參閱「」定義項目的其他 ID 類型 。
核准型錄載入要求後，會顯示型錄載入︰
- 項目為新增、已更新、非作用中或未變更。
- 價格差異百分比(若適用)。
- 將您的型錄載入申請送交審核。
- 將型錄連結至供應商合約︰
- 從供應商合約的相關動作功能表中，選取。
- 在型錄項目訂價區段中，選取型錄項目分頁。
- 在網格中新增一列。
- 在型錄提示中，選取「供應商」的型錄，然後選取您建立的型錄。
- 按一下提交。